檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接研究

文/中山大學附屬第一醫(yī)院 余志群；水利部珠江水利委員會綜合技術(shù)中心 潘怡彤

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化模式的不斷普及應(yīng)用，電子文件產(chǎn)生的數(shù)量逐年劇增，成為檔案資源的重要組成部分。從OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，在業(yè)務(wù)活動中流轉(zhuǎn)辦結(jié)后，經(jīng)過采集、整理、歸檔后形成電子檔案，保存在檔案管理系統(tǒng)中，最終持續(xù)長遠地發(fā)揮價值作用。電子文件的天然形成過程決定了我們必須正視檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)存在的必然聯(lián)系。

一、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的三種關(guān)系模式

（一）檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)兩者互為獨立。電子文件在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完畢后，通過人工手動二次錄入到檔案管理系統(tǒng)，并采用“雙套制”管理，把電子文件打印成紙質(zhì)版一并歸檔。這種模式存在的問題：一是在二次錄入檔案管理系統(tǒng)時，文件批示文字、批示時間、數(shù)字簽名等形成的報表文件或者網(wǎng)頁文件容易丟失，破壞文件的原始性和完整性；二是“雙套制”管理要求同一內(nèi)容的文件，盡管載體形式不同，也必須同時歸檔和保存兩個版本，不僅導致大量人力、財力和物力的浪費，還限制了電子文件、檔案管理的發(fā)展。

（二）將檔案管理功能內(nèi)嵌到OA系統(tǒng)當中，在OA系統(tǒng)中實現(xiàn)電子文件的歸檔、保存。這種歸檔模式存在著明顯的不足和局限性，一方面無法做到統(tǒng)一管理文書檔案與其他各類檔案，利用不便利，缺乏實用性；另一方面將檔案管理模塊嵌入，OA系統(tǒng)中，容易增加OA系統(tǒng)運轉(zhuǎn)負擔，更會導致文件形成部門與檔案部門權(quán)責混亂的管理問題。

（三）實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫對接。使OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)辦結(jié)后的電子文件，能夠?qū)崟r快捷地將原文和相關(guān)的背景元數(shù)據(jù)，按照檔案管理的標準要求，完整地批量通過接口程序傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)當中。檔案部門可以在電子文件的前端去控制和把握質(zhì)量，全過程不間斷地監(jiān)控，做到全程管理、超前控制；做到在線、實時、批量歸檔，達到文檔一體化管理的效果。

二、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接的現(xiàn)實需要

（一）提升電子文件歸檔工作的效率。無縫對接檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)，能夠落實“隨辦結(jié)、隨歸檔”的機制，可以在線、實時和批量歸檔，這樣不僅減輕了文秘人員的工作量，提高歸檔的積極性，也把檔案管理人員從繁瑣的著錄工作中解放出來，把工作重心轉(zhuǎn)移到檔案信息的開發(fā)利用上。

（二）共享系統(tǒng)之間的信息資源。檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接后，從而可以在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)完成后及時地歸檔電子文件到檔案管理系統(tǒng)，最大限度地為單位以及個人提供檔案信息資源整合和開發(fā)利用，進一步實現(xiàn)各職能部門數(shù)據(jù)資源的互享互用，有效解決信息孤島的問題。

（三）保證電子文件的真實性和安全性。OA系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件既包括了正文和附件，也包括了批示文字、數(shù)字簽名、元數(shù)據(jù)、文件版本、日志文件等報表文件或者網(wǎng)頁文件。前文模式中把電子文件打印成紙質(zhì)文件歸檔，但是由于在電子文件的辦理過程中會對底稿進行多次修改，而紙質(zhì)文件無法體現(xiàn)修改痕跡，所以電子文件本身的憑證價值會隨之減弱甚至消失。另一方面，OA系統(tǒng)長期保留電子文件，不能將電子文件即時歸檔，大大加劇了OA系統(tǒng)的內(nèi)存容量壓力和信息數(shù)據(jù)資源安全風險。只有實現(xiàn)系統(tǒng)對接，對辦理完畢的電子文件及時進行歸檔，才能確保電子文件及其元數(shù)據(jù)等背景信息能夠及時、完整地得以固化和保存，才能確保電子檔案的真實性、完整性、安全性，才能更好地發(fā)揮電子檔案的憑證價值和情報價值。

