完善檔案管理 服務經濟建設
——論油田企業(yè)檔案管理的有效途徑

吾爾古麗·阿不都克里木

（新疆油田公司勘探開發(fā)研究院，新疆 克拉瑪依 834000）

0 引言

新經濟常態(tài)下，我國經濟大幅度增長，各類企業(yè)雨后春筍般涌現出來。為了能夠推動企業(yè)健康、穩(wěn)定地發(fā)展，國家越來越重視經濟管理，并制定了一系列政策法規(guī)對企業(yè)檔案工作進行規(guī)范。隨著全球化進程的加快，各企業(yè)急需升級與轉型，尤其是油田企業(yè)。

轉型過程中，企業(yè)檔案管理工作屬于重點。為了能夠落實好該項工作，需要將油田企業(yè)經營管理實際情況作為立足點，結合市場與自身發(fā)展狀況，統籌檔案管理工作，確保檔案管理可以順利地進行，為企業(yè)轉型升級注入新活力。

1 檔案管理的基本內涵

對現代企業(yè)而言，檔案管理是一項基礎性事務，能直接、有效、合法管理生產經營過程中所產生的實體性資料，并借助信息化技術，為企業(yè)發(fā)展提供高水準服務［1］。同時，檔案管理是檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵性環(huán)節(jié)。檔案管理不僅是單純地收集與整理各種檔案，還應注重保管與利用。在編目與檢索工作中，要對檔案信息進行如實統計，深入研究與分析檔案，并挖掘其價值。油田企業(yè)在現代化改革中，應全方位、多層次了解檔案管理，進而使其在經濟效益獲取中扮演重要地位。

2 檔案管理在油田企業(yè)經營過程中的重要作用

2.1 生產運營方面的作用

油田企業(yè)生產與經營時，會形成許多工作記錄、賬目報表等，這些資料屬于對油田企業(yè)各項業(yè)務活動的真實記錄，存在著保存、參考以及借鑒等相關價值。各項工作結束后，這些工作記錄、賬目報表等會通過檔案的形式進行保存，進而為后續(xù)工作的落實提供參考。

2.2 企業(yè)文化方面的作用

對于油田企業(yè)而言，檔案是主要記錄，其集中包含了企業(yè)人文環(huán)境、核心價值觀、文化氛圍以及管理理念等，還能夠反映企業(yè)文化。例如，部分企業(yè)將檔案中涉及的正規(guī)照片或文章進行重新整理，并通過幻燈片、照片墻等形式進行展示，進而調動員工對企業(yè)的凝聚力與歸屬感，有利于企業(yè)內部團結氛圍的營造，推動企業(yè)實現穩(wěn)定、持續(xù)以及健康的發(fā)展。

2.3 法律方面的作用

檔案真實反映了企業(yè)經營與生產活動，存在著極強的法律屬性，能夠直接作為法律證據。油田企業(yè)在生產經營與開展各項業(yè)務活動時，若和其他企業(yè)存在法律糾紛，那么就可以通過相應的檔案記錄，對企業(yè)及員工的合法權益進行有效保障，明確職責，避免法律糾紛的出現。

3 我國油田企業(yè)檔案管理工作現狀

3.1 檔案管理缺乏必要的資金支持

在企業(yè)發(fā)展早期，往往采用人工方法管理檔案，不僅管理效率較低，且數據的真實性、準確性也得不到保障［2］。隨著信息時代的到來，現階段大多數油田企業(yè)致力于信息化改革，并投入了大規(guī)模的資金。但部分油田企業(yè)領導并不重視檔案管理工作，檔案管理資金不足，各種基礎設施較為落后，使得檔案管理工作無法正常進行，基礎設施以及相關的配套管理工作并未達到規(guī)定，久而久之必然會制約油田企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

3.2 信息收集渠道不足

隨著現代市場經濟發(fā)展速度的逐漸加快，許多重要信息與數據難以獲取。油田企業(yè)要想加強自身核心競爭力，就需要將市場變化作為基礎，掌握與市場變化存在聯系的數據、信息等，并通過這些信息與數據科學判斷與預測市場，進而降低企業(yè)在發(fā)展方面存在的風險［3］。所以，企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，應適當提高對檔案管理系統的重視與投入，擴展市場信息收集渠道與途徑，進而對市場變化予以及時、準確地掌控，通過市場促進自身影響力與競爭力的提高。但就現階段油田企業(yè)發(fā)展情況而言，部分企業(yè)未認識到市場信息收集具有的重要作用，并不注重檔案管理系統的建設，也沒設立專業(yè)的市場調研部門，信息渠道較少，難以全方位收集信息。

4 提高油田企業(yè)檔案管理水平的具體措施

4.1 增加對企業(yè)檔案管理工作的資金支持

在激烈的市場競爭中，油田企業(yè)要想加強自身競爭力，就需要構建完善的檔案管理系統，加強檔案管理信息化建設，以便企業(yè)掌握市場變化動向，結合市場動向作出科學的決策，促進油田企業(yè)實現又快又好的發(fā)展［4］。油田企業(yè)對檔案管理系統進行構建時，需要做好資金方面的支持，這是基礎所在。管理人員則需要將眼光放長遠，立足于宏觀角度分析企業(yè)檔案管理工作所具備的重要性，并重點分析其對企業(yè)生產的影響。對此，企業(yè)應加強資金支持力度，確保檔案管理各項工作正常開展，并積極構建現代化檔案信息管理系統，有力地保障企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

