醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與利用探究

文/廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 鐘張慶

醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備采購、使用、維修以及管理的過程中均會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，對(duì)這些資料進(jìn)行開發(fā)和利用可以助推醫(yī)院的發(fā)展提升。建立醫(yī)療設(shè)備檔案，持續(xù)補(bǔ)充完善其內(nèi)容并對(duì)其中的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行合理利用是做好醫(yī)療設(shè)備管理工作的基礎(chǔ)條件。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的分類

根據(jù)醫(yī)院的日常工作以及醫(yī)療設(shè)備的使用過程，醫(yī)療設(shè)備檔案主要包括三類：一是商務(wù)檔案，即醫(yī)療設(shè)備購置過程中產(chǎn)生的檔案資料，包括的購置申請(qǐng)、審批文件、招標(biāo)文件、商檢證明、合同等。從醫(yī)療設(shè)備審批通過開始，醫(yī)院要為醫(yī)療設(shè)備分類建立檔案編號(hào)。其中需要特別注意的是訂貨合同，其中必須包含設(shè)備型號(hào)、價(jià)值、廠家、經(jīng)銷公司、保質(zhì)期限、培訓(xùn)要求、聯(lián)系人等諸多方面的信息。商務(wù)檔案的主要應(yīng)用價(jià)值是作為解決糾紛的法律依據(jù)。二是技術(shù)檔案，即醫(yī)療設(shè)備到貨驗(yàn)收時(shí)涉及的相關(guān)資料，包括設(shè)備操作手冊(cè)、備用零部件、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、廠家提供的培訓(xùn)記錄以及預(yù)維護(hù)方案等。此類檔案主要用作醫(yī)療設(shè)備維修和保養(yǎng)的依據(jù)。三是使用和維護(hù)檔案，包含有醫(yī)療設(shè)備的日常使用數(shù)據(jù)、計(jì)量報(bào)告、日常維修保養(yǎng)記錄數(shù)據(jù)以及廠家的派工維修單等。這類檔案主要用于醫(yī)療設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理，可以幫助維護(hù)人員快速地了解設(shè)備使用情況，進(jìn)而對(duì)設(shè)備存在故障的部位進(jìn)行鎖定，提高維護(hù)效率。此外也可以用作培訓(xùn)學(xué)習(xí)的資料，幫助新工程人員積累經(jīng)驗(yàn)和提高技術(shù)水平。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案形成于設(shè)備購置和運(yùn)行的過程中，做好醫(yī)療設(shè)備檔案管理是檔案數(shù)據(jù)資料開發(fā)利用的前提條件，其意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，醫(yī)療設(shè)備檔案管理可以為醫(yī)療設(shè)備的購置提供指導(dǎo)參考。在當(dāng)前技術(shù)背景下，互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)的廣泛覆蓋使得醫(yī)院的絕大部分醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)、使用以及報(bào)廢都實(shí)現(xiàn)了全程“留痕”，如此一來，在進(jìn)行新設(shè)備購置的過程中，可以充分參考以往積累的檔案資料，提高設(shè)備購置的合理性和科學(xué)性，既能夠滿足醫(yī)院的實(shí)際需求，又可以避免資源浪費(fèi)、成本過高的問題。

其次，有助于醫(yī)療設(shè)備功能的最大化發(fā)揮。近些年來，隨著我國居民健康意識(shí)的提升，醫(yī)院的業(yè)務(wù)量也呈現(xiàn)出大幅度增長(zhǎng)的趨勢(shì)，醫(yī)療設(shè)備使用頻率的提升使得故障發(fā)生的概率也變得越來越高，不可避免的會(huì)在使用過程中出現(xiàn)一些突發(fā)故障，威脅到設(shè)備使用的安全性，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)p害病患的身體健康。而醫(yī)療設(shè)備檔案則可以為設(shè)備檢修、保養(yǎng)提供依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮。例如根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的維修記錄，可以對(duì)頻繁出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，相較于故障后的維修將節(jié)省大量的成本。而且已有的維修經(jīng)歷可以為后續(xù)維修工作的開展提供有利參考，縮短維修時(shí)間。

