獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)期間行政秘書的自我調(diào)適

文/廣州新華學(xué)院 鄭思思

2020年5月，教育部發(fā)布相關(guān)文件提出，到2020年末，各獨(dú)立學(xué)院全部制定轉(zhuǎn)設(shè)工作方案，同時推動一批獨(dú)立學(xué)院實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)設(shè)。獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)為其他性質(zhì)的學(xué)校并非名字更替如此簡單，不僅要看學(xué)校辦學(xué)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施是否符合轉(zhuǎn)設(shè)條件，還要考慮過渡期的工作安排以及學(xué)院的未來發(fā)展規(guī)劃是否合理。身為二級學(xué)院的行政秘書，如何在獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)的特殊期間進(jìn)行良好的自我調(diào)適，這是必須要進(jìn)行自我思考的問題。

一、要提高自己的思想政治素養(yǎng)和知識能力素養(yǎng)

學(xué)院行政秘書是大學(xué)思想政治工作隊(duì)伍的一分子，也是獨(dú)立學(xué)院順利轉(zhuǎn)設(shè)的重要保證。為更好地適應(yīng)學(xué)校轉(zhuǎn)設(shè)的發(fā)展要求，行政秘書必須要加強(qiáng)自我理論學(xué)習(xí)，提高思想站位，深刻領(lǐng)會和把握科學(xué)正確的立場和觀點(diǎn)，通過多樣的學(xué)習(xí)渠道提升自己的思想政治素養(yǎng)和政策理論水平，同時要安排時間進(jìn)行業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)，潛心工作，秉持認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，爭取在平凡的工作崗位中做出不平凡的成績。

在獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)期間，要更加注重自身思想政治素質(zhì)的養(yǎng)成。高校二級行政秘書大多都是黨員，如不是黨員的教師，二級黨組織都會積極吸納發(fā)展其為教工支部的一員，這就要求我們必須增強(qiáng)自身的黨性修養(yǎng)，嚴(yán)格要求自己。許多行政秘書認(rèn)為只要做好本職工作就可以了，忽略了對黨基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，對黨的知識和科學(xué)知識學(xué)得不深，造成理論知識的匱乏，對不符合黨性和不利于人民工作利益的言行不敢大膽批判，責(zé)任意識也有待加強(qiáng)。我們應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)黨章黨規(guī)及習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，學(xué)以致用，自覺閱讀有關(guān)黨建報(bào)刊等紅色書籍，提高為人民服務(wù)的自覺性。成功之路從來都不是平坦通途和一帆風(fēng)順的，在困難和壓力的面前，我們要克服怯難情緒，迎難而上。身為高校教師黨員，我們必須要牢記我們黨肩負(fù)的實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的歷史使命，勇于擔(dān)當(dāng)責(zé)任，做一名有社會主義信仰的優(yōu)秀的高校行政秘書。

在獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)期間，要更加注意提高自身的工作能力。高校行政秘書主要負(fù)責(zé)文件收發(fā)，辦公耗材、設(shè)備申購，科研管理等工作，我們要端正工作態(tài)度，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，同時要認(rèn)真學(xué)習(xí)科學(xué)、文化、業(yè)務(wù)知識和相關(guān)技巧，提升自己，努力使自己的工作效率全面進(jìn)入一個新水平，適應(yīng)新時代對我們的要求，為學(xué)院的發(fā)展做出更多更大的貢獻(xiàn)。我們要對自己的崗位永葆熱忱，全身心投入工作，日常閱讀有積極意義的書籍，擴(kuò)大自己的知識面和認(rèn)知能力及水平，勤學(xué)多練，刻苦鉆研，相信付出和回報(bào)是成正比的，多鍛煉自己，增強(qiáng)自身實(shí)力，自然而然工作能力就提升了。在社會人際關(guān)系中，我們要學(xué)會傾聽、學(xué)會換位思考，要鍛煉提升自己的溝通技巧，良好的溝通能力必定會讓人在工作中更加得心應(yīng)手。

二、工作要有主動性和前瞻性

高校行政秘書工作具有繁雜瑣碎的特點(diǎn)。在獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)期間，行政秘書不單要完成原本學(xué)校、學(xué)院下達(dá)的各項(xiàng)常規(guī)工作，還需完成轉(zhuǎn)設(shè)期間的轉(zhuǎn)設(shè)專項(xiàng)工作，有時候大量的工作會使得行政秘書手忙腳亂，顧此失彼。為了更好地按時按質(zhì)按量地完成手頭上接踵而來的工作任務(wù)，我們必須要提升自己工作的主動性和前瞻性。