（四）推動實現(xiàn)文檔一體化的管理進程。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件和電子檔案從本質(zhì)上講是同一內(nèi)容和統(tǒng)一的連續(xù)體，是同一事物在不同發(fā)展階段的不同狀態(tài)。實現(xiàn)文檔管理一體化是文書、檔案工作的發(fā)展趨勢。根據(jù)前端控制思想，為有效地管理電子文件與電子檔案，必須在文件形成之前對整個過程給予通盤規(guī)劃，盡可能將文件管理系統(tǒng)設(shè)計文件在電子文件生命周期各個階段的管理標準融入應(yīng)用中，從而做到在前端控制和全過程管理電子文件。實現(xiàn)文檔一體化管理正是跟進符合信息時代的電子文檔、電子檔案管理方式轉(zhuǎn)變的新趨勢。而檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接是推動文檔一體化進程不可或缺的舉措。因此，做好系統(tǒng)對接與檔案管理的前置介入，在文件材料形成的同時，加強與文書處理及業(yè)務(wù)部門的交流與溝通，確保從電子文件的形成、歸檔、利用等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)都在統(tǒng)一監(jiān)督指導下按照規(guī)章制度有序進行，具有很重要的意義。

（五）適應(yīng)知識經(jīng)濟時代，順應(yīng)知識管理的發(fā)展。OA系統(tǒng)中的辦公信息和檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息資源都是重要的信息資產(chǎn)，如果這些信息能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，就可以實現(xiàn)信息資源整體價值最大化。在檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接的基礎(chǔ)上，結(jié)合知識管理的理念、手段和方法，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，深入挖掘企業(yè)信息資源中蘊含的有用知識單元，同時在組織內(nèi)實現(xiàn)開放共享，讓檔案信息真正活起來、用起來，為提高企業(yè)的核心競爭力服務(wù)。

三、檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接的兩種方式

要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫對接，亟須開發(fā)一個接口，連接檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)，既準確完整又快捷高效地將OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)，最大限度地保證電子文件在傳輸過程當中可讀性不會受到影響。

（一）“WebService”方式。WebServices是基于網(wǎng)絡(luò)的、分布式的、遵守具體技術(shù)規(guī)范的組件，這些規(guī)范讓WebServices能與OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)兼容的組件進行互操作。所謂“WebService”方式，是指OA系統(tǒng)通過WebService接口讀取電子文件在OA系統(tǒng)中的ID，并根據(jù)這個ID獲取并打包封裝電子文件的全部數(shù)據(jù)信息，形成“數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換包”文件，然后通過使用XML+WebService的接口服務(wù)程序，按事先設(shè)定的規(guī)則將獲得的數(shù)據(jù)包輸送到檔案管理系統(tǒng)中。

（二）“中間數(shù)據(jù)庫”方式。“中間數(shù)據(jù)庫”方式，就是在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間建立包括XML數(shù)據(jù)包和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的中間庫，該中間庫相當于臨時的物理位置，用以解析歸檔數(shù)據(jù)包，檢驗其是否符合檔案管理系統(tǒng)的接收要求，并將符合歸檔要求的電子檔案數(shù)據(jù)寫入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)。先提取了OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的源數(shù)據(jù)，將兩個系統(tǒng)表的字段關(guān)系對應(yīng)和確定好，然后把OA系統(tǒng)中的電子文件目錄信息和全文數(shù)據(jù)推送到中間數(shù)據(jù)庫中，檔案管理人員再利用權(quán)限提取中間數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，最后歸入檔案信息系統(tǒng)中。在運行中間接口程序的同時，需要注意OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的電子目錄和電子全文存在的相互關(guān)聯(lián)，通過事先設(shè)置好的FTP服務(wù)器文件存放路徑，將電子全文上傳并與電子目錄對應(yīng)起來。

