中小型制造業(yè)企業(yè)采購成本管控

胡小青

（江西維萊營健高科有限公司，江西 吉安 331500）

對于生產(chǎn)制造企業(yè)來說，產(chǎn)品的全鏈條包括研發(fā)階段、采購階段、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、營銷環(huán)節(jié)、售后環(huán)節(jié)。一直以來，采購成本往往是中小型制造企業(yè)成本的絕大組成部分，有些企業(yè)甚至高達(dá)60%以上。在全球經(jīng)濟(jì)化態(tài)勢下，人民幣升值，勞動力成本上升，原材料供應(yīng)價格不斷上漲，成本管控特別是采購成本的管控，成為制造業(yè)企業(yè)必須面對的難關(guān)，做好采購成本管控對中小型企業(yè)來說意義重大。

一、企業(yè)采購成本管控概述

（一）采購成本管控的含義

采購成本管理控制是指對采購物料購買價格、采購物料部件相關(guān)物流及流轉(zhuǎn)費(fèi)用進(jìn)行管理和控制。采購成本具體包括采購物料價格成本、采購訂單費(fèi)用、采購物流運(yùn)輸費(fèi)用、采購人員管理費(fèi)用等。采購成本管理必須站在全局性的角度，綜合考慮公司的長期可持續(xù)發(fā)展，企業(yè)要提出切實可行的降本增效舉措來提高企業(yè)市場競爭力。

（二）企業(yè)加強(qiáng)采購成本管控的重要性

企業(yè)要想長久存活，必須開源節(jié)流。如果企業(yè)無法有效地開創(chuàng)可觀收入，降低成本則成為企業(yè)應(yīng)對市場環(huán)境變化有效方法之一。尤其在采購成本占總成本比重逐漸加大的趨勢下，減少采購成本，是為企業(yè)貢獻(xiàn)利潤最直接的方式。第一，采購成本管理的短期目標(biāo)主要是集中在提高生產(chǎn)效率、減少材料損耗、縮短產(chǎn)品生產(chǎn)周期和降低存貨庫存量，長期戰(zhàn)略目標(biāo)則是提升客戶滿意度、擴(kuò)大市場份額、提升整體供應(yīng)鏈利潤。第二，采購物料的質(zhì)量好壞直接決定著企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量的好壞，關(guān)系整個企業(yè)生存問題。

二、中小型制造業(yè)企業(yè)采購成本管控存在的問題

雖然目前我國中小型制造業(yè)成本管理改變了以往粗放型的管理方式，越來越走向精細(xì)化管理，但很多中小型企業(yè)采購成本管理依然存在諸多問題亟待解決，具體體現(xiàn)在如下方面：

（一）與供應(yīng)商溝通信息不流暢

我國中小型企業(yè)由于意識上的落后，在對原材料市場的研究還是比較匱乏的， 獲取市場信息的渠道還不夠通暢和多元化，并沒有完全利用好互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)平臺帶來的便利，對于市場原材料的最新價格信息不能迅速了解和掌握。與大型企業(yè)相比，中小型企業(yè)與供應(yīng)商談判的議價能力會稍微處于弱勢，市場上可供選擇的供應(yīng)商畢竟是有限的，雙方也存在信息溝通不暢以及信息不對稱。比如企業(yè)對于市場上原材料的最新價格的獲取可能相對供應(yīng)商來說會滯后一些，導(dǎo)致錯失很多原材料采購的好時機(jī)，無形中會增加企業(yè)的采購成本。例如我公司產(chǎn)品類型比較多但是每批生產(chǎn)量少，而且有些原料還需要單獨(dú)配制，市場可供選擇供應(yīng)商比較少，議價能力比較薄弱，各種信息溝通不流暢。

（二）公司整體層面缺乏采購成本管理意識

雖然部分企業(yè)建立了內(nèi)部的采購管理制度，但是實際執(zhí)行下來比較難。公司采購管理制度沒有執(zhí)行到位。首先，公司管理層對于采購成本管理重視度不高，甚至缺少必要的采購成本控制管理意識。管理層由于資金和技術(shù)的限制，更多地關(guān)注生產(chǎn)環(huán)節(jié)的成本管控，對采購環(huán)節(jié)前端缺乏重視。其次，公司缺乏系統(tǒng)的采購管理培訓(xùn)。采購管理制度沒有執(zhí)行到位，很大一部分原因是沒有對相關(guān)人員進(jìn)行采購成本管理制度培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。最后，對于生產(chǎn)型制造業(yè)的來說，采購是一項復(fù)雜的活動，從生產(chǎn)計劃制定到物料需求計劃、采購計劃、采購訂單的確認(rèn)，從倉儲部門驗收入庫到最后完工付款等過程，涉及公司多個職能部門。計劃科、技術(shù)科、生產(chǎn)部門、質(zhì)檢部門、財務(wù)部門等內(nèi)部職能部門缺乏有效配合和支持。

