建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化研究

王瑩

上海大屯能源股份有限公司江蘇大屯中能服務(wù)公司 江蘇徐州 221600

建筑企業(yè)檔案管理效能（Management Effectiveness）是指建筑企業(yè)檔案管理部門在實現(xiàn)檔案管理目標(biāo)所顯示的能力和獲得的管理效率、效果、效益的綜合反映。建筑企業(yè)檔案管理效能是衡量從事建筑企業(yè)檔案管理工作結(jié)果的尺度，是檔案管理系統(tǒng)的整體反映。追求檔案管理效能的不斷提升，是建筑企業(yè)檔案管理活動的中心和一切檔案管理工作的出發(fā)點，也是建筑企業(yè)檔案管理的生命所在。根據(jù)國務(wù)院2020年10月15日發(fā)布的《關(guān)于2019年度建筑資產(chǎn)管理情況的綜合報告》發(fā)布的信息顯示，2019年全國建筑企業(yè)資產(chǎn)總額達(dá)到233.9萬億元，保持了較快的增長速度，為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展，以及民生工程的實施作出了巨大貢獻(xiàn)。隨著建筑企業(yè)的蓬勃發(fā)展，在建筑企業(yè)各項活動中形成的建筑企業(yè)檔案管理數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)大幅增長。提升“國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”包括依靠創(chuàng)新性的社會管理思想、技術(shù)、方法驅(qū)動傳統(tǒng)管理模式的變革，從而構(gòu)建起符合現(xiàn)代企業(yè)治理模式的新的管理機(jī)制?，F(xiàn)代企業(yè)制度體系下，促進(jìn)建筑企業(yè)檔案管理職能轉(zhuǎn)變，提升建筑企業(yè)檔案管理效能，能夠激發(fā)建筑企業(yè)檔案管理活力，在維護(hù)建筑企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、合法權(quán)益和歷史真實面貌等方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

1 建筑工程檔案的特點、基本內(nèi)容與重要作用

1.1 特點

①專業(yè)性特點。建設(shè)工程檔案的專業(yè)性主要指的是形成領(lǐng)域的專業(yè)性和內(nèi)容的專業(yè)性兩方面。工程檔案的專業(yè)性特點使它和其他專門檔案區(qū)別開來，比如，工程檔案的整理分類及檔案部門的組建，都是要以工程檔案的專業(yè)性作為基礎(chǔ)的。②成套性特點。建設(shè)工程的特點是工程項目成套。所有建設(shè)工程，都是以工程項目為單元進(jìn)行建設(shè)的，因此形成的工程建設(shè)檔案就圍繞項目構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，其成套性的特點尤為突出。③多樣性特點。工程檔案的來源較為廣泛，凡是進(jìn)行生產(chǎn)活動的企事業(yè)單位、科研院所、小型工廠都可以形成建設(shè)工程檔案，工程檔案的多樣性特點對工程檔案管理提出更高要求，需要采取科學(xué)化規(guī)范化管理手段和方法。④現(xiàn)行效用性。工程檔案不同于文書檔案一旦完成歸檔后就失去現(xiàn)行效用，工程檔案立卷歸檔后仍處于現(xiàn)行活躍期，比如，設(shè)計單位歸檔的底圖和藍(lán)圖與生產(chǎn)單位的材料是設(shè)計、使用以及維修不可或缺的依據(jù)和憑證。工程檔案的現(xiàn)實效用性特點使其管理也較為特殊，眾所周知，文書檔案一經(jīng)歸檔不能更改，而工程檔案歸檔后，當(dāng)一個工程的功能、結(jié)構(gòu)、消防等發(fā)生變化時，工程檔案也要隨之更改或補(bǔ)充，保證工程檔案的準(zhǔn)確性。

1.2 建設(shè)工程檔案一般按內(nèi)容分為工程規(guī)劃與設(shè)計檔案、施工檔案、竣工檔案等

具體包括以下幾方面的主要內(nèi)容：①前期準(zhǔn)備階段形成的文件。包括上級部門批準(zhǔn)的可行性研究報告、項目任務(wù)書、工程設(shè)計選址情況、基建規(guī)劃、上級批復(fù)、相關(guān)的招投標(biāo)文件、合同及協(xié)議等。②設(shè)計過程中形成的文件。初步設(shè)計、改擴(kuò)建文件、工程施工圖設(shè)計說明、設(shè)計文件以及預(yù)算文件等。③施工過程中形成的文件。一般包括能夠真實記錄和反映施工情況的內(nèi)容文件，例如，施工準(zhǔn)備和驗收文件、總結(jié)性文件等。④竣工時期形成的文件。一般包括工程竣工驗收合格證書、驗收報告和驗收證明、工程竣工圖、工程決算書以及竣工驗收會議紀(jì)要等。⑤后期運(yùn)營和管理階段形成的文件。一般包括工程竣工后投入使用過程中改擴(kuò)建、維修等形成的文件。

