淺談秘書信息工作的重要性

文/云南民族大學 李萬軍

一、秘書信息工作的現(xiàn)狀

（一）信息工作的定義。信息工作是秘書人員對各種信息進行收集、整理、加工、傳遞、利用和反饋等工作流程的高度概括。

秘書工作的內(nèi)容是以秘書的辦文、辦事、辦會為核心的日常事務處理。具體內(nèi)容分為信息工作、文電工作、檔案管理工作、輔助決策工作、督辦工作、協(xié)調(diào)工作、建立健全制度規(guī)定、印章管理工作、保密工作、接待工作、辦公設備管理工作、辦公用品管理工作、領導交辦的其他工作等。秘書人員在處理這些工作時，必須根據(jù)相關的要求進行事務處理。

（二）存在的問題。1.信息報送不及時。秘書在對信息進行綜合處理的時候，很容易耽誤向領導報送信息的時間，以至于跟不上工作的進度而使事情不能及時得到解決。2.辨別有效信息的意識欠缺。秘書人員在收集信息時，往往暴露出其文字功底和搜集信息的意識不強，找不到有效信息，從而使收集到的信息沒有價值。3.對信息的真假度難辨。秘書人員在收集信息時，有時會對信息的真假分辨不清，找不到信息的關鍵點，有時會收集到錯誤的信息而導致領導做出錯誤的決策。4.秘書工作人員缺乏耐心。面對復雜的信息工作，秘書人員沒有耐心，很隨意地將收集到且沒有價值的信息報送給領導，以致延誤工作完成的時間，造成不良的影響。

因此，培養(yǎng)秘書人員的信息甄別意識，對于提高秘書人員辨別信息真假的能力，增強自己的耐力，起到至關重要的作用。

二、秘書信息工作的基本流程

（一）信息的收集的途徑和方法。1.觀察法。秘書人員通過開會、深入現(xiàn)場、參加生產(chǎn)和經(jīng)營、實地采樣、進行現(xiàn)場觀察并準確記錄（包括測繪、錄音、錄像、拍照、筆錄等）調(diào)研情況。2.查閱資料法。報紙、行業(yè)網(wǎng)站、文獻、雜志、廣播電視等傳媒專訪。3.實驗法。秘書人員通過實驗室實驗、現(xiàn)場實驗、計算機模擬實驗、計算機網(wǎng)絡環(huán)境下人機結合實驗等過程獲取信息或結論。4.調(diào)查法。秘書人員采用拜訪調(diào)查法、電話采訪法、問卷調(diào)查法等方法獲取有效信息。5.互聯(lián)網(wǎng)信息收集法。秘書人員通過計算機網(wǎng)絡發(fā)布、傳遞和存儲各種信息?；ヂ?lián)網(wǎng)信息收集的最終目標是給廣大用戶提供網(wǎng)絡信息資源服務，整個過程包括網(wǎng)絡信息搜索、整合、保存和服務四個步驟。

（二）信息的歸納與整理。秘書人員把收集到的信息進行歸納整理，而信息的整理包括信息的分類和篩選。秘書人員把收集到的各種信息按照其不同的內(nèi)容、性質(zhì)、作用、要求進行分類整理，再把有效信息篩選出來，使其提高工作效率。

（三）信息的加工與處理。秘書人員認真核對篩選出來的信息，對不完整的信息材料進行完善、加工，將綜合處理后信息提供給領導參考，促使領導作出正確的判斷和科學決策，從而提高其工作效率。

（四）信息的傳遞與反饋。1.口頭的傳遞。將信息轉(zhuǎn)變成簡練精短、正確合理的語言信息，然后再傳遞給領導。2.文字的傳遞。將信息轉(zhuǎn)變成有文字、圖畫、符號的書面形式傳遞給領導，以便于領導甄辨。3.通信設備的傳遞。作為現(xiàn)代社會中普遍使用的一種傳遞方式，秘書人員常用的通信設備有電話、電腦、傳真機、掃描儀、通信衛(wèi)星轉(zhuǎn)換器等。使用這些設備傳遞的優(yōu)點是傳播速度快，正確率高，在很大程度上提高了領導的工作效率。

三、秘書信息工作的重要性

（一）信息工作是秘書人員為領導決策提供參謀輔助職能的前提。信息是決策的基礎，秘書信息工作的任務就是為領導工作提供情報和依據(jù)。秘書人員在收集信息的過程中，要綜合所有發(fā)生的情況，去進一步發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、研究解決的方案及對策，并以此為基礎提出有效的意見和建議，為領導能做出正確決策而提供有價值的參考依據(jù)。如果秘書在信息工作過程中，發(fā)現(xiàn)異常信息，應及時追蹤了解造成異常信息的原因并進行綜合處理，甄別信息的真實性，確保信息的正確性，為領導做出正確的決策提供參謀輔助作用。

