高速公路數(shù)字檔案管理工作探討

文/福建泉廈高速公路管理有限公司 石麗樺

一、數(shù)字檔案概念

（一）數(shù)字檔案。2015年8月國(guó)家檔案局實(shí)施的《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》將數(shù)字檔案定義為：以數(shù)字形式存在的檔案信息資源，包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化產(chǎn)生的相關(guān)信息、電子檔案等。

（二）電子文件和電子檔案。按2017年3月施行《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）定義：1.電子文件指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)數(shù)字格式信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成；2.電子檔案指具有憑證、查考、保存價(jià)值歸檔保存的電子文件。電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件都具有特定要素和同等作用、效力；特殊性在于必須依賴計(jì)算機(jī)等電子數(shù)字設(shè)備進(jìn)行傳輸、存儲(chǔ)、閱讀；3.二者關(guān)系。電子檔案必然是電子文件，而只有歸檔保存電子文件才是電子檔案。電子文件內(nèi)涵和外延要大于電子檔案；4.電子文件特征。非人工識(shí)讀性（與傳統(tǒng)紙質(zhì)形成根本區(qū)別）、生成環(huán)境依賴性（依靠計(jì)算機(jī)軟、硬件工具）、信息與載體可分離性、信息內(nèi)容、載體和環(huán)境易變性、多種媒體集成性和信息存儲(chǔ)高密度性。

（三）檔案、數(shù)字檔案、電子檔案以及電子文件區(qū)別。趙豪邁、鐘萬梅等對(duì)電子文件、電子和數(shù)字檔案概念進(jìn)行研究，并提出不同觀點(diǎn)。綜合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》定義，檔案、數(shù)字、電子檔案及電子文件邏輯關(guān)系表述為：1.電子檔案?數(shù)字檔案?檔案；2.電子檔案?電子文件；3.數(shù)字檔案?電子檔案U傳統(tǒng)載體的數(shù)字化檔案。

二、高速公路公司檔案歸檔內(nèi)容

（一）管理業(yè)務(wù)工作內(nèi)容。按業(yè)務(wù)類型，包括：通行費(fèi)征收（土建、機(jī)電）、道路養(yǎng)護(hù)、路產(chǎn)路權(quán)維護(hù)、經(jīng)營(yíng)開發(fā)（含服務(wù)區(qū)、廣告）等。

（二）管理檔案歸檔內(nèi)容。按《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》結(jié)合業(yè)務(wù)范圍，主要包括：1.收費(fèi)業(yè)務(wù)。交通量、通行記錄、收費(fèi)數(shù)據(jù)、ETC業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、各類報(bào)表等，來源于收費(fèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件，由收費(fèi)部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；2.養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)。土建、機(jī)電養(yǎng)護(hù)工程前期文件、施工文件及交竣工文件等，內(nèi)部管理系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、施工編制紙質(zhì)文件和音像文件，由養(yǎng)護(hù)部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；3.會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)。主要來自集團(tuán)ERP系統(tǒng)電子文件，外部接收電子會(huì)計(jì)資料、紙質(zhì)資料，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；4.人事勞資。組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源管理等。來自集團(tuán)OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)電子文件，及來自政府部門、相關(guān)單位紙質(zhì)文件，由人事部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；5.文書。上級(jí)單位、內(nèi)外部來往文件等，主要來自集團(tuán)OA系統(tǒng)電子文件，由行政部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；6.其他。黨工團(tuán)、資產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)開發(fā)、法律事務(wù)、安全、內(nèi)控（審計(jì)）等來自集團(tuán)OA、合同系統(tǒng)電子文件，外部紙質(zhì)文件，由相應(yīng)部門負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔；7.影像。

目前，歸檔內(nèi)容主要為文書檔案、養(yǎng)護(hù)檔案、會(huì)計(jì)檔案和人事檔案。

三、高速公路檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理現(xiàn)狀。1.管理職責(zé)劃分。辦公室牽頭負(fù)責(zé)檔案管理工作，各部門負(fù)責(zé)本部門的收集、整理和歸檔工作；2.歸檔形式。目前仍以紙質(zhì)檔案為主，而電子文件歸檔仍需轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件存檔，影像檔案以光盤形式存檔；3.檔案利用。人工查詢?yōu)橹鳎樵冃实?，使用不便?/p>

