高職院校數(shù)字檔案館建設(shè)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
——以武漢交通職業(yè)學(xué)院為例

文/武漢交通職業(yè)學(xué)院檔案館 袁霞 高慧

建設(shè)數(shù)字檔案館是高職院校內(nèi)涵式發(fā)展及檔案工作發(fā)展的必然追求，是數(shù)字校園建設(shè)的應(yīng)有之義，是檔案工作適應(yīng)新形勢、謀求新發(fā)展的必經(jīng)之路。在“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的推動(dòng)下，高職院校的數(shù)字檔案館建設(shè)是高校檔案館建設(shè)的首要任務(wù)。2015年，湖北省檔案局、湖北省教育廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下全省檔案工作的意見》通知中明確指出，應(yīng)按照國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，大力推動(dòng)高校數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，落實(shí)電子檔案收、管、存、用和安全五大功能。加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程，建立覆蓋館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，著力構(gòu)建實(shí)體檔案館與數(shù)字檔案館“二位一體”、傳統(tǒng)載體檔案與現(xiàn)代電子檔案“二元并重”的高校檔案工作新格局。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)概況及意義

武漢交通職業(yè)學(xué)院檔案館從2016年建館以來，開始開展檔案信息化工作。目前，我校檔案館與圖書館合署辦公，數(shù)字檔案館建設(shè)還停留在檔案系統(tǒng)建設(shè)及檔案數(shù)字資源建設(shè)上。截至2021年5月，已通過外包完成三期檔案數(shù)字化項(xiàng)目，完成三個(gè)老校區(qū)常用檔案（文書、教學(xué)檔案）的數(shù)字化掃描與掛接、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，共進(jìn)行檔案數(shù)字化4492卷、17281件，共掃描檔案792285頁，著錄26407條檔案目錄。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需分步實(shí)施，統(tǒng)籌規(guī)劃。數(shù)字檔案館的建成對提高檔案工作效率、實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源的遠(yuǎn)程共享與利用提供了方便，可為歷屆校友學(xué)籍檔案的查詢利用提供異地查詢服務(wù)，實(shí)施部門立卷歸檔之后，校內(nèi)行政部門直接線上申請、目錄查詢、線上審批、在線打印檔案原文，可使檔案資源更快、更高效、更精準(zhǔn)地為校內(nèi)外師生及歷屆校友服務(wù)。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的機(jī)遇

（一）職業(yè)教育大發(fā)展為數(shù)字檔案館建設(shè)提供肥沃土壤。近年來，職業(yè)教育利好政策密集出臺，中國職業(yè)教育迎來了大發(fā)展。黨的十八大以來，特別是《國家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》（下面簡稱“職教20條”）頒布以來，我國職業(yè)教育改革發(fā)展走上了提質(zhì)培優(yōu)、增值賦能的快車道，職業(yè)教育迎來前所未有的發(fā)展機(jī)遇。在職業(yè)院校競相爭創(chuàng)“雙高計(jì)劃”的進(jìn)程中，數(shù)字檔案館作為學(xué)校信息化建設(shè)的一部分，也得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，將數(shù)字檔案館建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)體系之中。

（二）信息化校園建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的有力推手。我校信息化建設(shè)起步早，2010年開始使用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，目前學(xué)校收發(fā)文及重要的通知公告皆在OA系統(tǒng)發(fā)布，全校教職員工，包括領(lǐng)導(dǎo)已習(xí)慣“網(wǎng)上辦”。OA系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、圖書系統(tǒng)統(tǒng)一集成于學(xué)校門戶網(wǎng)站，師生員工通過身份賬號進(jìn)行網(wǎng)上辦事，方便快捷，為數(shù)字檔案館系統(tǒng)資源建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)，如學(xué)生成績、收發(fā)文等都可以系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)電子歸檔。

（三）湖北省檔案工作目標(biāo)管理考評是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要契機(jī)。自2016年湖北省檔案局發(fā)布《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理考評辦法》（鄂檔規(guī)〔2016〕3號）文件以來，將檔案工作納入政府績效管理之一，列入同黨建、文明校園、綜合治理同等重要的地位。同時(shí)指出，通過檔案工作目標(biāo)管理考評的單位——即通過檔案省特級、省一級的單位都可發(fā)放一個(gè)月的年終獎(jiǎng)勵(lì)。這意味著檔案工作的好壞，直接關(guān)乎到職工的“錢袋子”，使得各單位高度重視檔案工作。在政策的驅(qū)使下，我校2016年將原掛靠在辦公室的綜合檔案室獨(dú)立出來設(shè)成檔案館，并將檔案工作列入學(xué)校年度工作計(jì)劃，成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，主要校領(lǐng)導(dǎo)親自抓檔案的前提下，指派一名館長分管全校的檔案工作，形成校領(lǐng)導(dǎo)到檔案主管部門到各二級單位三級抓檔案工作的良好局面。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

