檔案館電子檔案管理的思路與策略

姚晶

（中共泰安市岱岳區(qū)委黨史研究中心，山東 泰安 271000）

黨史研究中心的檔案中承載著一個(gè)國(guó)家的發(fā)展印記，記錄下了最為真實(shí)的社會(huì)事件，不管對(duì)于自身單位而言，還是對(duì)其他機(jī)構(gòu)與個(gè)人，檔案管理工作的開(kāi)展不容忽視。而處于信息化時(shí)代背景下的今天，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代，紙質(zhì)檔案記錄也逐漸被計(jì)算機(jī)錄入所取代，在檔案保存與查詢上更具優(yōu)勢(shì)。但是，由于電子檔案的應(yīng)用與發(fā)展時(shí)間不是很長(zhǎng)，所以在配套設(shè)施以及管理形式上有待完善。對(duì)此，檔案館中的電子檔案管理人員，不但要提升自己的計(jì)算機(jī)素養(yǎng)，同時(shí)也要掌握電子檔案管理中所存在的各類問(wèn)題，進(jìn)而從根本上提升電子檔案管理的效率。

一、電子檔案的基本要求

（一）完整性

電子檔案和其他的檔案、文件一致，只是在組織結(jié)構(gòu)上有所差異。因?yàn)榇朔矫娴牟煌?，也使得電子檔案對(duì)發(fā)送、接收、組織等工作提出了不同的要求，最為關(guān)鍵的內(nèi)容便是保障電子檔案的完整性。為了達(dá)成這一目標(biāo)，相關(guān)的工作人員就應(yīng)具備較強(qiáng)的能力與素養(yǎng)，了解自身的崗位職責(zé)與崗位知識(shí)，從而合理、正確的完成電子檔案歸檔、整合，防止檔案信息的分崩離析。

（二）原始性

電子檔案和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存著一定的差異，電子檔案的形成會(huì)將真實(shí)的書(shū)籍、手工錄入信息轉(zhuǎn)化成虛擬的電子文件，尤其是在電子檔案?jìng)鬏?、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、接收的過(guò)程中，其既屬于原始的內(nèi)容，又屬于復(fù)制過(guò)的內(nèi)容。若想提升電子檔案管理質(zhì)量，在錄入相應(yīng)的檔案資料時(shí)，首先要確保電子文件的原始性[1]。

（三）安全性

電子檔案中的內(nèi)容、數(shù)據(jù)以及圖像，其在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^(guò)程中很容易遭受到黑客的襲擊，此種情況的發(fā)生會(huì)直接威脅著電子檔案安全，出現(xiàn)檔案損壞、檔案丟失，甚至是檔案被不法之人竊取的情況。對(duì)此，在電子檔案管理工作中，需確保電子檔案的安全性，在此基礎(chǔ)上展開(kāi)相應(yīng)工作。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

檔案的記錄形式比較豐富，其中涵蓋了音像、文字、圖表等，并且電子檔案的載體為計(jì)算機(jī)，也就是電子檔案可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)、U 盤、光盤等介質(zhì)當(dāng)中，這和傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行比較，其作用優(yōu)勢(shì)十分明顯，具體的優(yōu)勢(shì)內(nèi)容如下：

（一）能夠備份檔案文件

在電子檔案管理工作中，所有的檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)設(shè)備當(dāng)中的，電子檔案能夠存儲(chǔ)大量的信息數(shù)據(jù)，不僅能夠?qū)⑵浯鎯?chǔ)到本地，同時(shí)也可以將檔案存儲(chǔ)到有關(guān)設(shè)備上，隨時(shí)查看、調(diào)用。而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，其會(huì)將檔案固定在某一載體上，一旦被損壞，那么恢復(fù)起來(lái)十分困難，而電子檔案管理中，為了防止檔案損壞、檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生，所以都會(huì)備份兩份以上的檔案，即使檔案出現(xiàn)了問(wèn)題，那么也可以應(yīng)用提前備份好的電子檔案。

（二）使用壽命長(zhǎng)相對(duì)較長(zhǎng)

在以往的紙質(zhì)檔案管理工作中，一般都會(huì)采用人工操作的方法，而電子檔案與其相反。電子檔案從資料采集、整理、加工直至后續(xù)的歸檔，其都是應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集，且記錄的載體也是及計(jì)算機(jī)設(shè)備。通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)把所獲得的音頻、文本、圖片、視頻整合到一起，不僅在展示形式上較為豐富，同時(shí)也能夠更直觀的查看電子檔案的內(nèi)容。全新形式的電子檔案，可以讓檔案館在檔案記錄上更加完整，也延長(zhǎng)了檔案的使用壽命

