二級教學(xué)單位辦公室在增強學(xué)院凝聚力方面的作用

文/三江學(xué)院建筑學(xué)院辦公室 王娟

隨著國家對高等教育的投入和專注度越來越高，管理重心逐漸下放，二級教學(xué)單位辦公室作為學(xué)校的職能管理機(jī)構(gòu)，怎樣更好地在教學(xué)、科研、師資隊伍建設(shè)、創(chuàng)新人才培養(yǎng)等方面把握好方向，發(fā)揮著承上啟下、內(nèi)外協(xié)調(diào)聯(lián)系的樞紐作用，所處地位日益凸顯。提升二級教學(xué)單位的和諧氛圍，增加學(xué)院凝聚力是辦公室文化氛圍建設(shè)的重要組成部分，它可以激發(fā)老師們對學(xué)校的歸屬感，凝聚老師們的奮斗精神。對改進(jìn)和創(chuàng)新教學(xué)方法，提升課堂的教學(xué)質(zhì)量，有著非常重要的意義。文章結(jié)合三江學(xué)院建筑學(xué)院的管理實踐經(jīng)驗，通過加強學(xué)院特色文化建設(shè)探索出一條優(yōu)化二級教學(xué)單位辦公室管理模式的新思路。

一、高校二級教學(xué)單位辦公室工作現(xiàn)狀分析

協(xié)調(diào)學(xué)院各系部、平行學(xué)院和各職能部門關(guān)系、促進(jìn)信息的交換、加強學(xué)院內(nèi)部凝聚力、營造良好的工作氛圍、促進(jìn)學(xué)院發(fā)展是二級教學(xué)單位辦公室的主要職能。但從實際情況來看，一部分高校對于二級教學(xué)單位辦公室重視程度不夠，導(dǎo)致辦公室整體工作水平不高，只是例行日常單一而繁重的工作而已。主要存在以下方面的問題:

（一）人員和資源配置不合理。二級教學(xué)單位的辦公室麻雀雖小，但五臟俱全。一個蘿卜一個坑，甚至一個蘿卜幾個坑，學(xué)生數(shù)少的二級教學(xué)單位辦公室人員標(biāo)配就少。如何保證全校整體工作以及二級學(xué)院的正常運行對辦公室人員提出了更高的要求。

（二）管理制度有待完善。好的管理制度，不但可以保持公正公平，還可以提高工作效率。二級教學(xué)單位的辦公室事務(wù)工作紛繁復(fù)雜，頭緒眾多。如果不制定健全合理的管理制度，辦公室將無法實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。而有些二級教學(xué)單位只是根據(jù)校級的管理制度來約束，沒有結(jié)合各個學(xué)院自身的實際情況量體裁衣，出臺有關(guān)工作管理制度。

（三）辦公室綜合管理意識有待提高。學(xué)院辦公室繁雜的事務(wù)型工作容易讓人缺少不斷學(xué)習(xí)的意識、凝心聚氣的意識、大局意識和超前意識，在具體的工作過程中所采取的措施不夠科學(xué)，會影響服務(wù)決策水平，進(jìn)而無法推進(jìn)二級教學(xué)單位整體工作的進(jìn)步。

二、提升高校二級教學(xué)單位凝聚力的對策

（一）完善管理制度，推進(jìn)文化建設(shè)。完善制度，規(guī)范管理，是辦公室文化建設(shè)的首要條件，也是二級教學(xué)單位辦公室各項工作高效運行的重要保障。良好的辦公室文化能彰顯高校的辦學(xué)特色和活力。各二級教學(xué)單位在完善制度建設(shè)方面主要有如下具體工作：1.明確辦公室人員的職責(zé)范圍，做到權(quán)責(zé)分明、程序合理，確保各項工作按照制度和標(biāo)準(zhǔn)，高效有序運轉(zhuǎn)。2.完善制度。在相關(guān)制度相對穩(wěn)定成熟的基本上，注意制度創(chuàng)新，根據(jù)形勢的變化不斷優(yōu)化補充和完善。讓辦公室人員在各級各類交流平臺中取長補短，不斷進(jìn)步。3.規(guī)范二級教學(xué)單位各項工作相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程。梳理辦公流程并制作成圖表，一目了然、清晰美觀，讓全體師生清楚各項工作的流程，方便業(yè)務(wù)的辦理，從而大大提高工作效率。在具體工作中，注重集結(jié)成冊、匯編存檔，為全院教師不斷學(xué)習(xí)總結(jié)提供支撐材料。

