報(bào)紙行業(yè)檔案綜合管理探討

文/福建省閩西日?qǐng)?bào)社 陳京雁

信息時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理與以往傳統(tǒng)的保存保管有了本質(zhì)上的變化。人們對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)也在逐步加深，在此背景下，報(bào)紙行業(yè)作為依賴信息資源生存發(fā)展的組織機(jī)構(gòu)，更需要在檔案管理方面進(jìn)行優(yōu)化，采用更加合理、科學(xué)、高效的策略，因此需要進(jìn)行檔案綜合管理，從而改善當(dāng)前檔案管理的弊端，使檔案管理更具規(guī)范性、安全性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性。

一、傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

與其他行業(yè)相比，報(bào)紙行業(yè)的檔案資源數(shù)量更多、范圍更廣，囊括了歷史、政治、人文、科技、教育等多方面的內(nèi)容?？梢暂^為全面地展現(xiàn)當(dāng)?shù)厝嗣竦纳蠲婷埠蜁r(shí)代發(fā)展動(dòng)態(tài)，因此其檔案資源具有極高的探究?jī)r(jià)值和意義，保管檔案資源也就變成了十分重要的工作。

隨著信息時(shí)代的到來，報(bào)紙行業(yè)的檔案資源變得愈發(fā)豐富，除了早期的紙質(zhì)檔案，又出現(xiàn)了報(bào)紙電子檔案，與紙質(zhì)檔案的保存方式不同，電子檔案的保存需要利用互聯(lián)網(wǎng)信息設(shè)備，建立專業(yè)檔案管理平臺(tái)。然而，伴隨著龐大檔案信息而來的卻是傳統(tǒng)檔案管理存在的不足和弊端，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不足以應(yīng)對(duì)新時(shí)代背景下報(bào)紙行業(yè)對(duì)檔案信息的應(yīng)用、研究和開發(fā)需求。只有發(fā)現(xiàn)問題，才能有效合理地解決。

（一）缺少合理可行的相關(guān)制度。檔案管理工作至關(guān)重要，但是在傳統(tǒng)的管理方式下，一些報(bào)紙行業(yè)并未充分認(rèn)識(shí)到制度對(duì)其所起到的積極意義，因此往往只對(duì)檔案管理工作提出口頭形式的規(guī)定和建議，沒有形成合理、科學(xué)、規(guī)范的書面文件，更沒有對(duì)其進(jìn)行公示。這就導(dǎo)致部分管理工作出現(xiàn)了人員身兼數(shù)職、職能重復(fù)、兼職不顧、設(shè)置重疊等情況，不僅帶來了人力、財(cái)力、物力方面的無端浪費(fèi)，還導(dǎo)致各個(gè)部門之間出現(xiàn)權(quán)責(zé)糾紛，也弱化了綜合管理的性質(zhì)，往往事倍功半，不符合“精簡(jiǎn)效能”的改革要求。

（二）缺少檔案自動(dòng)化管理人才。檔案管理工作最核心的內(nèi)容并非保管保存，而是讓保存的檔案資源最大限度地被開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)其所具備的探究?jī)r(jià)值，為此，要對(duì)檔案資源做好統(tǒng)籌管理。在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代，無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都擁有了自動(dòng)化管理的可能，通過建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)以及共享共用平臺(tái)，更便于檔案資源的整理和查找。然而，傳統(tǒng)檔案管理模式下技術(shù)型人才缺失，導(dǎo)致檔案管理難以實(shí)現(xiàn)全面自動(dòng)化，不能高效保質(zhì)。

（三）缺少綜合管理的有效設(shè)置。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理單一籠統(tǒng)，缺少細(xì)致的分類、清晰的條理。這就導(dǎo)致在進(jìn)行檔案應(yīng)用時(shí)常常會(huì)由于分類不清、不細(xì)而將其效益大打折扣。另外，一些報(bào)紙行業(yè)的檔案管理權(quán)限設(shè)置不合理，導(dǎo)致其他部門在利用檔案時(shí)會(huì)處處碰壁，難以有效實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，或部門對(duì)檔案保管不當(dāng)、歸還不勤，造成檔案的損毀、丟失，這都會(huì)給檔案管理工作帶來諸多不便。檔案管理工作惠及單位，只有實(shí)施統(tǒng)一保管、合理共享、強(qiáng)化設(shè)置才能發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)，提供便利。

