提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的策略研究

胡 悅

（秦皇島市山海關(guān)區(qū)機(jī)構(gòu)編制信息中心，秦皇島 066200）

引 言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式在許多方面已經(jīng)表現(xiàn)出了不足，因此進(jìn)一步加強(qiáng)信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的融合，有助于讓單位的檔案管理更符合社會發(fā)展的形勢，有助于提升檔案管理的效率與質(zhì)量，有助于促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)從檔案管理工作人員、信息化建設(shè)投入、規(guī)章制度與網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)等多方面入手，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

一、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢概述

（一）環(huán)境優(yōu)勢：利于對檔案的保存

在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，傳統(tǒng)的檔案管理工作流程十分煩瑣，事業(yè)單位的檔案資料被調(diào)閱和查看的頻率很大，顯著提升了檔案資料受到損毀或直接丟失的可能性，為檔案管理工作帶來了難度。對檔案管理信息化建設(shè)的推動(dòng)，有助于實(shí)現(xiàn)對檔案資料及時(shí)錄入、長效保存的模式，有助于提升檔案資料的安全性，為其提供了可靠的環(huán)境保障。

（二）技術(shù)優(yōu)勢：利于對檔案的利用

相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，融合了信息技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理模式，在檔案資料的共享和利用上更具效率，減少了傳統(tǒng)檔案管理工作中查閱檔案信息內(nèi)容的煩瑣流程，極大地降低了工作人員龐大的工作量，使這一工作擺脫了時(shí)間、空間的限制，從而對檔案資料的利用更加便捷，這在檔案管理信息化建設(shè)的眾多優(yōu)勢中，屬于技術(shù)優(yōu)勢。

（三）未來優(yōu)勢：利于對檔案的聯(lián)動(dòng)

在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的跨界聯(lián)動(dòng)都在逐步深入。檔案資料已經(jīng)不再只是一個(gè)部門或者一個(gè)行業(yè)的專屬資料。新時(shí)期的檔案管理工作，本質(zhì)上還是需要形成一個(gè)更具系統(tǒng)性、統(tǒng)一性特點(diǎn)的平臺，加強(qiáng)對多部門、多領(lǐng)域、多地區(qū)檔案資料的跨界聯(lián)動(dòng)，逐漸形成聯(lián)動(dòng)管理模式，追隨知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展方向，充分發(fā)揮信息技術(shù)的未來優(yōu)勢。

（四）時(shí)空優(yōu)勢：利于對檔案的管理

在信息技術(shù)的助力下，事業(yè)單位能夠進(jìn)一步提升檔案信息資料的采集、錄入效率，能夠更加高效地完成對檔案資料的采集與收錄。特別是對于一些檔案資料數(shù)量龐大、檔案管理工作煩瑣的事業(yè)單位而言，引入信息化的檔案管理模式，能夠助力單位完善對數(shù)量龐大、管理起來流程煩瑣的一線檔案資料的管理，這體現(xiàn)了檔案資料管理的時(shí)空優(yōu)勢。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足

（一）檔案管理人員對信息技術(shù)的掌握水平不高

從當(dāng)前我國事業(yè)單位中負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員群體來看，這些工作人員普遍具有年齡偏大、接受信息技術(shù)的速度較慢的特點(diǎn)，在長時(shí)間傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響下，對檔案管理工作開展信息化建設(shè)的認(rèn)識不足，為事業(yè)單位完善檔案信息化建設(shè)帶來了困難。此外，部分事業(yè)單位未重視對專業(yè)檔案管理工作人員的引入，而將這一工作安排給別的部門的工作人員來兼任完成，導(dǎo)致檔案管理工作效率不高。同時(shí)，檔案管理崗位頻繁更換人員，工作交接不及時(shí)、不到位，也為檔案管理工作帶來了混亂，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展帶來了極為不利的影響。

