企業(yè)采購管理預警指標體系的探討

周 霞 深圳市中金嶺南有色金屬股份有限公司丹霞冶煉廠

前言

采購是為了保證企業(yè)正常運行，從供應市場來獲取到設備、材料、服務等相關(guān)支持，因而是企業(yè)取得外部資源的重要途徑，對于企業(yè)發(fā)展有著重要影響與不可忽視的地位。但由于在企業(yè)采購受多方面因素影響，因此風險較高，只有最大化降低風險，才能夠保證企業(yè)采購工作質(zhì)量，為此，就必須做好采購管理預警指標體系構(gòu)建工作，并嚴格按照相關(guān)指標運行。

一、企業(yè)采購管理預警指標體系構(gòu)建原則

在市場經(jīng)濟不斷完善與發(fā)展的背景下，現(xiàn)階段采購已經(jīng)不再是單純的商業(yè)買賣，而是變?yōu)橐婚T專業(yè)與一種職能，對于現(xiàn)代企業(yè)來說，采購在經(jīng)營管理中所占的比重越來越多，因此，相關(guān)管理者也必須走出以往對于采購工作的誤區(qū)，通過建立起完善的采購管理預警指標體系，來使得采購工作能夠盡可能地少發(fā)生風險，為企業(yè)具有更強競爭力保駕護航。

結(jié)合采購工作涉及到的層面，在構(gòu)建采購管理語境指標體系過程中應遵循以下幾方面原則：第一，相對獨立性原則，這一原則主要是指在設計各項預警指標時，為了避免指標間的互相影響與作用，因此盡可能減少各項指標的重疊，最大限度降低指標之間的相關(guān)性。第二，重要性原則，該原則是指在設置指標時，要全面與透徹的體現(xiàn)出指標重要性，保證后期采購工作能夠以指標為參考，對工作內(nèi)容的重要程度進行準確區(qū)分。第三，科學性原則，該原則是指企業(yè)在構(gòu)建預警指標體系過程中，必須要考慮到當前企業(yè)運營與采購情況，通過綜合考慮，并積極掌握其他企業(yè)采購管理預警指標，設置出一套符合企業(yè)自身法神的指標體系。第四，可測性原則，要求企業(yè)管理人員在進行采購管理工作時，借助預警指標能夠提供精準數(shù)值，利用數(shù)值的呈現(xiàn)體現(xiàn)出采購管理工作的科學性與有效性。第五，靈敏性原則，由于采購工作受到的影響因素相對較多，為了避免各影響因素給企業(yè)采購或運營帶來風險，在設置預警指標時，必須選擇靈敏度高的指標，及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的可能性風險，及時做好調(diào)整。

二、企業(yè)采購管理預警指標體系構(gòu)建思路

企業(yè)采購管理預警指標體系是企業(yè)運營情況為參考基礎建立起的一種系統(tǒng)，該系統(tǒng)必須以科學理論為指導基礎，通過設置一些靈敏度高、可測數(shù)據(jù)的指標，使得企業(yè)能夠預先掌握企業(yè)采購危機，進而提前做好采購風險預估與風險處理準備工作。雖然對于不同企業(yè)而言，采購工作與采購管理工作不盡相同，但筆者基于對采購的深入研究，發(fā)現(xiàn)采購風險是影響采購最終成果的最重要因素，因此，要想構(gòu)建出完善與系統(tǒng)的采購管理預警指標體系，就必須以企業(yè)在采購過程中可能遇到的風險為體系構(gòu)建出發(fā)點。

首先，結(jié)合企業(yè)以往采購工作完成情況以及在采購過程中存在的問題，發(fā)現(xiàn)采購風險，在這一過程中，應盡可能調(diào)查更多的采購數(shù)據(jù)，只有對于以往采購進行全面分析，才能更細致地找出每一次采購過程中包含的風險；其次，針對不同風險內(nèi)容，對于采購不同環(huán)節(jié)的工作進行判斷與分析，進而預估出不同風險的影響。筆者針對大部分企業(yè)運營情況，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在采購過程中，重點會受到市場采購風險、供應業(yè)務商資信情況、采購人員水平、交貨風險、采購成本高低等因素影響。因此，本文選擇上述內(nèi)容為企業(yè)采購管理預警指標，并參考預警指標體系構(gòu)建原則，找出風險排行。最后，各個企業(yè)在確定指標后，通過進行數(shù)據(jù)收集與處理，最終呈現(xiàn)出預警數(shù)據(jù)，為不同采購行為與狀態(tài)提供參考。

