高校檔案數(shù)字化建設(shè)的過程與思考
——以遵義醫(yī)科大學(xué)為例

文/遵義醫(yī)科大學(xué) 龐程元

遵義醫(yī)科大學(xué)初創(chuàng)于1947年（下文簡稱遵醫(yī)），是中國共產(chǎn)黨抗戰(zhàn)勝利后創(chuàng)建的首所醫(yī)學(xué)類本科院校。此后為了支援“三線”建設(shè)，學(xué)校于1969年從遼寧省大連市整體遷至貴州省遵義市。遵醫(yī)檔案館的庫存檔案因?yàn)槭钦w搬遷所以得到了較完整的保存，從1947年至今累計(jì)卷宗約5.2萬卷（件），檔案類別達(dá)13類。高校檔案是學(xué)校歷史、精神文化的濃縮和凝練，發(fā)揮著維系“學(xué)校記憶”、傳承大學(xué)精神的作用。為了更好地保護(hù)檔案，提高檔案信息利用效率和服務(wù)水平，經(jīng)學(xué)校黨委會同意，遵醫(yī)檔案館于2018年啟動了檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的流程

數(shù)據(jù)的數(shù)字化即利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號再進(jìn)行存儲利用。檔案的數(shù)字化主要是采用掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并將數(shù)據(jù)存儲在磁盤、光盤等載體上，同時(shí)還要按照原檔案間的內(nèi)在聯(lián)系建立起數(shù)據(jù)目錄與數(shù)字化數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過程。遵醫(yī)檔案數(shù)字化建設(shè)除了將原庫存檔案進(jìn)行數(shù)字化加工外，還考慮到每年新增檔案的電子化需求，同時(shí)采購了服務(wù)器、數(shù)字庫、存儲設(shè)備、備份系統(tǒng)、防火墻、檔案管理系統(tǒng)等設(shè)施，以確保檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)的系統(tǒng)化對接。具體的建設(shè)過程分以下幾個(gè)階段進(jìn)行：

（一）調(diào)研準(zhǔn)備。該階段工作主要包括兩方面：一是對自身庫存檔案進(jìn)行摸底；二是對外包公司進(jìn)行調(diào)研。遵醫(yī)檔案類別包括文書、教學(xué)、財(cái)會、設(shè)備、科研等13個(gè)類別，1980年后的檔案保存較規(guī)范，有能檢索利用的手寫目錄及電子目錄，但1980年以前的檔案普遍老舊零散，無檔號、未裝盒、無詳細(xì)目錄，甚至存在破損情況，因此需要進(jìn)行大量區(qū)分處理。通過摸底，結(jié)合實(shí)際需求及經(jīng)費(fèi)預(yù)算計(jì)劃對利用率較高的教學(xué)、文書類檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，并重點(diǎn)對老舊檔案進(jìn)行及時(shí)的搶救。

此外，高校可以通過外包的方式將自身檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的某些部分通過合同委托給專業(yè)的公司來完成，從而有效降低自身成本并提高效率。無論是根據(jù)檔案現(xiàn)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還是為了檔案數(shù)字化建設(shè)的完成，對檔案數(shù)字化外包公司進(jìn)行調(diào)研都是有必要的。調(diào)研主要從企業(yè)資質(zhì)、資金規(guī)模、以往業(yè)績、人員素質(zhì)、管理水平情況等方面著手進(jìn)行篩選審查，綜合評估其完成外包業(yè)務(wù)的能力。

（二）正式啟動。在檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目獲批后，需起草撰寫項(xiàng)目標(biāo)書、合同，熟悉檔案法律法規(guī)、國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)并制訂適合本單位的數(shù)字化建設(shè)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、制訂工作計(jì)劃等。項(xiàng)目標(biāo)書應(yīng)盡可能詳細(xì)描述檔案數(shù)字化需求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、明確甲乙雙方的權(quán)利義務(wù)。

（三）合同執(zhí)行。在合同正式簽訂后，乙方（外包公司）組織進(jìn)場開工，作為甲方需提前準(zhǔn)備好數(shù)字化加工場地，館內(nèi)工作人員需分工協(xié)作，成立數(shù)字化加工管理團(tuán)隊(duì)，確保對數(shù)字加工的全程監(jiān)控監(jiān)管，并督促乙方制訂工作計(jì)劃，協(xié)商各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度的落實(shí)，對合同和標(biāo)書有疑義的地方可簽訂備忘錄。