二、檔案綜合管理在報(bào)紙行業(yè)的具體應(yīng)用

報(bào)紙行業(yè)的檔案的載體形式多種多樣，不僅有紙質(zhì)稿件、電子文檔，還包括各種圖像影音資料，這些豐富的歷史記錄能夠真實(shí)地展現(xiàn)甚至還原不同歷史階段的發(fā)展情況，無論對(duì)報(bào)紙行業(yè)內(nèi)部還是對(duì)單位外部都具有不可或缺的研究?jī)r(jià)值。傳統(tǒng)檔案管理模式下難以發(fā)揮出檔案的效用，也給報(bào)紙行業(yè)的各項(xiàng)工作帶來諸多不便。要想改善這種狀況，必須采用綜合管理形式。

所謂綜合管理即在原有管理模式基礎(chǔ)上，依據(jù)報(bào)社檔案屬性進(jìn)行條框梳理、制度完善、加強(qiáng)體制建設(shè)，使其門類更多、設(shè)置更細(xì)、規(guī)劃更全、效率更高。同時(shí)實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、智能化，應(yīng)用規(guī)范化、合理化。

（一）統(tǒng)一監(jiān)管、分工協(xié)作。首先需要明確的是，報(bào)社檔案的綜合管理不是一家獨(dú)大，更不是一己全責(zé)，而是“為了對(duì)報(bào)社綜合檔案進(jìn)行監(jiān)督和保管，需要將每一個(gè)單位形成的全部檔案集中在一起統(tǒng)一監(jiān)督、保管與利用?！边@就意味著檔案管理工作雖然由管理部門負(fù)責(zé)，但需要各個(gè)部門之間的配合與協(xié)作。為此，報(bào)社各部門之間必須打破原有的隔閡與界定，在統(tǒng)一部門領(lǐng)導(dǎo)下，將檔案信息移交到指定的管理部門統(tǒng)一保管，所有移交的程序必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度。同樣的，當(dāng)部門需要借調(diào)檔案來應(yīng)用時(shí)，也必須符合相應(yīng)的程序規(guī)定，保證借調(diào)有據(jù)、歸還有時(shí)，保證檔案的安全性和完整性，使之不會(huì)出現(xiàn)任何紕漏。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案管理部門也可以將簡(jiǎn)單的分類處理、摘要提煉等工作交給相應(yīng)部門，這種統(tǒng)一監(jiān)管、分工協(xié)作的形式很大程度上減少了對(duì)人員精力、時(shí)間上的損耗，也讓檔案管理工作變成了制度體制的一部分，更好地維系各部門之間的關(guān)系。

（二）加強(qiáng)現(xiàn)代化辦公形式。報(bào)社檔案綜合管理的最重要體現(xiàn)便是自動(dòng)化信息設(shè)備的有效應(yīng)用，報(bào)社檔案不僅有利于內(nèi)部利用開發(fā)，也能夠給外界人民提供資源共享服務(wù)，在信息化時(shí)代發(fā)展進(jìn)程中，閉塞的檔案管理難以為報(bào)社的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展帶來積極效用，因此各大報(bào)社紛紛將視線放得長(zhǎng)遠(yuǎn)，以網(wǎng)站平臺(tái)、報(bào)紙APP、微信公眾號(hào)等多種方式實(shí)現(xiàn)檔案的有效合理化管理。筆者為此檢索了人民日?qǐng)?bào)網(wǎng)、吉林長(zhǎng)春日?qǐng)?bào)社、安徽新聞網(wǎng)等多個(gè)新聞報(bào)社網(wǎng)站，其中人民日?qǐng)?bào)網(wǎng)在檔案信息分類方面以報(bào)刊發(fā)行的版面為依據(jù)，分為要聞、評(píng)論、國(guó)際、視覺等內(nèi)容。安徽新聞網(wǎng)則是以新聞報(bào)道內(nèi)容為依據(jù)分類，分為文化、教育、黨政、旅游等。不同的網(wǎng)站平臺(tái)設(shè)置帶來不同的應(yīng)用體驗(yàn)，也為報(bào)社檔案綜合管理提供了不同的發(fā)展途徑?，F(xiàn)代化辦公形式另一方面可以為內(nèi)部人員更好地實(shí)現(xiàn)共享，也簡(jiǎn)化了檔案交管程序，節(jié)約資源、提高效率。