（二）事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的投入較少

就當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的情況而言，相較于檔案管理工作的實(shí)際需求，單位的投入還具有很大的差距，主要表現(xiàn)為對信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金投入不足、信息設(shè)備購買較少，導(dǎo)致許多必要的信息化建設(shè)內(nèi)容無法滿足實(shí)際工作的需求。特別是在投入資金不足的情況下，單位所開發(fā)的檔案管理信息系統(tǒng)智能化程度低、缺少部分功能，影響了事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。

（三）事業(yè)單位的檔案管理工作制度缺乏完善性

從當(dāng)前我國許多事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看，單位的檔案管理制度，相較于檔案管理的實(shí)際需求而言也具有較大的差距。特別是在當(dāng)前事業(yè)單位檔案資料的規(guī)模、數(shù)量都在顯著擴(kuò)大的情況下，傳統(tǒng)檔案管理制度已經(jīng)難以滿足實(shí)際的工作需求。為使信息技術(shù)能夠更為順利地融入其中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新檔案管理制度中的許多條款，但從實(shí)際情況來看，這些制度并未得到及時(shí)的更新，這也為檔案管理工作的信息化建設(shè)帶來了不便。

（四）事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備存在安全問題

提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，實(shí)際上面臨著各種明處與暗處的安全隱患。例如，事業(yè)單位的部分文件具有私密性，這就需要工作人員在管理的過程中應(yīng)嚴(yán)守文件安全。但目前，我國的檔案管理信息化技術(shù)還處在發(fā)展的過程中，尚缺乏足夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)南到y(tǒng)體系，可能存在一些漏洞，會對檔案文件的安全帶來威脅，而檔案文件信息一旦泄漏，就會帶來不堪設(shè)想的后果。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升了檔案管理設(shè)備的技術(shù)含量，事業(yè)單位需要聘請專業(yè)的高素質(zhì)人才，完成對電子設(shè)備的維護(hù)，而一旦維護(hù)不周，發(fā)生安全事故，就會為單位的正常運(yùn)營帶來威脅。

三、提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的策略

（一）全面增強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)水平

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從招聘、培訓(xùn)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)三個(gè)方面入手。

首先，在檔案管理工作人員的招聘方面，由于當(dāng)前加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)成為事業(yè)單位重要的發(fā)展方向之一，因此事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際需求，在招聘時(shí)制定出科學(xué)合理且詳盡的專業(yè)、學(xué)歷、年齡要求，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對應(yīng)聘人員的檔案管理理論、實(shí)際操作水平的檢驗(yàn)，達(dá)到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)之后，才能夠?qū)⑵滗浻貌⒇?fù)責(zé)檔案管理工作。

其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)入手，強(qiáng)化檔案管理工作人員本身的理論知識、實(shí)踐水平。具體的培訓(xùn)可從對新員工的入職培訓(xùn)，以及對老員工的在職培訓(xùn)兩方面開展。針對新招聘的工作人員，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作需求，制訂科學(xué)合理的培訓(xùn)計(jì)劃，讓新入職的工作人員能夠更快地適應(yīng)崗位，將各項(xiàng)信息技術(shù)順利地應(yīng)用到檔案管理工作之中。同時(shí)，針對當(dāng)前在事業(yè)單位中任職了較長時(shí)間、對信息技術(shù)掌握較差的人員，單位還應(yīng)當(dāng)制定具有針對性的在職培訓(xùn)策略，從定期培訓(xùn)與不定期培訓(xùn)兩個(gè)方面入手，制定完善的信息化培訓(xùn)政策。此外，在實(shí)際的培訓(xùn)過程中，單位應(yīng)遵循理論結(jié)合實(shí)踐的原則，在保證工作人員理論豐富的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化其對操作技能的掌握，這對于保證檔案管理工作信息化建設(shè)效用的正常發(fā)揮至關(guān)重要。