行政秘書工作涉及了學(xué)院工作的方方面面，行政秘書要根據(jù)自身崗位和工作要求，積極配合學(xué)院完成上級交代的各項(xiàng)工作，努力提高自身工作的自覺性。秘書工作考驗(yàn)的是一個人的思維方式、自學(xué)能力等方面能力，領(lǐng)導(dǎo)既然把某項(xiàng)工作交給你，實(shí)際上就是給了你一個學(xué)習(xí)成長以及鍛煉的機(jī)會，那么要想抓住機(jī)會，就要自己主動爭取。主動性強(qiáng)的秘書在解決事情的過程中，會自己發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而得到相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)。毫無疑問，秘書的實(shí)力也會在這過程中日積月累地不斷增強(qiáng)，會對各種疑難雜癥處理得越來越得心應(yīng)手，越有能力把交辦的事情高效率地完成，這類型的秘書在面對轉(zhuǎn)設(shè)過程中遇到的突發(fā)事件以及大型事件的時候，也會有一套自己完善的解決問題的方案，借助平時的工作方式經(jīng)驗(yàn)，可以很好地與領(lǐng)導(dǎo)和各部門溝通，而不至于遇到問題時畏手畏腳，一心只想推卸責(zé)任，逃避問題。機(jī)遇對主動者就是成功的火種，機(jī)會都是青睞主動者的，這是一個必然的規(guī)律。

俗話說“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)期間，各單位部門都面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，這時的我們要清醒認(rèn)識面臨的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，把問題摸深摸透，認(rèn)真深入研究，審時度勢地做出當(dāng)下最有利的處理判斷，同時對將來的工作中會出現(xiàn)的問題在現(xiàn)有的大環(huán)境下必須要有個提前預(yù)估，贏得發(fā)展的主動權(quán)。作為高校行政秘書，必不可少的一個技能就是工作的前瞻性，前瞻性就是明確工作方向和方法，參考往年會出現(xiàn)的工作節(jié)點(diǎn)，未雨綢繆，把事情做在前面，把工作的節(jié)奏牢牢地把握在自己的手中，這有利于更好地安排自己的工作時間，在遇到突發(fā)事件急需處理的同時不耽誤日常事務(wù)。作為行政秘書，我們?nèi)绾闻囵B(yǎng)自己的前瞻性呢？前瞻性很大程度上是由“經(jīng)驗(yàn)”決定的，人生經(jīng)驗(yàn)包括社會起點(diǎn)、社會關(guān)系、教育經(jīng)歷、生活環(huán)境等，我們可以向有經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀的行政秘書虛心請教，借鑒他人工作上的優(yōu)秀之處。另外，我們可以自己梳理好上一年學(xué)院的大事件，某個時間點(diǎn)會接到某個任務(wù)要提交某個材料，這樣我們可以清楚地知道將來什么時間學(xué)院要做什么事情，提交什么材料，通過這樣的方式，我們可以把握全局，對將來的工作做到心中有數(shù)，提高事情的可控性，把工作的主動性牢牢抓在自己的手里。

三、工作要注重精細(xì)化

獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)對學(xué)校來說是一個非常好的自我審視的契機(jī)，可以讓我們總結(jié)回顧過去的工作，反思錯誤吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)理清思路。無論是在轉(zhuǎn)設(shè)的準(zhǔn)備階段還是申報(bào)階段，上級對獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)要求的資料都是規(guī)范且明確的，只有通過省級教育廳等行政部門考察驗(yàn)收合格，獨(dú)立學(xué)院才具備了轉(zhuǎn)設(shè)的條件，這無疑是對獨(dú)立學(xué)院各部門各崗位工作質(zhì)量的全方位考驗(yàn)。行政秘書要學(xué)會在日常辦公中融入“工作必須精細(xì)化落實(shí)”的觀念，這種良好的態(tài)度和思維可以讓行政秘書在崗位工作越來越專業(yè)化的情況之下，帶來良好的效果，使事情的效率和環(huán)境擁有更好的發(fā)展空間和轉(zhuǎn)換方式。