（三）精細(xì)分類、合理設(shè)置。報(bào)社檔案的種類繁多，如果將影音文件、電子文檔或者獎(jiǎng)杯獎(jiǎng)狀、紙質(zhì)文稿隨意地保管在一起，在管理上過于籠統(tǒng)，分類不細(xì)的話，不僅會(huì)加重任務(wù)量，導(dǎo)致工作效率低下，更會(huì)在后續(xù)檔案利用的過程中帶來消極影響。為此，報(bào)社檔案在進(jìn)行綜合管理時(shí)，一定要將檔案分類盡可能做到細(xì)化、精準(zhǔn)，并按照檔案的等級(jí)做好規(guī)劃，可以分為：黨務(wù)類、業(yè)務(wù)類、政務(wù)類等等，在開發(fā)利用時(shí)力求一目了然，電子數(shù)據(jù)也可以統(tǒng)一計(jì)算。另一方面對(duì)人員的工作分配要清晰、合理，對(duì)程序的設(shè)置要簡(jiǎn)化、科學(xué)，避免權(quán)責(zé)的龐雜和程序的繁復(fù)，讓檔案管理變得高效高質(zhì)。

三、加強(qiáng)檔案綜合管理的策略

（一）建立健全合理的檔案管理制度。沒有制度的單位猶如一盤散沙，經(jīng)不起考驗(yàn)和磨礪，因此要想妥善開展檔案綜合管理工作，就必須制度先行，報(bào)紙行業(yè)應(yīng)該首先建立和完善相關(guān)制度，在制度中明確規(guī)定員工的各項(xiàng)職能，使其能夠?qū)ψ约旱墓ぷ餍再|(zhì)有清晰合理的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，在工作中有據(jù)可依、有規(guī)可循，方能盡心盡力，不斷提高自我。制度應(yīng)對(duì)管理部門和各部門之間的權(quán)責(zé)進(jìn)行合理、清晰、精準(zhǔn)的規(guī)劃，減少職權(quán)重疊的情況，避免各部門之間出現(xiàn)矛盾糾紛，真正能夠?qū)崿F(xiàn)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，加大檔案綜合管理的力度。

（二）引入并培養(yǎng)專業(yè)型現(xiàn)代化人才。信息時(shí)代背景下，檔案管理部門對(duì)人才的要求也有了更高的標(biāo)準(zhǔn)，以往報(bào)社行業(yè)對(duì)檔案管理人才的理解不夠全面充分，為此在人才選拔應(yīng)用上往往不合規(guī)范。檔案管理工作需要豐富的專業(yè)知識(shí)和充沛的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，因此需要專門的管理人才，現(xiàn)代化辦公形式約束下也需要人才熟練掌握各項(xiàng)信息技能，能夠全面適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。為此報(bào)紙行業(yè)應(yīng)該大力招攬專業(yè)性現(xiàn)代化人才，并對(duì)已有人才進(jìn)行篩選和培養(yǎng)，力求擁有一支精英團(tuán)隊(duì)，保障檔案管理工作的順利開展。不僅如此，為了與時(shí)俱進(jìn)，報(bào)社還應(yīng)加大現(xiàn)代化辦公設(shè)備的投入力度，不斷創(chuàng)新思維，對(duì)年代久遠(yuǎn)的檔案既要保障安全，又要重新挖掘其深刻的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，做到常用常新，推陳出新。只有科學(xué)化的管理才能保障檔案資源不會(huì)淪為廢紙或無效數(shù)據(jù)等，給報(bào)社和社會(huì)的發(fā)展提供依據(jù)。

四、結(jié)語

報(bào)紙行業(yè)檔案綜合管理是一項(xiàng)對(duì)管理技術(shù)要求十分嚴(yán)謹(jǐn)、過程涉及范圍十分廣且體量較大的工作。對(duì)報(bào)紙行業(yè)進(jìn)行檔案綜合管理，一方面是為了提高報(bào)紙檔案信息的價(jià)值，另一方面是為了加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，以便更好地對(duì)未來發(fā)展進(jìn)行布局。為此，報(bào)社必須高度重視檔案綜合管理工作，采取有效策略加大管理力度，讓檔案收集、整理、保存、檢索、統(tǒng)計(jì)、編輯、研究等工作科學(xué)高效，使其真正具有管理的價(jià)值意義。