事業(yè)單位檔案管理信息化建設探討

文/吉林省梨樹縣公用事業(yè)管理中心 趙威

事業(yè)單位對推進社會經濟的可持續(xù)發(fā)展、穩(wěn)定社會秩序都有著極為重要的影響。社會在不斷進步的同時，各部門的工作量逐年增加，事業(yè)單位工作類型多，工作內容繁雜，并且涉及大量的資料信息數(shù)據(jù)需要處理。面對大量的工作，對相關工作人員提出了更高的要求。為了高效合理地劃分與歸類各種信息數(shù)據(jù)，必須積極推進檔案管理信息化建設與發(fā)展，對于事業(yè)單位而言，既是機遇，更是挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設的重要性

事業(yè)單位作為綜合性部門，在日常管理過程中，工作內容繁多，且類型復雜，其中檔案管理工作便是極為關鍵的部分，其與事業(yè)單位的經營管理以及日常業(yè)務的有序開展密切相關。首先，互聯(lián)網技術在快速發(fā)展與普及之前，事業(yè)單位檔案管理工作模式相對單一化，通常會以紙質材料為載體記錄和保存相關信息數(shù)據(jù)內容，但是由于紙質材料自身的特性，在保存過程中存在一定的劣勢和不足。紙張容易受到環(huán)境條件的影響，一旦受潮便會慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這樣便會增加工作人員的管理難度。其次，紙質材料相對脆弱，比較容易受到人為因素的破壞和影響，如果受損，修復難度非常大。而對于珍貴的檔案信息資料，一旦損毀，將會造成無法估量的損失。所以，檔案信息化管理具有重要的現(xiàn)實意義，通過現(xiàn)代化互聯(lián)網信息技術手段，將檔案信息存儲和備份到計算機互聯(lián)網當中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發(fā)生。最后，檔案管理工作涉及大量的內容，且繁雜多樣化，傳統(tǒng)紙質材料保存方式，后期如果經常反復的查看和翻閱，這樣便很容易會造成紙張破損，或者丟失。紙質檔案需要大量的紙質材料，管理工作量大，如果檔案信息數(shù)據(jù)太多，分類自然也更加繁瑣，查找過程中費時費力。而將信息數(shù)據(jù)儲存到計算機平臺當中，并對其進行備份和歸類保存，在需要時，便可通過檢索功能快速查找到相關信息數(shù)據(jù)和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提升事業(yè)單位檔案管理工作效率，同時也能夠有效提高事業(yè)單位的整體服務水平，樹立良好的部門形象，為事業(yè)單位的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展提供基礎保障。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題

（一）管理機制不完善。事業(yè)單位作為綜合性部門，涉及的工作內容復雜多樣化，會產生大量的檔案信息，因此，檔案管理工作至關重要，屬于系統(tǒng)性的工作。當前部分事業(yè)單位由于對信息化建設缺乏認知和了解，并未配備一些軟硬件設備，信息化檔案管理水平較低，信息化建設工作無法高效有序開展。以上問題很大一部分原因是由于事業(yè)單位方面未結合實際情況，制定相應的管理機制。另外，管理手段和方法比較落后，造成事業(yè)單位檔案信息化建設工作步履維艱，無法全面有效開展。

（二）信息化管理水平不高。當前，雖然部分事業(yè)單位已經逐漸認識到了檔案信息化建設的重要性及作用，但是由于多方面因素的影響，對信息技術實踐應用過程中，依然存在諸多問題，如缺乏完善的管理標準體系，特別是對于部分原始資料信息的歸檔保存，缺乏科學合理的操作指導。此外，部分單位在建立檔案管理信息系統(tǒng)與平臺之后，檔案檢索流程并未得到簡化，使得檔案檢索依然比較復雜，檔案信息資料也無法實現(xiàn)實時共享，從而導致管理效率低下。

