事業(yè)單位工人檔案管理問題及對策分析

文/吉林省公主嶺市機關事業(yè)單位工人技術等級崗位考核辦公室 郭家斌

工人檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中起著重要作用，相關檔案記錄著事業(yè)單位所有工人的人事信息，合理梳理工人檔案信息有助于推進單位多項工作順利開展。同時，結合工人檔案中的工作履歷、學習經(jīng)驗等信息，可優(yōu)化人員配置，充分發(fā)揮人力資源的重要價值。而目前事業(yè)單位在對工人檔案進行管理期間還存在諸多不足，需要單位相關管理部門重視問題分析，并提出有效對策加以優(yōu)化。

一、事業(yè)單位工人檔案管理的特征

（一）真實性。在事業(yè)單位持續(xù)改革與發(fā)展過程中，對工人的檔案信息提出了越來越高的質量要求，無論是信息來源，抑或信息形式、信息內容等都必須真實可靠。所以，在對工人檔案進行管理期間，有關工作者必須對檔案信息進行嚴格、認真的審核，檢查檔案資料有無涂改造假情況，資料形成是否和相關政策規(guī)定相符，是否具備完整的審批手續(xù)，檔案記載情況符不符合常規(guī)邏輯，嚴禁出現(xiàn)捏造事實、填報虛假信息等問題。事業(yè)單位在保證工人檔案高度真實的基礎上，才能為后續(xù)人才考察及選拔工作提供可靠參考和依據(jù)。

（二）動態(tài)性。自改革開放以來，事業(yè)單位中的工人檔案基本都是對在職員工及干部有關情況的記錄，而這其中很多人員同時承擔著多種社會活動任務，所以其檔案內容會在人事工作調整之后同步改變，相關檔案信息會出現(xiàn)多次更改，需要經(jīng)常添加新內容、新材料。工人檔案不僅在內容方面保持動態(tài)性特征，檔案管理工作形式也呈現(xiàn)出突出的動態(tài)特點，比如事業(yè)單位會為了滿足新時期環(huán)境下工人管理所提的新需求，及時轉變傳統(tǒng)檔案管理模式，關注使用和推廣人檔統(tǒng)一的新模式。

（三）機密性。在事業(yè)單位中，工人檔案資料屬于機密性文件，相關管理者在對工人檔案進行管理期間，需嚴格遵守國家保密制度，禁止泄露任何檔案內容。事業(yè)單位工人檔案會對工人的工作經(jīng)歷、年齡、學歷等情況進行記錄，這些內容有可能關系到一些重大事件，這些機密性內容如果泄露出去，除了會對個人發(fā)展產(chǎn)生不利影響外，還可能對單位甚至社會發(fā)展產(chǎn)生消極影響。

二、事業(yè)單位工人檔案管理問題

（一）事業(yè)單位對工人檔案管理缺乏正確認識。目前很多事業(yè)單位管理者以及檔案管理相關工作人員不能正確認識到工人檔案管理發(fā)揮的重要意義，日常所開展的檔案管理只是簡單地保管好各種工人檔案資料，確保檔案不損壞、不丟失即可，這種滯后的管理觀念使得事業(yè)單位工人檔案管理工作相對被動。另外，目前很多事業(yè)單位對工人檔案進行管理的手段都相對滯后，比如會通過傳統(tǒng)人工檢索方式進行信息查詢，這種現(xiàn)狀使得工人檔案管理效率以及利用價值均難以得到有效提升。另外，因為事業(yè)單位對工人檔案管理缺乏足夠重視，未能對檔案管理工作加大宣傳力度，使得不能在單位中營造人人重視檔案管理的氛圍。再者，目前很多單位的工人檔案管理者不是科班出身，平時只能簡單地處理一些表面工作，卻不能準確抓住工人檔案管理相關的法律憑證、文化傳承、業(yè)務技能等內容宣傳亮點和重點，直接影響著宣傳效果。

（二）缺乏完善的管理制度。在事業(yè)單位內做好工人檔案管理工作，要制定完善的相關管理制度，為各項工作提供有力支撐。目前個別事業(yè)單位在對工人檔案進行管理期間，缺乏系統(tǒng)、完整的規(guī)范制度。在制度欠缺情況下，檔案管理者在工作開展中無法依據(jù)有關制度高效、合理地進行檔案管理，具體表現(xiàn)是不能根據(jù)相關規(guī)章制度對工人資料進行規(guī)范化的收集、歸檔與分類等，長此以往，就會使得檔案管理工作雜亂無章、毫無頭緒，難以有效推進工人檔案管理工作的制度化、規(guī)范化與法制化。

（三）工人檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)有待提升。在信息時代背景下，事業(yè)單位工人檔案管理工作越來越關注信息化建設，各項管理不斷提高著數(shù)字化與信息化水平。但當前我國很多事業(yè)單位負責檔案管理的工作人員整體年齡結構偏大，對新鮮事物不具備較高的接受能力，平時開展檔案管理工作時還是想要通過老套、傳統(tǒng)的模式進行管理，不愿意主動學習各種現(xiàn)代化管理手段，比如運用信息技術對館藏信息和檔案資源利用情況展開編研，或對歸檔電子文件進行元數(shù)據(jù)收集、格式轉換、組織以及儲存歸檔數(shù)據(jù)包等，但這些管理手段正是新時期檔案管理者急需學習與研究的重要課題。另外，一些檔案管理者因為非科班出身，在綜合素質和專業(yè)知識方面均有所欠缺，所以在工人檔案收集、保管、整理以及檢索等環(huán)節(jié)，經(jīng)常會由于專業(yè)知識欠缺導致較低的工作效率和工作質量。