再次，醫(yī)療設(shè)備檔案管理可以為醫(yī)院管理提供服務(wù)。我國在2014年頒布了《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》，其中新增添的內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備不良事件監(jiān)測(cè)制度和產(chǎn)品召回制度。醫(yī)院做好醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療設(shè)備市場(chǎng)前沿信息的動(dòng)態(tài)掌握，可以基于醫(yī)院在用的設(shè)備資源對(duì)相關(guān)技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)進(jìn)行了解，更好地服務(wù)于醫(yī)院設(shè)備的引入和使用。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的建立與利用策略

（一）健全醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度、強(qiáng)化管理意識(shí)。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的主要內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備信息的記錄、整理以及維護(hù)，是檔案建立和利用的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，其周期涵蓋了從醫(yī)院臨床科室提出設(shè)備需求申請(qǐng)到設(shè)備達(dá)到使用年限或因其他原因報(bào)廢的整個(gè)歷程，是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的工作，為了保障這項(xiàng)工作的高效有序開展，必須要建立一套完善的管理制度體系，而這則需要醫(yī)院設(shè)備科、使用科室以及經(jīng)銷公司多方面的協(xié)調(diào)配合。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度應(yīng)該與醫(yī)療設(shè)備的采購管理制度、維護(hù)管理制度、使用管理制度以及報(bào)廢管理制度形成聯(lián)動(dòng)，進(jìn)一步從醫(yī)院運(yùn)行層面形成管理制度體系。在制度建構(gòu)的基礎(chǔ)上，還要對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的流程進(jìn)行明確，并組織管理崗位工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，保障管理工作的規(guī)范性。需要特別注意的一點(diǎn)是，在信息化社會(huì)背景下，醫(yī)院必須要對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用的數(shù)字化規(guī)章制度進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理水平的提高。例如，對(duì)設(shè)備檔案歸檔的范圍進(jìn)行明確。以醫(yī)療設(shè)備采購為分界點(diǎn)，可以將檔案歸檔的范圍分為采購前、采購中、運(yùn)行以及后期報(bào)廢等環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)所涉及的檔案資料各有不同，其中：采購前的包括申購表、調(diào)研考察報(bào)告等；采購中的包括招標(biāo)文件、合同、合格證、提貨單、發(fā)票等；運(yùn)行環(huán)節(jié)的包括維修記錄、故障檢修表等；報(bào)廢環(huán)節(jié)的包括報(bào)廢申請(qǐng)、技術(shù)鑒定表等。

（二）充分認(rèn)識(shí)醫(yī)療設(shè)備檔案開發(fā)利用的重要性、提供專業(yè)化保障。醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的開發(fā)與利用貫穿于醫(yī)院運(yùn)營的整個(gè)過程中，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的基礎(chǔ)性工作，各醫(yī)院必須要基于自身實(shí)際情況組建由業(yè)務(wù)能力高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的人員構(gòu)成的專業(yè)化管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)醫(yī)院各個(gè)醫(yī)療設(shè)備的使用部門也要設(shè)置專門的設(shè)備聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)配合檔案管理人員做好檔案資料的采集、整理以及上報(bào)等工作。除了人員配置之外，醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的開展還需要其他專業(yè)化的保障，其中最主要的就是軟硬件設(shè)施。這要求醫(yī)院進(jìn)一步加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的資金投入，加快推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，基于醫(yī)院需求開發(fā)專門的檔案管理軟件，為醫(yī)院設(shè)備信息資源的開發(fā)利用提供專業(yè)化的外在條件保障。而且，對(duì)于所有檔案管理人員，必須做好信息技術(shù)培訓(xùn)工作，使其能夠更好地滿足新時(shí)期醫(yī)療設(shè)備檔案管理崗位對(duì)復(fù)合型人才的要求。

