高校二級(jí)學(xué)院研究生教學(xué)檔案管理探析
——以H 大學(xué)資源環(huán)境學(xué)院為例

吳 思

（湖北大學(xué)資源環(huán)境學(xué)院 湖北 武漢 430062）

近年來，學(xué)位與研究生教育事業(yè)發(fā)展迅速，教育部愈發(fā)重視研究生的教育質(zhì)量和管理水平，在《關(guān)于進(jìn)一步嚴(yán)格規(guī)范學(xué)位與研究生教育質(zhì)量管理的若干意見》中指出，“嚴(yán)抓培養(yǎng)全過程監(jiān)控與質(zhì)量保證”[1]。而研究生教學(xué)檔案正是研究生學(xué)習(xí)歷程、在校生活的真實(shí)寫照，記錄和反映了高校研究生培養(yǎng)工作的真實(shí)面貌，是反映研究生素質(zhì)和培養(yǎng)水平的重要憑證。同時(shí)，在研究生教育評(píng)估中，研究生教學(xué)檔案也是必不可少的文件，可以體現(xiàn)出高校研究生教育特色、學(xué)科建設(shè)水平和綜合實(shí)力，是高校辦學(xué)質(zhì)量高低的“量表”。由此可見，研究生教學(xué)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性對(duì)于提高學(xué)校研究生教學(xué)管理水平、提升高校學(xué)科整體競爭力和辦學(xué)水平具有重要作用。

一、研究生教學(xué)檔案管理：現(xiàn)狀與問題

高校教學(xué)檔案是師生在教學(xué)實(shí)踐中長期積累形成的具有保存價(jià)值的并按照一定方法組織起來的第一手資料，反映了學(xué)校的教學(xué)特色、辦學(xué)質(zhì)量和綜合實(shí)力。具體到二級(jí)學(xué)院，研究生教學(xué)檔案包括研究生培養(yǎng)方案、課程設(shè)置、課程授課計(jì)劃、課程考試試題、課程實(shí)驗(yàn)報(bào)告（課程考試參考答案）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、修課學(xué)生名單、考勤記載表、課程論文（考試答卷）、課程考試成績單、專業(yè)實(shí)習(xí)手冊(cè)、學(xué)位論文等相關(guān)材料。[2]教學(xué)檔案的管理則是把這些零散的和需要進(jìn)一步條理化的教學(xué)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的收集、整理和歸類，維護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案信息的開發(fā)和利用。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號(hào)）第三條中提到“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”[3]。然而在學(xué)校層面，大多數(shù)高校并未重視檔案管理工作，尤其是研究生教學(xué)檔案形成時(shí)間跨度長、形式多樣且階段性特征明顯，增加了管理難度，由此導(dǎo)致研究生教學(xué)檔案管理工作普遍存在一些問題。

1.管理機(jī)構(gòu)配備不全

隨著學(xué)校將行政權(quán)力下放，管理重心下移，研究生教學(xué)檔案主要由承擔(dān)著教學(xué)工作任務(wù)的二級(jí)學(xué)院進(jìn)行管理。由于編制的限制，大多數(shù)二級(jí)學(xué)院研究生管理機(jī)構(gòu)人員緊缺，研究生管理僅由一名研究生秘書負(fù)責(zé)，其工作內(nèi)容不僅包括常規(guī)教學(xué)管理：碩士招生、學(xué)籍、課程與培養(yǎng)、學(xué)位等，還包含研究生日常管理：評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)、科創(chuàng)、思政、就業(yè)等，工作紛繁復(fù)雜且擔(dān)責(zé)重大，教學(xué)檔案的收集和管理工作則呈邊緣化狀態(tài)?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校輔導(dǎo)員隊(duì)伍建設(shè)規(guī)定》第六條規(guī)定，“高等學(xué)校應(yīng)按總體上師生比不低于1∶200的比例設(shè)置專職輔導(dǎo)員崗位”[4]。然而以筆者所在的資源環(huán)境學(xué)院為例，在校研究生465人，只有一名研究生秘書兼任輔導(dǎo)員，工作內(nèi)容涉及研究生管理的方方面面，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作分身乏術(shù)，無法進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化的教學(xué)檔案管理。