（一）缺乏頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃不夠。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及諸多內(nèi)容，如數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范的制定、功能的確定、制度體系、庫存檔案數(shù)字化、檔案管理系統(tǒng)流程優(yōu)化、管理權(quán)限優(yōu)化、檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接、電子檔案的自動(dòng)收集等等，內(nèi)容的復(fù)雜性需要單位制定短期、中期、長期目標(biāo)，分步驟、分階段來實(shí)施，而我校在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，尚屬于摸索階段，指哪打哪，學(xué)校層面并未對數(shù)字檔案館建設(shè)召開專題會議，形成數(shù)字檔案館建設(shè)專班，進(jìn)行專題研討，在建設(shè)過程中缺乏頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌規(guī)劃不夠。

（二）各自為政，缺乏協(xié)同。數(shù)字檔案館建設(shè)涉及學(xué)校多部門，需要檔案系統(tǒng)與校內(nèi)的OA系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、招生系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，最后完成電子檔案的自動(dòng)采集與歸檔。OA系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、招生系統(tǒng)分別劃歸學(xué)校辦公室、科研處、教務(wù)處、招生就業(yè)處，各個(gè)系統(tǒng)的使用部門在購買或更換新系統(tǒng)的時(shí)候，并未將是否能與檔案系統(tǒng)對接、接口二次開發(fā)、歸檔要求等系數(shù)加入采購招標(biāo)文件中，致使后期檔案部門在與學(xué)校其他部門溝通實(shí)現(xiàn)電子歸檔時(shí)推進(jìn)進(jìn)程緩慢。如我校的OA辦公系統(tǒng)在2019年更換新OA辦公系統(tǒng)，新系統(tǒng)在使用過程中無法留存發(fā)文、收文留痕稿，校辦當(dāng)初和OA公司說的“歸檔”與檔案部門指的“歸檔”實(shí)際并不是一回事，致使后期三方溝通在線歸檔時(shí)困難重重。

（三）資金與設(shè)備投入不夠。數(shù)字檔案館的建設(shè)無論從硬件還是軟件都需要耗費(fèi)大量的資金，如購置服務(wù)器、檔案管理系統(tǒng)、交換機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、移動(dòng)硬盤、光盤等。目前，我校的資金投入勉強(qiáng)用于存量檔案的數(shù)字化掃描外包服務(wù)，難以滿足基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的需要，如購置掃描儀、A3/A4復(fù)印打印一體機(jī)等。資金的短缺也成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的一個(gè)重要因素，影響數(shù)字檔案館建設(shè)的順利進(jìn)行。

（四）信息化人才缺乏。數(shù)字檔案館的建設(shè)對檔案人才有著更高的要求，如建立檔案網(wǎng)站、微信公眾號、檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)都需要檔案人員懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，同時(shí)又懂檔案管理的基礎(chǔ)知識。目前，從我校及其他同類高校的人員構(gòu)成情況來看，從事檔案工作的專業(yè)技術(shù)人員，大多是非檔案學(xué)專業(yè)，且也是非計(jì)算機(jī)專業(yè)。我校也面臨著同樣的困境，3名從事檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，都是非計(jì)算機(jī)專業(yè)，難以在檔案系統(tǒng)的后臺管理與維護(hù)、檔案系統(tǒng)與學(xué)校其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接、檔案網(wǎng)站的開發(fā)方面發(fā)揮應(yīng)有的作用，從而制約數(shù)字檔案館的建設(shè)進(jìn)程。

（五）缺乏細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范的指導(dǎo)。目前，國家檔案局雖發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》等，省內(nèi)也出臺了相應(yīng)的關(guān)于數(shù)字檔案建設(shè)的相關(guān)操作規(guī)程，如武漢市檔案局出臺的《關(guān)于印發(fā)武漢市紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則的通知》。但我校在數(shù)字檔案建設(shè)過程中，對于諸多問題仍缺乏政策文件的指導(dǎo)。如我校在探索實(shí)現(xiàn)檔案管理與校內(nèi)OA系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)電子文件在線采集與抓獲，對在線的電子文件是否需要像紙質(zhì)文件一樣留存草稿、留痕稿、定稿，這些稿件是否需要合成一個(gè)PDF文檔歸檔，歸檔后的電子文件在進(jìn)行四性檢查時(shí)，是否有統(tǒng)一或標(biāo)準(zhǔn)性的軟件推薦，以及在電子檔案的著錄、存儲、傳輸、分類、檢索、交換、安全保密和開發(fā)利用等標(biāo)準(zhǔn)體系。若缺乏統(tǒng)一的、操作性強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)推薦，各單位在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中難免會出現(xiàn)結(jié)果不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的情況，進(jìn)而影響數(shù)字檔案館之間數(shù)字資源的互聯(lián)、互通、互享。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案館的建設(shè)需要高職院校在建設(shè)之前做好頂層設(shè)計(jì)、進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，設(shè)立數(shù)字檔案館建設(shè)的短期、中期、長期的發(fā)展目標(biāo)，爭取學(xué)校資金對建設(shè)的支持力度，加大檔案人才的培養(yǎng)力度，提升檔案人員的綜合素質(zhì)，制定細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。建設(shè)過程中，檔案部門也需要加強(qiáng)同校內(nèi)其他部門、校外數(shù)字化服務(wù)公司及軟件供應(yīng)商的協(xié)同溝通，建設(shè)帶有館藏特色的數(shù)字檔案館。同時(shí)，還應(yīng)樹立信息安全的理念，強(qiáng)化數(shù)字檔案館安全保障體系建設(shè)。