劉妍 閆閏(哈爾濱商業(yè)大學(xué)會(huì)計(jì)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150028)
財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型和組織創(chuàng)新變革的產(chǎn)物,通過(guò)資源整合,將財(cái)務(wù)流程與信息技術(shù)結(jié)合起來(lái),在企業(yè)內(nèi)部控制方面形成了規(guī)模效應(yīng),有效地解決了企業(yè)內(nèi)部存在的財(cái)務(wù)費(fèi)用高、財(cái)務(wù)流程復(fù)雜、資源利用率低等問(wèn)題,但同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心顛覆了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作流程,財(cái)務(wù)人員角色也隨之轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建也對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制提出了新的要求,財(cái)務(wù)共享中心帶來(lái)的新的阻礙,需要企業(yè)從組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)等方面提出新的企業(yè)內(nèi)部控制措施,保證財(cái)務(wù)流程的高效與安全。
在國(guó)外,Hollis(2007)[1]、Doyle(2007)[2]認(rèn)為影響企業(yè)內(nèi)部控制的因素具有多元化的特征,外部市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律、所處行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理都影響企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量。Byungjin Kwak(2012)[3]認(rèn)為,企業(yè)內(nèi)部控制的優(yōu)化有助于打破非財(cái)務(wù)方面的信息壁壘,減少信息傳遞過(guò)程中存在的誤差,加強(qiáng)企業(yè)所有者對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)者的信任,為企業(yè)爭(zhēng)取到更多融資機(jī)會(huì),提高企業(yè)發(fā)展效率。Peter R.Demerjian等(2013)[4]認(rèn)為在面對(duì)財(cái)務(wù)錯(cuò)誤、壞賬準(zhǔn)備錯(cuò)誤時(shí),了解更全面財(cái)務(wù)信息的管理者能夠做出更準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)判斷并提高會(huì)計(jì)盈利質(zhì)量。
國(guó)內(nèi)方面,管考磊等(2018)[5]認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)存在關(guān)聯(lián)。有效的企業(yè)內(nèi)部控制會(huì)提高業(yè)績(jī)快報(bào)的準(zhǔn)確性,并在一定程度上避免了業(yè)績(jī)快報(bào)發(fā)生重大失誤。謝海娟等(2018)[6]研究認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部控制存在一定誤差,缺陷調(diào)節(jié)機(jī)制失靈現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)對(duì)企業(yè)盈利水平和盈利質(zhì)量造成影響。因此企業(yè)應(yīng)規(guī)范內(nèi)部控制缺陷行為,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制,提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量,減少由于企業(yè)內(nèi)部控制缺陷帶來(lái)的不利影響。財(cái)務(wù)共享中心的建立有利于集團(tuán)企業(yè)提高財(cái)務(wù)效率,提升集團(tuán)內(nèi)部控制效率[7-8]。
1.信息化支持。企業(yè)通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)的支持,將分散的業(yè)務(wù)集中處理,形成決策支持系統(tǒng)與基礎(chǔ)管理系統(tǒng)并存的共享模式,推動(dòng)成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理、績(jī)效分析緊密結(jié)合,同時(shí)降低企業(yè)內(nèi)部控制管理難度。內(nèi)部控制推動(dòng)了企業(yè)各部門(mén)間的聯(lián)系,提高了信息傳遞效率,降低企業(yè)管理成本,并為決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息,解決了財(cái)務(wù)部門(mén)支付管理與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的問(wèn)題。
2.業(yè)務(wù)流程再造。財(cái)務(wù)共享模式下的業(yè)務(wù)流程改變了原有的“金字塔”結(jié)構(gòu),構(gòu)建了扁平化的業(yè)務(wù)流程。通過(guò)共享業(yè)務(wù)流程,提高業(yè)務(wù)處理效率,并根據(jù)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)則處理業(yè)務(wù),不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)構(gòu)建不同的模塊,避免工作人員的重疊操作。業(yè)務(wù)流程的再造與企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心相適應(yīng),流程的簡(jiǎn)化為企業(yè)提供了高效的經(jīng)營(yíng)模式和服務(wù)質(zhì)量。
3.完善財(cái)務(wù)服務(wù)與管理體系。共享服務(wù)中心借助IT技術(shù)為企業(yè)提供了新的管理方式,覆蓋了包含總部和分公司全流程的財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)處理系統(tǒng),一方面,財(cái)務(wù)共享中心為企業(yè)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)提供了相互連接的平臺(tái),提高財(cái)務(wù)信息來(lái)源安全性,另一方面可以整理業(yè)務(wù)流程建設(shè)思路,完善企業(yè)內(nèi)部控制,提高了企業(yè)內(nèi)部決策風(fēng)險(xiǎn)控制水平。