[2]。

（三）管理效率更高

電子檔案可以更加迅速的查詢、調(diào)取有關(guān)資料，極大程度上增強(qiáng)了檔案管理的效率。并且，檔案管理這一工作還消耗大量的人力與物力，屬于一個(gè)大規(guī)模工程，而采用電子檔案的管理形式，全新的技術(shù)手段會(huì)削弱勞動(dòng)的強(qiáng)度，并減少了檔案整理的周期。此外，電子檔案無(wú)論在資料修正，還是資料補(bǔ)充上都比較方便，大幅度減少以往編輯檔案時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的情況。電子檔案屬于智能化的，在檢索上也可以自動(dòng)完成，通過(guò)主題詞、同義詞便能夠進(jìn)行拓展檢索，達(dá)成多語(yǔ)言混合檢索的效果。

三、檔案館電子檔案管理所存在的問(wèn)題

（一）檔案管理技術(shù)有待提升

檔案對(duì)于檔案館而言，其承載著許多的重要信息，對(duì)檔案館的發(fā)展以及整體運(yùn)作都會(huì)造成一定的影響。在以往的檔案管理工作中，所應(yīng)用的檔案絕大多數(shù)都是紙質(zhì)檔案，此方式在新時(shí)期逐步被淘汰，且無(wú)法適應(yīng)檔案管理的全新需求。另外，電子檔案管理的本身便是保障檔案的真實(shí)性以及完整性，若對(duì)其造成了影響，會(huì)嚴(yán)重影響著電子檔案的完整性、真實(shí)性，如果在這方面出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案管理的可信度大幅度降低，致使后續(xù)的檔案管理難度以及工作量越來(lái)越大[3]。

（二）檔案長(zhǎng)期保存存在難度

在保存電子檔案時(shí)，保存的時(shí)間越長(zhǎng)那么難度也就越高，所以在保存的過(guò)程中很容易遭受各種各樣的威脅。并且，當(dāng)下科技發(fā)展的速度十分快，而電子檔案存儲(chǔ)的發(fā)展速度卻追趕不上時(shí)代發(fā)展的速度，所以導(dǎo)致檔案長(zhǎng)期保存存在問(wèn)題。另外，電子檔案所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)比較多，這也使得計(jì)算機(jī)程序更改時(shí)任務(wù)更高、難度也更高，所以一些檔案館還在應(yīng)用以往的電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，致使長(zhǎng)期保存成為了難題。最后，電子檔案的存儲(chǔ)也遭受著外界因素以及人為因素的不良影響。

（三）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏

檔案管理屬于檔案館中的關(guān)鍵任務(wù)，且許多的單位為了這一工作也配備相應(yīng)的人才與設(shè)備。但是，因?yàn)闄n案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，致使此項(xiàng)工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，讓電子檔案管理存在一些紕漏。此種現(xiàn)象也直接影響著電子檔案在后續(xù)的維護(hù)工作，檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移、整合時(shí)也會(huì)遭受影響。并且，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，還無(wú)疑限制了電子檔案管理水平的提升，甚至還會(huì)大大降低了工作效率。

（四）電子檔案管理資金投入有限

電子檔案管理的來(lái)襲，也讓檔案館朝著信息化建設(shè)發(fā)展前行。電子檔案管理需要相應(yīng)的設(shè)備支持、技術(shù)支持以及人才支持，這也就需要管理資金的投入與引入。但是，部分檔案館由于資金有限，所以在設(shè)備與技術(shù)上，仍然使用最低版本，這也對(duì)管理效果造成了一定影響，同時(shí)也無(wú)法確保電子檔案的安全性[4]。

四、檔案館電子檔案管理的策略

（一）重視電子檔案安全保管工作

在檔案館電子檔案管理工作中，當(dāng)完成了電子檔案歸檔以后，應(yīng)采用正確、有效的管理方式，確保檔案資料的安全。首先，要靈活把控存儲(chǔ)載體的質(zhì)量。其次，改善、優(yōu)化電子檔案的保存環(huán)境，讓計(jì)算機(jī)設(shè)備遠(yuǎn)離有害的磁場(chǎng)環(huán)境以及氣體，并同時(shí)做好濕度與濕度的控制。此外，應(yīng)定期展開(kāi)計(jì)算機(jī)病情檢測(cè)工作，確?；ヂ?lián)網(wǎng)環(huán)境的潔凈，讓電子檔案處于安全的狀態(tài)中，特別是對(duì)一些加密電子檔案的管控。最后，檔案館如果想要確保電子檔案的可讀性、完整性，應(yīng)關(guān)注起電子檔案的安全檢查工作，當(dāng)發(fā)生電子檔案出現(xiàn)損壞時(shí)，即使是極小的問(wèn)題，這時(shí)也要展開(kāi)相應(yīng)的維護(hù)工作，將受損檔案進(jìn)行修復(fù)、拷貝，防止安全問(wèn)題的發(fā)生。

