淺論內(nèi)部控制在企業(yè)招標(biāo)管理中的實(shí)踐應(yīng)用

王大鵬 大慶油田信息技術(shù)公司

社會(huì)處于經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時(shí)期，為了保證企業(yè)具有一定的經(jīng)濟(jì)效益，需要?jiǎng)?chuàng)造一個(gè)公平公開的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，保證企業(yè)在招標(biāo)階段的管理水平。在招標(biāo)階段過程中，內(nèi)部控制的應(yīng)用能夠提高企業(yè)在實(shí)際運(yùn)作中的效益、避免出現(xiàn)腐敗問題。招標(biāo)作為我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成，為了解決招標(biāo)管理中存在的問題，需要提高企業(yè)招標(biāo)業(yè)務(wù)的管理水平，基于招標(biāo)方的可控角度出發(fā)，對(duì)招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行可控管理，確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)在招標(biāo)過程中主要存在的問題

(一)管理人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

由于企業(yè)在招標(biāo)業(yè)務(wù)的管理過程中，對(duì)于管理風(fēng)險(xiǎn)并沒有過多重視，沒有針對(duì)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)事件做出相應(yīng)的措施；或者管理人員通過個(gè)人的判斷對(duì)招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行判定，這些都會(huì)導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管理的成效達(dá)不到預(yù)期目標(biāo)。企業(yè)關(guān)于招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)價(jià)和管理等環(huán)節(jié)的執(zhí)行效果，往往只能取決于執(zhí)行招標(biāo)業(yè)務(wù)的個(gè)人，企業(yè)并沒有建立全面、系統(tǒng)的評(píng)價(jià)，導(dǎo)致一些關(guān)鍵性的風(fēng)險(xiǎn)很容易被忽視，管理層由于水平的限制，無法給出預(yù)防性措施，也就無法有效避免招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)帶來的巨大損失。

(二)控制方法過于單一

在企業(yè)的招標(biāo)階段，采用的控制方法過于單一，導(dǎo)致某些工程很可能出現(xiàn)程序不完整的問題，沒有徹底完成工程地質(zhì)、水文的勘探工作就開展招標(biāo)工作，容易出現(xiàn)三邊工程，即集勘探、設(shè)計(jì)、施工為一體。某些工程在招標(biāo)階段前期沒有準(zhǔn)備完整嚴(yán)密的資料，在后續(xù)的施工過程中很可能出現(xiàn)設(shè)計(jì)圖紙變更等問題。A公司在招標(biāo)階段，準(zhǔn)備的招標(biāo)文件在設(shè)計(jì)圖紙的表達(dá)上沒有表述清楚，沒有對(duì)施工技術(shù)、施工材料和設(shè)備等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)描述，后續(xù)施工過程招標(biāo)方和投標(biāo)方會(huì)產(chǎn)生一定的沖突，針對(duì)招標(biāo)文件缺失的內(nèi)容追究賠償，導(dǎo)致企業(yè)造成較大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重影響整體工程的質(zhì)量，耽誤建設(shè)項(xiàng)目的施工進(jìn)度。

(三)招標(biāo)信息渠道不流通

在招標(biāo)階段，企業(yè)需要準(zhǔn)備繁多的材料，處理人員和部門的關(guān)系也有著較大的難度。一般通過紙質(zhì)文件對(duì)招標(biāo)信息進(jìn)行傳達(dá)和審批，這些文件會(huì)隨著整個(gè)工程流程在部門內(nèi)部或者不同部門之間流傳，很可能會(huì)出現(xiàn)文件丟失的情況，無法追究責(zé)任人，從而阻礙了招標(biāo)工作的順利進(jìn)行。工作人員需要對(duì)整個(gè)招標(biāo)文件的流轉(zhuǎn)工作進(jìn)行跟蹤，但是，如果領(lǐng)導(dǎo)人員出差，整個(gè)跟蹤流程就會(huì)突然中斷。企業(yè)大多采取口頭的方式進(jìn)行信息交流，這種方式無法為后續(xù)責(zé)任追究提供相應(yīng)的證據(jù)，從而嚴(yán)重降低了信息傳遞的效率。