4.2 拓寬企業(yè)信息收集渠道及培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案對企業(yè)整個發(fā)展歷程進行了全方位記錄，在企業(yè)發(fā)展中占據著極為重要的位置，有利于促進企業(yè)競爭力的增強。為了在激烈的市場競爭中求得生存與發(fā)展，企業(yè)就必須積極對完善的檔案收集制度進行構建，有效收集管理企業(yè)檔案信息。不僅要收集檔案信息，還要注重培養(yǎng)具有較強專業(yè)素質及責任意識的管理人才。針對這一方面管理人才的培養(yǎng)，應強化技術培訓力度，使每一位工作人員均可以對檔案管理系統進行靈活運用，積極適應檔案管理環(huán)境及模式，有力地促進企業(yè)檔案管理工作順利開展。

4.3 完善檔案管理工作制度

4.3.1 健全檔案管理制度

檔案管理部門應明確責任，由具體的崗位和人員負責相應的工作，以此增強科研人員和管理人員的檔案管理意識；檔案通報有助于進一步強化各部門責任意識，使各部門負責人可以有效監(jiān)管本部門檔案工作；組建檔案管理工作小組，在固定的時間檢查檔案管理工作的開展情況，及時找到問題，同時采取有效措施解決。此外，還應建立檔案管理考核評價機制，定性定量考核檔案管理服務工作，采取動態(tài)化管理手段，同時分級分類指導，以順利實現檔案管理制度化建設目標。

4.3.2 健全檔案收集管理機制

要嚴格按照文件材料的類型對檔案進行收集和歸檔，對各種文件的保管要求和歸檔范圍予以明確；確保檔案材料收集方法的最優(yōu)化，融合重點收集和廣泛收集；對檔案收集的時間要求予以明確，與各類型檔案的形成規(guī)律相結合，將檔案收集范圍拓寬，既要注重紙質檔案的收集整理工作，同時還要重視視頻、錄音等檔案的收集。

4.3.3 建立完善的激勵制度

在傳統檔案管理模式中，沒有采取獎懲激勵措施，因此檔案管理工作人員與部門均缺乏對此項工作的關注。構建完善的檔案管理激勵機制，能夠推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。采取定期檢查評比的方式，立足于組織領導、業(yè)務能力、檔案質量、服務水平等角度加強量化考核，激發(fā)相關部門及人員管理熱情及主動性，使有關指標結合檔案工作實際狀況進行調整，表彰和獎勵工作態(tài)度認真、能力優(yōu)秀的員工、部門等，進而提高檔案管理服務工作的效率。

4.4 發(fā)展現代數字化檔案管理

隨著科學技術的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案資料不只是局限于文字、圖表等紙質檔案，還涉及錄音、視頻等形式，檔案內容越發(fā)豐富，形式也變得更加多樣［5］。所以，要想確保安全、完整地保存各類載體、介質的檔案資料，就需要對各類技術方式進行科學運用。由于大多數傳統檔案屬于手寫資料，在保存方式與管理技術不健全等因素的影響下，部分早期手工檔案資料存在字跡缺失的情況。同時，油田企業(yè)在勘探、開發(fā)、生產經營等環(huán)節(jié)，形成了許多有價值的檔案資料，可以幫助企業(yè)在生產經營的過程中更好地制定發(fā)展規(guī)劃。因此，對于油田企業(yè)內容復雜、數量龐大、形式豐富的檔案體系而言，需要積極發(fā)展現代化管理模式。對于檔案管理現代化而言，不只是需要做到與時俱進，還需緊跟檔案管理科技化發(fā)展腳步，積極創(chuàng)新，勇于嘗試超前技術。例如，通過電子計算機與掌上移動終端構建數字化檔案室，保障電子文件與數字檔案安全，實現規(guī)范化管理，并有利于檔案資料的查找與整理，節(jié)約保管空間。還可以運用微縮設備、掃描設備等把傳統的手工檔案文件進行數字化處理，這樣就可以避免文字化檔案老化、缺失的問題，能更好更方便地儲存。

5 結語

總而言之，在油田企業(yè)整個發(fā)展歷程中，檔案管理工作尤為關鍵。檔案管理工作水平與效率等會影響油田企業(yè)經濟效益，因此要想確保檔案管理工作可以為企業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益、經濟效益，就需要增強對檔案的科學管理，引導檔案管理工作人員意識到自身工作的重要性，維持積極、向上的工作態(tài)度，落實好檔案信息內容收集、歸檔等工作。如此一來，才可以保證檔案信息內容能夠充分發(fā)揮自身最大作用，為油田企業(yè)創(chuàng)造更多經濟效益，并推動企業(yè)未來實現更好發(fā)展。