三、企業(yè)采購管理預警指標體系構(gòu)建內(nèi)容

(一)市場采購風險評價指標

采購工作本身就是企業(yè)向外部尋求資源的過程，因此，這一過程會受到外部環(huán)境影響，基于外部環(huán)境主要為市場環(huán)境，因此，我們將市場采購風險評價指標作為采購管理預警指標體系中最基礎的一項指標，這一指標主要分為兩個層面。

一是政治層面。不論企業(yè)采購業(yè)務主要與國內(nèi)市場客戶還是與國外市場客戶發(fā)生往來，企業(yè)都會受到相關(guān)國家政治經(jīng)濟狀況的影響，特別是進行國外采購時，若供應商所在國家政治經(jīng)濟情況不樂觀，供應商就會出現(xiàn)經(jīng)營不佳的問題，嚴重者還會出現(xiàn)倒閉風險，此時采購收貨則會出現(xiàn)延期的問題，影響企業(yè)資源配置與企業(yè)正常運行。二是匯率層面，該層面受到國際金融、國家政治因素、經(jīng)濟因素等多方面因素影響，若在企業(yè)采購前后匯率出現(xiàn)變動，則會在一定程度上造成企業(yè)出現(xiàn)經(jīng)濟損失，此時增加了企業(yè)采購風險。因此匯率層面與政治層面均是企業(yè)采購過程中不可控因素，但是為了盡可能降低市場環(huán)境這一不可控因素對于企業(yè)采購工作的影響，就必須以市場采購風險為監(jiān)測對象，建立起相應的風險評價指標，促使企業(yè)采購管理工作者能夠做出正確決策，降低企業(yè)采購風險。

(二)交貨風險評價指標

采購是企業(yè)從體外攝入的過程，因此，這一過程難免會涉及到交貨環(huán)節(jié)，由于這一環(huán)節(jié)在采購過程中是必不可少的，因此交貨風險也必須成為采購管理預警指標之一。

基于對交貨環(huán)節(jié)的分析，發(fā)現(xiàn)交貨風險主要存在于兩方面。第一，貨品質(zhì)量方面。質(zhì)量是企業(yè)在采購過程中勢必會考察到的一項內(nèi)容，而在考察過程中多選擇抽樣性調(diào)查，這與企業(yè)所收到的貨物會有一定的區(qū)別，因此，必須將貨品質(zhì)量指標作為采購風險指標之一，通過進行來料在線報廢率、來料批次合格率、供應商來料免檢率、來料抽檢缺陷率等數(shù)據(jù)統(tǒng)計與計算，使得風險數(shù)據(jù)化。在設置質(zhì)量風險指標時，企業(yè)必須以過往最常用的材料批次合格率為監(jiān)測指標。第二，配送指標，這一指標主要包含到三個方面，分別為訂單準時完成率、訂單完好交貨率以及物流信息準確與及時率。這三層面都反映出了材料或貨品配送情況，讓企業(yè)采購部門更細致與全面地掌握到采購信息。在設計這一指標時，則需要綜合考慮三個層面內(nèi)容，通過合理分配權(quán)重，使得交貨風險評價指標更為可靠。

