企業(yè)辦公室檔案管理工作效率的提升途徑研究

張瑩

舟山市自來(lái)水有限公司 浙江舟山 316021

企業(yè)辦公室檔案管理的工作效率、管理的能力等，會(huì)直接影響辦公室整體工作的效率。辦公室檔案有序性、規(guī)范性管理，是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。但是結(jié)合當(dāng)前企業(yè)辦公室檔案管理的現(xiàn)狀而言，多具有管理理念落后，管理效率較低等方面問(wèn)題。辦公室檔案管理工作未能夠結(jié)合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)、技術(shù)應(yīng)用的情況等進(jìn)行創(chuàng)新，不利于企業(yè)的發(fā)展。信息化、大數(shù)據(jù)化時(shí)代背景下，辦公室檔案管理需要堅(jiān)持科學(xué)性、發(fā)展性的原則。基于企業(yè)辦公室檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。文章將圍繞企業(yè)辦公室檔案管理工作進(jìn)行討論，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)研究活動(dòng)帶來(lái)一定參考意義。

1 企業(yè)辦公室檔案管理工作效率提升的必要性分析

1.1 時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)

企業(yè)辦公室檔案管理工作效率的提升，是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。常規(guī)檔案管理多通過(guò)紙質(zhì)方式管理，檔案內(nèi)容易于丟失，或者檢索困難等[1]。在檔案重復(fù)應(yīng)用的情況下，也易于發(fā)生損壞的問(wèn)題。辦公室檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過(guò)智能化軟件進(jìn)行管理，則能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、內(nèi)容的完整性，且能夠快速檢索到相關(guān)數(shù)據(jù)資料，發(fā)揮辦公室檔案應(yīng)用的價(jià)值。

1.2 企業(yè)創(chuàng)新的重要保障

檔案作為企業(yè)重要的記錄性資料，涵蓋企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及人事管理等多方面內(nèi)容。檔案自身便具有機(jī)密性?xún)r(jià)值，能夠直接影響企業(yè)各類(lèi)業(yè)務(wù)能否順利開(kāi)展，關(guān)系到企業(yè)的各類(lèi)決策[2]。辦公室檔案管理工作效率的提升，能夠?yàn)槠髽I(yè)工作的開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。以人事檔案為例，記錄著每一位員工工作的情況、發(fā)展歷程等，根據(jù)檔案能夠?qū)θ耸潞笃谄赣眠M(jìn)行參考，保證人事聘用合理性與科學(xué)性。

2 企業(yè)辦公室檔案管理工作效率提升的途徑分析

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念，培養(yǎng)優(yōu)秀管理人才

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，需要提升辦公室檔案管理工作的重視程度。根據(jù)當(dāng)前辦公室檔案管理工作開(kāi)展的具體情況，分析現(xiàn)存問(wèn)題，改進(jìn)檔案管理模式[3]?；诋?dāng)前企業(yè)辦公室檔案管理的現(xiàn)狀而言，多具有內(nèi)容、形式不夠齊全的問(wèn)題。檔案管理工作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)不足。很多辦公室檔案管理人員認(rèn)為工作的內(nèi)容主要是資料統(tǒng)計(jì)、資料儲(chǔ)存工作等，對(duì)檔案應(yīng)用的價(jià)值關(guān)注不足。針對(duì)于上述問(wèn)題，則需要?jiǎng)?chuàng)新管理理念。比如可以制定明確的檔案管理制度，構(gòu)建檔案管理工作意見(jiàn)反饋制度。傾聽(tīng)不同崗位、部門(mén)人員對(duì)檔案管理的建議等。根據(jù)檔案管理的特殊性及重要價(jià)值，實(shí)施細(xì)化管理。

企業(yè)需要積極開(kāi)展辦公室檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)檢查、考核活動(dòng)，適當(dāng)引入激勵(lì)制度等。比如針對(duì)于辦公室檔案管理人員的工作情況，給與工作能力較強(qiáng)的人員獎(jiǎng)勵(lì)，給與工作質(zhì)量較差的員工處罰等，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境。企業(yè)需要提升優(yōu)秀檔案管理人才培養(yǎng)的重視程度，首先在招聘環(huán)節(jié)，需要聘請(qǐng)具有較高專(zhuān)業(yè)能力、職業(yè)素養(yǎng)的人才，將先進(jìn)的辦公室檔案管理理念、管理技術(shù)融入到管理工作中[4]。其次在內(nèi)部管理方面，則可以定期開(kāi)展知識(shí)講解、技能培訓(xùn)活動(dòng)。為檔案管理人員實(shí)施系統(tǒng)化培訓(xùn)，鼓勵(lì)其參與各類(lèi)在職學(xué)習(xí)活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等等，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力。