財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響,企業(yè)根據(jù)自身管理方式、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、行業(yè)特征選擇適合企業(yè)發(fā)展的財(cái)務(wù)共享模式。在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享和全財(cái)務(wù)共享兩種模式下,企業(yè)要求的財(cái)務(wù)共享職能及納入財(cái)務(wù)共享中心的主要業(yè)務(wù)不同。
1.基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響。基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式適用于業(yè)務(wù)內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單的企業(yè),這些企業(yè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)較少,內(nèi)部固定資產(chǎn)管理也相對(duì)簡(jiǎn)單。財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)包括:收款與付款、原始單據(jù)檔案、對(duì)公對(duì)私費(fèi)用保障、應(yīng)收管理和核算、應(yīng)付管理和核算。財(cái)務(wù)共享中心的主要職能包括往來(lái)核算組、報(bào)賬業(yè)務(wù)組、資金結(jié)算組、單據(jù)檔案組。由于基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式覆蓋的營(yíng)業(yè)范圍相對(duì)狹隘,有利于業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化,簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)處理方式,促進(jìn)了各業(yè)務(wù)模塊間的統(tǒng)一。服務(wù)類(lèi)行業(yè)中的管理費(fèi)用、銷(xiāo)售費(fèi)用和人工費(fèi)用對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的影響很大,財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建有利于制定費(fèi)用管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來(lái)源。
2.全財(cái)務(wù)共享模式對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的影響。全財(cái)務(wù)共享模式是將企業(yè)全部財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)共享中心,相對(duì)于基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式,全財(cái)務(wù)共享模式的業(yè)務(wù)范圍廣泛,在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式的基礎(chǔ)上增加了財(cái)務(wù)報(bào)表、總賬核算、薪資核算與發(fā)放、固定資產(chǎn)管理及核算等業(yè)務(wù)。共享中心包括的職能完整,在基礎(chǔ)財(cái)務(wù)共享模式基礎(chǔ)上增加了單據(jù)檔案組、服務(wù)管理組的職能。全財(cái)務(wù)共享模式有效地覆蓋了企業(yè)全部財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),有利于信息的集中處理,為企業(yè)內(nèi)部控制提供了有效的數(shù)據(jù)信息,同時(shí)財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建也為信息傳遞提供了平臺(tái),減少了由于隱瞞數(shù)據(jù)等現(xiàn)象帶來(lái)的財(cái)務(wù)損失,能為企業(yè)節(jié)約大量人力資源,解放大量財(cái)務(wù)人員,推動(dòng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型升級(jí)。全面財(cái)務(wù)共享模式也為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制提供了數(shù)據(jù)分析,增加了傳統(tǒng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別手段,并豐富了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控理論,更適用于制造行業(yè)、建筑房地產(chǎn)行業(yè)等。
財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建是對(duì)總部和子公司組織結(jié)構(gòu)的變革,企業(yè)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、管理方式選擇不同的財(cái)務(wù)共享模式,財(cái)務(wù)共享中心為企業(yè)管理提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),并推動(dòng)企業(yè)單元結(jié)構(gòu)由金字塔向扁平化轉(zhuǎn)換。一方面,隨著子公司財(cái)務(wù)部被財(cái)務(wù)共享中心取代,財(cái)務(wù)流程也失去了整體性的特征,財(cái)務(wù)工作更容易被“流水線(xiàn)”化,財(cái)務(wù)人員的工作單一重復(fù),不利于培養(yǎng)財(cái)務(wù)人員的積極性,同時(shí)會(huì)造成離職率增加,不利于企業(yè)穩(wěn)定與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展,另一方面,由于財(cái)務(wù)共享中心解放了大量人力資源,財(cái)務(wù)崗位流動(dòng)性也隨之增加,原有的崗位被代替,在構(gòu)建共享中心的過(guò)渡期不利于內(nèi)部監(jiān)控的有效執(zhí)行,新增的財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)流程的不熟練會(huì)降低業(yè)務(wù)效率,增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。因此,在構(gòu)建的改革過(guò)程中,企業(yè)結(jié)構(gòu)和人員結(jié)構(gòu)配置的穩(wěn)定是企業(yè)控制活動(dòng)、傳遞信息、責(zé)任追究的基礎(chǔ),在構(gòu)建扁平化的單元結(jié)構(gòu)時(shí),應(yīng)明確各個(gè)流程的責(zé)任范圍,增加財(cái)務(wù)信息的透明化程度,保證內(nèi)部控制的相互制約原則。