(四)缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督

在招標(biāo)階段，工作人員會(huì)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行劃分，某些人員為了獲取不當(dāng)?shù)睦妫ǔ⒏呃麧?rùn)的標(biāo)段作為不當(dāng)?shù)慕灰淄督o某些人員。參與招標(biāo)工作的員工在編制招標(biāo)文件時(shí)，往往在招標(biāo)文件關(guān)于資格預(yù)審風(fēng)方面，設(shè)定帶有一定傾向性的要求，為某些人員提供參照；或者對(duì)投標(biāo)方提供不對(duì)等的信息渠道。投標(biāo)人通過不正當(dāng)?shù)氖侄我愿呃麧?rùn)的方式誘使工作人員將標(biāo)底信息透露給個(gè)人，導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)市場(chǎng)受到影響，嚴(yán)重破壞了整個(gè)市場(chǎng)的規(guī)則。

(五)內(nèi)部控制執(zhí)行力度不夠

負(fù)責(zé)內(nèi)部控制工作的相關(guān)部門沒有認(rèn)識(shí)到內(nèi)控對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理的重要性。在當(dāng)今復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境下，如果不完善企業(yè)的內(nèi)控制度，將會(huì)導(dǎo)致內(nèi)控?zé)o法充分解決企業(yè)的經(jīng)濟(jì)難題；企業(yè)的有關(guān)工作人員僅僅在表面上遵循內(nèi)控制度，私底下通過作假的方式謀求高額利潤(rùn)。部分企業(yè)在測(cè)評(píng)專家費(fèi)用發(fā)放表的問題上，業(yè)務(wù)人員通過模仿專家簽名獲取金額，導(dǎo)致這項(xiàng)費(fèi)用重復(fù)報(bào)銷。企業(yè)內(nèi)部缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督體系以及考核機(jī)制缺乏針對(duì)性，導(dǎo)致內(nèi)部控制環(huán)境存在一定的潛在風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而影響企業(yè)在執(zhí)行內(nèi)部控制措施的積極性。

(六)招標(biāo)活動(dòng)不規(guī)范

招標(biāo)本身是基于規(guī)范性的程序進(jìn)行管理的一項(xiàng)活動(dòng)，往往采取針對(duì)性的措施盡量避免問題的發(fā)生，但是，在實(shí)際的操作中，往往成為某些人員以權(quán)謀私的非法渠道。在招標(biāo)過程中，如果招標(biāo)活動(dòng)沒有排除一定的人為干擾，企業(yè)按照公平、公正、公開的原則對(duì)全部供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評(píng)估，就會(huì)導(dǎo)致招標(biāo)活動(dòng)出現(xiàn)混亂、腐敗的現(xiàn)象。招標(biāo)企業(yè)的管理高層應(yīng)該做好自己的工作，守住底線，提高自己的責(zé)任意識(shí)，避免招標(biāo)活動(dòng)出現(xiàn)不規(guī)范的行為。

二、內(nèi)部控制在企業(yè)招標(biāo)管理中的應(yīng)用

(一)健全內(nèi)部機(jī)制

1.健全管理機(jī)制

企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)人才提高重視，根據(jù)最新的人事任免機(jī)制對(duì)招標(biāo)管理相關(guān)管理人員進(jìn)行調(diào)整，并對(duì)招標(biāo)階段涉及的相關(guān)制度進(jìn)行重修，落實(shí)好管理高層的責(zé)任，并設(shè)置不同的項(xiàng)目組，如：“原材料”小組、“財(cái)務(wù)”小組以及”行政小組等。確保企業(yè)招標(biāo)階段各部門的主體清晰、職責(zé)明確。

2.夯實(shí)主體責(zé)任

對(duì)于企業(yè)的招標(biāo)業(yè)務(wù)來說，需要對(duì)招標(biāo)的相關(guān)計(jì)劃進(jìn)行編制，并確立相應(yīng)的審批制度。有效地結(jié)合具有集中性、臨時(shí)性的招標(biāo)方式，通過總公司授權(quán)所屬子公司或者項(xiàng)目管理部門對(duì)相應(yīng)的管理范圍進(jìn)行限額規(guī)定，落實(shí)好招標(biāo)計(jì)劃，確保招標(biāo)工作做好層層落實(shí)，做好相應(yīng)的檔案記錄。