（四）合同完成。合同的完成取決于總體驗(yàn)收能否通過，包括檔案實(shí)體入庫、電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)備份的驗(yàn)收，總驗(yàn)收應(yīng)在分驗(yàn)收合格后進(jìn)行。遵醫(yī)檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目采用了分步分批100%驗(yàn)收方式，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題，從而提高項(xiàng)目整體質(zhì)量。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的問題分析

（一）“工欲善其事必先利其器”。設(shè)備器材的選擇與數(shù)字化項(xiàng)目的效率和最終質(zhì)量息息相關(guān)。如在掃描儀的選擇上，掃描過程中發(fā)現(xiàn)平板掃描儀雖可用于大多數(shù)老舊檔案，但館存的研究生學(xué)位材料由于是膠裝成冊的，掃描時(shí)需將其撕開掃描，導(dǎo)致檔案變得不平整，影響裝訂效果，比較后發(fā)現(xiàn)拍照儀對無論哪種裝訂方式的小幅面紙張都能取得較好的掃描效果。

（二）統(tǒng)一思想，明確目標(biāo)，落實(shí)責(zé)任。檔案數(shù)字化建設(shè)需從整體出發(fā)，全面考慮與規(guī)劃，有序開展，從上至下，思想上高度重視，行動上始終保持一致，需將檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為全館工作的重點(diǎn)，所有工作人員分工合作，明確各人的責(zé)任確保各項(xiàng)制度、計(jì)劃落實(shí)到位，保證工作有質(zhì)有序進(jìn)行。

（三）必須提前摸清實(shí)體檔案存在的問題。例如，我校文書檔案2015年后才開始以件歸檔，此前雖然以卷歸檔但存在組卷不科學(xué)、案卷題名不規(guī)范等問題；傳真件往往用背面有內(nèi)容的紙張接收影響掃描效果，掃描時(shí)需甄別有效與無效文件。因此必須先摸清檔案情況并一一列出，集眾人智慧商議解決方案，并與數(shù)字化外包公司溝通好相關(guān)加工需求及操作標(biāo)準(zhǔn)。

（四）數(shù)字化外包公司的潛在問題。從管理架構(gòu)來看，數(shù)字化加工部門通過項(xiàng)目管理執(zhí)行合同與公司進(jìn)行項(xiàng)目成本核算，公司層面負(fù)責(zé)商務(wù)協(xié)助，具體的項(xiàng)目實(shí)施人員、現(xiàn)場管理、質(zhì)量控制等都由數(shù)字化加工部門安排。然而外包公司為了節(jié)約成本，人員大多從項(xiàng)目所在地臨時(shí)招聘，這可能引入一系列不利因素。例如從人員素質(zhì)來看，檔案數(shù)字化加工工作由項(xiàng)目組管理，成員流動性較大，學(xué)歷與資歷水平參差不齊，例如其中本科及以上學(xué)歷人員的占比較低、經(jīng)過系統(tǒng)化專業(yè)檔案培訓(xùn)的人員少；從業(yè)務(wù)水平來看，大部分人員僅在上崗前接受了簡單的培訓(xùn)，尚未熟悉業(yè)務(wù)流程和有關(guān)要求就倉促投入工作，很容易在實(shí)際工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。雖然圖片掃描、圖形處理、裝訂等環(huán)節(jié)相對簡單上手快，但對更強(qiáng)調(diào)理解思辨能力的目錄著錄等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，若沒有一定的業(yè)務(wù)能力與經(jīng)驗(yàn)積累很難滿足工作需求，數(shù)字化外包公司“填鴨式”的簡單培訓(xùn)顯然不能充分保障項(xiàng)目質(zhì)量。

想解決這些問題，需做到如下兩點(diǎn)：首先，要在前期調(diào)研階段對外包公司進(jìn)行全方位的甄選，對外包公司承接過的高校項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)地考察和綜合評估，優(yōu)中選優(yōu)。其次，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，及時(shí)與外包公司溝通，緊跟進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