財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建打破了各部門(mén)之間的壁壘,將原本拆分的業(yè)務(wù)整理整合成為統(tǒng)一的整體,既有利于工作流程的梳理,也促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)成員間分工協(xié)作。但業(yè)務(wù)流程的改革并不是簡(jiǎn)單的單元合并,而是要針對(duì)不同的業(yè)務(wù)特征,采取不同的改革方式。一方面,由于財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)分離造成的財(cái)務(wù)信息傳遞誤差、信息滯后,財(cái)務(wù)人員對(duì)資金、核算、費(fèi)用等信息不能及時(shí)掌握,在降低財(cái)務(wù)效率的同時(shí)也增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),比如,原來(lái)的報(bào)賬體系是由下級(jí)向上級(jí)傳遞的,面對(duì)面報(bào)賬過(guò)程中可以及時(shí)反饋并更正財(cái)務(wù)錯(cuò)誤,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享后,財(cái)務(wù)的全部信息都集中在財(cái)務(wù)共享中心,下級(jí)財(cái)務(wù)信息在傳遞過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤不易及時(shí)解決,如果某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息滯后、信息錯(cuò)誤等問(wèn)題,其造成的影響也比共享前更嚴(yán)重。另一方面,由于對(duì)員工專(zhuān)業(yè)性要求較高,不僅加大了招聘難度,也容易形成以個(gè)人為中心的團(tuán)體,不利于企業(yè)各部門(mén)間相互協(xié)調(diào)制約。因此,在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中減少業(yè)務(wù)流程帶來(lái)的相關(guān)問(wèn)題是企業(yè)改革的關(guān)鍵。
在財(cái)務(wù)共享后,企業(yè)的業(yè)務(wù)記錄依賴(lài)于成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),各類(lèi)業(yè)務(wù)流程均由軟件處理,這對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提出了新的要求,相對(duì)于共享前紙質(zhì)化賬簿存儲(chǔ)信息,共享后的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)為企業(yè)節(jié)約了大量勞動(dòng)力,但安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加,信息在各層級(jí)的業(yè)務(wù)流程中傳遞,各類(lèi)業(yè)務(wù)模塊之間的相互聯(lián)系也更加緊密。一方面,財(cái)務(wù)人員在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題會(huì)加倍放大其帶來(lái)的負(fù)面影響,另一方面,由于企業(yè)全部的財(cái)務(wù)信息都存儲(chǔ)在共享中心數(shù)據(jù)庫(kù),一旦出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓或出現(xiàn)漏洞等問(wèn)題,企業(yè)內(nèi)部會(huì)受到嚴(yán)重打擊,在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心時(shí),建立安全高效的數(shù)據(jù)庫(kù)是企業(yè)要面對(duì)的問(wèn)題。
風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)是企業(yè)控制活動(dòng)、傳遞信息、內(nèi)部監(jiān)督的基礎(chǔ)。財(cái)務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程規(guī)范,每一個(gè)財(cái)務(wù)人員擁有的權(quán)限不同,且不同財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)范圍不同,這一方面保障了財(cái)務(wù)信息傳遞的安全性,另一方面有利于各部門(mén)間相互制衡監(jiān)督。但與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門(mén)相比,財(cái)務(wù)共享中心信息的來(lái)源安全性與準(zhǔn)確性不能確定,共享前的業(yè)務(wù)流程中,信息傳遞是通過(guò)面對(duì)面交流實(shí)現(xiàn)的,信息中的錯(cuò)誤通過(guò)各級(jí)逐層排查很容易被發(fā)現(xiàn)并且改正,如果沒(méi)有改正也只會(huì)影響到部分業(yè)務(wù)流程,帶來(lái)的損失相對(duì)較少,但財(cái)務(wù)共享后,由信息錯(cuò)誤帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)增加,由于下級(jí)財(cái)務(wù)人員沒(méi)有信息獲取權(quán)限,可能造成財(cái)務(wù)人員工作的不便。同時(shí),共享前財(cái)務(wù)人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)比較熟悉,可以接觸到完整的財(cái)務(wù)核算,但財(cái)務(wù)共享后業(yè)務(wù)流程的劃分相對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化,財(cái)務(wù)人員從事的工作單一,不利于調(diào)動(dòng)工作人員積極性和對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的把控。
財(cái)務(wù)共享中心的構(gòu)建,改變了企業(yè)組織結(jié)構(gòu),轉(zhuǎn)變了企業(yè)管理模式,重新定義了企業(yè)中各部門(mén)與財(cái)務(wù)共享中心的對(duì)應(yīng)關(guān)系。這要求企業(yè)從整體上布局各部門(mén)組織結(jié)構(gòu),將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、技術(shù)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略綜合變革,制定統(tǒng)一的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),明確各部門(mén)職能、隸屬關(guān)系。構(gòu)建扁平化財(cái)務(wù)模式后,需要加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),培養(yǎng)員工新的思維方式,傳播新的管理方式,幫助員工盡快適應(yīng)管理模式的轉(zhuǎn)變。同時(shí),業(yè)務(wù)流程的扁平化,需建立流程型群體,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)的一體化,將財(cái)務(wù)、人力、信息等集中到一個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈當(dāng)中,減少各個(gè)流程中的不必要的環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理與整個(gè)供應(yīng)鏈的耦合。