1.3 建設(shè)工程檔案的重要作用和重要意義

①工程檔案為工程竣工驗收提供重要保障和有力支撐。工程檔案能夠?qū)⑹┕ふ麄€過程客觀、真實而完整地呈現(xiàn)出來，與工程質(zhì)量檢查、監(jiān)督、評定息息相關(guān)，工程竣工之際，質(zhì)量監(jiān)督部門通過翻閱查找工程檔案，有利于質(zhì)量監(jiān)控，充分了解工程實際質(zhì)量，讓檔案質(zhì)量與實際工程無縫連接，為工程竣工驗收提供重要保障和有力支撐。②工程檔案為后期的基建維修、技術(shù)改造提供翔實的可靠憑證。工程項目有一定的可變性，工程后期運(yùn)營使用和管理過程中經(jīng)常會涉及基建維修、改擴(kuò)建、技術(shù)改造等情況，工程檔案如實記載工程中的真實情況，為基建維修、技術(shù)改造等提供翔實可靠的憑據(jù)，確保企業(yè)各項工作有序地開展。

2 建筑工程檔案資料管理中存在的問題與不足

2.1 建筑工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在建筑工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會導(dǎo)致無法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。另外，紙質(zhì)檔案保管還面臨一個重要問題就是在需要時，難以較快查詢，降低了建筑工程檔案管理人員的工作效率。實現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化，不僅可以保存一些重要的檔案信息，還提高了檔案查詢速度。

2.2 建筑工程檔案資料管理人員素質(zhì)低

建筑工程檔案管理人員是直接參與建筑工程檔案資料管理的工作人員，他們的工作效率與綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)對建筑工程檔案管理水平有很大的影響，制約著檔案管理建設(shè)的發(fā)展步伐。在目前形勢下，我國從事建筑工程檔案資料管理的員工并不是受過專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理技能與知識，管理人員在上崗前缺乏有效的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，不能有效地執(zhí)行管理制度的規(guī)定，建筑施工企業(yè)也沒有采取針對性的監(jiān)督辦法及有效的管理措施。

2.3 建筑工程檔案資料的后續(xù)利用價值較低

從目前形勢看，大部分建筑企業(yè)沒有形成規(guī)范化的建筑工程資料管理體系，導(dǎo)致整體工作步驟順序混亂，不能精準(zhǔn)有效地進(jìn)行收集整理工作。在此基礎(chǔ)上，由于相關(guān)工作人員管理意識不強(qiáng)，在資料整理過程中可能出現(xiàn)疏漏或錯誤，致使資料缺乏真實性、有效性、準(zhǔn)確性等，從而導(dǎo)致失去后期可利用或參考的價值，甚至由于參考數(shù)據(jù)的不規(guī)范，可能導(dǎo)致建筑施工后期出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量事故，從而大大降低社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，以至于對施工環(huán)境和人員的生命財產(chǎn)安全構(gòu)成威脅。

2.4 建筑工程檔案資料管理體制不規(guī)范

很多企業(yè)都普遍認(rèn)為建筑工程檔案資料管理是一項可有可無的工作，這項工作是否有效對實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營利潤沒有太大影響，因此，其逐漸放棄了對這些工作的人力、物力、財力的投入。還有很多建筑企業(yè)一致認(rèn)為，建筑工程施工過程中，檔案資料管理是否科學(xué)、規(guī)范，對工程整體質(zhì)量影響不大，致使其放棄了在管理過程中對檔案資料的有效管理，并沒有制定有效的管理體制。同時，在建筑工程檔案資料管理監(jiān)督方面，相關(guān)部門也沒有建立專人負(fù)責(zé)檔案資料管理監(jiān)督的制度，而施工監(jiān)理單位為施工企業(yè)提供了各種優(yōu)質(zhì)服務(wù)，幫助施工企業(yè)在施工過程中對工程質(zhì)量、工程進(jìn)度和工程施工技術(shù)給予控制。所以，監(jiān)理單位還應(yīng)該在施工單位的檔案資料管理方面承擔(dān)相應(yīng)的管理監(jiān)督責(zé)任，確保建筑工程檔案資料管理的全面性及有效性。