最后，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)完善檔案管理部門的團(tuán)隊(duì)建設(shè)，讓檔案管理部門的工作人員得以更好地優(yōu)勢互補(bǔ)，提升團(tuán)隊(duì)的契合性，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)工作的深度并拓寬團(tuán)隊(duì)工作的廣度，讓工作覆蓋面更為廣泛，構(gòu)建更具系統(tǒng)性的工作網(wǎng)，提升檔案管理信息化建設(shè)的水平。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)做好對檔案管理工作人員的崗位安排，盡可能將能力薄弱的工作人員放在次要工作位置上，將更具能力的人員放在主要工作位置上，讓其得以在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身的才干，以此逐步提升檔案管理信息化建設(shè)的水平。

（二）增強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的投入力度

針對當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)開展水平落后的情況，單位應(yīng)當(dāng)從資金、人才、設(shè)施等多個(gè)方面入手，為檔案管理信息化建設(shè)提供更為可靠的支持。在具體實(shí)施中，單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到，加強(qiáng)提升檔案管理信息化水平在信息時(shí)代下具有刻不容緩的緊迫性，同時(shí)這也是推動(dòng)單位自身向著更加智能化、信息化方向發(fā)展的必由之路。單位應(yīng)設(shè)置專項(xiàng)資金，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與社會上一些優(yōu)秀的IT公司的合作，不斷將社會上的先進(jìn)人才、技術(shù)資源吸納到檔案管理工作中，逐步提升檔案管理信息化建設(shè)的水平。

（三）構(gòu)建完善的檔案管理規(guī)章制度

由于當(dāng)前信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用范圍存在不斷擴(kuò)大的趨勢，同時(shí)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)量也不斷增多，因此單位應(yīng)從制度建設(shè)入手，從源頭上為檔案管理信息化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。在具體實(shí)施中，單位應(yīng)當(dāng)做好對先前規(guī)章制度的分析，把握在制度建設(shè)中對推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)不利的地方，不斷地完善、修訂規(guī)章制度。同時(shí)，就信息技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)際融合，單位還應(yīng)當(dāng)以動(dòng)態(tài)的眼光，對規(guī)章制度實(shí)施管理，保證這些規(guī)章制度能夠長效、持續(xù)地服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)工作。

（四）加強(qiáng)對檔案管理軟硬件的優(yōu)化升級

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)從完善檔案管理信息化設(shè)備入手，增加對信息化檔案管理設(shè)備的投入，特別是采購更為先進(jìn)的一體化掃描系統(tǒng)，購買高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，讓檔案管理工作人員運(yùn)用更為先進(jìn)的設(shè)備，在更為穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中完成信息化檔案管理工作，強(qiáng)化檔案管理工作人員的安全管理能力；事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理信息化平臺、系統(tǒng)的建設(shè)，以完善的平臺建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供支持；事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理工作新方法的研討與培訓(xùn)，對檔案管理中積累的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行不斷的總結(jié)，對未知的檔案管理方法實(shí)施集中討論，讓軟硬件完美契合、內(nèi)外兼顧；事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)做好對檔案管理信息化系統(tǒng)的日常運(yùn)維，以及對網(wǎng)絡(luò)漏洞的排查，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，維護(hù)檔案資料的安全性。事業(yè)單位可以成立專門的網(wǎng)絡(luò)安全部門來落實(shí)這一工作，通過網(wǎng)絡(luò)安全部門，實(shí)現(xiàn)對檔案管理信息化平臺更為可靠的保護(hù)。

結(jié) 語

綜上所述，在信息時(shí)代高速發(fā)展的背景下，加強(qiáng)提升事業(yè)單位檔案管理信息化水平，有利于強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的工作效率與工作效果。但諸多因素的影響也使得事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)面臨著不少突出的問題。因此，在具體工作中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)仔細(xì)分析檔案管理工作的實(shí)情，結(jié)合實(shí)際需求，有針對性地采取措施，提升檔案管理信息化水平，推動(dòng)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。