3.加大信用評(píng)價(jià)的力度

對(duì)于招標(biāo)管理而言，在專家方面，需要對(duì)入庫(kù)程序、權(quán)力、義務(wù)、監(jiān)督等方面進(jìn)行明確，如果某個(gè)評(píng)委給投標(biāo)人的技術(shù)部門評(píng)分最高分和最低分之間的差值超過25%，需要該評(píng)委附上相應(yīng)的報(bào)告說明評(píng)分原因。針對(duì)供應(yīng)商作假、工期拖延等行為，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其信用進(jìn)行減分，如果供應(yīng)商的行為超出兩項(xiàng)不合規(guī)的，均統(tǒng)一取消下一年度的資格。

(二)管理高層重視內(nèi)部控制建設(shè)

在不同的階段，內(nèi)部控制會(huì)表現(xiàn)為不同的建設(shè)程度，就管理高層而言，對(duì)于內(nèi)部控制的重視，會(huì)在企業(yè)內(nèi)部形成一種氛圍，從上到下推行內(nèi)部控制的實(shí)施。對(duì)于那些不重視內(nèi)部控制的企業(yè)而言，在外部監(jiān)管的推動(dòng)下，企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)也得到相應(yīng)的推動(dòng)作用，但是，為了保證企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，企業(yè)需要從根本上融入內(nèi)部控制的理念。短時(shí)間來說，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的內(nèi)部控制是不切實(shí)際的，可能會(huì)引起一些問題，對(duì)招標(biāo)任務(wù)的效率產(chǎn)生一定的影響；但從長(zhǎng)期的角度出發(fā)，能夠提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)的管理高層通過職業(yè)培訓(xùn)的方式或者不同的企業(yè)間進(jìn)行交流，提高管理高層對(duì)于內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)。在進(jìn)行考核時(shí)，需要設(shè)定關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)管理的專項(xiàng)基金，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)員工參與招標(biāo)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的主動(dòng)性。管理高層只有重視內(nèi)部控制，才能充分帶動(dòng)企業(yè)的整體氛圍。風(fēng)險(xiǎn)控制部門作為內(nèi)控體系建設(shè)的重要部門，需要在招標(biāo)管理的內(nèi)部控制中充分發(fā)揮作用。開展相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，提供相應(yīng)的專業(yè)咨詢，收集有關(guān)企業(yè)公司有關(guān)內(nèi)部控制問題引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)事故，作為職能培訓(xùn)的具體案例在企業(yè)各級(jí)進(jìn)行演講，從不同的途徑對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制進(jìn)行強(qiáng)化，不斷規(guī)范化企業(yè)的招標(biāo)業(yè)務(wù)。

(三)完善內(nèi)部控制體系

對(duì)于應(yīng)用內(nèi)部控制的招標(biāo)活動(dòng)來說，內(nèi)部控制建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、專業(yè)的工作，需要進(jìn)行詳細(xì)的計(jì)劃、細(xì)致的文件梳理以及流程修訂，并對(duì)這項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)一步進(jìn)行完善，確保修訂后的內(nèi)容始終與企業(yè)的規(guī)模保持一致，避免由于外界因素的影響下出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題，如：政策法規(guī)、業(yè)務(wù)水平、競(jìng)爭(zhēng)狀況等內(nèi)外因素，需要根據(jù)環(huán)境變化做出相應(yīng)的調(diào)整。

1.內(nèi)部控制計(jì)劃階段

企業(yè)需要聘請(qǐng)專業(yè)的咨詢機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全體員工的內(nèi)部控制，確保企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制的重要性，從內(nèi)部控制建設(shè)工作的角度出發(fā)，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況合理規(guī)劃實(shí)際的內(nèi)部控制建設(shè)范圍，將企業(yè)的法人代表設(shè)為內(nèi)部控制的第一負(fù)責(zé)人，對(duì)內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組和執(zhí)行小組直接控制，領(lǐng)導(dǎo)小組包括企業(yè)的各部門高管，執(zhí)行小組由各部門的指定聯(lián)絡(luò)人組成。內(nèi)控工作項(xiàng)目的相關(guān)計(jì)劃由執(zhí)行小組草擬，由領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審批和跟進(jìn)。