（四）工人檔案管理信息化水平不高。在信息時代背景下，事業(yè)單位對工人檔案提出了越來越高的管理要求，傳統(tǒng)的檔案管理設備已很難滿足新時期工人檔案的管理要求。雖然目前大部分事業(yè)單位都比較關注對檔案管理加強信息化建設，但依舊有一些單位會在工人檔案管理中使用傳統(tǒng)手工操作方式，不注重建立工人檔案管理相關的信息化系統(tǒng)，影響工人檔案管理效率與質量。另外，一些工人檔案管理者在實際工作中過于依賴傳統(tǒng)經(jīng)驗，所開展的管理工作缺乏科學性、技術性，使得工人檔案在管理和保存中面臨較大難度，工作質量與效率一直無法有效提升。

三、事業(yè)單位工人檔案管理對策

（一）事業(yè)單位要對工人檔案增加關注度。要充分提高事業(yè)單位的工人檔案管理質量，首先要對工人檔案管理工作具有正確認識，并在單位領導及檔案管理人員高度重視下對檔案工作加大宣傳力度，積極通過新媒體、廣播、報刊、電視等形式加強宣傳。另外，事業(yè)單位還可邀請相關專家學者到單位內部開展講座，以更鮮活、形象、生動的內容對工人講解檔案管理相關知識，使單位全員都認識到工人檔案管理的重要意義。同時，事業(yè)單位要對工人檔案開發(fā)及利用加強關注，結合時代發(fā)展需求對工人檔案的收集及保管相關工作提檔升級，完善地配備工人檔案管理人員與設備，促使工人檔案資料可得到更高效、充分的利用，發(fā)揮檔案價值，進而使單位領導及員工都越來越重視檔案管理，并積極配合有關管理工作。

（二）制定完善的工人檔案管理制度。為有效改善事業(yè)單位工人檔案管理存在的制度不完善、不健全現(xiàn)狀，全面提升檔案管理效率，需要事業(yè)單位結合實際情況不斷完善工人檔案相關管理制度。首先，事業(yè)單位要結合具體情況對現(xiàn)有的工人檔案管理制度作出補充與完善，并根據(jù)時代發(fā)展趨勢對以往滯后、老舊的制度內容作出調整，以充分發(fā)揮檔案管理制度的重要價值。其次，要注意針對工人檔案管理制定相關監(jiān)督管理制度，在監(jiān)督機制作用發(fā)揮下進一步增強檔案管理制度執(zhí)行力，使檔案管理工作在制度規(guī)范運行下不斷提高效率及質量。最后，事業(yè)單位要針對檔案管理建立有關協(xié)調機制，使檔案管理部門和單位其他部門建立良好的橋梁關系，通過齊抓共管打造工作合力，為不斷提升工人檔案管理質量、推進檔案管理效率提升奠定扎實基礎。

（三）對檔案管理者加強培訓。事業(yè)單位工人檔案管理效率及質量在一定程度上取決于相關管理人員的專業(yè)技術能力，而目前事業(yè)單位在對工人檔案進行管理期間，普遍存在專業(yè)人才欠缺、既有檔案管理者綜合素養(yǎng)不高等現(xiàn)象。為有效改變這一現(xiàn)狀，首先，需要事業(yè)單位關注人才引進工作，并優(yōu)選專業(yè)素養(yǎng)高、政治敏銳性強、掌握計算機網(wǎng)絡知識且黨性意識高的復合型、高層次人才，以進一步優(yōu)化檔案管理隊伍結構。其次，事業(yè)單位要努力為檔案管理者提供外出考察以及交流學習的機會，使檔案管理者可以及時學習到先進的檔案管理方法與管理技術。最后，事業(yè)單位要積極引導和鼓勵檔案管理者自主學習專業(yè)的檔案管理知識，尤其要學習計算機操作、網(wǎng)絡管理、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)錄入等信息操作技能，以緊跟時代發(fā)展步伐推進工人檔案管理信息化建設，不斷提高檔案管理效率及質量。

（四）對工人檔案管理加強信息化建設。在新時期環(huán)境下，事業(yè)單位要充分發(fā)揮工人檔案資源的重要作用，就要針對工人檔案管理加強信息化建設，在檔案管理工作中應用多種現(xiàn)代化技術手段，以不斷提升工作質量與效率，并使工人檔案使用壽命有效延長。事業(yè)單位工人檔案管理期間，可對計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)合理利用，以更高效、高質地開展檔案管理工作。同時，工人檔案管理可在現(xiàn)代技術手段利用下，將書面信息轉化成數(shù)字信息，以有效減少檔案管理時間與工作量，不斷提升工作效率。事業(yè)單位可針對工人檔案管理建立統(tǒng)一的信息數(shù)據(jù)庫，對工人檔案信息統(tǒng)一存儲，并對數(shù)據(jù)庫做好更新工作。

四、結語

為有效提高事業(yè)單位的工人檔案管理質量及效率，需要單位相關管理部門及工作人員全面梳理工人檔案管理工作中存在的不足，及時采取有效策略加以改進。在新時期環(huán)境下，事業(yè)單位要充分認識到工人檔案管理發(fā)揮的重要作用，制定完善的相關管理制度，積極利用現(xiàn)代化、科學化手段加強檔案管理，并對檔案管理者加強培訓。