新時代背景下流動人員人事檔案信息化建設(shè)探索

文/中國海峽人才市場 王小燕

我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，各行各業(yè)對于人才的需求量快速增長，人員流動現(xiàn)象愈發(fā)明顯，對于區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展起到了有效促進作用。但是人員流動為人事檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)新時代需求，因此在現(xiàn)代信息技術(shù)支撐下，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新成為必然。促進流動人員檔案管理向信息化方向發(fā)展可以為流動人員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，保障人員合法權(quán)益，進而促進區(qū)域經(jīng)濟社會發(fā)展的穩(wěn)定性。當前信息化管理仍存在諸多問題，需要相關(guān)部門和人員加以分析和解決，加強新時代背景下流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。

一、造成流動人員人事檔案管理困難的原因

（一）個人原因。大家普遍對人事檔案認識不足，對于檔案重要性了解度不高，戶籍地與工作地不一致，頻繁更換工作單位等均會造成流動人口檔案數(shù)量的增加和管理難度的加大。用人單位在招聘員工時僅重視人員的學歷、工作經(jīng)驗等，而對于檔案轉(zhuǎn)移等并未給予足夠重視，加上部分人員在國外定居，但是并未及時處理檔案問題，以上都是“死檔”“棄檔”問題發(fā)生的重要原因。

（二）社會原因。20世紀90年代，我國進入市場經(jīng)濟時代，建立起了新的用工制度，高校數(shù)量的增加和招生規(guī)模的擴大在很大程度上增加了畢業(yè)生就業(yè)壓力，多數(shù)畢業(yè)生離開學校后無固定工作，人員流動性增大，相應(yīng)的人檔分離現(xiàn)象愈發(fā)凸顯，傳統(tǒng)人事檔案的功能在此背景下極大削弱，檔案的社會作用明顯弱化。

（三）政策原因。對于畢業(yè)后的學生檔案，我國對其有3種管理法：其一，暫時未就業(yè)的學生檔案直接由學校統(tǒng)一轉(zhuǎn)至生源地人才服務(wù)機構(gòu)；其二，將已就業(yè)但不在體制內(nèi)單位就業(yè)的學生檔案轉(zhuǎn)至工作單位所在地人才服務(wù)機構(gòu)就業(yè)代理；其三，學校保管學生檔案2年，2年內(nèi)就業(yè)的將檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位或人才機構(gòu)，2年內(nèi)未就業(yè)的將檔案轉(zhuǎn)至生源地人才服務(wù)機構(gòu)。以上政策原因使得流動人員難以權(quán)衡戶籍、工作地與檔案的重要關(guān)系，勢必造成對人事檔案缺乏重視，人檔分離局面長期存在。

（四）人事檔案載體原因。當前我國仍以紙質(zhì)作為人事檔案載體，管理較為困難，而人員的流動性強，檔案卻因為數(shù)字化不足無法實現(xiàn)有效交流和利用，因此流動人員檔案管理難度加強。

二、流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識落后。我國檔案管理辦法存在區(qū)域性差異，各地政府在實施流動人員檔案管理時存在較大差異性，管理意識不盡相同，參差不齊。不僅如此，相關(guān)部門以及企事業(yè)單位目前仍存在對于流動人員檔案管理認識度不夠、管理理念以及管理手段滯后于時代發(fā)展的問題，這一問題在中小企業(yè)特別是小微民營企業(yè)中尤為突出。相關(guān)管理部門在實施流動人員檔案管理時缺乏創(chuàng)新性，實施檔案管理時僅將重點放在歸檔和存儲方面，致使管理效率及質(zhì)量均無法符合時代發(fā)展需要，也無法有效發(fā)揮檔案價值，更遑論為流動人員提供高質(zhì)量服務(wù)。