2.內(nèi)部控制建設(shè)階段

將內(nèi)部實(shí)際的開展范圍確定后，需要對(duì)納入范圍的各企業(yè)及其業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理，及時(shí)對(duì)控制目標(biāo)進(jìn)行確定，并發(fā)現(xiàn)其中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)。識(shí)別內(nèi)控活動(dòng)中的關(guān)鍵目標(biāo)，并編制相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制矩陣，對(duì)比企業(yè)現(xiàn)階段的制度、政策，從而找出內(nèi)控中存在的問題。針對(duì)內(nèi)控存在的問題，分析問題對(duì)于整個(gè)招標(biāo)管理的影響程度，從而制定出相應(yīng)的調(diào)整方案，根據(jù)整改后的方案對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行重新修訂，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行完善，合理分配部門的崗位以及調(diào)整當(dāng)前的人員配置，合理調(diào)整后，重新編制業(yè)務(wù)流程圖。在內(nèi)控體系建設(shè)整改后期，需要編制企業(yè)的內(nèi)控手冊(cè)，完成內(nèi)控體系建設(shè)。

(四)內(nèi)部控制完善階段

企業(yè)的招標(biāo)管理工程中，內(nèi)控執(zhí)行小組需要科學(xué)評(píng)估整個(gè)內(nèi)控流程，及時(shí)對(duì)不適合實(shí)際情況的現(xiàn)象進(jìn)行更新，取消原有的不合適的控制點(diǎn)，并對(duì)相關(guān)的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。業(yè)務(wù)部門需要承擔(dān)內(nèi)控流程的相關(guān)維護(hù)工作，并針對(duì)當(dāng)前的內(nèi)控環(huán)境提出有關(guān)建議，從而適當(dāng)增加已經(jīng)丟失的關(guān)鍵流程或者控制點(diǎn)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)該對(duì)內(nèi)控制度進(jìn)行修訂或者增補(bǔ)，將制度作為業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)制度和流程的統(tǒng)一，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠根據(jù)制度進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制規(guī)范化、程序化，有效控制招標(biāo)管理中的風(fēng)險(xiǎn)，落實(shí)內(nèi)部控制。

(五)強(qiáng)化信息溝通

1.加強(qiáng)內(nèi)部信息的溝通

對(duì)于內(nèi)部信息的整理和使用來說，一般通過公司的內(nèi)部渠道對(duì)信息進(jìn)行收集，如：財(cái)務(wù)資料、公司局域網(wǎng)等。在員工和領(lǐng)導(dǎo)的溝通層面，建立一個(gè)自上而下的平臺(tái)實(shí)現(xiàn)員工和領(lǐng)導(dǎo)之間的交流，有利于彼此之間獲取相應(yīng)的信息，提高招標(biāo)管理的效率，如：座談會(huì)、書刊雜志、領(lǐng)導(dǎo)信箱等。溝通渠道還可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以建立網(wǎng)上平臺(tái)，降低了領(lǐng)導(dǎo)和員工之間溝通交流的成本，有利于領(lǐng)導(dǎo)了解員工的想法，也有利于員工充分了解公司情況，調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。

2.加強(qiáng)外部信息的溝通

外部信息作為企業(yè)開展招標(biāo)業(yè)務(wù)的參考依據(jù)，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展增加了外部信息的獲取方法，企業(yè)大多從供應(yīng)商或者業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的客戶之間獲取相關(guān)信息，或者企業(yè)從市場(chǎng)中掌握有關(guān)的信息，或者通過網(wǎng)絡(luò)媒體、外部監(jiān)管部門等平臺(tái)收集信息。與外部的溝通交流，最重要的是對(duì)媒體資源進(jìn)行合理利用，適當(dāng)引導(dǎo)和把控媒體的話語權(quán)，引導(dǎo)有關(guān)企業(yè)的輿論方向。積極與外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)合作，定期獲得相關(guān)的政策信息，并根據(jù)監(jiān)管部門的要求及時(shí)上交相關(guān)材料。

三、結(jié)語

綜上所述，對(duì)于企業(yè)來說，為了提高招標(biāo)管理的效率，保證招標(biāo)活動(dòng)的公平、公開、公正，需要對(duì)企業(yè)進(jìn)行合理的內(nèi)部控制，加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制，加大監(jiān)督力度，提高內(nèi)部控制的執(zhí)行力度，完善企業(yè)的內(nèi)控管理機(jī)制，將風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)融入每個(gè)員工的觀念中，提高員工參與內(nèi)部控制的主動(dòng)性，從而保證內(nèi)部控制在招標(biāo)管理中的成效，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。