大數(shù)據(jù)時代圖書館人事檔案管理分析

文/棗莊市山亭區(qū)人民醫(yī)院 王道峰；滕州市中心人民醫(yī)院 馬啟勇

人事檔案是我國人事管理的重要組成部分，其包含的人員身份信息、家庭背景和學歷信息對人事管理和分配起著至關重要的作用，在薪資和社保等關系上可以做基本的信息參考，而且有相應的法律證明效用。隨著社會科技不斷發(fā)展進步，大數(shù)據(jù)技術逐漸出現(xiàn)，并且在社會各個領域中得到了廣泛的應用，極大轉變了信息資源的接收與利用方式。具體到圖書館的人事檔案管理領域，大數(shù)據(jù)技術主要就是用來進行信息的搜集與檢索，還有數(shù)據(jù)庫的建設。在之前的一段時間中，很多圖書館對于大數(shù)據(jù)技術缺乏足夠的認識，沒能將其作用有效發(fā)揮出來。所以，相關方面應該加強重視，積極轉變傳統(tǒng)觀念，采用多樣化的手段促進大數(shù)據(jù)技術的落實，為圖書館長遠穩(wěn)定地發(fā)展提供助力。

一、大數(shù)據(jù)時代圖書館人事檔案管理工作分析

（一）相關概念概述。大數(shù)據(jù)具體是指借助互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)工具對數(shù)據(jù)進行一系列處理操作的高新技術，合理應用可以增強數(shù)據(jù)間的關聯(lián)性。借助大數(shù)據(jù)技術，人們很容易檢索出自己想要的信息資源，并對其進行合理的處理，滿足自身需求。大數(shù)據(jù)時代的圖書館人事檔案管理工作，則是在圖書館人事檔案管理工作中應用大數(shù)據(jù)技術，構建完善的檔案管理平臺，為具體工作的落實提供助力，促進工作質量更上一個臺階。

（二）工作特點。相比較于傳統(tǒng)人事檔案管理工作，大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作有著很大的不同，存在著自身獨特的特點，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是內(nèi)容檢索精準性。合理應用大數(shù)據(jù)技術，工作人員可以快速精確地檢索出自己想要的人事資料和信息，檢索效率可以得到很好的提升。而且，如果條件允許，圖書館還可以設置相應的篩選條件與算法，并借助此進行人事檔案的篩選，以便快速選出一批有著很大關聯(lián)性的單位。

二、大數(shù)據(jù)時代圖書館人事檔案管理中主要存在的問題

（一）不注重把控人事檔案內(nèi)容的完整性與真實性。在圖書館人事檔案管理中合理應用大數(shù)據(jù)技術，雖然能夠高效地檢索出相應的信息資源，不過其是否具有真實權威性，還有著較大的疑問。相比較于其他檔案而言，人事檔案更看重準確性與真實性。究其原因，人事檔案直接關乎選人用人的公平性，如果內(nèi)容不真實，那將會嚴重影響到其價值。現(xiàn)階段，部分圖書館在大數(shù)據(jù)技術應用中，大都不是很看重數(shù)據(jù)信息資料的來源，進而導致內(nèi)容真實準確性受到影響。而且，大數(shù)據(jù)是基于互聯(lián)網(wǎng)的一種信息技術，所以在具體應用中很有可能受到網(wǎng)絡病毒、黑客等的攻擊，進而出現(xiàn)信息被竊、篡改等情況。

（二）管理理念滯后。我國大數(shù)據(jù)技術和人事檔案的融合水平相對較低，很多圖書館檔案管理人員對于大數(shù)據(jù)技術的作用認識不清，沒能將其當成是重點工作。究其原因，一方面是培訓和宣傳工作沒能做到位，不僅沒有組織開展大數(shù)據(jù)技術的培訓活動，也沒能加強這方面的宣傳，使得內(nèi)部員工對此不是很了解，積極參與自然更加無從提及；另一方面，大數(shù)據(jù)意識不是很強，沒能和高校、相關事業(yè)單位等構建緊密的合作關系，使得人事檔案數(shù)據(jù)庫建設進程比較緩慢，阻礙到工作質量的提高。

（三）管理規(guī)范性不足。就當前情況來看，部分圖書館并沒能根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的要求重新構建完善的規(guī)章制度，使得這項工作很難有效開展。一方面就是職責分工不清晰，部分圖書館沒能厘清人事檔案管理部門、技術部門和其他相關部門的職責，進而在出現(xiàn)問題的時候相互推諉，阻礙到大數(shù)據(jù)技術的應用深入；另一方面就是管理標準不統(tǒng)一，部分圖書館沒有對電子文件、影像和音像等格式進行統(tǒng)一，所以在后期檢索與利用上便不是很順暢，規(guī)范性不足。

