加強干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

鞏曉玲

（濟南市章丘區(qū)干部人事檔案服務(wù)中心，山東 濟南 250200）

干部人事檔案記錄著干部從個人的簡歷到日常工作表現(xiàn)及工作能力等方面的內(nèi)容，是干部成長經(jīng)歷的真實映照，同時也是選拔任用干部的基礎(chǔ)[1]。如何做好干部人事檔案的管理工作，始終是組織人事部門檔案管理人員所面對的巨大問題。干部人事檔案信息化管理實現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理的改進(jìn)，有檔案查詢更加便捷、檔案管理更加規(guī)范、檔案保存更加安全等優(yōu)勢特征，更利于推動干部人事檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，實現(xiàn)檔案資源的整合優(yōu)化與高效利用。

一、干部人事檔案信息化管理的意義

干部人事檔案信息化，是指現(xiàn)代信息技術(shù)與干部人事檔案管理活動的整合，合理處置與管理利用人事檔案信息資源[2]。干部人事檔案的信息化建設(shè)，旨在通過合理配置計算機與網(wǎng)絡(luò)等軟硬件，實現(xiàn)干部人事檔案資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化及網(wǎng)絡(luò)化管理，通過干部人事檔案接收與傳輸及利用的一體化模式，實現(xiàn)人事檔案資源的共享互通，加速人事管理轉(zhuǎn)型升級的進(jìn)程。

（一）提高資源利用價值

以往的紙質(zhì)化干部人事檔案管理，傾向于檔案實體管理，管理人員手工完成干部人事檔案信息的收集、整編及管理等工作，有工作強度大、成本高及效率低等特征[3]。干部人事檔案信息化管理，能進(jìn)一步凸顯檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、實時化和自動化等優(yōu)勢，一次導(dǎo)入后可反復(fù)利用，實現(xiàn)檔案資源的共享，可提供同一時間同本檔案的多人同人查閱，還可通過大數(shù)據(jù)，對檔案信息進(jìn)行自動檢索，打破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性。

（二）利于保存檔案實體

傳統(tǒng)人工操作的干部人事檔案管理模式，存在效率低與費時費力等問題，經(jīng)常拆裝與翻閱紙質(zhì)檔案材料，易造成紙質(zhì)檔案的損壞、檔案材料的丟失及材料字跡模糊等問題，不利于維持檔案材料的完整性，直接縮短了檔案材料的使用壽命與應(yīng)用價值。紙質(zhì)檔案材料的保存難度較大，對保存環(huán)境的溫度、濕度等條件要求較高。實行干部人事檔案信息化管理后，采取電子載體形式的存儲，降低了紙質(zhì)檔案材料使用的頻率，更利于檔案實體的保存。

（三）維持檔案價值

材料的真實性、可信性、歷史性、原始性等特征，是干部人事檔案最重要的價值及生命。但實際上，受各種因素影響，偽造學(xué)歷、編造工作簡歷及對檔案材料進(jìn)行涂改等弄虛作假的行為一直屢禁不絕，嚴(yán)重降低了檔案材料的可信度、真實性和使用價值[4]。實行干部人事檔案信息化管理后，通過設(shè)置訪問權(quán)限和系統(tǒng)加密等措施，可降低檔案造假的可能，更利于維持檔案材料的價值。

（四）使選拔任用干部的方式更加靈活

隨著干部人事檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程的加速，組織人事部門可以遠(yuǎn)程了解干部基本信息，初步選拔各類所需人才，節(jié)省了閱讀大量簡歷的時間與精力。在干部人才的聘用期間，相關(guān)人員的學(xué)歷、入黨情況及職務(wù)等各類比較容易發(fā)生變化的信息，可以通過電子數(shù)據(jù)的形式，向聘用人員管理中心等機構(gòu)進(jìn)行實時傳輸，促進(jìn)聘用人員人事信息的完善。