（三）采購成本策略不恰當(dāng)

一方面，很多傳統(tǒng)的中小型企業(yè)依然存在人工記錄的方式進(jìn)行采購信息整理。隨著合作商戶的增加，時間推移，既容易產(chǎn)生信息記錄失誤，也容易造成重要信息丟失，數(shù)據(jù)信息查閱與調(diào)取非常困難，影響了采購工作的效率。公司缺少預(yù)算管理，沒有正確評估每年原材料進(jìn)貨的需求量，也沒有統(tǒng)計出近幾年不同生產(chǎn)材料所對應(yīng)的年采購額。對公司需求量與采購額相互平衡沒有比較，與供應(yīng)商議價時，只是按批議價，沒有發(fā)揮較好的議價優(yōu)勢。

另一方面，一些中小型企業(yè)在制定公司的年度或者月度采購計劃時，沒有深入研究企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)，導(dǎo)致編制的采購計劃比較隨意，某些原材料存貨偶爾會出現(xiàn)嚴(yán)重短缺或積壓的現(xiàn)象。公司相關(guān)人員對采購量與產(chǎn)品的生命周期之間關(guān)系意識比較淡薄，沒有建立相應(yīng)措施。采購量與產(chǎn)品的生命周期所處的階段有必要關(guān)聯(lián)，產(chǎn)品由導(dǎo)入期、成長期、成熟期到衰退期，采購量在不同產(chǎn)品生產(chǎn)周期也是不同的，一般是先遞增后減少的規(guī)律。

三、解決中小型制造業(yè)企業(yè)采購成本管控的舉措

針對目前中小型制造業(yè)企業(yè)采購成本管控過程中存在的問題，本文提出以下應(yīng)對舉措：

（一）強(qiáng)化信息溝通，加強(qiáng)與供應(yīng)商合作共贏

以往采購信息可以通過市場調(diào)研、報紙雜志、電視廣告、電話查詢等途徑來獲取，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，信息傳播的速度加快，今天我們可以在全球范圍內(nèi)對企業(yè)所需的物資進(jìn)行充分、全面地了解，采購人員應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的實際情況及產(chǎn)品特征對采購成本提前進(jìn)行細(xì)分類處理，及時了解信息市場，掌握第一手信息數(shù)據(jù)。采購員可以利用掌握的信息進(jìn)行整合和處理，根據(jù)采購商品要求， 積極跟進(jìn)供應(yīng)商的交貨產(chǎn)品價格和產(chǎn)品質(zhì)量。另外，利用互聯(lián)網(wǎng)可以與供應(yīng)商進(jìn)行信息共享，互聯(lián)網(wǎng)既可以幫助采購部門能及時在網(wǎng)上發(fā)布訂購信息，也可以幫助供應(yīng)商能按照企業(yè)的生產(chǎn)需要進(jìn)行供應(yīng)。

（二）增強(qiáng)公司采購成本管理意識

第一，加大企業(yè)高管對采購成本的重視。從中小型企業(yè)管理層意識層面來說，對于企業(yè)采購成本管理問題的重視程度較低。面對企業(yè)之間的競爭日益加劇，中小型企業(yè)利潤空間被壓縮，管理人員應(yīng)該從源頭上樹立全局性的成本管理觀念，重視相關(guān)的采購成本。

第二，積極引進(jìn)采購專業(yè)人才，彌補(bǔ)現(xiàn)有采購人員專業(yè)知識的不足，有利于采購環(huán)節(jié)實施更加科學(xué)有效的采購管理方案。企業(yè)可以與高校聯(lián)合召開校企招聘會或者建立實習(xí)基地，通過建立核心人才資源庫，選拔與生產(chǎn)制造企業(yè)相關(guān)專業(yè)實習(xí)生進(jìn)行系統(tǒng)集中的強(qiáng)化培養(yǎng)。通過在崗實踐、輪崗等多種方式，有效縮短核心人才培養(yǎng)周期，顯著提升核心人才整體勝任能力。