3 加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的建議

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

當(dāng)前，在我國建筑工程實際建設(shè)過程中，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)至關(guān)重要。在這樣的情況下，檔案工作人員需有效轉(zhuǎn)變自身的檔案管理觀念，逐步提升自身的信息化認(rèn)知，理解檔案信息化建設(shè)的重要作用，在工作中加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的信息化運(yùn)用，轉(zhuǎn)變過去只靠紙質(zhì)存儲檔案信息的管理理念。檔案信息管理工作專業(yè)性強(qiáng)，管理人員需要終身學(xué)習(xí)，熟練掌握信息化技術(shù)，逐步提升自身的檔案信息管理水平，并且掌握有關(guān)的法律規(guī)章制度，避免出現(xiàn)違背法律的現(xiàn)象，推動檔案管理工作全面穩(wěn)定發(fā)展。在建筑工程項目的檔案信息管理過程中，信息化建設(shè)是重點，同時，也需要保證檔案信息化建設(shè)以及管理方式的豐富性以及多樣性，對檔案信息進(jìn)行儲備以及分類，提升檔案信息檢索的水平以及能力。在對檔案信息進(jìn)行實際儲備的時候，需要保證其合理性以及可靠性，在實際查找的時候更加便利。因此，在檔案信息化管理以及建設(shè)過程當(dāng)中，管理人員需要不斷轉(zhuǎn)變自身的管理觀念。

3.2 建立數(shù)據(jù)庫

在建筑工程項目檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，其工作主要是把文件內(nèi)容直接轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字，即檔案信息化建設(shè)的重點主要是建設(shè)檔案信息管理平臺，建立相應(yīng)的檔案信息庫，推動檔案管理工作向著信息化的方向不斷發(fā)展，適應(yīng)時代發(fā)展需求。檔案信息庫的建設(shè)很難在較短時間內(nèi)完成，需要將循序漸進(jìn)的原則落到實處，結(jié)合檔案館的具體情況，制定科學(xué)合理的檔案信息庫，制定相應(yīng)的規(guī)劃，采購硬件設(shè)施設(shè)備，將信息化檔案管理系統(tǒng)安裝其中。建筑工程檔案信息的管理工作，一方面需要構(gòu)建完善以及健全的檔案信息庫，使用電子檔案進(jìn)行查找以及檢索；另一方面，應(yīng)該對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行保存，制定科學(xué)合理的雙軌制檔案信息管理制度，逐步提升檔案信息管理的能力以及水平，將檔案信息所具備的實際價值充分展現(xiàn)出來。

3.3 加強(qiáng)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理人員應(yīng)結(jié)合建筑工程建設(shè)進(jìn)度、工程建設(shè)內(nèi)容，定期收集檔案資料，并要求相關(guān)部門落實檔案資源整理、保存、移交等工作。針對檔案管理不力的部門，應(yīng)制定切實可行的獎懲措施，督促相關(guān)部門、單位落實檔案管理職責(zé)。同時，為合理解決建筑檔案人員不足的困境，結(jié)合建筑工程建設(shè)特點，應(yīng)在相關(guān)部門、單位設(shè)置兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門、單位的檔案收集、整理、移交等工作，確保檔案收集及時、準(zhǔn)確、可靠。

3.4 完善檔案管理體系

健全的建筑企業(yè)檔案管理制度體系是提升企業(yè)檔案管理效能的重要外在保障?？茖W(xué)、規(guī)范的建筑企業(yè)檔案管理體系能夠促使建筑企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)、流程更加規(guī)范、更加科學(xué)，有利于管理效能的提升。具體來說，就是要針對建筑企業(yè)檔案管理實際，制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、實施規(guī)范和細(xì)則。當(dāng)前，要根據(jù)《企業(yè)檔案管理辦法》，制定《×××建筑企業(yè)檔案管理人員考核細(xì)則》《×××建筑企業(yè)檔案管理保密實施辦法》《×××建筑企業(yè)檔案庫房管理制度》《×××建筑企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，等等，相關(guān)的規(guī)章制度要隨著建筑企業(yè)檔案管理形勢的發(fā)展和變化，不斷地進(jìn)行補(bǔ)充、修繕，要始終保持建筑企業(yè)檔案管理制度的可操作性、可執(zhí)行力。

3.5 規(guī)范檔案數(shù)字化管理采集和輸入

為了保證建筑工程檔案信息向著信息化方向建設(shè)與發(fā)展，需把從簡單至復(fù)雜的有關(guān)原則落到實處，盡可能收集或者是輸入普通的檔案信息，之后將較為繁雜的檔案信息輸入其中。在當(dāng)前建筑工程項目建設(shè)過程當(dāng)中，檔案管理系統(tǒng)正在向著信息化的方向不斷建設(shè)，將其所具備的搜索功能充分展現(xiàn)出來，有效減輕檔案信息管理的困難程度，把全部檔案信息直接錄入該系統(tǒng)中。經(jīng)過平臺對檔案信息展開科學(xué)合理的管理。除此以外，在檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中，應(yīng)該將重要的信息內(nèi)容提煉出來，在實際搜索的過程當(dāng)中，經(jīng)過主題內(nèi)容或者是關(guān)鍵詞等，搜尋需要使用的檔案信息，逐步提升檔案信息管理的服務(wù)功能。

4 結(jié)語

隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過程中應(yīng)注意各個環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。建筑工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，越來越多的建筑施工企業(yè)在管理過程中重視建筑工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。