二、干部人事檔案信息化建設(shè)中的問題

（一）思想觀念滯后

組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層，對人事檔案信息化管理工作相對忽視，在軟硬件配套設(shè)施建設(shè)等方面投入不足，儼然不能滿足檔案信息化管理的需要，導(dǎo)致人工管理模式的革新進(jìn)程停滯不前。尤其是檔案管理人員，對檔案信息化管理作用的認(rèn)識片面，甚至存在認(rèn)為檔案材料只要不丟失、不泄露，做好及時歸檔等基礎(chǔ)工作，即完成了檔案管理的錯誤思想。檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，在干部人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，可通過檔案資源的共享，進(jìn)行全范圍的干部人員信息的收集整理，促進(jìn)檔案信息的不斷更新完善，實現(xiàn)人事檔案作用價值的充分發(fā)揮[5]。

（二）素質(zhì)水平參差不齊

干部人事檔案信息化管理工作的展開，對檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力提出了更高要求，需具備檔案管理基礎(chǔ)理論知識，同時具備一定的信息素養(yǎng)，能夠靈活運用現(xiàn)代信息技術(shù)。但實際上，大部分組織人事部門的干部人事檔案管理人員身兼數(shù)職，思想觀念與能力水平停滯不前，仍停留在紙質(zhì)檔案管理階段。有些組織人事部門忽視檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，導(dǎo)致檔案管理人員只能夠利用計算機技術(shù)展開簡單的信息錄入與檢索等工作，儼然不能滿足檔案信息化管理的要求，不利于檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的加速。

（三）管理標(biāo)準(zhǔn)有待優(yōu)化

組織人事部門在干部人事檔案管理的信息化建設(shè)方面，存在缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范等問題，不利于檔案管理工作的總體規(guī)劃。檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化滯后，缺乏制度化的基礎(chǔ)保障，加上干部人事檔案的保密性要求較高，檔案管理軟件未利用網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)技術(shù)，受網(wǎng)絡(luò)開放性等特征影響，檔案信息極易發(fā)生網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊等問題，直接影響人事檔案信息化管理工作的順利展開。

三、人事檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）完善信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系

加強思想觀念轉(zhuǎn)變，是完善檔案管理體制的重要前提。因此，組織人事部門應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，加強檔案管理信息化建設(shè)，充分認(rèn)識干部人事檔案信息化建設(shè)在優(yōu)化配置人力資源等方面的巨大作用，加大經(jīng)費與政策的支持力度，確保人事檔案信息化建設(shè)工作的順利展開。另外，從干部人事檔案紙質(zhì)化管理模式入手分析，不同的管理登記人員，在檔案登記方式、管理方式、書寫習(xí)慣等方面存在較大差異，直接增大了后期查詢與檢索干部人事檔案資料的難度。建立與完善干部人事檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系，對推動信息化的檔案管理工作落地有著積極意義。加強對檔案資料輸入系統(tǒng)格式及輸入規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，便于后續(xù)檔案資料查詢與檔案轉(zhuǎn)遞交接等工作的順利展開。在檔案管理中建立密碼保護(hù)機制，嚴(yán)格保存檔案密碼。加強對電子版檔案的管理，避免出現(xiàn)個人信息泄露等問題。為加速干部人事檔案信息化建設(shè)，組織人事部門需根據(jù)檔案管理規(guī)定與單位實際情況，加強對人事檔案管理制度的調(diào)整與完善，不斷統(tǒng)一數(shù)據(jù)的記錄、存儲、傳遞，并提高軟硬件系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)等方面的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容與沖突等問題，穩(wěn)中求進(jìn)的推動干部人事檔案信息化管理工作，加強人事管理工作的創(chuàng)新。

（二）完善信息安全保障體系

完善檔案信息的安全保障體系，是確保干部個人檔案信息完整性與保密性的重要前提。嚴(yán)格保密干部的個人檔案信息，保護(hù)干部的隱私權(quán)等權(quán)力。采取網(wǎng)絡(luò)信息安全保護(hù)、技術(shù)加密等方式保護(hù)人事檔案，利用信息化的手段記錄與管理人事檔案，防止網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊。加強干部人事檔案的日常管理與管理軟件的維護(hù)等工作，不斷提高干部人事檔案的保護(hù)水平。做好檔案資料的備份等工作，嚴(yán)懲泄露檔案信息的行為，并追蹤與追究其刑事責(zé)任[6]。