2.教學(xué)檔案管理意識(shí)薄弱

由于二級(jí)學(xué)院以科研和教學(xué)為工作重心，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師以及學(xué)生對(duì)檔案管理的重視度低、意識(shí)薄弱，甚至檔案管理人員對(duì)自身工作積極性不高，導(dǎo)致檔案管理工作成效不足。尤其研究生教學(xué)檔案是學(xué)院檔案管理的基礎(chǔ)性工作，它以一學(xué)期為周期進(jìn)行整理歸檔，然而部分教師忽略了對(duì)日常工作中研究生教學(xué)材料的歸檔，認(rèn)為歸檔工作跟自身關(guān)系不大，反而會(huì)加重自己工作負(fù)荷，因此對(duì)歸檔工作不重視甚至產(chǎn)生抵觸情緒。每學(xué)期都有部分教學(xué)材料無法按時(shí)收齊，導(dǎo)致教學(xué)檔案歸檔難、材料缺失等問題突出，教學(xué)檔案的完整性受到了嚴(yán)重的不良影響。

3.歸檔不規(guī)范且數(shù)字化水平低

目前研究生教學(xué)檔案以紙質(zhì)版為主，檔案的檢索查閱主要通過人工去檔案室按照年份、學(xué)期目錄查詢。很多學(xué)院沒有教學(xué)檔案目錄編制的規(guī)則，更沒有進(jìn)行歸檔整理，材料一股腦地堆放在檔案室，“要找什么你自己翻”的做法屢見不鮮，給后續(xù)檔案的保管、檢索、編研、利用帶來了巨大的阻礙。同時(shí)，電子檔案較少，主要以光盤形式存放，而工作人員由于不具備檔案管理專業(yè)背景，對(duì)相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)不熟悉，主動(dòng)運(yùn)用信息技術(shù)處理教學(xué)檔案的能力不足，不能及時(shí)、有效地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案的數(shù)字化建設(shè)仍停留在初級(jí)階段。

4.教學(xué)檔案利用服務(wù)功能缺失

由于目前多數(shù)學(xué)院進(jìn)行研究生檔案的管理主要是便于學(xué)校審查和為學(xué)科評(píng)估提供支撐材料。在學(xué)院教學(xué)、育人、管理等方面，研究生教學(xué)檔案未能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，且與師生直接關(guān)聯(lián)不大，因而檔案利用率不高，在服務(wù)師生上，沒有達(dá)到應(yīng)有的效果。

二、研究生教學(xué)檔案管理應(yīng)遵循的原則

研究生教學(xué)檔案管理中存在的問題會(huì)直接關(guān)系到檔案功能和效用的發(fā)揮，檔案的存在的意義絕不止步于“置諸高閣”，其最終目的是便于高校評(píng)估檢查和師生利用。筆者認(rèn)為要想科學(xué)合理管理研究生教學(xué)檔案應(yīng)當(dāng)遵循的主要原則，就是實(shí)事求是，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。具體來說，要結(jié)合學(xué)院學(xué)科、人才培養(yǎng)特色等，根據(jù)其在教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中形成的規(guī)律，制定針對(duì)性強(qiáng)的研究生教學(xué)檔案管理策略。

以資源環(huán)境學(xué)院為例，2003年成立，截至目前，學(xué)院設(shè)有生態(tài)學(xué)博士點(diǎn)，兩個(gè)學(xué)術(shù)型碩士學(xué)位點(diǎn)：生態(tài)學(xué)和地理學(xué)。三個(gè)專業(yè)型碩士學(xué)位點(diǎn)：農(nóng)業(yè)（農(nóng)業(yè)工程與信息技術(shù)）、資源與環(huán)境（環(huán)境工程）、學(xué)科教學(xué)（地理）。今年環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)碩點(diǎn)獲批，全日制在校研究生也從最開始的10人增加到如今465人次。在學(xué)科建設(shè)發(fā)展的不斷完善和學(xué)生規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中，內(nèi)容豐富種類齊全的教學(xué)發(fā)展材料大量累積，為研究生教學(xué)檔案提供了更加廣闊的來源。根據(jù)《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（〔87〕教辦字016號(hào)）[5]，結(jié)合學(xué)院學(xué)科和人才培養(yǎng)特色，以及從事研究生教學(xué)管理工作經(jīng)驗(yàn)，研究生教學(xué)檔案一般可劃分為以下幾類：

