提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

金美花

（和龍市房屋征收經(jīng)辦中心，延邊朝鮮族自治州 133500）

檔案管理信息化建設(shè)工作的開展有利于從根本上提高事業(yè)單位的檔案管理水平。檔案管理信息化建設(shè)工作是一個長期的過程，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實際發(fā)展情況，制定具有針對性的推進措施，保證各項工作開展的有序性，注重從多方面入手來進行檔案管理信息化建設(shè)，在此基礎(chǔ)之上才能真正實現(xiàn)檔案管理工作水平的提高。雖然目前部分事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得了一定的成果，但是由于對此領(lǐng)域開展研究的時間較短，因此還有許多不夠完善的地方。不完善的管理制度、落后的管理思想以及管理人員的能力偏低等多個問題會嚴重阻礙檔案管理信息化建設(shè)的速度，事業(yè)單位需要對現(xiàn)存問題進行有效解決。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的概述

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

在對檔案管理信息化建設(shè)進行理解的過程中，可以將其看作相關(guān)管理人員采用信息化技術(shù)將實體的文檔信息錄入計算機內(nèi)，使信息以數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)，并對其進行保存和應用。信息化技術(shù)的出現(xiàn)給人們的生活和工作提供了極大的便利，將信息化技術(shù)應用在檔案管理工作中，不僅能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量，同時也更有利于實現(xiàn)檔案信息的永久保存，后續(xù)的信息查閱也會變得更加便捷。從當前的實際發(fā)展情況來看，雖然事業(yè)單位都在積極進行檔案管理信息化建設(shè)，但是在建設(shè)過程中仍然存在一些問題。如何對現(xiàn)有的問題進行解決，成為事業(yè)單位需要重點研究的內(nèi)容，只有對問題進行解決才能從根本上提高檔案管理工作的水平。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.實現(xiàn)永久保存信息

隨著科學技術(shù)水平的不斷提高，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時需要朝著信息化的方向轉(zhuǎn)變，打破傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理信息化建設(shè)有利于實現(xiàn)檔案信息的永久保存。傳統(tǒng)的檔案信息一般都是紙質(zhì)檔案，在紙質(zhì)檔案的保管過程中，很容易出現(xiàn)受潮發(fā)霉或者破損的情況，對檔案信息的完整性造成不利影響。建成信息化檔案管理模式能實現(xiàn)檔案的電子化管理，各項數(shù)據(jù)信息會被直接儲存在計算機中，能有效避免檔案信息出現(xiàn)丟失或者損毀的情況，進而真正實現(xiàn)檔案信息的永久性保存。

2.提高信息查找的便捷度

檔案管理工作本身就是一項較為復雜的工作，在傳統(tǒng)的管理過程中，由于都是對紙質(zhì)檔案進行整理，因此會耗費管理人員大量的時間和精力。后期在對相關(guān)信息進行查閱時，也會比較煩瑣，需要經(jīng)過多個步驟才能完成，而且最終是否能夠查閱到相關(guān)信息也無法保證。進行檔案管理信息化建設(shè)則能有效提高檔案信息查閱的速度，能夠減少許多不必要的中間環(huán)節(jié)，從根本上節(jié)約人力和物力，同時還不會影響檔案管理工作的正常進行。除此之外，在對檔案信息進行信息化管理時，可以最大限度地減少外界因素對檔案信息的影響，檔案信息可以不受時間和空間的限制安全地被儲存在計算機中。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏信息化檔案管理理念

檔案管理本身就是一項較為復雜的工作，想要提高檔案管理水平就必須采用具有針對性的管理措施。在新時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理理念及管理方法已經(jīng)不再適用于當前的管理工作，事業(yè)單位在發(fā)展過程中需要積極地進行信息化建設(shè)，采用先進的技術(shù)和理念對傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足及缺陷進行彌補，在此基礎(chǔ)之上才能有效提高事業(yè)單位的檔案管理水平。從當前的實際發(fā)展情況來看，部分事業(yè)單位并沒有充分認識到信息化檔案管理工作的積極意義，缺乏對信息化檔案管理的正確認識，部分事業(yè)單位管理人員的思想過于保守，不懂得積極學習先進技術(shù)，沒有充分認識到信息技術(shù)的優(yōu)勢，對系統(tǒng)和相關(guān)平臺還持有懷疑的態(tài)度。由于在思想意識方面存在問題，因此對檔案管理信息化建設(shè)造成了嚴重阻礙。

（二）缺乏信息技術(shù)及專業(yè)人才

檔案管理信息化建設(shè)工作需要先進技術(shù)及專業(yè)人才的支持。如果缺乏先進技術(shù)和專業(yè)人才的支持，將會導致檔案管理信息化建設(shè)的速度非常緩慢，甚至還可能出現(xiàn)無法推進相關(guān)工作進展的情況。從當前的實際發(fā)展情況來看，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力偏低，在開展檔案管理工作時，對各項信息技術(shù)的操作及應用并不熟悉，甚至還有工作人員嚴重缺乏責任心和責任感，對檔案管理工作持消極態(tài)度。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)工作需要有先進的技術(shù)設(shè)備作為支持，但是目前部分事業(yè)單位并沒有積極引進先進的技術(shù)和設(shè)備，仍然在使用已經(jīng)老化的設(shè)備，這會對檔案管理信息化建設(shè)工作造成嚴重影響。

