如何提升檔案管理員的文書檔案管理水平

摘要：作為文職崗位的一個分支，檔案管理工作在企事業(yè)單位中的地位舉足輕重，只有綜合能力較強的檔案管理員，才能把工作干得盡善盡美。在社會分工越來越細(xì)的形勢下，企事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加精細(xì)化，管理員不能有半點粗心，否則就會出現(xiàn)難以挽回的差錯。本文通過介紹文書檔案管理的重要性，分析當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題，最后研究提升檔案管理員的文書檔案管理水平的新路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理員;文書檔案;管理

對于文職工作者而言，絕大多數(shù)人基本上都坐于辦公室，整理資料、做記錄，還有一個重要的職務(wù)類型就是文書檔案管理，該工作對于單位資料的保存至關(guān)重要。近幾年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)的步伐日益加快，海量的辦公業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件都能通過網(wǎng)絡(luò)互傳和存檔，原始數(shù)據(jù)則要保存在檔案館，以便更好地查詢所需文案。然而，當(dāng)前許多檔案管理員的工作效率不高，甚至容易出現(xiàn)問題，經(jīng)常會產(chǎn)生找不到資料和存檔的情況，直接影響公司業(yè)務(wù)的正常開展。所以說，文書檔案管理質(zhì)量的提升，必須加強管理人員的培訓(xùn)，確保其工作準(zhǔn)確無誤。本文著重探討如何提升檔案管理員的文書檔案管理水平，以便從根本上優(yōu)化整個檔案管理員隊伍，力爭讓企事業(yè)單位的文書檔案管理工作更加高效、更具有實效性。

一、文書檔案管理的重要性

1.1提供精確性的原始憑證

不管是過去，還是現(xiàn)在，辦公室文職都是不可缺少的工作類型，尤其是文書檔案管理的重要性不可低估。從某種程度上講，企事業(yè)單位的部門較多，業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)室外活動的事項，財務(wù)部門負(fù)責(zé)單位的整個資金運轉(zhuǎn)，檔案管理部門負(fù)責(zé)文書資料的存檔等。在所有的部門中，檔案管理部門涉及的資料內(nèi)容較為豐富，關(guān)乎各個部門業(yè)務(wù)的原始資料，一旦工作不認(rèn)真，就會遺失資料而產(chǎn)生不可想象的后果。一般來說，文書檔案管理工作必須做得完美無缺，因為它對于現(xiàn)在企事業(yè)單位的各個環(huán)節(jié)起著指導(dǎo)作用，可以為不同部門的負(fù)責(zé)人員提供完整且準(zhǔn)確的紀(jì)實憑證，幫助急需歷史記錄查詢的工作人員找到事實依據(jù)而不必大費周章。所以，文書檔案管理是一個非常重要的工作，其與企事業(yè)單位的經(jīng)營密切相聯(lián)，不可分割，可以為相關(guān)工作人員提供精確性的原始憑證。

1.2提供有價值的參考檔案

一般來說，企事業(yè)單位的文書檔案都是特定時期的工作所需內(nèi)容，而社會是不斷發(fā)展變化的，這個資料的指導(dǎo)思想或內(nèi)容肯定有不適應(yīng)的地方，但是它有著不可低估的參考價值。如今，社會呈現(xiàn)出多元化傾向，人們的生活方式和工作方也變得多元化，企事業(yè)單位的經(jīng)營模式也會在與時俱進(jìn)的情況下變化多元，許多分支業(yè)務(wù)需要一定的歷史記錄進(jìn)行指導(dǎo)，這時的辦公室文書檔案管理工作就顯得至關(guān)重要。在新的社會環(huán)境下，企業(yè)的許多新增業(yè)務(wù)和部門都處于摸索階段，一切運作體系都不夠完善，一旦缺乏科學(xué)的引導(dǎo)，必將走向失敗，但是有了科學(xué)的參考文書檔案進(jìn)行指導(dǎo)，則會一步一步地走向成功，像一些公司的重大活動開展之前，就需要調(diào)取借鑒以往活動檔案作參照，不斷滿足企事業(yè)單位的發(fā)展需求，促進(jìn)單位朝著良性的方向前進(jìn)。