第三，加強(qiáng)采購相關(guān)員工培訓(xùn)。對現(xiàn)有成本管控人員以及采購團(tuán)隊人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)和綜合職業(yè)素養(yǎng)提升，企業(yè)可以采用內(nèi)、外訓(xùn)的形式，鼓勵員工業(yè)余學(xué)習(xí)，加強(qiáng)采購成本管理相關(guān)理論知識學(xué)習(xí)，提升采購成本管理專業(yè)意識。企業(yè)可以根據(jù)個人專業(yè)能力、綜合素質(zhì)、職業(yè)道德等標(biāo)準(zhǔn)，挑選出精明強(qiáng)干、誠實守信、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、綜合素質(zhì)比較好人員擔(dān)任采購管理主導(dǎo)工作。

（三）選擇合適的采購成本策略

第一，搭建完善的采購信息系統(tǒng)。隨著企業(yè)不斷擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模，合作商戶不斷增加，企業(yè)需要對自己的采購流程進(jìn)行深刻的梳理和剖析，建立一套自己的采購信息系統(tǒng)和預(yù)警系統(tǒng)。信息系統(tǒng)的搭建將采購過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效記錄和保存。采購商品名稱、采購時間、供應(yīng)商名稱、采購單價、折扣率、采買人等數(shù)據(jù)信息及時更新，隨時可查，降低了采購成本管理工作的復(fù)雜性，提高了員工的工作效率。預(yù)警系統(tǒng)的作用主要是當(dāng)審批采購合同時，系統(tǒng)會自動提取出過往歷史最高價及最低價以供參考，當(dāng)本次采購合同的訂單采購單價高于歷史最高價或者低于最低價時，系統(tǒng)就會產(chǎn)生數(shù)據(jù)預(yù)警，增加了采購管理工作的規(guī)范性和監(jiān)督效能。

第二，制定采購成本控制標(biāo)準(zhǔn)，完善采購管理制度。采購成本的控制標(biāo)準(zhǔn)步驟通常是制定采購成本控制標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行該標(biāo)準(zhǔn)，最終確定采購成本差、找出采購成本差問題所在。在成本控制標(biāo)準(zhǔn)下，企業(yè)需要考慮多方面的因素，例如采購預(yù)期、歷史數(shù)據(jù)、市場變化等因素。如果存在目標(biāo)成本與實際成本有較大出入的情況下，應(yīng)該對成本差異進(jìn)行適時調(diào)整糾正，保證采購成本控制標(biāo)準(zhǔn)的合理性。有了明文的采購管理制度，企業(yè)的采購管理環(huán)節(jié)才有據(jù)可依，按章辦事。

第三，采取適宜的采購方式。企業(yè)采購方式主要有規(guī)?；少徍驼袠?biāo)競價兩種不同的方式。規(guī)?；少徥侵钙髽I(yè)盡可能同類原材料集中向同一家或少數(shù)幾家供應(yīng)商采購，提高議價能力。對同類或者相似的原材料進(jìn)行合并采購管理，例如A類原材料可能有3-5名供應(yīng)商均可提供貨物，公司可以通過詢價、比價、議價等方式重點(diǎn)挑選一兩家供應(yīng)商并與之簽訂長期供貨合同，降低其中的物流、人工等采購成本。對于同質(zhì)化的原料和輔料，則可以采用公開競價的方式。還有一種目前被越來越多中小型制造企業(yè)認(rèn)同的采購方式是聯(lián)合采購，可以利用行業(yè)協(xié)會等公共平臺加入采購聯(lián)盟，多家企業(yè)聯(lián)合采購，集小訂單成大訂單，通過規(guī)模優(yōu)勢增加談判的議價空間，改變以往實力雄厚的大企業(yè)“大魚吃小魚、小魚吃蝦米”的狀況。采購工作人員應(yīng)該對所購產(chǎn)品進(jìn)行分類化管理，針對不同類型的產(chǎn)品采取最適宜的采購方式，盡量減小缺料成本和訂購成本。

四、結(jié)束語

采購環(huán)節(jié)是中小型制造企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營環(huán)節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)。良好的采購管理能縮短生產(chǎn)周期、提高生產(chǎn)效率、減少存貨庫存、增強(qiáng)對市場的應(yīng)變力，中小型企業(yè)必須加強(qiáng)采購成本管控能力來適應(yīng)日趨激烈的市場競爭環(huán)境。企業(yè)管理人員應(yīng)當(dāng)積極健全內(nèi)部采購管理相關(guān)制度，重視提升采購人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)與原材料供應(yīng)商之間友好協(xié)作。通過不斷優(yōu)化采購成本，提升產(chǎn)品質(zhì)量，中小型企業(yè)也能在激烈的市場競爭中贏得一席之地。