企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探析

文/中國(guó)石油冀東油田公司 楊海玲

檔案數(shù)據(jù)是企業(yè)最核心最有價(jià)值的資源，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、信息查詢與服務(wù)、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力有著重要的作用。企業(yè)面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”與大數(shù)據(jù)時(shí)代，紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)服務(wù)模式顯然已經(jīng)難以滿足自身發(fā)展的需求。因此，檔案工作面臨著諸多挑戰(zhàn)。在挑戰(zhàn)面前，企業(yè)必須擺脫低效的、傳統(tǒng)的管理模式，樹立綠色發(fā)展的理念，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展的檔案觀，主動(dòng)創(chuàng)新，積極探索企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)路徑，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

一、夯實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)

數(shù)字信息資源在傳播與利用上有著傳統(tǒng)載體不可比擬的優(yōu)勢(shì)。變“變動(dòng)提供”為“主動(dòng)挖掘”是開展數(shù)字檔案資源建設(shè)的關(guān)鍵，只有打破時(shí)空限制，才能真正提高數(shù)字檔案資源利用效率。企業(yè)也可以將“館藏檔案數(shù)字化”工作與增量檔案電子化工作同步推進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源建設(shè)的高效率。

（一）確定數(shù)字檔案資源采集范圍。建成優(yōu)質(zhì)的館藏?cái)?shù)字資源庫(kù)需要從源頭上明確檔案數(shù)字化的范圍?，F(xiàn)今常用的采集范圍包括本館傳統(tǒng)館藏檔案、各立檔單位檔案、具有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫(kù)、互聯(lián)網(wǎng)上具有檔案價(jià)值的信息。企業(yè)可以根據(jù)所屬各歸檔單位的基本職能、主要業(yè)務(wù)流程和歷年歸檔情況，以及大事記、各項(xiàng)工作計(jì)劃與工作實(shí)際情況，確定增量數(shù)字檔案資源采集范圍。

（二）實(shí)施檔案增量電子化。數(shù)字化檔案資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。如果沒(méi)有數(shù)字檔案資源，再好的檔案管理系統(tǒng)也是“無(wú)源之水，無(wú)本之木”。隨著科技發(fā)展和辦公自動(dòng)化的日益普及，絕大多數(shù)檔案形成單位的文件都有電子文件，新形成的檔案都有電子檔案。因此，多數(shù)新增檔案已經(jīng)是數(shù)字檔案，實(shí)施檔案增量電子化勢(shì)在必行。隨著檔案制度的日益完善，電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范日漸完備，企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的首要任務(wù)是依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)把新形成的電子文件及時(shí)歸檔保存，從源頭抓起。一是避免新形成的電子文件散失無(wú)存；二是避免新增檔案再次數(shù)字化，杜絕館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作的永無(wú)止境以及造成人、財(cái)、物的重復(fù)浪費(fèi)。因此，在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)伊始，需要將服務(wù)器和管理軟件的更換迭代造成的傳輸與轉(zhuǎn)換格式不匹配等影響因素考慮進(jìn)去，特別是將檔案編碼和檔案歸類方面有較為規(guī)范的體系作為設(shè)計(jì)支撐，減少因?yàn)橛布O(shè)備的差異化帶來(lái)的繁瑣，打破信息傳遞和轉(zhuǎn)換的壁壘，企業(yè)在推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)之初，應(yīng)設(shè)定各類別檔案既定歸檔流程，電子文件審核標(biāo)準(zhǔn)與要點(diǎn)，從系統(tǒng)源頭保證電子文件的全面收集，實(shí)現(xiàn)檔案增量電子化，為建設(shè)數(shù)字檔案室提供實(shí)時(shí)的數(shù)字檔案信息資源。