二、當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理觀念滯后

在企事業(yè)單位，人們普遍認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，甚至看不起辦公室文書檔案管理人員，覺得他們的工作沒有什么技術(shù)含量，也沒有會計、業(yè)務(wù)員等的工資高。伴隨著我國經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，各大企事業(yè)單位的規(guī)模日益擴大，業(yè)務(wù)量不斷增強，工作環(huán)節(jié)也比以往更多，可以說逐步走向了精細(xì)化，這一切變化直接增加了辦公室文書檔案管理人員的工作量，尤其是所要保管和整存的文書檔案也越來越多，一不留神，就會錯放位置或遺失。然而，許多單位的文書檔案管理人員感覺自己的工作繁瑣又不重要，幾乎不愿意改進(jìn)管理方式，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，這種滯后的檔案管理理念無法高效地管理現(xiàn)代文書檔案，有時還會給各個部門的資料查詢添亂，既不科學(xué)，又無效果。

2.2管理的信息化不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化進(jìn)程日益加快，人們的日常生活和工作都與智能手機、電腦有著密切關(guān)系，可以說社會已經(jīng)進(jìn)入了信息化為導(dǎo)向的時代。作為企事業(yè)單位工作的一個重要組成部分，文書檔案管理必然要領(lǐng)先運用信息化管理模式，全盤保管全公司的資料及各類檔案。然而，當(dāng)前許多企事業(yè)單位的檔案管理的信息化并不令人滿意，甚至拖拖拉拉，一切都流于形式，并沒有充分發(fā)揮信息化在文書檔案管理中的應(yīng)有功效。例如：許多單位的信息化設(shè)備不齊全，硬件、軟件都不足，甚至辦公室電腦所安裝的檔案管理系統(tǒng)也不先進(jìn)，難以提升工作效率。不難看出，當(dāng)前企業(yè)事單位的文書檔案管理的信息化嚴(yán)重不足，不但沒有為檔案管理人員帶來方便，而且達(dá)不到預(yù)期的管理標(biāo)準(zhǔn)。

2.3管理人員素質(zhì)偏低

對文書檔案管理工作則言，它是辦公室的一個重要業(yè)務(wù)事項，需要細(xì)心、認(rèn)真、責(zé)任心強的人員來處理，否則會導(dǎo)致資料的放置處于凌亂狀態(tài)。從這個層面來看，文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)是非常重要的，但是當(dāng)前的管理人員的工作狀況并不仔細(xì)，經(jīng)常會出現(xiàn)雜亂無章的景象，有的單位沒有專門的文書檔案管理員，而是任用臨時工來打理，臨時工還要做其他雜事，沒有更多精力管理檔案，一著急就會亂放亂登記?？梢?，許多企事業(yè)單位的文書檔案管理人員的素質(zhì)偏低，缺乏良好的管理培訓(xùn)，沒有形成文書檔案管理的氛圍，這種情況下管理人員本身就不夠積極，遇到問題極容易敷衍了事。久而久之，文書檔案管理人員會養(yǎng)成懶散的習(xí)慣，責(zé)任心不強，也不夠認(rèn)真，出錯對他們來說也是家常便飯。

三、提升檔案管理員的文書檔案管理水平的新路徑

3.1提高檔案管理人員的重視度

做好檔案管理工作，讓公司的資料和文檔更好地歸類，以便相關(guān)人員查找，必須強調(diào)人員的管理水平，也就是要提高檔案管理人員的重視程度。一方面，大力宣傳文書檔案管理的意義，讓所有管理檔案的員工都能從思想上意識到這份工作的地位，同時單位要定期組織員工學(xué)習(xí)檔案管理方面的相關(guān)知識，并做好檔案驗收工作，找到問題所在，及時解決。另一方面，創(chuàng)新管理觀念，即“創(chuàng)新”是時代的主題，也是企事業(yè)單位向前發(fā)展的動力，文書檔案管理雖是辦公工作，但是不同管理理念的人員所做出的管理效果也不一樣，這就是創(chuàng)新理念所帶來的益處。例如：在過去，檔案管理人員只有在活動結(jié)束后接管檔案，而現(xiàn)在可以直接參與活動并從中采集文書檔案信息;在過去，由其它部門向檔案管理者移交檔案，現(xiàn)在可以由檔案管理人員主動服務(wù)，為其歸檔。