（三）做好以醫(yī)療設(shè)備檔案信息化編研，提高檔案開發(fā)利用的數(shù)字化水平。在信息時(shí)代下，我國醫(yī)院應(yīng)該積極引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案信息化編研，為醫(yī)療設(shè)備的高效利用奠定基礎(chǔ)。在具體實(shí)施的過程中，醫(yī)院應(yīng)該基于當(dāng)前我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案中具有潛在價(jià)值的信息進(jìn)行分析挖掘。簡(jiǎn)單來講，就是依托醫(yī)療科研動(dòng)態(tài)，利用醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)字化進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，進(jìn)一步完善數(shù)據(jù)庫以及醫(yī)療設(shè)備檔案信息共享平臺(tái)的建構(gòu)，為檔案檢索、查閱、分析、使用等操作提供便利，將檔案所具有的價(jià)值充分發(fā)揮出來。我國醫(yī)院必須充分認(rèn)識(shí)到，在數(shù)據(jù)時(shí)代，醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)蓬勃發(fā)揮發(fā)展的趨勢(shì)必然會(huì)伴隨著醫(yī)療設(shè)備投入量的增加，因之產(chǎn)生的醫(yī)療設(shè)備檔案資料也會(huì)越來越多。在此背景下，做好醫(yī)療設(shè)備的建立和利用可以為設(shè)備采購、使用的整個(gè)生命周期提供服務(wù)，因此醫(yī)療設(shè)備檔案的質(zhì)量就顯得至關(guān)重要。對(duì)此，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，對(duì)設(shè)備資料進(jìn)行科學(xué)的篩選和整理，為后續(xù)的開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。在前端控制方面，醫(yī)療設(shè)備檔案人員必須從設(shè)備采購申請(qǐng)環(huán)節(jié)開始介入，做好全過程檔案資料數(shù)字化信息的采集、錄入和歸檔，實(shí)現(xiàn)全過程的質(zhì)量控制，避免出現(xiàn)檔案缺失的現(xiàn)象。除此之外，醫(yī)院還需要對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)格式進(jìn)行統(tǒng)一明確，并做好備份工作，保障檔案資料的安全。

（四）完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、構(gòu)建多渠道信息化管理體系。目前我國很多醫(yī)院都已經(jīng)引入醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理手段，一方面是技術(shù)條件已經(jīng)成熟，另一方面隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量的增加，醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)模也變得更加龐大，傳統(tǒng)管理模式在效率和質(zhì)量方面都已經(jīng)展現(xiàn)出弊端，因此有必要引入信息化管理提高工作效率。而醫(yī)療設(shè)備檔案資料的形成不僅局限在醫(yī)院內(nèi)部，還涉及了經(jīng)銷商和生產(chǎn)廠家，因此應(yīng)借助互聯(lián)網(wǎng)打造覆蓋內(nèi)、外網(wǎng)的醫(yī)療設(shè)備管理平臺(tái)，構(gòu)建面向醫(yī)療設(shè)備信息的多渠道管理模式。

首先，建立涵蓋醫(yī)院各個(gè)科室以及銷售公司的互聯(lián)網(wǎng)管理平臺(tái)，授權(quán)經(jīng)銷公司通過管理平臺(tái)進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備商務(wù)檔案資料的上傳，提高醫(yī)院檔案采集整理的效率。此外，檢修維護(hù)人員也可以通過智能終端隨時(shí)將檔案資料上傳到管理平臺(tái)上。

其次，將大型醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)。大型醫(yī)療設(shè)備工作站可以和醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)HIS對(duì)接，檔案人員可直接從HIS提取檔案信息數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)完整性和精確度均能夠得到保障。

四、結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中，醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和利用對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展以及管理水平的提升均具有積極促進(jìn)作用，因此醫(yī)院必須積極采用現(xiàn)代化技術(shù)建構(gòu)科學(xué)化檔案管理體系，充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案的價(jià)值，服務(wù)于醫(yī)院運(yùn)營。