三、大數(shù)據(jù)時代圖書館人事檔案管理措施

（一）創(chuàng)新工作方式。在圖書館人事檔案管理中合理應用大數(shù)據(jù)技術，首要的任務便是創(chuàng)新傳統(tǒng)工作方式，具體可以從以下幾方面著手：1.人事檔案保密形式。對于人事檔案中由個人填寫的個人信息、科研成果等工作，可以應用開放式的方式進行處理，以便檔案所有人及時完善和觀看，確保資料的完整性和即時性。對于組織評價等信息，則得嚴格遵循保密原則，實施封閉式的管理。2.加大宣傳，強化員工檔案意識。圖書館人事檔案管理部門應該加大宣傳，使得內(nèi)部工作人員可以清楚認識到人事檔案的重要性，使得他們可以主動進行人事檔案的完善。3.構建人事檔案實時更新平臺。大數(shù)據(jù)時代對于數(shù)據(jù)的實效性、真實性有著很高的要求，每天都在產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，好多信息都是碎片式的，零散的，所以圖書館人事檔案管理部門應該清楚認識到這一點，及時進行檔案信息的更新，建立一個關系型的數(shù)據(jù)庫結構，把碎片化和零散的信息統(tǒng)一收集起來，提高檔案數(shù)據(jù)的收集效率。

（二）嚴格把控檔案內(nèi)容的真實完整性。為了營造良好的選人用人環(huán)境，確保人事檔案價值，圖書館在大數(shù)據(jù)技術應用中，應該對人事檔案內(nèi)容的真實完整性給予充足的尊重，并且優(yōu)先進行考慮。具體可以從以下兩方面著手：一方面，把控好數(shù)據(jù)信息的來源，盡可能從事業(yè)單位、行政機關等途徑獲取和檢索，避免應用不明來源的數(shù)據(jù)信息。針對此，圖書館需要積極構建信息數(shù)據(jù)共享機制，加強與相關方面的合作，實現(xiàn)資源的共享；另一方面，應該注重網(wǎng)絡安全的防控，合理應用一些全新的數(shù)字安全技術，對人事檔案進行加密操作。同時，在信息數(shù)據(jù)傳輸過程中，也得嚴格把控，避免出現(xiàn)檔案篡改、遺失等情況。

（三）樹立大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念。隨著社會的不斷發(fā)展，圖書館業(yè)務量越來越多，人事檔案的數(shù)量自然也會增加。為了更好地應對未來的挑戰(zhàn)，在不斷增強人事檔案管理工作的同時，還得促進該項工作朝著科學化、數(shù)據(jù)化的方向不斷前進。而在這一過程中，全新的管理理念樹立便顯得十分重要。一是組織開展專門的培訓，培訓人員不僅有人事檔案管理人員，同時還有圖書館管理層和其他部門的人員，使得他們能夠積極配合，形成部門聯(lián)動，為大數(shù)據(jù)作用更加充分地發(fā)揮提供助力。二是需要不斷進行大數(shù)據(jù)理念的深化，加強與相關部門的合作。如與高校方面進行重點合作，促進人事檔案管理與交接工作的有效結合，從源頭上強化大數(shù)據(jù)時代圖書館人事檔案管理工作質量。

（四）完善相關制度。在大數(shù)據(jù)時代，圖書館應該積極進行制度建設，為具體人事檔案管理工作的開展提供指引。一是應該根據(jù)圖書館內(nèi)部組織架構和工作要求，明確各個部門的職責，使得它們之間可以相互配合，形成合力，進而更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，提升工作質量。二是需要統(tǒng)一檔案管理標準，對各種類型的檔案資源提出明確的標準，為后期的資源檢索應用做好鋪墊。三是制定獎懲制度。對于在大數(shù)據(jù)下圖書館人事管理工作中表現(xiàn)好的人員進行物質、精神等方面的獎勵，對于工作懶散，不能積極配合大數(shù)據(jù)技術應用的人員進行一定的懲罰，這樣便能激起人事檔案管理人員的工作積極性，促進管理效率更上一個臺階。

（五）組建專業(yè)的團隊。在大數(shù)據(jù)時代，圖書館人事檔案管理工作發(fā)生了很大的轉變，對于人才提出了更高的要求。所以，圖書館管理層也得認識到這一點，加強人才的引進與培養(yǎng)，以便更好滿足大數(shù)據(jù)要求，促進圖書館人事檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學化的方向發(fā)展。首先就是引進來，具體可以與高校加強合作，協(xié)同進行這方面人才的培養(yǎng)。其次就是走出去。鼓勵內(nèi)部員工外出進修，學習大數(shù)據(jù)技術與人事檔案管理工作結合的理念與方式。在此過程中，也可以鼓勵工作人員利用業(yè)余的時間進行學習，又或者是參加相關培訓班等。這樣，便能使人事檔案管理人員更好地適應新時代要求，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的作用，達成理想的工作目標。

四、結語

綜上所述，圖書館人事檔案管理工作其實是一項對人事信息數(shù)據(jù)與資料進行整理、開發(fā)與利用的工作。在其中合理應用大數(shù)據(jù)技術，能夠豐富人事檔案內(nèi)容，提升其價值。不過因為大數(shù)據(jù)技術存在很強的復雜性與專業(yè)性，部分圖書館在其應用中依舊停留于表層，所以，需要圖書館積極進行創(chuàng)新和轉變，樹立正確的大數(shù)據(jù)人事檔案管理理念，合理利用大數(shù)據(jù)技術，不斷地探索檔案信息化管理，進行制度與機制的建設，確保人事檔案管理科學規(guī)范性，為圖書館更好地發(fā)展提供有力的支撐，促進整個檔案管理行業(yè)的發(fā)展。