（二）人員專業(yè)能力不高。因重視程度不高，故而在檔案管理人員招納和任用方面缺乏系統(tǒng)性和科學性，而檔案管理工作又相對較為繁雜、工資福利不高，對于高質(zhì)量專業(yè)人才并無吸引力，致使目前檔案管理人員綜合素質(zhì)較低，甚至部分是其他部門兼職完成的管理工作。人員在入職后也缺乏定期的技術(shù)培訓，專業(yè)管理能力無法得到有效提升，且人員自身缺乏責任意識和不斷進取意識，現(xiàn)代化信息背景下與時代脫軌，在實施檔案管理時常出現(xiàn)差錯，加上流動人員檔案存在較強流動性，管理難度更大。

（三）檔案管理信息化水平較低?，F(xiàn)代化背景下，電子信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中，但是檔案管理卻仍沿用傳統(tǒng)人工管理方式，檔案媒介也以紙質(zhì)為主，因人事檔案轉(zhuǎn)移更為困難，程序繁瑣。流動人員的流動頻繁更是加大了檔案管理難度，人事檔案更新不及時，嚴重降低了檔案的真實性和時效性。另外，部門在推動檔案管理信息化方面重視度不高、資金投入不足，致使現(xiàn)代化設(shè)備更新不及時，阻礙了信息化發(fā)展進程。檔案管理信息化水平低還導致檔案統(tǒng)一查詢平臺難以構(gòu)建，加大了跨地區(qū)行業(yè)間人員檔案信息交流溝通的難度，信息化水平亟待提高。

三、流動人員人事檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一管理標準。紙質(zhì)檔案仍是目前各企事業(yè)單位及部門沿用的傳統(tǒng)主要保管方法，這會導致檔案從材料收集、歸檔、保存到后期的查詢和利用各環(huán)節(jié)間銜接性不佳，降低工作效率，且無法有效保證檔案信息的流通。不僅如此，各企業(yè)部門擁有各自獨立的管理標準，各行其是，在檔案信息系統(tǒng)之間缺乏兼容性。規(guī)范性、統(tǒng)一性檔案管理標準的制定使得流動人員檔案在不同地區(qū)不同單位間被重復登記，既降低了工作效率，又增加了無用檔案的信息量。各部門之間交流的缺乏致使用人單位在招納人員時缺乏完善、全面的人員檔案信息支持，因此無法對人員信息進行全面了解，嚴重浪費了流動人員檔案信息資源?？傊斍敖y(tǒng)一標準的缺乏和部門間協(xié)作性的缺失會嚴重降低流動人員檔案信息管理效率和質(zhì)量。

（二）信息化管理意識薄弱?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使得互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各大領(lǐng)域和行業(yè)中得到廣泛使用，信息傳播速度加快、各載體檔案數(shù)量增加，這些都對流動人員檔案管理提出了新的要求，檔案管理向信息化方向發(fā)展已成為當前形勢下的必然發(fā)展趨向。但是就目前而言，多數(shù)檔案管理人員在實施管理工作時，仍沿用傳統(tǒng)人工管理方法，人事檔案管理向信息化方向轉(zhuǎn)變的意識薄弱，并未認清其中的必要性和重要性，進而致使信息化水平不高。另外，相關(guān)部門和單位對于流動人員檔案信息管理的不重視，也使得流動人員檔案信息未得到充分信息化。同時宣傳引導等的缺乏，也使得工作人員和普通大眾對于檔案信息化了解程度不高，這在很大程度上阻礙了信息化進程。

（三）信息化管理系統(tǒng)待完善。傳統(tǒng)檔案管理工作以紙質(zhì)檔案為主要信息媒介，此部分檔案借閱量較大，因此原檔案極易因反復借閱造成涂改、損壞、丟失等，檔案管理安全性極大下降。造成此類狀況出現(xiàn)的最大原因就是相關(guān)部門和企事業(yè)單位未及時完善信息化管理系統(tǒng)，對于實體檔案數(shù)字化認識度不高，因而降低了檔案管理質(zhì)量，也在一定程度上對檔案資源的使用效率造成了影響。不僅如此，檔案管理系統(tǒng)多為通用型，可能不適用于部分部門，進而無法有效運用檔案管理軟件實施檔案管理。檔案管理系統(tǒng)針對性不高、實用性較差，不利于檔案管理信息化水平的提高。

