職業(yè)高中學校檔案信息化路徑研究

文/青島外事服務職業(yè)學校 梁燕

職業(yè)高中學校檔案包括大量歷史數據，事關學校師資隊伍管理、學生管理、校園環(huán)境管理、資金管理等工作，對學校常態(tài)化運行、精細化管理起著穩(wěn)定及輔助作用，落實職業(yè)高中學校檔案管理信息化，是職業(yè)高中學校高效管理的潛在需求，也是檔案管理進步的必然路徑。鑒于此，本文從檔案管理發(fā)展現狀、信息化路徑方面，對職業(yè)高中學校檔案信息化工作進行綜合探討。

一、職業(yè)高中檔案管理發(fā)展現狀

（一）職員工作積極性不足。檔案管理工作枯燥乏味，職員自我價值實現難度大，難以從職業(yè)中取得成就感、滿足感，尤其是在檔案管理工作出現偏差時，很容易打擊職員工作的積極性，形成職業(yè)倦怠，易造成工作效率低、工作質量較差的狀況。

（二）檔案管理效率低下。傳統(tǒng)檔案管理工作對人力要求高，資料錄入、分類保存、資料尋找、資料修改難度大，這就導致檔案管理工作普遍效率低下。資料錄入難度大，資料需要多次分類排序，記錄資料越多，資料尋找難度越大，修改資料時，所有相關資料都可能刪除。

（三）檔案數據真實度不足。傳統(tǒng)檔案管理工作對人力要求受主觀因素影響大，職員在職業(yè)倦怠情況下，容易出現錯字、錯誤數據狀況；復核時，不僅效率低下，而且難以全面找出錯誤的地方。另外，句子存在歧義、字體存在模糊現象以及數據失真時，記錄人員容易在不確定的前提下，按照主觀判斷，直接記錄，導致檔案資料真實性大幅度下降。

（四）檔案管理機構人員冗余。傳統(tǒng)檔案管理工作需要龐大的人力資源，除了需要檔案記錄人員外，檔案保存管理人員、檔案室鑰匙保管人員、檔案調用審批人員、檔案修改審核人員等同樣需要配置，會伴隨檔案資料的多寡，呈現人員增多、崗位增多的趨勢，龐大的人員冗余造成檔案管理成本大幅度增多，檔案管理效率卻大幅度降低。

二、職業(yè)高中檔案管理信息化發(fā)展路徑

（一）推動組織體系精細化。組織體系精細化可以統(tǒng)籌管理檔案管理工作，是保障信息化引入、提高質量的關鍵。健全組織體系需要從崗位劃分、責任機制、資金籌措、專業(yè)人才、信息化設備、管理標準、管理制度等方面入手。從崗位劃分上，健全組織體系時，有必要精細信息化檔案管理流程，確定具體崗位，對現有檔案管理崗位進行裁撤、增加、保留。從責任機制來看，在確定具體崗位后，需要根據崗位內容劃分各個崗位的職責，便于職員切實履行自身職責，與獎懲制度、績效考評制度結合，保障職員工作積極性和工作質量，也可以在檔案失真時，及時追責，強化人才隊伍建設。從資金籌措來看，資金是信息化推進及常態(tài)化運作的客觀保障性因素，學校應當根據實際需要安排專項資金，方便檔案管理體系升級改造，常態(tài)運作使用，對職員福利待遇、設備采購資金具有指導性作用。從專業(yè)人才來看，人才是組織架構主要組成要素之一，健全檔案管理體系時，應注重專業(yè)人才的招聘，具體規(guī)劃可參考崗位設置及專項資金多寡。從信息化設備來看，檔案管理信息化離不開信息化設備支持，因而有必要根據檔案管理具體流程，確定設備數量及類別，根據資金多寡，確定性能、質量、后續(xù)服務等。從管理標準來看，檔案數據管理應當遵從統(tǒng)一標準，在金額、人數、材料等方面統(tǒng)一，在流程、文檔格式、視頻格式、文件保存方式等方面有具體標準。從管理制度來看，應明確人事管理制度、獎懲管理制度、福利待遇制度、工作規(guī)范制度等，在有效規(guī)制員工行為的基礎上，確保組織體系的常態(tài)化、穩(wěn)定性運作。例如，重視崗位劃分，就可以明確計算機操作人員、檔案管理組長、檔案管理軟件或網站維護人員等，重視責任機制，數據出錯，可以鎖定責任人，對該人員扣除獎金，并要求其作出修改，可以確保信息化檔案管理質量。重視資金籌措，學?？梢詾樾畔⒒瘷n案管理工作提供專項資金，設備升級、人才招聘、工資發(fā)放等便有了資金支持。重視專業(yè)人才，信息化檔案管理體系便具備專業(yè)人才支持，組織體系更加完善。重視信息化設備，在采購檔案管理專業(yè)服務用品（如計算機設備、智能打印機、文件掃描設備等）時，客觀保障檔案管理質量，完善信息化管理體系。重視管理標準，要確定數據單位，避免“萬元”和“元”的差異，對數據取用整理等產生負面影響，完善檔案管理體系。重視管理制度，職員可以有參照地展開檔案管理工作，工作效率、工作質量可以在約束或激勵下得到保障，信息化檔案管理體系得到充分完善。