（三）相關工作人員的信息技術能力不足。當前，大部分檔案管理工作人員的專業(yè)信息技術能力比較欠缺，檔案管理信息化建設過程中，對于工作人員的專業(yè)能力要求也比較高，只有這樣才能夠更好地投入實際工作當中，保障信息化建設工作穩(wěn)步有序開展。就目前現(xiàn)狀來看，部分地區(qū)事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)能力比較欠缺，綜合素質水平較低。再者，經費投入有限，也未對相關管理人員定期進行培訓，造成管理工作人員的信息技術能力與綜合業(yè)務能力不足，也對工作效率與質量造成了極大的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）積極創(chuàng)新管理理念。隨著互聯(lián)網信息技術的快速發(fā)展與普及，計算機信息技術已經逐漸滲透到了人們生活的方方面面，為人們帶來了極大的便捷，與此同時，也改變了人們的生活方式。事業(yè)單位作為我國政府部門的重要組成部分，與社會穩(wěn)定發(fā)展密切相關。因此，相關部門及管理人員必須高度重視檔案信息化建設工作，積極創(chuàng)新與更新管理理念，可從以下方面入手：首先，要全面貫徹“互聯(lián)網+”理念與發(fā)展趨勢，通過定期培訓，不斷提升管理工作人員的信息技術操作能力與熟悉度，優(yōu)化操作流程。要讓工作人員充分認識到檔案管理信息化建設是必然發(fā)展趨勢，全面掌握當前新形勢下檔案管理工作核心要點，不斷創(chuàng)新與優(yōu)化當前現(xiàn)有的管理模式，努力突破傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的局限與不足，充分運用信息技術，對現(xiàn)有資源進行全面有效整合。其次，相關管理工作人員應當起到表率作用，積極借鑒和學習先進的技術手段，可通過講座、會議、培訓等方式，不斷提升工作人員的重視程度，并學會積極適應新的發(fā)展潮流，迎接全新的挑戰(zhàn)，營造良好的信息化管理氛圍。

（二）加大信息化建設投入力度。檔案管理信息化建設的基礎便是各項技術設備，而軟硬件設備的建設與完善需要投入相應的資金來逐步完善。事業(yè)單位管理人員應當積極學習和提升自身信息化管理水平，充分認識到檔案信息化管理的重要意義，不斷加大資金投入力度。需要注意的是，信息技術更新與發(fā)展的速度不斷加快，所以，投入過程中也應當把握好分寸，避免頻繁更換設備，從而導致經費過高、資源消耗過度。對于需要的設備，如掃描儀、打印機、計算機等，要加強采購管理，并且在購置后，檔案管理人員應當合理利用，從而不斷提升設備的利用效率，避免出現(xiàn)設備閑置以及操作不當?shù)那闆r。還應當加大網絡安全管理，安裝殺毒軟件，避免病毒、木馬等入侵系統(tǒng)，造成檔案遺失或者損壞的情況，從而導致無法挽回的損失。另外，對于資金與技術的投入也應當納入管理制度與規(guī)定當中，要對現(xiàn)有資金進行科學合理的規(guī)劃，從而有效避免資金浪費的問題。事業(yè)單位也可以充分運用云端服務器設備，這樣也可以有效節(jié)省硬件設備的投入成本，或者是建立智能化操作系統(tǒng)，從而進一步提升管理效率與質量。

（三）加大工作人員培養(yǎng)力度。首先，不管是現(xiàn)有工作人員還是新員工，都應當注重其信息技術能力的培養(yǎng)，可結合實際情況，定期開展培訓，培訓要保障靈活，不僅要加強技術培訓，還應當注重技巧的提升?；ヂ?lián)網信息技術在為人們帶來便捷的同時，但其并非萬能。工作人員應當充分認識這一點，要讓其意識到網絡并非絕對安全，信息存儲也可能會面臨風險，應當加大安全管控力度，尤其是涉密信息數(shù)據(jù)，一定要切實做好保密管理工作。其次，事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，還應當加強對每個員工的綜合考量，明確工作細則，將責任落實到個人，一旦出現(xiàn)問題，也能夠及時有效處理。事業(yè)單位還應當逐步建立獎懲制度，對于表現(xiàn)好的員工應當給予獎勵，相反，則應當進行相應的懲罰，從而保障檔案信息化管理工作穩(wěn)步有序開展。

（四）規(guī)范信息化檔案標準。在檔案信息化建設與發(fā)展過程中，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作的規(guī)范化與標準化，通過制定科學合理的規(guī)范標準，保障檔案管理工作嚴格按照規(guī)定要求有序開展。首先，事業(yè)單位方面要針對自身實際情況，制定科學完善的檔案收集與管理機制，優(yōu)化信息化工作流程，保障檔案管理人員能夠嚴格按照規(guī)定制度流程有序開展相關工作。其次，對于檔案數(shù)據(jù)庫、格式以及內容等應當制定統(tǒng)一的規(guī)定，從而最大程度上保障檔案數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性與科學性。還需要合理設置訪問權限，避免出現(xiàn)隨意設置與訪問的狀況，從而保障檔案資料的安全性與可靠性。

四、結語

計算機信息技術已經逐漸被應用到各個領域當中，事業(yè)單位作為政府部門極為重要的組成部分，全面推進檔案信息化建設勢在必行。相關工作人員要充分認識到檔案信息化管理的重要性，針對當前存在的問題，積極采用先進的技術手段，從而保障檔案信息化建設穩(wěn)步有序開展，也為建設和諧社會奠定良好的基礎。