四、推進檔案管理與服務(wù)的信息化建設(shè)策略

（一）重視流動人員檔案信息化建設(shè)。信息技術(shù)發(fā)展使得網(wǎng)絡(luò)滲透進人們的生產(chǎn)生活之中，通過網(wǎng)絡(luò)獲取信息已經(jīng)成為最廣泛的方式，檔案管理部門應(yīng)認識時代發(fā)展趨勢，與時俱進，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案管理過程中，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為支撐構(gòu)建信息共享平臺，提升資源共享途徑，增強檔案資源利用的便捷性。于信息共享平臺儲存流動人員檔案信息，獲得權(quán)限的部門、企事業(yè)單位和個人通過身份審核后可以進入平臺，進行相應(yīng)資源的瀏覽、使用和下載，極大提升了資源利用率，有效節(jié)省了檔案管理人員的工作時間。紙質(zhì)檔案向電子化轉(zhuǎn)化是提高流動人員檔案管理質(zhì)量的最關(guān)鍵途徑之一，人員將紙質(zhì)檔案通過輸入、掃描傳送至互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以實現(xiàn)區(qū)域性人才服務(wù)機構(gòu)檔案信息共享，為流動人員提供跨地域服務(wù)，還能夠極大減少原始檔案的損壞和丟失，提升管理的安全性。

（二）建立檔案信息遠程管理平臺。相關(guān)部門需要重視流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫的建立，按照“數(shù)據(jù)向上集中，服務(wù)向下延伸，信息資源共享”的服務(wù)理念，實現(xiàn)各部門信息共享，促進檔案信息數(shù)字化，對流動人員實施高質(zhì)量檔案服務(wù)，保障人員合法權(quán)益。為提升人事檔案公共服務(wù)質(zhì)量，相關(guān)部門需要制定和完善異地服務(wù)流程，對數(shù)據(jù)平臺加以整合，規(guī)范各項操作流程，為檔案管理信息化的實現(xiàn)提供助力。另外，需要注意的是，遠程管理平臺功效的發(fā)揮離不開統(tǒng)一信息化檔案管理標準的制定，需要對流程和要求進行明確規(guī)定，減少因地區(qū)管理差異造成的檔案管理差錯。

（三）加大資金投入。流動人口人事檔案信息化管理的實現(xiàn)離不開充分的資金支持，應(yīng)在時代發(fā)展背景下進行專項資金的設(shè)置。資金的使用主要分為兩大塊：一為建立流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)平臺；二為現(xiàn)代化設(shè)備的配備和更新，為信息化的實現(xiàn)提供硬件支撐；三為專業(yè)人才的招納和培養(yǎng)，建立高質(zhì)量檔案管理人才隊伍，既要提升人員檔案管理的專業(yè)能力，又要提高人員信息化水平，使人員更加適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要，通過人員綜合能力的提升，為信息化檔案管理的實現(xiàn)提供人才助力。

五、結(jié)語

流動人員是各行業(yè)專業(yè)人才隊伍中極為重要的構(gòu)成要素，對于促進經(jīng)濟發(fā)展、維護社會穩(wěn)定有極為關(guān)鍵的作用，加強此類人員檔案信息管理有重要意義。在新的時代背景下，檔案管理信息化發(fā)展勢在必行，相關(guān)單位和企業(yè)應(yīng)認清時代發(fā)展趨勢，了解流動人員人事檔案管理的重要性，為流動人員提供更加高質(zhì)量的檔案服務(wù)，維護其合法權(quán)益，進而促進區(qū)域經(jīng)濟更好更快發(fā)展。