（二）創(chuàng)新電子檔案管理制度

以往的電子檔案管理制度，只是滿足當(dāng)時(shí)的環(huán)境條件以及需求，但是將其應(yīng)用于新時(shí)期的電子檔案管理工作中，并不能滿足現(xiàn)代化的電子檔案管理需求。對(duì)此，要?jiǎng)?chuàng)新、優(yōu)化電子檔案管理制度，按照管理的要求以及現(xiàn)狀制定出可行的制度[5]。在管理制度制定時(shí)，不但要對(duì)電子檔案管理所存在的問(wèn)題進(jìn)行綜合考慮，同時(shí)也要獲得不同因素對(duì)電子檔案管理工作的影響，進(jìn)而把網(wǎng)絡(luò)安全管理、歸檔制度、備份制度整合到一起，為此項(xiàng)工作的實(shí)施與落實(shí)提供相應(yīng)保障。雖然電子檔案和紙質(zhì)檔案存著差異，但是也要根據(jù)有關(guān)流程以及規(guī)章制度完成工作，即使拷貝相應(yīng)的電子檔案，這時(shí)也要經(jīng)過(guò)多重把關(guān)，負(fù)責(zé)人同意過(guò)后方可執(zhí)行，讓電子檔案保護(hù)工作落實(shí)。此外，檔案館中的電子檔案管理以及相應(yīng)的保護(hù)工作，會(huì)涉及到許多細(xì)節(jié)內(nèi)容，不僅有基礎(chǔ)的信息儲(chǔ)存以及保密，同時(shí)也涵蓋了儲(chǔ)存環(huán)境的調(diào)整。只有做好了上述內(nèi)容，才能夠從根源上保護(hù)好電子檔案，發(fā)揮出其效能。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)電子檔案管理人才

電子檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化以及規(guī)范化，這一目標(biāo)的達(dá)成也離不開(kāi)優(yōu)秀人才的支持。所以，檔案館應(yīng)強(qiáng)化人才培養(yǎng)的力度，為后續(xù)的檔案管理工作的開(kāi)展提前打下良好基礎(chǔ)。檔案館不但要培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理人員，同時(shí)也要讓他們掌握全新的電子檔案管理知識(shí)，使其可以更為熟練的操作各類現(xiàn)代化設(shè)備，以免發(fā)生錯(cuò)誤操作的現(xiàn)象。并且，檔案館還要引進(jìn)一些優(yōu)秀人才，特別是計(jì)算機(jī)水平較高且檔案專業(yè)知識(shí)扎實(shí)的人員[6]。做好了這一工作，會(huì)彌補(bǔ)、解決電子檔案管理中所出現(xiàn)的各類問(wèn)題，呈現(xiàn)出電子檔案、計(jì)算機(jī)設(shè)備的作用，最終顯著提升電子檔案管理的整體效果。

（四）積極轉(zhuǎn)變觀念強(qiáng)化資金投入

檔案館應(yīng)達(dá)成人員的合理配置，讓專人負(fù)責(zé)電子檔案管理這一工作，并落實(shí)好電子檔案標(biāo)準(zhǔn)歸檔，這樣能夠更好的查詢電子檔案資料。并且，為了更好的開(kāi)展電子檔案管理工作，檔案館還需向上級(jí)部門申請(qǐng)資金，讓檔案管理的設(shè)備配置更加齊全，如掃描儀、計(jì)算機(jī)的購(gòu)入。另外，還要定期完成計(jì)算機(jī)管理軟件的更新，并購(gòu)入一些新型、高效的軟件，從而讓電子檔案管理具有實(shí)質(zhì)意義。最后，應(yīng)達(dá)成電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化以及一體化水平，檔案館應(yīng)配備好配套的應(yīng)用軟件，并組織人員進(jìn)行軟件操作的學(xué)習(xí)，最終尋找到最適合本單位應(yīng)用的電子檔案管理系統(tǒng)與體系[7]。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，伴隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備的廣泛應(yīng)用，也讓越來(lái)越多的檔案館朝著電子檔案管理的趨勢(shì)發(fā)展。電子檔案的應(yīng)用有利有弊，其在存儲(chǔ)與應(yīng)用上較為便捷，但是在應(yīng)用時(shí)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，如病毒傳播、黑客攻擊等等，這些都會(huì)一定程度上損壞電子檔案的完整性、安全性。因此，檔案館中的管理人員需重視起這一問(wèn)題，增強(qiáng)自身電子檔案管理的水準(zhǔn)，在確保檔案錄入完整的基礎(chǔ)上，完成對(duì)檔案安全的管理與防護(hù)，進(jìn)而讓管理效率增長(zhǎng)，維護(hù)檔案館的長(zhǎng)久發(fā)展。