（二）數(shù)字檔案建設(shè)存在的主要問題。1.對(duì)數(shù)字檔案建設(shè)重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理仍停留在應(yīng)對(duì)審計(jì)和廉政風(fēng)險(xiǎn)防控上，企業(yè)檔案管理僅作為辦公室一項(xiàng)附屬的次要工作，沒有專職機(jī)構(gòu)、人員，數(shù)字檔案建設(shè)缺乏資金保障；2.檔案管理人員觀念和技術(shù)能力無法適應(yīng)數(shù)字檔案管理需求，缺乏對(duì)信息、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)和認(rèn)識(shí)，數(shù)字化管理停滯不前。

四、高速公路數(shù)字檔案管理必要性和條件

（一）高速公路數(shù)字檔案管理的必要性。長(zhǎng)期以來，檔案管理以傳統(tǒng)模式的紙質(zhì)歸檔、存檔、人工管理為主。檔案整理、歸檔、查詢利用人工為主，效率低、成本高，而且還存在檔案丟失、泄密等風(fēng)險(xiǎn)，在提升管理水平和改善效益方面難顯現(xiàn)價(jià)值。而數(shù)字檔案管理方式的出現(xiàn)，將從根本上改變目前效能低下的現(xiàn)狀，亟須推進(jìn)數(shù)字檔案管理工作，其優(yōu)勢(shì)主要表現(xiàn)在：1.自動(dòng)整理歸檔，提效率，降成本，實(shí)現(xiàn)節(jié)能減排。通過數(shù)字系統(tǒng)接口和數(shù)字簽字技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)與企業(yè)ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、養(yǎng)護(hù)、合同和收費(fèi)管理系統(tǒng)等信息化無縫銜接，實(shí)現(xiàn)電子自動(dòng)歸檔，降低人工處理工作量及操作錯(cuò)漏，提速度，保質(zhì)量。音像和紙質(zhì)化文件通過數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案無紙化存儲(chǔ)，降低管理成本；2.數(shù)字檔案并不依賴特定的物理載體，擺脫了傳統(tǒng)檔案存放時(shí)對(duì)環(huán)境的要求，可通過磁盤、光盤、縮微膠片、云存貯等方式進(jìn)行存儲(chǔ)、備份，可定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，無須擔(dān)心丟失、受潮造成無法轉(zhuǎn)逆損害，存儲(chǔ)更加穩(wěn)定、時(shí)間更長(zhǎng)，并減少過程維護(hù)工作量；3.實(shí)現(xiàn)檔案高效安全利用。檔案最終價(jià)值在于利用，傳統(tǒng)只能通過人工進(jìn)行查找、復(fù)制，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低，且紙質(zhì)檔案查閱容易造成損壞，造成檔案資源利用率低。數(shù)字檔案通過網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)快速查找、遠(yuǎn)程查閱、下載，提高效率，頻繁查閱也不會(huì)存在檔案損壞，使利用價(jià)值充分發(fā)揮。通過身份認(rèn)證、防火墻、訪問控制、密碼及檔案信息備份恢復(fù)系統(tǒng)等安全技術(shù)，有效保障安全。

（二）實(shí)現(xiàn)高速公路數(shù)字檔案管理的有利條件。數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)和檔案數(shù)字化，需管理工作系統(tǒng)化、信息化、電子化，要有數(shù)字檔案管理信息專業(yè)技術(shù)人才及信息化管理基礎(chǔ)。而高速公路運(yùn)營(yíng)公司已具備紙質(zhì)檔案、音像檔案數(shù)字化軟、硬件條件和使用經(jīng)驗(yàn)，為數(shù)字化工作全面實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了成熟條件。1.因高速公路監(jiān)控和收費(fèi)系統(tǒng)管理需要，均配備有軟件、硬件、通信、電力等工程技術(shù)專業(yè)人員，完全具備數(shù)字檔案系統(tǒng)日常管理、維護(hù)技術(shù)能力，部分運(yùn)營(yíng)公司甚至具備數(shù)字檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)技術(shù)能力；2.經(jīng)過多年發(fā)展，企業(yè)ERP系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、養(yǎng)護(hù)、合同、收費(fèi)管理等信息化系統(tǒng)在運(yùn)營(yíng)管理中得到廣泛應(yīng)用，具備檔案數(shù)字化良好基礎(chǔ)條件。