1.文件檔案

指研究生管理和培養(yǎng)的規(guī)章制度、文件和政策等，包括研究生培養(yǎng)方案、研究生管理手冊(cè)、檢查評(píng)估文件以及日常教學(xué)管理文件等。

2.課程檔案

是研究生教學(xué)檔案中資料最豐富的一類，以學(xué)期為周期，每學(xué)期進(jìn)行更新存儲(chǔ)。分為考試和考查兩類，包括課程授課計(jì)劃、課程考試試題、課程實(shí)驗(yàn)報(bào)告（課程考試參考答案）評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、修課學(xué)生名單及考勤記載表、課程論文（考試答卷）、課程考試成績單。

3.招生檔案

包括招生宣傳、歷年招生簡章、初試命題及復(fù)試安排、新生錄取庫、學(xué)籍材料等。

4.論文檔案

包括研究生在校期間科研成果匯總表及證明材料、開題報(bào)告、答辯安排、答辯記錄、答辯總結(jié)、終版論文等。

5.專業(yè)實(shí)踐檔案

包括學(xué)碩社會(huì)實(shí)踐表、教育碩士實(shí)習(xí)實(shí)踐手冊(cè)、專碩（非教育碩士）實(shí)踐手冊(cè)等。

6.日常管理檔案

包括在校研究生信息和導(dǎo)師信息、研究生獎(jiǎng)助學(xué)金管理文件、研究生評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)材料、研究生請(qǐng)假記錄等。

三、加強(qiáng)研究生教學(xué)檔案管理的路徑選擇

研究生教學(xué)檔案要實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，需要在實(shí)事求是原則的基礎(chǔ)上，探求新的路徑。

1.健全研究生管理機(jī)構(gòu)

學(xué)校應(yīng)立足長遠(yuǎn)發(fā)展，從全局出發(fā)，在提高研究生教育質(zhì)量的基礎(chǔ)上，建立健全研究生管理體系。在具體執(zhí)行層面，二級(jí)學(xué)院應(yīng)實(shí)行“三到位”：專職機(jī)構(gòu)到位，配備人員到位，崗位職責(zé)落實(shí)到位，研究生秘書和研究生輔導(dǎo)員合理分工，各司其職。此外，學(xué)院應(yīng)建立規(guī)范化管理制度，確保研究生教學(xué)檔案的管理有明晰的制度依據(jù)，嚴(yán)格檔案管理過程，重視日常研究生教學(xué)和科學(xué)研究成果的積累，把控研究生培養(yǎng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，以促進(jìn)研究生教育事業(yè)的穩(wěn)步提升。

2.增強(qiáng)研究生教學(xué)檔案管理意識(shí)

為有效開展二級(jí)學(xué)院研究生教學(xué)檔案的管理工作，首先需要從思想意識(shí)上加強(qiáng)，在全體教師和工作人員中定期開展檔案業(yè)務(wù)的宣傳和學(xué)習(xí)活動(dòng)，強(qiáng)化全體師生檔案意識(shí)，師生以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對(duì)待每一份檔案是確保檔案完整的必要條件。其次，在制度設(shè)計(jì)上，學(xué)校應(yīng)出臺(tái)詳細(xì)的教學(xué)檔案管理方案，作為教學(xué)一線的二級(jí)學(xué)院必須嚴(yán)格執(zhí)行的方案，制定研究生教學(xué)檔案管理實(shí)施細(xì)則，將其列入學(xué)院制度建設(shè)中，避免研究生教學(xué)檔案資源的流失，保證其完整性和有效性，做到“三列入”，即列入學(xué)院規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃和教職工的職責(zé)范圍；研究生教學(xué)檔案的管理實(shí)行“四同步”，即常規(guī)化教學(xué)檔案管理工作，實(shí)施教學(xué)檢查過程中同步開展教學(xué)檔案的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收工作；同時(shí)建立檔案管理者的人事考評(píng)機(jī)制。[6]