（二）推動人員管理精細化。人員管理是信息化推進的組成要素之一，為更好地落實信息化檔案管理人才隊伍建設，有必要重視人才招聘工作、人才培訓工作、人才約束及激勵工作、人才績效考核工作、企業(yè)文化深入運用工作等。從人才招聘來看，現有檔案管理人員可能無法滿足信息化檔案管理對人才知識儲備、操作技能、操作經驗等方面的需求，因而，招聘專業(yè)對口的大學生，或招聘具有豐富經驗的工作人員，都可以有效確保職員工作質量。從人才培訓工作來看，可以對大學生、現有工作人員、職業(yè)人員進行崗前培訓，對大學生注意操作熟練度、操作技巧、工作適應力等方面的培訓，對現有工作人員進行設備操作方法、檔案管理流程等方面的培訓，對職業(yè)人員重視工作環(huán)境方面的培訓。從人才約束及激勵來看，應綜合運用管理制度，約束員工作息時間、操作行為，激發(fā)員工工作熱情、深入學習意識，以此充分保障職員工作質量。從人才績效考核來看，績效考核可以較為客觀地評估職員與工作環(huán)境的適應情況，可以作為職員工作質量、工作效率、個人道德方面的評價參考依據，可基于評價結果，對實習生轉正、對優(yōu)秀職員加薪、對較差職員降職或勸離，以此加強人才隊伍建設。從企業(yè)文化深入運用來看，企業(yè)文化可以從工作環(huán)境、生活環(huán)境，幫助職員適應學校環(huán)境，保障職員工作熱情的充分發(fā)揮。例如，選拔具有3年以上工作經驗的職員，不僅可以幫助學校構架信息化檔案管理體系，在本職工作上，又能保質保量完成。但不可忽視的是，此類職員對校內環(huán)境適應程度不佳，有必要在職員入職前，將工作、住宿、飲食、生活用品采購場所，以及有關檔案管理具體流程、有關人員聯(lián)系方式等傳授給職員，以此確保檔案管理質量，為提升此類職員工作的質量，可以在職員工作質量較高的前提下，給職員提供生活補貼、住宿補貼等，激發(fā)職員工作熱情，將嚴謹的文化內涵滲透到職員工作態(tài)度上，進一步確保職員工作質量。

（三）推動設備及軟件管理精細化。設備數量、類別、性能、質量對檔案管理工作存在積極影響，能增強檔案真實性、可靠性，減少人力支出。另外，除了硬件設備外，檔案管理部門還需重視檔案管理專業(yè)軟件、網站的管理工作。從設備數量來看，設備數量可以依托崗位人數、管理流程、檔案管理內容而具體落實，尤其是在計算機上，可以聯(lián)動臺式電腦、筆記本，實現信息傳遞的及時性。從類別上來看，根據檔案管理流程、內容，重視打印機、計算機、文件掃描器、碎紙機等的采購，提高檔案管理信息化的深度。從性能上來看，應當根據信息化檔案管理具體內容，確定設備性能，在服務器存儲容量、網絡帶寬、網絡覆蓋范圍等方面，強化信息化檔案管理工作效率。從質量來看，為綜合確保設備質量，應注重檢修維護、廠商技術支持、申請審核等工作，檢修維護可以保證設備質量相對穩(wěn)定，廠商技術支持是在設備出現故障且檢修人員無法處理時，能得到原廠商的技術講解。申請審核是根據維修申請、采購申請，審核申請內容的正當性，便于調整采購方案，督促操作人員愛護公共設備。從檔案管理軟件、網站來看，應重視網站設計、后臺管理、權限管理，可以將網站設計外包給其他公司，學校重視密鑰、賬號及數據安全日常保障工作，以此提高檔案管理質量。例如，在重視設備數量、性能、類別、質量的前提下，設備工作效率較高、工作體系較為完善，檔案資料管理時，職員只需要按照預定流程掃描文件錄入電腦、手動錄入自動整理、文件檢索智能打印等，加速檔案管理工作。學校重視后臺維護、密鑰管理，除了避免網站崩潰外，還可以避免網絡攻擊，保障數據安全。

（四）推動數據管理精細化。數據管理包括數據錄入、數據保存、數據調用、數據修改等流程管理，及防范數據流失、數據篡改、數據格式化等安全管理。從流程管理來看，學校應針對數據錄入、保存、調用、修改的流程、標準、權限進行明確規(guī)定，要求操作人員嚴格落實，自發(fā)約束自身行為；從安全管理來看，網站及軟件應具備修改記錄、瀏覽痕跡等保存功能，設置密鑰時，應構架個人身份多重驗證體系，防范密鑰失竊等。例如，重視數據錄入權限的明確規(guī)定，可以在內容上，保障檔案數據的真實性、可靠性，尤其是在面對網絡攻擊時，有效的權限管理措施，可以避免賬號遺失后，大量無效數據占據檔案存儲空間，導致存儲爆滿，甚至被植入病毒，服務器癱瘓。

三、結語

傳統(tǒng)檔案管理體系因職員工作積極性不足、檔案管理效率低下、檔案數據真實度不足、檔案管理機構人員冗余，無法滿足職業(yè)高中檔案管理需求，有必要推進信息化升級，首先歸納組織體系精細化管理的內容，隨后從人員管理精細化、設備及軟件管理精細化、數據管理精細化等方面，對影響檔案管理效率、質量的主要因素進行具體探討。