三、檔案數(shù)字化工作的經(jīng)驗(yàn)感悟

（一）檔案數(shù)字化突破了紙質(zhì)檔案保存利用的瓶頸，延長了檔案壽命。在物質(zhì)條件和檔案保護(hù)意識日益提高的今天，大多數(shù)企事業(yè)單位建立了專門的檔案室或檔案館存放紙質(zhì)檔案，庫房內(nèi)恒溫恒濕、除蟲除害等措施也能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案，但紙質(zhì)檔案的損壞更多來自檔案查詢利用的過程，并且隨著時(shí)間的推移，紙張本身也會發(fā)生難以避免的物理、化學(xué)變化，導(dǎo)致發(fā)黃變脆、字體模糊等。檔案數(shù)字化通過電子化、無紙化利用，有效避免了上述情況對檔案的不利影響。

（二）規(guī)范檔案管理，使檔案管理制度化、科學(xué)化。檔案數(shù)字化過程同時(shí)也是對檔案進(jìn)行重新整理，厘清檔案歷史遺留問題的過程。例如，我校利用檔案數(shù)字化過程規(guī)范了教學(xué)類檔案的細(xì)分類別，清理剔除了許多文件的重復(fù)歸檔。

（三）建立管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)行精細(xì)化管理。數(shù)字化建設(shè)是檔案工作者學(xué)習(xí)實(shí)際操作、掌握相關(guān)技能并培養(yǎng)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)意識的過程，可以為增量電子化提供技術(shù)支持。借此過程明確“細(xì)節(jié)決定質(zhì)量，質(zhì)量決定成敗”的意識，把精細(xì)化管理貫穿于檔案數(shù)字化建設(shè)的全過程。

（四）提高檔案檢索利用率，深挖檔案價(jià)值。掃描后的電子圖片需進(jìn)行OCR識別，對于識別率較低的檔案，需從補(bǔ)充著錄字段、內(nèi)容入手。例如任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置等文件需在著錄時(shí)補(bǔ)充標(biāo)題“等”后的名字、機(jī)構(gòu)名稱。

（五）檔案數(shù)字化過程中可依據(jù)現(xiàn)實(shí)需求，分步分階段實(shí)施。受經(jīng)費(fèi)預(yù)算、人手、專業(yè)技術(shù)人員缺乏等因素影響，檔案數(shù)字化建設(shè)需著眼本單位實(shí)際情況，從檔案利用保護(hù)出發(fā)，分步分階段實(shí)施，不斷積累經(jīng)驗(yàn)才能避免冒進(jìn)，從而提高質(zhì)量與效益。

（六）建立監(jiān)管機(jī)制，引入第三方機(jī)構(gòu)。根據(jù)“安全第一，預(yù)防為主”的原則，對承接檔案外包服務(wù)工作的相關(guān)機(jī)構(gòu)，還應(yīng)對其安全保密措施的執(zhí)行情況進(jìn)行有效的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，防止檔案實(shí)體損壞、丟失，杜絕其私自拷貝、保存、利用檔案信息等行為。檔案數(shù)字化工作涉及人員管理、技術(shù)管理、業(yè)務(wù)管理、質(zhì)量管理、安全管理等方方面面的工作，高校檔案館往往人員少，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)缺乏。因此，高?？煽紤]引入第三方機(jī)構(gòu)向委托方提供咨詢、招標(biāo)等其他服務(wù)，還可承接相應(yīng)監(jiān)理業(yè)務(wù)對外包公司的資質(zhì)、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)、服務(wù)能力進(jìn)行監(jiān)督和評價(jià)。引入第三方機(jī)構(gòu)非常有必要，但應(yīng)注意第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)遵循獨(dú)立、公正、真實(shí)的工作原則，以客戶需求為中心，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為此雙方需要注意項(xiàng)目過程中的彼此溝通與交流，應(yīng)了解掌握相關(guān)的國家法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語

高校進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是對檔案的一個(gè)全面的、詳細(xì)的、系統(tǒng)的處理過程，也是檔案得到梳理、糾正、規(guī)范的過程。檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)不能僅僅停留在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的掃描過程，還需要注重對檔案的整理和鑒定，發(fā)掘和延伸檔案的價(jià)值潛力；還應(yīng)系統(tǒng)地、全局性地考慮將檔案目錄數(shù)據(jù)庫與電子全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案的利用同步。