3.遵循檔案管理原則，對(duì)建檔材料合理分類科學(xué)編目

二級(jí)學(xué)院需要結(jié)合自身實(shí)際情況，遵循實(shí)事求是的原則，確定研究生教學(xué)檔案歸檔范圍和類別，建立檔案分類目錄，科學(xué)地分類整理、立卷歸檔。可運(yùn)用語義清晰、指向明確的詞匯將教學(xué)檔案進(jìn)行編碼，科學(xué)的編碼有利于檔案的快速查閱和提取，便于建立不同檔案之間的聯(lián)系。[7]以資源環(huán)境學(xué)院為例，依據(jù)類別、時(shí)間、數(shù)量等要素，可以給研究生教學(xué)檔案編制四級(jí)目錄。一級(jí)目錄：學(xué)院名稱首字母縮寫，為區(qū)分各二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案材料，將一級(jí)目錄設(shè)置為學(xué)院拼音縮寫，例如，資環(huán)院為“ZHY”。二級(jí)目錄：主要用于區(qū)分教學(xué)檔案的類別，根據(jù)前文所述將研究生教學(xué)檔案分為6大類，如論文檔案編碼為“LW”，課程檔案編碼為“KC”。三級(jí)目錄：主要目的在于將同一類別的檔案進(jìn)行細(xì)分，可設(shè)置為專業(yè)拼音首字母或者學(xué)期。例如：生態(tài)學(xué)的論文、實(shí)習(xí)檔案可直接編碼為“STX”；2020—2021第二學(xué)期的課程檔案即可編碼為“202102”。四級(jí)目錄：考慮到教學(xué)檔案的個(gè)性特點(diǎn)，四級(jí)目錄可以是學(xué)號(hào)、工號(hào)或檔案序號(hào)。例如，資環(huán)學(xué)院學(xué)號(hào)為20190071學(xué)生的畢業(yè)論文的標(biāo)準(zhǔn)化編碼就是ZHY-LW-STX-20190071。

（四）提高信息化水平，便于師生利用

校院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)創(chuàng)新管理理念和管理方式，改革舊的檔案管理模式，提升檔案管理的信息化水平。首先，二級(jí)學(xué)院加大檔案管理的專項(xiàng)資金投入，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，如數(shù)據(jù)采集設(shè)備：高速掃描儀，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備：硬盤、存儲(chǔ)器，軟件服務(wù)系統(tǒng)：數(shù)字化檔案系統(tǒng)等，為信息化檔案建設(shè)提供必要的支撐條件。[8]其次，有效結(jié)合紙質(zhì)化與信息化管理，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案。最后，建立研究生教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，將教學(xué)檔案的編碼錄入數(shù)據(jù)庫中，便于檔案目錄檢索、檔案查詢，同時(shí)利用校園網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)研究生教學(xué)檔案資源的傳遞和高度共享，切實(shí)提升研究生教學(xué)檔案的利用服務(wù)水平。

四、結(jié)語

研究生教學(xué)檔案管理是否科學(xué)高效，既是衡量研究生教育、培養(yǎng)水平的重要標(biāo)志，也為研究生教育評(píng)估、高校建設(shè)等工作提供重要依據(jù)。本文僅結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，分析研究生教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和遇到的問題，探求科學(xué)管理研究生教學(xué)檔案的最優(yōu)路徑。由于篇幅有限，未能進(jìn)行深入分析。而隨著信息社會(huì)對(duì)檔案資源管理和利用需求日益增長，檔案信息化建設(shè)將是信息時(shí)代檔案事業(yè)改革與發(fā)展的重要主題，如何根據(jù)研究生教學(xué)檔案的特點(diǎn)，研究和實(shí)踐教學(xué)檔案的信息化、數(shù)字化，建立完善的教學(xué)檔案資源體系，助力高校教學(xué)科研的跨越式發(fā)展，仍是一個(gè)需要不斷探索求知的過程。