無論使用“WebService”方式還是“中間數(shù)據(jù)庫”方式，要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫對接都必須保持兩個系統(tǒng)之間的賬戶和密碼的一致。通過將OA系統(tǒng)里的權(quán)限表復制到檔案管理系統(tǒng)里，實現(xiàn)用戶登錄名、用戶中文名和用戶組織機構(gòu)同步。OA用戶可憑借當前賬戶直接登錄檔案管理系統(tǒng)，無須再次輸入用戶名和口令。同時做好字段（題名、文號、年度、責任者、保管期限等）的對應(yīng)工作，使得從OA系統(tǒng)推送過來的電子文件能夠自動區(qū)分不同的檔案類型，將電子數(shù)據(jù)接入檔案管理系統(tǒng)設(shè)置好的數(shù)據(jù)項位置當中，真正實現(xiàn)文檔管理一體化。如所有辦公室形成的公文及其產(chǎn)生過程中的背景信息等有關(guān)數(shù)據(jù)項共同存放于文書類檔案及其相應(yīng)的位置上，而財務(wù)處形成的各類報表、憑證、財務(wù)報告等文件則存放在財務(wù)類檔案及其相應(yīng)的位置上。

四、實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接的保障措施

（一）完善體制機制，優(yōu)化頂層設(shè)計。檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)無縫對接的實現(xiàn)，必須打破現(xiàn)有文檔分開管理體制，逐步完善檔案工作體制機制，做好頂層設(shè)計，合理規(guī)劃各行政機關(guān)各職能部門各層關(guān)系，從源頭抓起，把規(guī)劃、標準統(tǒng)一起來，真正將文件和檔案統(tǒng)一管理，促進文檔一體化管理落地實施、見效見質(zhì)。

（二）統(tǒng)一標準規(guī)范，打通對接通道。檔案管理系統(tǒng)和OA系統(tǒng)所建立的模塊組織框架差異較大，OA系統(tǒng)涉及的業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門在制訂電子文件管理的相關(guān)標準時，從自身的管理思維和角度出發(fā)，造成同一管理內(nèi)容的標準之間沒有協(xié)同性和銜接性，甚至存在相互矛盾、對立現(xiàn)象和管理的空白。檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接通道打通的首要任務(wù)，就是建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準，明晰電子文件的形成流轉(zhuǎn)、辦結(jié)歸檔、著錄編目、提供利用的流程環(huán)節(jié)，采用統(tǒng)一的處理格式和行為要求規(guī)范。解決電子文件分段管理的弊端，建立標準規(guī)范的銜接與協(xié)同便顯得刻不容緩。

（三）加強權(quán)限管理，提高安全性能。明確電子文件生成和流轉(zhuǎn)部門的職能模塊分工和相關(guān)負責人的職責要求，根據(jù)不同的部門角色賦予不同等級的訪問讀寫權(quán)限。賦予檔案部門具備跟蹤電子文件形成、發(fā)布、歸檔全過程的權(quán)限，以實現(xiàn)對電子文件形成、歸檔全過程的監(jiān)控，使文檔管理有據(jù)可查，提高電子文檔的安全系數(shù)。采用先進的信息技術(shù)，如攻擊檢測技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等，配置防火墻認證安防系統(tǒng)，保證歸檔電子文件在向檔案管理系統(tǒng)傳輸過程中不會丟失或被非法篡改。

（四）培養(yǎng)復合人才，提高綜合素質(zhì)。檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫對接是一項技術(shù)含量高、實現(xiàn)難度大的工作，對檔案管理人員的素質(zhì)要求更高。但從實際情況來看，當前的檔案專業(yè)人才教育，在信息化技術(shù)等復合型綜合素質(zhì)教育的培養(yǎng)方面不足，檔案管理人員的信息技術(shù)知識的應(yīng)用能力無法適應(yīng)系統(tǒng)對接的管理技術(shù)要求。因此必須特別重視復合型人才的培養(yǎng)，加強檔案管理知識和技能的學習，既要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，還要精通辦公自動化信息技術(shù)，適應(yīng)檔案管理新要求。一方面可以對在職檔案管理員進行各種形式的再教育，另一方面引入多方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，建立一支適應(yīng)信息時代的復合型多層次專業(yè)檔案管理人才隊伍，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要。

五、結(jié)語

隨著社會的進步和科技的發(fā)展，現(xiàn)代化管理和信息化運營模式普及應(yīng)用，OA系統(tǒng)已成為整個組織內(nèi)部信息化的核心，形成了大量具有保存價值和歸檔必要的文件。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)關(guān)系，已經(jīng)無法適應(yīng)時代發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫對接具有迫切的現(xiàn)實意義。這是進一步提高辦公自動化水平，突破一直以來文件、檔案分工與合作管理困境的重要步驟，真正實現(xiàn)文件、檔案信息資源共享，最終實現(xiàn)單位文檔管理一體化。