建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程需要根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn),建立標(biāo)準(zhǔn)化的操作指南,確保操作處理的規(guī)范化,提高業(yè)務(wù)流程的工作效率。這需要企業(yè)選擇優(yōu)秀的技術(shù)團(tuán)隊(duì)對(duì)舊流程檢查、更新,達(dá)到新流程要求的標(biāo)準(zhǔn),使企業(yè)業(yè)務(wù)流程與公司的整體發(fā)展戰(zhàn)略耦合。在資金支出方面,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)規(guī)范資金支出標(biāo)準(zhǔn),確定原始單據(jù)來(lái)源,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)費(fèi)用使用管理。在票據(jù)管理方面,企業(yè)應(yīng)及時(shí)監(jiān)察票據(jù)使用狀態(tài),掌握各部門(mén)領(lǐng)取票據(jù)、注銷(xiāo)票據(jù)等動(dòng)態(tài),以加強(qiáng)對(duì)票據(jù)的監(jiān)管。在采購(gòu)過(guò)程中,財(cái)務(wù)共享中心要根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃確定采購(gòu)范圍和采購(gòu)預(yù)算,嚴(yán)格控制采購(gòu)流程。在合同控制方面,建立標(biāo)準(zhǔn)化合同賬簿,有效監(jiān)督業(yè)務(wù)流程和合同管理。在固定資產(chǎn)管理方面,應(yīng)定期清查固定資產(chǎn),及時(shí)反映固定資產(chǎn)盤(pán)虧情況,修改固定資產(chǎn)相關(guān)科目。在財(cái)務(wù)報(bào)告方面,財(cái)務(wù)共享中心應(yīng)全面記錄企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的重大事項(xiàng),應(yīng)提高財(cái)務(wù)報(bào)表分析水平,對(duì)財(cái)務(wù)支出不合實(shí)際的情況及時(shí)清查。
財(cái)務(wù)共享中心覆蓋了全面的業(yè)務(wù)流程,除了子公司和總部的財(cái)務(wù)部,還包括跨業(yè)務(wù)流程,不同的業(yè)務(wù)流程有序?qū)?,這對(duì)企業(yè)的IT技術(shù)也提出了更高的要求。財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下,將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、財(cái)務(wù)處理、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估等眾多系統(tǒng)集成于同一平臺(tái),使得財(cái)務(wù)分析維度、廣度和深度大幅提升。所以財(cái)務(wù)共享中心作為聯(lián)系各業(yè)務(wù)部門(mén)的平臺(tái),制定一套合理的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心收益數(shù)據(jù)平臺(tái)對(duì)于日后財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的搭建及普及是十分有益的。同時(shí),針對(duì)網(wǎng)絡(luò)漏洞風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)的破壞性,要求企業(yè)具備完備的硬件系統(tǒng),并花費(fèi)大量成本維護(hù)相關(guān)服務(wù),打造安全的數(shù)據(jù)平臺(tái)。
內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)內(nèi)部控制的重要內(nèi)容,有利于保證信息傳遞的準(zhǔn)確性,是企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)的保證。加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì),一方面要保證內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性,成立內(nèi)部審計(jì)委員會(huì)是提高審計(jì)獨(dú)立性的有效舉措,通過(guò)完善企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)定,做到審計(jì)部門(mén)與業(yè)務(wù)部門(mén)分開(kāi),相互制衡監(jiān)督。同時(shí),明確內(nèi)部審計(jì)人員不能參加經(jīng)營(yíng)活動(dòng),不能參與財(cái)務(wù)工作以及其他影響審計(jì)獨(dú)立性的活動(dòng)。另一方面,加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)要提高審計(jì)質(zhì)量,這要求企業(yè)要將內(nèi)部審計(jì)落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)流程中,對(duì)審計(jì)資料、所涉及到的人員、場(chǎng)地嚴(yán)格規(guī)范,出具實(shí)事求是的審計(jì)資料。
財(cái)務(wù)共享中心對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)了新的挑戰(zhàn),企業(yè)應(yīng)優(yōu)化內(nèi)部流程控制,推動(dòng)組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型,加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),提高財(cái)務(wù)人員的工作積極性,優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)信息質(zhì)量,減少由企業(yè)內(nèi)部控制缺陷帶來(lái)的誤差。