項目管理辦公室理念在企業(yè)中的融入思路與途徑
——以電力企業(yè)辦公室為例

文/四川大唐國際甘孜水電開發(fā)有限公司 劉穎

辦公室作為電力企業(yè)黨風廉政建設、人事、檔案管理、安全生產(chǎn)考核、勞動紀律、綜合治理、接待管理、信息化建設、后勤服務、綜合協(xié)調(diào)等各項工作的“窗口”，承擔著橋梁、樞紐、參謀者、管理者、協(xié)調(diào)者、督促者等眾多角色。在電力企業(yè)服務型轉型的當前時代，只有高效率、最大化發(fā)揮辦公室職能和調(diào)動所有職工積極性、自主創(chuàng)新意識，才能切實發(fā)揮電力企業(yè)辦公室的信息中樞功能、輔助機構效能、參謀助手優(yōu)勢。

一、項目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入障礙

項目管理辦公室（PMO）作為企業(yè)職能機構的名稱，也被稱為項目管理中心、項目辦公室、項目管理部。項目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入，是電力企業(yè)在提升辦公室管理成熟度的目標下，標準化、形式化辦公室管理的過程。

電力企業(yè)辦公室雖然屬于職能型組織，卻不具備橫跨各個職能部門審核和評估所有項目的職能。盡管作為行政部門，電力企業(yè)辦公室需要為各個部門調(diào)配人員和各類資源，然而卻很難為各個部門的實踐工作、各項目的具體執(zhí)行提供指導意見、方法論，更多時候，項目團隊、項目經(jīng)理的決策還是取決于其自己的決定。最為重要的是，目前國內(nèi)電力企業(yè)的辦公室多以傳統(tǒng)的辦公室管理經(jīng)驗、理念、方法論來處理日常問題，現(xiàn)有的工作人員很難以項目管理的思維，重新調(diào)整工作方式、方法。如此，在傳統(tǒng)的辦公室管理模式和理念下，電力企業(yè)辦公室即便融入PMO，也很難依照核心理念管理手段，使用有效的發(fā)展計劃，達成電力企業(yè)提質(zhì)增效的目標。

二、項目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入思路

（一）融入定位規(guī)劃。在PMO融入之前，建議電力企業(yè)辦公室以當前存在的不足、企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃等作為依據(jù)，定義辦公室PMO組織架構和職責范圍，工作內(nèi)容和具體建設流程，確定方案落實方式并按照有效執(zhí)行的要求，匹配相應崗位及人員，以保障辦公室PMO運作的穩(wěn)定性、有序性。

（二）實踐操作方式規(guī)劃。在實踐運作時，電力企業(yè)辦公室要圍繞PMO理念融入和切實展開的需求，優(yōu)化組織架構，強化相關工作人員對PMO理念的認知，群策群力，邀請全體辦公室成員共同研究辦公室落實PMO理念的方式、路徑、保障機制、各個崗位的權責要求等。只有真正激發(fā)辦公室所有工作人員的工作積極性，才能保障辦公室管理改革真正與PMO理念融合起來。

辦公室管理中PMO理念的穩(wěn)定運用主要任務是完成辦公室管理體系的建設工作，此工作包含辦公室管理體系、辦公室管理支持體系、辦公室管理人員職位體系的建設。在以上體系建設的工作中，可將辦公室管理工作視為項目，對工作質(zhì)量、工作時間、工作成本全程監(jiān)管，將每一項工作的開始視為項目啟動，完成環(huán)節(jié)視為項目驗收，要全面監(jiān)督和支持每個辦公室工作人員的每一項工作操作過程，在每項工作完成后，由辦公室主任進行量化績效考核。

成本最大化降低是項目管理的關鍵目標之一，在電力企業(yè)辦公室融入項目管理辦公室理念時，要預先分類現(xiàn)有成本的歸屬部門，在企業(yè)總成本中的占比，有哪些是可以精簡的，哪些是需要維持的，如，保障企業(yè)業(yè)務運轉的各類行政成本，一旦減少會影響企業(yè)業(yè)務利潤，那么就不能精簡，而復印裝訂費用、水電費、辦公室用品采購費、辦公費、郵寄費、加班餐費、通信費、禮品費等，則可按照實際情況酌情刪減。電力企業(yè)辦公室在分析成本投入情況時，必須設立明確的行政目標及對行政效率和質(zhì)量的要求。如此，在辦公室管理中才能按照提升管理效率和質(zhì)量的要求，實事求是地落實行政目標。

三、項目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的融入方式

（一）確定融入后職能定位，籌劃調(diào)整組織架構。在辦公室組織架構調(diào)整的工作中，按照PMO理念，電力企業(yè)辦公室主任可設定項目管理組、培訓組、標準化組、質(zhì)量控制組、資產(chǎn)管理組。

其中項目管理組作為核心，由辦公室主任全權負責，用于監(jiān)控辦公室PMO理念融合后的執(zhí)行情況，負責質(zhì)控和監(jiān)督。標準化組負責辦公室PMO融合后的管理流程、文檔模板、規(guī)章制度、崗位細則等與辦公室管理改革相關的各項標準化操作。資產(chǎn)管理組負責辦公室原有資料、設備與PMO理念融入后的各項數(shù)據(jù)、開發(fā)工具產(chǎn)品及軟件等的收集、整理、保存、管理，尤其是記錄PMO理念融入與執(zhí)行過程、經(jīng)驗與教訓等。質(zhì)量控制組必須從項目管理組中獨立出來，重點監(jiān)督質(zhì)控辦公室改革的過程、落實的成效、相關部門和領導的滿意度等。