(三)供應商綜合風險評價指標

供應商直接決定著企業(yè)采購的順利程度，因此，為了降低采購風險，在構(gòu)建采購管理預警指標體系時，就必須將供應商納入其中。供應商綜合風險評價指標涉及到以下三方面內(nèi)容：(1)合同履行率。企業(yè)在采購過程中都會與供應商簽訂相應的合同，這一指標是評價供應商資信的一個重要指標，直接與數(shù)據(jù)顯示出每一供應商以往所履行合同的具體情況，為企業(yè)是否與該供應商合作提供參考數(shù)值；(2)客戶滿意度。客戶滿意度不僅涉及到供應商材料質(zhì)量，也反映出了供應商售后服務情況，這一指標更加綜合與全面，因此必須將其作為供應商綜合風險評價指標中一個重要參考；(3)行業(yè)地位及信譽。通常情況下，國家會設置專門機構(gòu)或部門來評價工商企業(yè)資信情況，評價具有客觀性與真實性，因此其評價結(jié)果也決定了企業(yè)在行業(yè)內(nèi)部的資信情況與企業(yè)行業(yè)地位，在采購過程中通過進行行業(yè)地位與資信評價，則可以更準確地選擇出采購風險更小的供應商，為保證企業(yè)的正常運營做好準備工作。

(四)采購人員素質(zhì)風險評價指標

對于企業(yè)而言，采購人員為采購通過的主體，因此采購工作不僅受到外部環(huán)境影響，更會受到采購人員的影響，基于此，采購人員素質(zhì)風險評價指標也必須成為采購管理預警指標中的一部分。

影響人員素質(zhì)風險的因素主要有技能因素和道德因素兩方面。因此，技能指標就必須以采購人員技能水平為參考進行評價，通過分析不同采購人員以往采購行為，計算出目標未達率與不良合同率，通過計算出這兩項數(shù)值，判斷出采購人員所具有的基本采購能力，進而評價出采購人員進行采購時存在的風險，為后期采購選擇出更匹配的高技能人才。道德風險指標則判斷采購人員以往采購行為中是否出現(xiàn)了徇私舞弊的情況，通過分析采購人員違紀率、人員矛盾頻率等，來判斷出每一位采購人員的品德水平。通過嚴格篩選采購人員，避免采購過程中出現(xiàn)接受供應商賄賂、與供應商勾結(jié)的不良行為，從人員角度出發(fā)降低企業(yè)采購風險等級。在設置采購人員素質(zhì)風險評價指標時，企業(yè)管理人員與高級人員必須保證數(shù)值的準確性，以此來降低企業(yè)內(nèi)部因素對采購工作產(chǎn)生的影響。

(五)采購財務風險評價指標

除采購人員素質(zhì)風險評價指標外，還需要從企業(yè)內(nèi)部出發(fā)，設置出采購財務風險評價指標。這一指標重點考察企業(yè)是否能夠支付相關(guān)采購費用，若企業(yè)在采購過程中未考慮這一指標與因素，就有可能出現(xiàn)企業(yè)資金或貸款不能及時到位，但采購合同已經(jīng)達成的情況，既影響企業(yè)口碑，更會給企業(yè)采購工作帶來風險，使企業(yè)運行呈現(xiàn)出危機狀態(tài)。

采購財務風險評價指標具體包含以下兩項：(1)資金到位率，這一指標的設立是為了保證企業(yè)在與供應商達成一致或簽訂采購合同后，能夠保證采購資金及時到位。使得供應商與企業(yè)形成良好配合，既保證供應商材料質(zhì)量也保證供應商交貨進度可以滿足企業(yè)正常運營需求。這一評價指標的計算需要掌握應到資金與實際到位資金兩大數(shù)值。(2)成本表現(xiàn)指數(shù)。該指數(shù)=實際完成預算成本/計劃完成預算成本。當該比值結(jié)果＞1，說明所用成本已經(jīng)超出了預算，此時采購人員就必須重現(xiàn)進行選擇與綜合進行考慮，當數(shù)值=1，則說明成本與預算相等，當比值結(jié)果＜1，則說明成本要少于預算。通過綜合兩項內(nèi)容，做好采購財務風險評價工作。

四、結(jié)語

總而言之，要想提高企業(yè)采購質(zhì)量，降低企業(yè)采購風險，進行采購管理工作時，就必須從企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀出發(fā)，全面考慮市場采購風險、交貨風險、供應商綜合風險、采購人員素質(zhì)風險、采購財務風險等多反面因素，做好采購質(zhì)量控制的同時，更全面與準確地做好企業(yè)在采購過程中可能會發(fā)生風險的事項，為企業(yè)正常運營提供支持。