（三）推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化，是指對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、數(shù)碼相機(jī)或錄入等手段轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)可以識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備里。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。根據(jù)檔案工作的實(shí)際情況，有條件的企業(yè)可以采取數(shù)字化業(yè)務(wù)外包方式。這種方式能節(jié)省自身的管理精力，也有利于提升檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和效果。企業(yè)檔案部門可以嘗試在館藏檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)中運(yùn)用PDCA循環(huán)管理理念，將其置于檔案數(shù)字化質(zhì)量管理體系中，促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的科學(xué)化與規(guī)范化，全面提升檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。

二、優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）建立數(shù)字檔案資源建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系。資源建設(shè)從數(shù)字檔案資源的收集開始，經(jīng)過(guò)存儲(chǔ)、管理、利用，全程使用統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與體系，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源系統(tǒng)化管理。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，具備標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性、綜合性與平臺(tái)性、可行性與安全性、先進(jìn)性與開放性、實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性、可擴(kuò)展性與靈活性、易維護(hù)性與易操作性等特點(diǎn)。

（二）培養(yǎng)數(shù)字化檔案管理人才?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作者的知識(shí)結(jié)構(gòu)、信息素養(yǎng)要同步提高。因此，企業(yè)要高度重視檔案培訓(xùn)工作，注重檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)、多媒體知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)能力以及檔案責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)的數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，為檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)以及互聯(lián)網(wǎng)新思維的有效落實(shí)提供人才保障。企業(yè)可以考慮將信息與檔案部門合并，實(shí)現(xiàn)信息與檔案的融合發(fā)展，通過(guò)扁平化的組織體系，減少管理層級(jí)與歸檔環(huán)節(jié)，縮短檔案資料上交時(shí)間，提升檔案管理效率，或調(diào)動(dòng)企業(yè)檔案人員積極參與當(dāng)下急需攻關(guān)的檔案課題研究，提升檔案人員的科研攻關(guān)創(chuàng)新能力，切實(shí)提高員工為企業(yè)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量的本領(lǐng)，或考慮與高校合作，培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人員。

（三）規(guī)范數(shù)字化檔案管理制度。開展檔案數(shù)字化工作，包括實(shí)時(shí)歸檔、技術(shù)鑒定、存儲(chǔ)管理、載體轉(zhuǎn)換、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)遷移、實(shí)時(shí)發(fā)布等大量新型業(yè)務(wù)內(nèi)容均需檔案管理和電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的支撐。我國(guó)先后出臺(tái)了《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（GB/T 29194-2012）》《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南（GB/T 31914-2015）》《信息與文獻(xiàn)（GB/T 34840-2017）》等電子文件與檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，這為制定企業(yè)級(jí)的數(shù)字化檔案管理制度提供了依據(jù)。企業(yè)結(jié)合未來(lái)檔案發(fā)展模式與自身檔案管理特點(diǎn)，應(yīng)制定出具有高度融合性和包容性的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，這種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程既能涵蓋當(dāng)前的檔案，又具有可變更性，保證數(shù)字化檔案管理高速有效，實(shí)現(xiàn)良性可持續(xù)性發(fā)展。

三、提升檔案數(shù)字化服務(wù)能力

（一）依托數(shù)字化檔案系統(tǒng)提升檔案服務(wù)能力。首先，選用穩(wěn)定性、開放性的應(yīng)用軟件，以用戶中心為原則，在企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的開放利用。其次，檔案部門為檔案利用創(chuàng)造便利條件，降低利用門檻，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，不斷創(chuàng)新服務(wù)方式，主動(dòng)開展檔案利用活動(dòng)，營(yíng)造良好的檔案利用氛圍。再次，根據(jù)第一手跟蹤掌握的檔案利用效果反饋信息分析檔案信息資源需求特點(diǎn)，明確檔案利用工作重點(diǎn)，借助檔案云服務(wù)平臺(tái)創(chuàng)新服務(wù)模式，努力拓寬利用檔案網(wǎng)站與移動(dòng)終端開展檔案服務(wù)的渠道，積極探索助力數(shù)字經(jīng)濟(jì)和企業(yè)創(chuàng)新的檔案信息服務(wù)，提升檔案利用實(shí)效，提高檔案服務(wù)能力。