（二）厘清職責范圍，按需層層分解任務。PMO理念在融入電力企業(yè)辦公室后，要將軟件與工作支持、成本跟蹤與控制、數(shù)據(jù)資源協(xié)調(diào)調(diào)用、風險管理及控制、管理計劃落實跟蹤與報告、管理變更、文檔管理等各項職責，與辦公室當前在傳統(tǒng)管理理念下的工作內(nèi)容融合，屬于交叉的部分，可酌情按照標準化管理的方式理順。

PMO的職能幾乎能貫穿到公司的所有職能部門中，需要電力公司所有部門協(xié)調(diào)合作，共同促進PMO理念的引入和落實。因此，電力公司要整理歸納公司目前的軟硬件設備、所有人員的基本情況，構建資源存儲庫，以便辦公室在協(xié)調(diào)資源并提供決策建議時，能快速選出最適合的人員、資源，配以最合適的時間，提供建議給所需部門以供參考。在對接項目和部門過多甚至產(chǎn)生交叉時，電力公司辦公室要按照構建項目群管理體系的模式，評定各項工作的重要性和對辦公室服務的要求，按照公司戰(zhàn)略需求，為辦公室服務工作供應排序，優(yōu)先選擇重要工作提供定制服務并全程監(jiān)控實施情況，及時調(diào)整服務方案，跟蹤追評方案實施成效等。

（三）靈活選擇執(zhí)行策略，堅持內(nèi)部管理到位。電力企業(yè)辦公室在落實PMO理念時，要靈活選擇具體落實策略，不能固化管理模式。比如對于與業(yè)務市場拓展相關的業(yè)務、部門、項目，可遵從提升投入產(chǎn)出率的要求，約束與激勵、拓源與降本、面向市場與可持續(xù)發(fā)展并重，從提升企業(yè)、部門、業(yè)務活力的角度出發(fā)，實施激勵型管控模式與方案。對于后勤保障為核心的部門與業(yè)務，可在降低成本費用的目標下，健全制度體系，落實管理責任，切實推行責任型管控方案。在責任型管控方案落實的過程中，辦公室作為責任部門要自上而下強化管理人員責任到人的管控意識，保障管理制度體系、流程、方案的一體化執(zhí)行，辦公室要充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)職能，調(diào)動各個部門的參與積極性，保障內(nèi)部管理各個環(huán)節(jié)利、責、權的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

電力企業(yè)辦公室費用的降低要以嚴謹科學的內(nèi)部管理為先導。比如嚴格控制會議規(guī)模、出差人員數(shù)量，年初的預算表一旦經(jīng)過各級主管領導審批后，就必須按照年初預算分配相關費用，嚴禁年底增加費用的行為，形成上下共同節(jié)約的風氣。堅決執(zhí)行費用問責制度和領導一支筆審批制度，重點控制各類會議、公務車、電話通信等各項費用的支出，嚴管新車購置，淘汰舊車，以新?lián)Q舊，必要時可應用汽車租賃系統(tǒng)，力爭降低各類車輛管理成本。在通信費方面，要嚴格控制管理人員以公費私用的情況，杜絕私人電話，規(guī)范行政費用的支出。

四、項目管理辦公室理念在電力企業(yè)辦公室中的應用保障

（一）強化體制改革，設立行政成本支出限額。電力企業(yè)辦公室要高度整合各個部門的行政需求，在市場經(jīng)濟體制和企業(yè)實際發(fā)展戰(zhàn)略的需求下，構建能規(guī)范行為、協(xié)調(diào)運行、高效的行政管理體制。降低行政成本并不意味著要削弱辦公室管理責任或者職能，而是重新分配資源、責任，讓電力企業(yè)現(xiàn)有的資源，與崗位權責掛鉤，并真正落實到每一項能促進企業(yè)發(fā)展的工作中。

電力企業(yè)辦公室在降低行政成本的過程中，要兼顧不同部門與不同行政業(yè)務特征，搜集多渠道、多方面的意見，設置出合理的、科學的限額標準。辦公室主任可開展全方位調(diào)研，調(diào)研所得結果用于確定成本標準的科學性和合理性，在行政成本支出標準制定完成后，就需要設立相應的行政成本支出監(jiān)督機制體系作為執(zhí)行保障，并輔助預算管理和預算編制細化等各項工作的有效推進。

（二）優(yōu)化調(diào)整溝通方式，分層強化知識理念培訓。辦公室日常管理工作需要上下聯(lián)通，內(nèi)外協(xié)調(diào)，有效溝通，由此，辦公室要豐富溝通方式。同時，包含電力企業(yè)辦公室職員在內(nèi)，圍繞PMO理念落實要求，電力企業(yè)各個部門要求逐步落實相關知識與理念培訓工作。

如初級培訓內(nèi)容為辦公室PMO理念融入的必要性、要求、方式、路徑，需要結合電力企業(yè)辦公室管理改革的特性、企業(yè)轉型要求與戰(zhàn)略等設計內(nèi)容。初級培訓的目標是讓所有與辦公室PMO理念實施相關的職員、部門均對PMO理念及辦公室PMO理念的運用有清晰的了解。中級培訓的側重點是辦公室PMO理念融入后的方案如何應用、如何改進，培訓的目標在于讓所有參與人員能明晰PMO理念應用下，自己崗位工作方法、工作理念的調(diào)整必要性與要求、可應用的方法與手段。高級培訓需要所有參與人員在完成培訓后能按照執(zhí)行要求討論具體操作方案，通過群策群力來完善方案，使之達到標準化運作要求。