五、高速公路數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

（一）系統(tǒng)功能目標(biāo)。實(shí)現(xiàn)高速公路檔案數(shù)字化，自動(dòng)集中分類存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)檢索、用戶分級(jí)管理和檔案?jìng)浞莼謴?fù)。

（二）系統(tǒng)功能模塊。主要有：用戶管理、權(quán)限管理、編輯、綜合查詢、查詢結(jié)果輸出、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。1.用戶管理。用戶賬戶及密碼添加、修改、刪除；2.權(quán)限管理。系統(tǒng)管理員（最高權(quán)限）、維護(hù)員（添加、修改、刪除）、用戶（不同內(nèi)容檔案查閱、下載）；3.編輯。不同來源電子文件或數(shù)字化檔案導(dǎo)入、修改、刪除，保密等級(jí)設(shè)置；4.查詢。綜合查詢、統(tǒng)計(jì)分析、查詢結(jié)果下載、打印。對(duì)具有保密要求的檔案，應(yīng)設(shè)置權(quán)限認(rèn)證或利用審批手續(xù)。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。光盤（磁帶、硬盤）離線備份、遠(yuǎn)程備份、本地備份，數(shù)據(jù)災(zāi)害恢復(fù)。

（三）系統(tǒng)建設(shè)要求。1.成立數(shù)字檔案建設(shè)機(jī)構(gòu)，配備檔案和信息管理專業(yè)技術(shù)人員，為數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)提供人員、技術(shù)和資金保障；2.按數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要求，全面梳理現(xiàn)有信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理信息化系統(tǒng)生成歸檔電子文件導(dǎo)入；3.系統(tǒng)能夠?qū)?dǎo)入的電子文件和查詢操作進(jìn)行“四性”檢測(cè)，保證檔案真實(shí)、可靠、完整和可用；4.數(shù)字檔案文件格式要求。文本采用PDF/OFD版式文件或WPS/RTF/DOC或TIF/JPG/PNG格式；數(shù)據(jù)采用XLS/XML/DBF格式，或轉(zhuǎn)換為PDF/OFD等格式；圖形采用SVG/SWF/DXF/WMF/EMF/STP/EPS等格式；圖像分辨率不低于200dpi，宜300dpi以上，高精度仿真復(fù)制時(shí)不小于600dpi，采用JPG/TIF格式；影像像素宜200萬以上，采用MP4/MPG/AVI/ FLV/MXF格式；音頻采用MP3/WAV格式；電子郵件采用EML格式；網(wǎng)頁、社交媒體類采用HTML格式；其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成文件，原則轉(zhuǎn)換成通用格式。5.建立操作日志，通過密碼、分級(jí)審批、入侵檢測(cè)等技術(shù)、管理方法確保數(shù)字檔案使用安全，防止信息丟失、篡改、失泄密、系統(tǒng)破壞。6.數(shù)字檔案宜按《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》中《企業(yè)管理類檔案保管期限表》分類。

（四）系統(tǒng)維護(hù)要求。1.建立數(shù)字檔案?jìng)浞葜贫龋ㄆ谶M(jìn)行全量、增量或差異備份；2.在計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式淘汰前，應(yīng)將數(shù)字檔案遷移到新系統(tǒng)或格式轉(zhuǎn)換，保證其真實(shí)、完整和在新環(huán)境中完全兼容。保存在脫機(jī)載體中的數(shù)字檔案應(yīng)每4年遷移一次；3.每年對(duì)數(shù)字檔案讀取、處理設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記，確認(rèn)庫存載體與設(shè)備兼容性，不兼容及時(shí)進(jìn)行歸檔數(shù)字檔案載體進(jìn)行轉(zhuǎn)換；4.業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)升級(jí)改造時(shí)，應(yīng)同步對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。

六、結(jié)語

綜上所述，伴隨新興信息管理技術(shù)迅猛發(fā)展和節(jié)能減排社會(huì)建設(shè)的需要，數(shù)字檔案成為企業(yè)檔案管理、利用的必然趨勢(shì)。高速公路公司應(yīng)以發(fā)展眼光加大資金、技術(shù)、人員保障，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)，提高管理效率，充分發(fā)揮檔案在提升企業(yè)管理水平和效率方面的價(jià)值。