3.2加快檔案管理的信息化建設(shè)

當(dāng)今社會，辦公室工作模式發(fā)生了翻天覆地的變化，一個突出特征就是信息化工作形式的普遍運用，在很大程度上為海量的文書檔案管理提供了便利。不管怎么說，信息化管理模式已是社會發(fā)展的大勢所趨，也是各企事業(yè)單位必須注重的技術(shù)，這就表明文書檔案管理工作水平的提升，需要加快單位檔案管理的信息化建設(shè)。大體上講，單位工作人員要將傳統(tǒng)檔案工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砉ぷ?，讓電子化的文書檔案管理更好地為單位各個部門服務(wù)，不斷提升文書檔案的利用率。例如：單位要為文書檔案管理提供充足的硬軟件設(shè)備，創(chuàng)造良好的信息化建設(shè)氛圍，讓檔案管理人員更好地為領(lǐng)略到信息化管理的魅力，積極地在實踐中摸索和創(chuàng)新管理方式，真正實現(xiàn)文書檔案管理的信息化。

3.3提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

綜合素養(yǎng)涉及一個人的專業(yè)知識是否扎實，道德品行是否端正，業(yè)務(wù)能力是否達(dá)標(biāo)，這些在很大程度上決定著一個人的工作水平。在新形勢下，不斷提升檔案管理人員的文書檔案管理水平，既要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識的考核，確保其基本專業(yè)知識能夠應(yīng)對工作的需要，又要定期培養(yǎng)其思想道德素質(zhì)，確保文書檔案管理人員具備優(yōu)良的職業(yè)操守和政治素養(yǎng)。在平時的管理過程中，單位必須要求所有檔案管理人員遵守職業(yè)道德，維護(hù)資料的真實性和原始性，確保自己保管的一切文書和檔案完整無缺。一旦檔案管理人員擁有較強的責(zé)任心，就會認(rèn)真對待自己的工作，遵守憲法和法律，恪盡職守，并在此基礎(chǔ)上努力做到堅決不不泄露資料中的任何秘密。

3.4健全文書檔案管理制度體系

制度體系是企事業(yè)單位員工必須遵守的準(zhǔn)則總稱，約束員工的行為，更是一個單位賴以生存的制度基礎(chǔ)。所以，提升檔案管理員的文書檔案管理水平，使其更好地為公司的文職工作服務(wù)，促進(jìn)單位的長久發(fā)展，很有必要健全文書檔案管理制度體系。第一，管理人員所在單位要從實際出發(fā)，吸取其他企事業(yè)單位的檔案管理實踐經(jīng)驗，優(yōu)化文書檔案管理制度體系，使其更好地適應(yīng)自身的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。第二，建立科學(xué)的文書檔案管理制度，還要完善單位檔案管理的審核體系，檢測本企業(yè)的專項制度是否執(zhí)行到位，審核其合理性與科學(xué)性，最大限度地為文書檔案管理工作提供制度保障。

結(jié)束語

綜上所述，面對新的形勢，企事業(yè)單位的管理工作必須做到位，嚴(yán)格要求每一位員工，確保各個管理環(huán)節(jié)都要達(dá)標(biāo)。在所有的管理事項中，文書檔案管理屬于辦公室的事情，看似簡單易做，實則容易出錯，需要細(xì)心、耐心和高水平的管理技巧，這對現(xiàn)代檔案管理人員的管理水平提出了更高要求。作為檔案管理工作者，一定要意識到本職工作對于單位的重要性，不可有半點馬虎，并要學(xué)習(xí)新的管理知識，增強自己的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以較高的管理能力投身于文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)之中。對于企事業(yè)單位而言，還需要引進(jìn)優(yōu)秀的專業(yè)檔案管理人員，給予優(yōu)厚的待遇，穩(wěn)定其心態(tài)，鼓勵其專心地做好文書檔案管理，不斷提升辦公室的文書檔案管理水平，進(jìn)而優(yōu)化單位的各項資料和文案收集服務(wù)工作，最大限度地保證企業(yè)各個階段的業(yè)務(wù)都有據(jù)可依。

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作者簡介

徐苗（1984-09-18），女，黑龍江省哈爾濱市，漢族，學(xué)歷：研究生，職稱：館員，方向：檔案管理員。