淺談PDCA循環(huán)在工程檔案過程管理中的應(yīng)用

李戈

河南黃河河務(wù)局工程建設(shè)中心 河南鄭州 450003

1 工程檔案資料管理的重要性

運用科學(xué)、有效的工程檔案管理方法，能夠展現(xiàn)出企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量控制體系的管理水平，還顯現(xiàn)出企業(yè)管理人員對內(nèi)部檔案管理的重視程度。另外，國家對工程檔案管理也作出了明確的要求。提出建筑施工過程中，對工程檔案必須嚴(yán)格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認(rèn)為工程質(zhì)量不合格，可見檔案資料管理在工程建設(shè)中的重要性。國家的嚴(yán)格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度，從而保證在工程建設(shè)項目施工時，認(rèn)識到工程檔案資料管理的重要性與緊迫感[1]。

2 PDCA循環(huán)及其應(yīng)用范疇

PDCA循環(huán)又稱“戴明環(huán)”，屬管理學(xué)范疇。其包含四個部分及八個具體操作步驟，四個部分即：計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act）。這四個部分在操作層面上是周而往復(fù)的，子部分內(nèi)部又可利用PDCA循環(huán)把控，以此整個循環(huán)是一個有機邏輯組合體。作為一種起初應(yīng)用于質(zhì)量管理領(lǐng)域的管理模式，“戴明環(huán)”逐漸被實踐證明是一種可以促進管理活動有效進行的合乎邏輯的工作程序，成為管理學(xué)中通用的模型，是全面質(zhì)量管理所遵循的科學(xué)程序。目前，PDCA循環(huán)應(yīng)用到了包括企業(yè)各項質(zhì)量管理、工程項目全過程管理、企業(yè)人力資源管理、行政管理等涉及質(zhì)量與過程管理的領(lǐng)域，應(yīng)用范圍較廣[2]。

3 水利工程檔案資料管理中存在的問題與不足

3.1 水利工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會導(dǎo)致無法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。

3.2 對于檔案管理工作重視程度不夠

當(dāng)前我國的重點工程項目，一般時間比較長，所以在正常情況下，重點工程項目都會分成多個標(biāo)段。在實際的工中，對于每個標(biāo)段，可能會出現(xiàn)分包的情形，這會導(dǎo)致參與工程項目建設(shè)的隊伍比較多，情況比較復(fù)雜，在施工人員方面，素質(zhì)上也有一定的差別。

3.3 水利工程建設(shè)檔案資料的后續(xù)利用價值較低

從目前形勢看，大部分施工企業(yè)沒有形成規(guī)范化的工程資料管理體系，導(dǎo)致整體工作步驟順序混亂，不能精準(zhǔn)有效地進行收集整理工作。在此基礎(chǔ)上，由于相關(guān)工作人員管理意識不強，在資料整理過程中可能出現(xiàn)疏漏或錯誤，致使資料缺乏真實性、有效性、準(zhǔn)確性等，從而導(dǎo)致失去后期可利用或參考的價值，甚至由于參考數(shù)據(jù)的不規(guī)范，可能導(dǎo)致工程施工后期出現(xiàn)嚴(yán)重的質(zhì)量事故，從而大大降低社會效益和經(jīng)濟效益，以至于對施工環(huán)境和人員的生命財產(chǎn)安全構(gòu)成威脅[3]。

4 PDCA循環(huán)在工程檔案管理中運用的意義

①為工程檔案管理提供了一個全新的研究視角。PDCA循環(huán)從項目管理的角度出發(fā)，將工程檔案視作一個獨立的項目運作管理，能夠更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)貜募?xì)節(jié)入手去分析這一復(fù)雜的管理過程。②在操作層面為工程檔案管理提供了具體的方法。PDCA循環(huán)共4個階段，8個步驟，每個步驟都能夠為工程檔案管理提供綱領(lǐng)性的指導(dǎo)方法，能在操作層面保障工程檔案質(zhì)量。PDCA循環(huán)是個不斷循環(huán)往復(fù)的過程，上一級的PDCA循環(huán)是下一級循環(huán)的根據(jù)，下一級的PDCA循環(huán)是上一級循環(huán)的貫徹落實和具體化，各個循環(huán)之間相互協(xié)調(diào)、相互促進[4]。

5 做好檔案管理工作的對策分析

5.1 項目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要嚴(yán)把責(zé)任關(guān)

首先，應(yīng)當(dāng)明確項目領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)責(zé)任。對于重點工程進行檔案管理，應(yīng)當(dāng)運用各種措施和辦法，將相關(guān)檔案管理工作進行落實，同時將相關(guān)的責(zé)任，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制度中，在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)通過有效途徑，對項目的責(zé)任人和分管領(lǐng)導(dǎo)進行一定的培訓(xùn)，從而在思想和意識上，不斷增強檔案管理意識。其次，將檔案管理工作與工程建設(shè)同步。在重點工程建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作，納入責(zé)任制度和崗位考核中。同時，將經(jīng)濟責(zé)任制度考核和崗位責(zé)任制度建設(shè)以及工程建設(shè)檔案管理與規(guī)劃設(shè)計和工程施工以及竣工同步。

5.2 檢查環(huán)節(jié)

檢查是工程檔案高質(zhì)量管理的重要保證。就文件本身來講，保證文件簽章手續(xù)的完備、簽字真實有效、文件頁無殘缺、附件齊全完整、編號書寫規(guī)范、保證原件留存等；就文件流轉(zhuǎn)來講，保證文件流程準(zhǔn)確、合規(guī)，簽批人為文件真實負(fù)責(zé)人等；從整個檔案管理環(huán)節(jié)上看，核查全宗組卷邏輯順序是否合理，檔案管理方法是否符合相應(yīng)法規(guī)、規(guī)章制度；保證檔案保管環(huán)境如溫濕度、現(xiàn)場環(huán)境等符合規(guī)定；對工程檢驗批、分部分項工程、單位工程檔案進行驗收把關(guān)；工程竣工驗收前對項目竣工檔案進行預(yù)驗收等[5]。

6 結(jié)語

隨著行業(yè)發(fā)展速度越來越快，施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)。工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，施工企業(yè)在管理過程中應(yīng)重視工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實際出發(fā)，運用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，推動了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。