（二）信息工作是秘書人員寫好公文的基礎。作為秘書工作者，撰寫公文是秘書核心工作之一。而秘書人員在撰寫公文時不能亂用信息，必須是在正確掌握信息的基礎上，根據(jù)領導的意圖，經(jīng)過分析、整理、加工，形成更全面、更準確的信息體系。如果沒有各種信息資料作基礎，要想寫好一篇完整的公文那是不可能的，所以說，秘書人員要想寫好公文，離不開信息工作的整理與加工。

（三）信息工作是秘書人員處理好各項事務的保障。秘書人員在處理各項事務工作的過程中，不僅要領會領導的意圖和個人的學識，而且更要依靠各種有效信息作為依據(jù)，對信息進行綜合處理，將有關部門聯(lián)系起來，合理分工、明確職責，以保證各項工作的順利開展。信息是可再生的資源，秘書人員可以利用失去原有價值的信息，經(jīng)過深層次的加工而得到有價值的信息。信息的價值大部分是潛在的，要想使信息不斷增加含金量，秘書人員不僅要主動去發(fā)現(xiàn)信息、收集信息、整理信息，還要進行深入地分析和加工，盡量多發(fā)現(xiàn)有價值的信息，以便更好地為領導發(fā)揮參謀作用。

四、提高秘書信息工作的途徑

（一）按照標準要求做好信息工作。1.準確。秘書所收集到的信息務必準確無誤。秘書收集信息的目的是幫助領導做出正確的判斷和科學的決策，如果秘書人員為領導收集到的信息是錯誤的，就可能使領導的決策發(fā)生錯誤而造成嚴重的損失。2.及時。信息的流動是很快的，這就需要秘書人員能夠及時地獲取和掌握住信息，并及時把信息有效地利用起來，才可能發(fā)揮信息的最大作用，為領導能做出正確的判斷和科學的決策提供有利的依據(jù)。但如果對信息的處理不及時，就會失去信息原有的價值，從而造成不良的影響。3.全面。秘書人員在為領導提供信息時，應該從多方面去收集信息，不能忽略每一個細節(jié)。全面如實地反映情況，才能使領導根據(jù)各方面得到的有利信息，根據(jù)實際情況做出正確的判斷和科學的決策。4.適用。秘書人員在收集信息時，首先要弄清本單位所需要的信息和需要解決的問題，深刻領會領導的意圖，并從本單位的實際情況出發(fā)，再根據(jù)部門和領導的差異需求，找到對其適用的有效信息。

（二）增強秘書對信息工作有效意識。1.自覺意識。作為一名秘書，特別是為領導辦事的過程中自覺意識很重要。應該自覺為領導收集相關有價值的信息、并進行篩選、整理、加工，各司其職，自覺為領導分憂解難，自覺做好領導的參謀助手。2.主動意識。作為秘書，主動為領導分憂解難是基本工作。平時在為領導收集信息工作的過程中，要主動從網(wǎng)絡、書本、期刊、報紙等方面收集一些有價值且對領導工作有幫助的信息，從而提高領導的工作效率。3.競爭意識。作為秘書，必須要有競爭意識，隨時知道自己的處境，能夠正確領會領導的意圖，在工作中不斷去學習，吸取工作中的教訓，不斷加強自己的職業(yè)素養(yǎng)，無論自身學歷有多高，經(jīng)驗多豐富，嚴禁眼高手低，要時刻保持一種競爭理念，時刻清楚自己的地位以適應職場的變化，保證自己不被社會所淘汰。4.責任意識。作為秘書要履行好崗位職責，完成使命，因為責任意識是職業(yè)秘書的一個核心素養(yǎng)，具備良好的責任意識是做好秘書工作的前提和基礎。要想做好秘書工作就必須培養(yǎng)好自己的責任意識，不斷提升工作的自覺性，強化責任的執(zhí)行力。所以，秘書在做好信息工作時，要盡力讓自己有擔當、有責任感、保質(zhì)保量完成領導交辦的各項工作任務。5.保密意識。秘書作為隨時為領導進行服務的公務人員，在平時的工作中要輔助領導做出正確的決策，辦好各種各樣的會議，對諸多機密文件要及時進行處理。所以說，秘書比一般工作人員知道的機密要多很多，這就需要秘書人員在工作時樹立保密意識，充分認識保密工作的重要性，提高防范意識。秘書在做信息工作時要嚴格履行職業(yè)操守，重要的信息一旦從秘書的口中泄露，就可能會造成嚴重的后果。所以，秘書在進行信息工作時一定要有守密意識，做好保密工作。