（二）應(yīng)用條形碼技術(shù)提升檔案管理效率。條形碼技術(shù)最早出現(xiàn)在20世紀(jì)40年代，但得到實(shí)際應(yīng)用和發(fā)展是在70年代左右。條碼是由一組規(guī)則排列的條、空及其對(duì)應(yīng)字符組成的標(biāo)記，用以表示一定的信息，具有可靠準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)輸入速度快、經(jīng)濟(jì)便捷、靈活實(shí)用、易于制作等特點(diǎn)。與條形碼相比，二維條形碼具有存儲(chǔ)容量大、抗損毀能力強(qiáng)、空間利用率高、耐用持久且可引入加密措施等優(yōu)點(diǎn)。在檔案資料封面粘貼二維碼，通過(guò)掃描條碼，可直接獲取檔案的相關(guān)信息。此外，應(yīng)用二維碼技術(shù)可優(yōu)化檔案查借閱工作流程、庫(kù)房清點(diǎn)與檔案統(tǒng)計(jì)，工作效率可得到極大提升，條形碼技術(shù)的應(yīng)用可以改變傳統(tǒng)管理方式下高勞動(dòng)強(qiáng)度、低效率、高誤差率的工作狀況，有效解決檔案數(shù)量增加導(dǎo)致的漏登、錯(cuò)登、錯(cuò)位、甚至丟失的管理問(wèn)題，是提高現(xiàn)代化與科學(xué)化管理水平的有效途徑之一。

（三）強(qiáng)化檔案科技支撐，提高檔案信息化水平。國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)指出：“檔案科技與信息化是推動(dòng)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要驅(qū)動(dòng)力，要充分發(fā)揮科技創(chuàng)新在檔案事業(yè)發(fā)展中的支撐作用，加快實(shí)現(xiàn)以檔案信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化?！逼髽I(yè)結(jié)合自身檔案工作實(shí)際情況，根據(jù)檔案發(fā)展趨勢(shì)，組織內(nèi)部檔案科研人員確定如電子檔案單套制、檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)際效果的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等課題進(jìn)行攻關(guān)，為檔案數(shù)字化成果的有效利用提供科技支撐，發(fā)揮數(shù)字經(jīng)濟(jì)價(jià)值，提高檔案信息化水平。

（四）完善軟硬件，提高檔案現(xiàn)代化水平。使用安全可控的軟件和硬件、存儲(chǔ)備份設(shè)備、安全設(shè)備、應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件。庫(kù)房按照國(guó)家建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)配備煙霧傳感器、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)以及紅外線監(jiān)控系統(tǒng)、除濕與加濕一體機(jī)、中央空調(diào)等消防、安防、溫濕度控制以及智能密集架等設(shè)備設(shè)施，機(jī)房依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，確保供電、消防、安防、監(jiān)控等設(shè)施設(shè)備完善，以規(guī)范配置信息化基礎(chǔ)設(shè)施為保障，采取專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)模式，加強(qiáng)檔案安全保密體系建設(shè)，為檔案物理壽命的延長(zhǎng)與檔案的保存質(zhì)量提供物質(zhì)保障，安全高效運(yùn)行檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的實(shí)體與信息安全。

四、結(jié)語(yǔ)

智能化是依托數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，更充分地、智慧地利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的必然結(jié)果。企業(yè)結(jié)合檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，要積極變革思想理念、業(yè)務(wù)模式與管理方式，在法規(guī)遵從、資產(chǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)化、組織記憶、知識(shí)管理、集成管理、風(fēng)險(xiǎn)管理以及云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等方面加強(qiáng)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案行業(yè)真正的轉(zhuǎn)型，發(fā)揮數(shù)字化檔案價(jià)值，創(chuàng)造檔案工作的新局面，全面助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。