（三）缺乏完善的檔案管理機制

各項工作的開展都需要有完善的制度作為支持，但是目前部分事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時缺乏完善的制度及體系，這就直接導致相關(guān)工作的開展顯得雜亂無章。雖然部分事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)初見成效，但是從總體來看仍然缺乏完善而全面的管理機制。也正是由于缺乏完善的機制，檔案管理信息化建設(shè)的速度較慢。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高檔案管理人員的綜合能力

想要不斷提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平，必須從多方面入手。首先，需要注重對檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力進行提高。檔案管理工作相較于其他工作來說，具有一定的煩瑣性，需要面對的數(shù)據(jù)信息眾多。因此，管理人員要有較強的工作責任心和責任感，能夠?qū)Ω黜棓?shù)據(jù)進行細致的歸納和整理，這樣才能保證檔案信息的完整性。其次，需要定期開展專業(yè)的培訓工作，針對在崗人員的實際工作能力制定具有針對性的培訓方案，通過開展專題培訓、線上授課的方式來向管理人員傳授專業(yè)技能。最后，需要注重教授工作人員相應的計算機應用技能，這樣才能保證工作人員更加高效地完成檔案管理工作，同時還能提高工作效率。

（二）積極引進先進的技術(shù)和設(shè)備

檔案管理信息化建設(shè)工作的開展需要有先進技術(shù)及專業(yè)設(shè)備的支持，這就需要事業(yè)單位建立專項資金來對先進技術(shù)及專業(yè)設(shè)備進行購進。只有在完善的硬件及軟件的支持下，事業(yè)單位才能建立起龐大且穩(wěn)固的數(shù)字化檔案庫。為了保證檔案管理信息化建設(shè)的高效開展，事業(yè)單位需要積極組織工作人員對相關(guān)管理軟件進行研發(fā)。事業(yè)單位需要提前購置專業(yè)的信息化設(shè)備，根據(jù)檔案管理的實際需求選擇合適的信息技術(shù)及軟件，在此基礎(chǔ)之上有效提高檔案管理的質(zhì)量，同時有效加快檔案管理信息化建設(shè)的速度。

（三）建立完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系和制度是保證檔案管理信息化建設(shè)工作有效開展的重要前提，事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實際發(fā)展情況來建立符合實際的檔案管理體系。針對現(xiàn)有的信息化建設(shè)情況制定完善的考核指標，更好地對相關(guān)管理人員進行考核，各項考核指標的建立應該直接與管理人員的業(yè)績相融合，這樣才能有效激發(fā)工作人員的工作積極性。除此之外，在進行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時，需要對檔案信息及相關(guān)檢索功能進行匯總，相關(guān)部門需要對檔案文件進行數(shù)字化處理，有效實現(xiàn)平臺的優(yōu)化和完善。

（四）樹立正確的信息化檔案管理理念

目前，部分事業(yè)單位在開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，之所以工作開展的速度較為緩慢，主要是因為相關(guān)單位的管理人員不重視檔案管理信息化建設(shè)工作。由于思想意識方面存在偏差，使得檔案管理信息化建設(shè)工作受到嚴重阻礙，部分工作人員并沒有充分認識到信息化技術(shù)的便捷性和安全性，在開展工作時仍然沿用傳統(tǒng)的管理思維。面對上述問題，事業(yè)單位必須建立正確的檔案管理理念，只有在保證認知正確的基礎(chǔ)之上，才能更加高效地開展后續(xù)工作。事業(yè)單位的領(lǐng)導人員要起好帶頭作用，積極進行檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和教育工作，通過采用新技術(shù)、新手段的方式來推進檔案管理信息化建設(shè)工作的有效開展。

（五）做好傳統(tǒng)管理與信息化管理的銜接工作

雖然目前許多事業(yè)單位都在積極進行項目檔案管理信息化建設(shè)，但是仍然有部分單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，一些事業(yè)單位存在傳統(tǒng)檔案管理模式和信息化檔案管理模式并行的局面。針對這樣的問題，事業(yè)單位要做好傳統(tǒng)檔案管理工作與信息化檔案管理工作的銜接。根據(jù)事業(yè)單位的實際發(fā)展情況，制定科學合理的檔案管理信息化建設(shè)工作推進方案，根據(jù)實際發(fā)展情況有層次、有條理地開展各項銜接工作。在開展銜接工作時，可以采用多元化的手段，針對不同的應用場景制定不同的管理方案，這樣更有利于進行檔案管理信息化建設(shè)，同時也能更好地將傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健?/p>

結(jié) 語

綜上所述，在新時代背景下，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時需要朝著信息化的方向進行轉(zhuǎn)變，打破原有的管理模式及管理理念，充分應用先進的信息化技術(shù)來開展更加高效的檔案管理工作，注重提高管理人員的綜合素質(zhì)能力，建立完善的管理體系，建立專項資金購進先進設(shè)備及儀器，對檔案管理理念進行優(yōu)化及創(chuàng)新，只有從多方面入手才能真正提高檔案管理水平，在此基礎(chǔ)之上推進事業(yè)單位得到更好的發(fā)展。