網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，加速了人事檔案管理的變革進(jìn)程，也給干部人事檔案的保密安全性帶來了安全威脅。在人事檔案信息資源的共享方面，應(yīng)當(dāng)采取防電磁泄漏、審計跟蹤、訪問控制和加密存儲等多措并舉的方式，實現(xiàn)訪問權(quán)限的合理設(shè)置，保證檔案信息安全。積極采取網(wǎng)絡(luò)及操作手段的技術(shù)保障措施，確保密碼不被更改或盜竊，及時發(fā)現(xiàn)與規(guī)避潛在的檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險。落實信息資源備份制度，防止因外力等不確定因素引起數(shù)據(jù)丟失，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期備份檔案資料與數(shù)據(jù)庫，確保在系統(tǒng)崩潰或服務(wù)器損壞的情況下，全部數(shù)據(jù)信息也能夠及時恢復(fù)，通過人事檔案信息的安全保障，夯實人事管理創(chuàng)新的條件保障基礎(chǔ)。

（三）建立檔案監(jiān)管機制

組織人事部門的干部人事檔案管理工作，仍然有很大改進(jìn)空間，存在諸多的紕漏問題，還需建立相對完善的檔案信息管理機制。要求檔案管理人員等主體嚴(yán)格遵守管理機制，加強對各檔案查詢與轉(zhuǎn)遞交接的記錄和把控，及時糾正日常檔案管理工作中不利于檔案維護(hù)與保管的行為，定期檢查干部人事檔案的登記與錄入工作，以高效展開干部人事檔案管理工作。

（四）加速人事管理創(chuàng)新

合理利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對當(dāng)前的人事管理創(chuàng)新有著積極意義。可以將干部人事檔案信息整合到數(shù)據(jù)庫內(nèi)，由專業(yè)的管理人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，不斷加強檔案信息的保密性與完整性及安全性。做好檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，促使其能夠靈活運用現(xiàn)代高科技，不斷提高干部人事檔案的管理水平。檔案管理人員不僅需樹立干部人事檔案信息化管理理念，還需注重自身責(zé)任感與使命感的增強，提高檔案服務(wù)的主觀能動性及創(chuàng)造性，積極參與各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實現(xiàn)管理人員業(yè)務(wù)與信息化水平的持續(xù)提升。

建立人事檔案的“四庫”，“四庫”是指辦公信息數(shù)據(jù)庫與分類數(shù)據(jù)庫及人事信息綜合數(shù)據(jù)庫和電子檔案庫。如在電子檔案庫的利用中，加強對實體檔案的保管，在其基礎(chǔ)上，實現(xiàn)干部人事檔案的電子化，將全部信息錄入計算機中[7]。建立干部個人檔案信息平臺，檔案信息涉及干部的工作部門與姓名等內(nèi)容。依據(jù)檔案信息與人事檔案的目錄鏈接，計算機整合干部的個人獎懲、教育層次、職稱評定和職務(wù)變動等資料，系統(tǒng)性的記錄個人信息，動態(tài)性的更新與補充檔案資料。計算機自動生成干部簡歷與干部任免審批表等常用材料，可以在干部選拔任用等人事活動中，為領(lǐng)導(dǎo)提供價值資料參照。辦公信息數(shù)據(jù)庫是指人事檔案日常管理的整編工程中的目錄變動等辦公業(yè)務(wù)工作。辦公信息數(shù)據(jù)庫的服務(wù)范圍逐步拓展，涉及以往人工抄寫的業(yè)務(wù)管理等工作范疇。

四、總結(jié)

干部人事檔案的信息化管理，提高了檔案管理的便捷度與工作效率，更利于維持檔案的保密性與完整性等特征和價值。但紙質(zhì)版人事檔案的保存與保密的意義不能忽視，是干部工作期間表現(xiàn)的真實記錄與人才選拔的重要參照。對于檔案信息的管理，需加強對管理標(biāo)準(zhǔn)化與安全性等問題的分析把控，要求檔案管理人員加強實踐經(jīng)驗總結(jié)，本著引進(jìn)來與走出去的原則，引用先進(jìn)的檔案管理手段及理念，促使人事檔案管理工作順利展開。