首先，行政秘書轉(zhuǎn)設(shè)大背景下工作要學(xué)會“精”干?，F(xiàn)在是一個信息爆炸的時代，我們要學(xué)會具備獲取有用信息的能力，例如通過借助線上智能而又操作便捷的軟件，提高自己信息收集和整理能力，從而提高自己的工作效率和改進(jìn)自己的工作方法，建立起一套高效的工作體系，更好地為學(xué)院服務(wù)，例如利用“問卷星”網(wǎng)頁設(shè)置成問卷快速地收集上百人的信息、用伙伴云設(shè)置表單收集報(bào)名情況等，這都是省時省力的好辦法。再者，行政秘書在轉(zhuǎn)設(shè)大背景下學(xué)會“細(xì)”想，要更具備細(xì)致和耐心。作為一個大學(xué)，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校多年以來的發(fā)展歷史并承載著未來的發(fā)展方向，檔案的類別和文件涉及方方面面的內(nèi)容，這些材料可以真實(shí)客觀地反映學(xué)校的教學(xué)、科研水平，對學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。在轉(zhuǎn)設(shè)這個重要節(jié)點(diǎn)，這對二級學(xué)院行政秘書能力上有著更精準(zhǔn)、更細(xì)致的要求，必須要做好對歷年文件的歸檔整理工作，發(fā)現(xiàn)任何問題都要及時糾正，真正把工作落到實(shí)處，對部門檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，可以提高工作的效率，減少檔案丟失、泄密的危險(xiǎn)。作為二級學(xué)院行政秘書，要提升自己工作精細(xì)化的能力，就要學(xué)會在工作中深入思考學(xué)習(xí)，思考有助于打開工作局面，創(chuàng)新工作方式方法，有效解決工作中遇到的困難；要做好每日工作計(jì)劃和總結(jié)，工作中多學(xué)會做記錄，培養(yǎng)自己工作的條理性；要多學(xué)多問，暢通學(xué)習(xí)渠道，多培養(yǎng)自己對于事情輕重緩急的鑒別能力，抓事情重點(diǎn)，認(rèn)認(rèn)真真落實(shí)工作。

四、要保持良好的心態(tài)，積極應(yīng)對工作挑戰(zhàn)

獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)面臨的是機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在轉(zhuǎn)設(shè)時期的工作量一定較往常有所增加。作為二級學(xué)院的行政秘書，切勿在工作的時候唉聲嘆氣、埋天怨地，這種消極的情緒會影響身心健康，產(chǎn)生不利于繼續(xù)完成工作或者正常思考的情感，我們應(yīng)該主動擺脫消極情緒，我們遇到不順心的事情時，可以向同事、朋友傾訴，可以進(jìn)行積極的自我暗示，穩(wěn)定情緒，做好時間規(guī)劃，平衡好工作和生活。正如美國石油大王洛克菲勒在某次給兒子的信中說到：“如果你視工作為一種樂趣，人生就是天堂；如果你視工作為一種義務(wù)，人生就是地獄！”

在轉(zhuǎn)設(shè)的特殊時期，行政秘書更應(yīng)該重視對自我情緒的控制，因?yàn)閷拥膶ο笫侨５膸熒酥潦钦块T，為了更好更快地推進(jìn)工作，同時提升自身的工作愉悅度，控制情緒是堂必修課。首先，我們要學(xué)會自信，自信是成長的推動力，是一個人由內(nèi)而外散發(fā)的魅力，只有自信的工作和生活，才能保持積極向上的心態(tài)面對問題，才有精力積極想方設(shè)法去解決當(dāng)下的困難。再者，在工作中，我們要做一個對自己寬容也對他人寬容的人。在工作中，勢必會有溝通不暢的時候，寬容不僅可以減少摩擦，也對促進(jìn)良性溝通和辦事效率有著很大的作用，我們應(yīng)盡量以愉快的心情處理工作的上的問題。行政秘書要定時給自己制定切合實(shí)際的目標(biāo)，用正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀引導(dǎo)自己，積極上進(jìn)。

獨(dú)立學(xué)院轉(zhuǎn)設(shè)工作中，遇到的困難和問題多種多樣，行政秘書必須要學(xué)會自我調(diào)適，這是學(xué)校、社會發(fā)展的需要，也是自身發(fā)展的要求。秘書崗位平凡，要在平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡的業(yè)績，就要學(xué)會在吃苦中磨礪性格，在奉獻(xiàn)中成長，不僅要勤于學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自己的文字功底和思維能力，還要謙虛地向周圍業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志學(xué)習(xí)，多方面多維度地通過各種途徑努力豐富自己、充實(shí)自己、提高自己。