（二）不忘初心，不斷學(xué)習(xí)，加強知識儲備。當(dāng)今我們正處在科技不斷進(jìn)步、理念不斷更新，知識不斷提升的歷史階段，自動化辦公是辦公效率大大提升的落腳點。各種新知識、新理念不斷融入辦公室工作?？萍嫉娘w速發(fā)展，知識更新的周期變短。稍有倦怠，就有被時代拋下的危險。我們要有知識不足的緊迫感，自覺增強學(xué)習(xí)意識。學(xué)習(xí)，是加強二級教學(xué)單位辦公室工作質(zhì)量的首要條件，是關(guān)系到整個學(xué)院教學(xué)工作、學(xué)生工作順利進(jìn)行的基本保證。

（三）開拓視野，打開局面，創(chuàng)造性地開展工作。全國上下都在響應(yīng)“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的號召，那么在高校育人管理服務(wù)過程中，當(dāng)然也少不了創(chuàng)新驅(qū)動。在高校二級教學(xué)單位的辦公室文化氛圍建設(shè)中，辦公室要圍繞學(xué)校中心工作，積極搭建助力學(xué)校事業(yè)發(fā)展的服務(wù)平臺，建立豐富的活動載體，盡可能吸引學(xué)院的教師參與其中，推動辦公室文化建設(shè)和教師專業(yè)發(fā)展的良性互動。1.具有創(chuàng)新意識，改進(jìn)工作思路和方法，建立二級教學(xué)單位的信息化管理系統(tǒng)，健全教師的信息，建立翔實的系統(tǒng)，從而提高工作效率。比如，三江學(xué)院建筑學(xué)院就有自己的專職教師庫，信息源大而全，易于提取。篩選、比對、請假功能的完善以及熟練使用，可以大大提高工作效率。2.教工研討沙龍——交流互助。我院辦公室堅持開展每兩周一次的研討沙龍，以此作為征集教師對我院行政發(fā)展的問題、意見和建議的交流平臺。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)始終堅持“兼聽則明，偏信則暗”，發(fā)揚三江“孺子?！本?，開門聽意見，做到聽得到、聽得進(jìn)、聽得懂，才能聽到真心話、找到真問題，只有切實為老師和同學(xué)們解決了問題，才能凝聚起干事創(chuàng)業(yè)的強大力量。3.“溫情暖冬，你我同行”為主題的一院一品專業(yè)作品義賣善款捐贈。三江建筑學(xué)院將學(xué)院專業(yè)特色與愛心奉獻(xiàn)結(jié)合到一起，連續(xù)多年舉辦“一院一品”專業(yè)作品愛心義賣義工系列活動。將義賣的錢款購買生活學(xué)習(xí)用品全部捐贈給婷婷聾啞幼兒園。讓我們集體的善舉，讓這些孩子們感受這個世界的善意，擁抱到這份溫暖！以此類活動不斷激勵我們初心不變，熱忱不減，繼續(xù)發(fā)揮自己的專業(yè)特色，用團(tuán)隊的凝聚力更好地展現(xiàn)學(xué)生的風(fēng)采和學(xué)院品牌文化，將愛心傳遞下去。4.年歡晚會等集體類活動。我們每年堅持積極組織、精心籌備參與各類文化娛樂活動，特別是集體性活動，讓大家在團(tuán)結(jié)協(xié)作中共同體驗快樂，享受集體榮譽。特別是一年一度的年歡晚會，是展示各個教學(xué)單位整體精神面貌、團(tuán)隊凝聚力的時刻。辦公室要在全局層面創(chuàng)新體裁，積極組織。通過簡約又有內(nèi)涵的創(chuàng)意活動充分增加團(tuán)隊的情感融合，提升教職工對學(xué)院的歸屬感，也可以從活動中體驗到團(tuán)隊的溝通、協(xié)作以及執(zhí)行力。

總之，辦公室工作是繁雜的，事無巨細(xì)，我們要通過建章立制，不斷學(xué)習(xí)，創(chuàng)新思維的方式，開展立足專業(yè)特色的文化活動，增強學(xué)院的凝聚力。推進(jìn)學(xué)院辦公室文化氛圍建設(shè)文化是潛移默化、無所不在的，其承載著學(xué)校的根本宗旨、服務(wù)價值觀等諸多內(nèi)容，需要我們從多方面著手，管理更加規(guī)范，決策更加科學(xué)，服務(wù)更加周到，為高校各項事業(yè)的全面發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。