2.2 完善檔案管理體系，提升管理工作效率

完善的檔案管理體系應(yīng)用下，能夠使各項(xiàng)辦公室檔案管理工作有序開(kāi)展，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展有益。辦公室檔案管理工作中，需要基于現(xiàn)存問(wèn)題，完善檔案管理的體系，提升管理資金的投入，突破傳統(tǒng)管理模式中的不足，實(shí)現(xiàn)檔案管理理念的創(chuàng)新。

檔案管理期間，需要積極應(yīng)用信息化技術(shù)，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。企業(yè)需要保證各類(lèi)軟件設(shè)施、硬件設(shè)備充足，做好資金供應(yīng)工作。針對(duì)于不同的檔案系統(tǒng)，則需要構(gòu)建針對(duì)性的系統(tǒng)體系。比如可以加強(qiáng)檔案管理、檔案收集及網(wǎng)上查閱等體系的建設(shè)。針對(duì)于不同檔案應(yīng)用需求進(jìn)行針對(duì)性管理，比如針對(duì)于紙質(zhì)檔案，則實(shí)施電子化存檔管理，能夠保證紙質(zhì)檔案的完整性，且能夠通過(guò)電子化檔案隨時(shí)應(yīng)用，使檔案能夠永久性、良好性存儲(chǔ)。辦公室需要做好數(shù)據(jù)、資料的檢索、收集、整理及鑒別工作等。根據(jù)辦公室檔案業(yè)務(wù)模塊，加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)、業(yè)務(wù)管理，對(duì)比管理系統(tǒng)的功能，注重檔案的動(dòng)態(tài)化管理，加強(qiáng)部門(mén)之間的合作與交流。應(yīng)用信息化、智能化的技術(shù)管理檔案，能夠提升檔案管理工作的效率，便于不同部門(mén)工作人員應(yīng)用檔案，更好的發(fā)揮檔案管理、檔案應(yīng)用的價(jià)值。

2.3 注重信息安全管理，加強(qiáng)法律內(nèi)容宣傳

信息化時(shí)代背景下，使企業(yè)辦公室檔案管理工作更加便利。但是與之同時(shí)也帶來(lái)了很多信息安全隱患，比如網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、系統(tǒng)漏洞等，均可能會(huì)造成信息泄露問(wèn)題的發(fā)生。檔案作為企業(yè)重要的管理內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的發(fā)展及經(jīng)營(yíng)會(huì)產(chǎn)生較大影響。針對(duì)于這種情況，需要提升信息安全管理的重視程度，做好保密工作。

企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)每一位工作人員信息安全的指導(dǎo)，介紹檔案安全管理的重要意義，常見(jiàn)的危險(xiǎn)因素，錯(cuò)誤的操作方式等。介紹相關(guān)法律內(nèi)容，強(qiáng)化工作人員的檔案安全管理重視程度。日常工作中加強(qiáng)安全審查，定期維護(hù)系統(tǒng)，注意及時(shí)消除相關(guān)信息等。同時(shí)企業(yè)還可以設(shè)置檔案管理保密條例，嚴(yán)格控制檔案查閱和信息的公開(kāi)，盡可能降低檔案安全問(wèn)題的發(fā)生率。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)需要提升辦公室檔案管理的重視程度。結(jié)合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)及企業(yè)發(fā)展的需求，創(chuàng)新辦公室檔案管理的模式、管理的方法。合理應(yīng)用信息技術(shù)，構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)，且通過(guò)信息安全管理，保證檔案數(shù)據(jù)安全，切實(shí)發(fā)揮辦公室檔案管理、應(yīng)用的價(jià)值，提升檔案管理工作的能力與效率，為企業(yè)的創(chuàng)新、持續(xù)發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好條件。