事業(yè)單位檔案管理信息化建設思考

文/江蘇省特檢院泰州分院 顧曉萍

近年來，在大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、智能機器人等技術的發(fā)展過程中，我國許多事業(yè)單位都應用信息化、技術化手段對自身的檔案管理情況進行了優(yōu)化升級，信息化管理工作的落實，切實提升了事業(yè)單位檔案管理工作的質量與效率。

一、將信息化管理應用到事業(yè)單位檔案管理工作中的優(yōu)勢

（一）檔案存儲方式的優(yōu)化。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，大部分檔案資料的記錄形式是紙質文本，在時間的推移過程中，記錄檔案的紙張可能會出現(xiàn)變薄變脆、紙張上的字跡可能會出現(xiàn)模糊、淡化、丟失等問題，提升了檔案存儲、管理等工作的難度?，F(xiàn)階段，隨著信息技術的有效普及，工作人員可以通過應用信息技術建立電子檔案的方式，避免了大量的檔案與文件堆積在檔案室內，要針對室內做防潮、防蟲處理的困擾，降低資料保管查閱的難度，提升檔案管理工作的整體質量，為我國事業(yè)單位內部的檔案管理帶來了全新的活力。

（二）檔案使用方式的優(yōu)化?，F(xiàn)階段，我國事業(yè)單位檔案管理工作的內容，不僅包括檔案信息的存儲，還包括檔案信息的整理。但是由于傳統(tǒng)的紙質檔案存在儲存、攜帶較為困難、查詢不便等問題，導致我國事業(yè)單位的檔案管理效率偏低。隨著我國信息技術的有效普及，檔案管理人員在進行檔案調取、使用的過程中，只需要在電腦上進行操縱，就可以完成檔案的有效查找。這樣的檔案使用方式簡化了檔案使用的流程，有效提升了檔案管理部門工作效率，為我國事業(yè)單位整體工作質量的提升提供了助力。

二、事業(yè)單位檔案管理在信息化建設過程中的問題

（一）管理人員素質較低。由于多種因素的影響，當前我國事業(yè)單位中，大多數(shù)從事檔案管理的工作人員缺乏相應的專業(yè)知識積累，并沒有從事檔案管理工作的能力。部分檔案管理工作人員無法對檔案管理信息化技術進行有效應用，在工作過程中，抱有一種得過且過的心態(tài)，并且在工作中仍然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而本應該用來進行檔案管理的電腦卻被放在一邊。這種情況的出現(xiàn)，降低了檔案管理工作的精準性，拉低了事業(yè)單位檔案管理部門運轉效率，難以滿足當前信息化建設的需求。

（二）缺乏安全管理手段。在事業(yè)單位進行信息化檔案管理的過程中，信息化檔案管理的本質在于通過合理運用信息技術，對事業(yè)單位內部的所有人員、工作情況等信息進行記錄、整理與分析，以便為后續(xù)工作的開展提供信息支持。需要注意的是，事業(yè)單位的檔案資料具有一定的特殊性，有一些檔案信息很可能會涉及單位內部或是政府乃至國家的機密，因此提升事業(yè)單位檔案資料的安全管控成為一項極為重要的工作。但是目前我國很多事業(yè)單位內部并沒有針對檔案安全進行有效重視，甚至許多從事檔案管理的工作人員在進行工作的過程中也沒意識到檔案的重要性，這導致了我國事業(yè)單位檔案管理的過程中，幾乎處于毫無防護的狀態(tài)，比方說，現(xiàn)階段，部分工作人員在進行工作的過程中，會使用存有事業(yè)單位檔案信息的電腦連接外網(wǎng)，玩游戲或是瀏覽網(wǎng)頁，這些情況的出現(xiàn)都可能導致事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)被別有用心的黑客盯上，出現(xiàn)檔案外泄的問題。

（三）信息化管理平臺更新緩慢?，F(xiàn)階段，隨著信息技術的不斷發(fā)展，信息化管理手段已經被廣泛應用于社會各行各業(yè)的管理工作當中，面對這一情況，為進一步提升單位內部工作人員檔案管理的工作效率，很多事業(yè)單位在進行檔案管理的過程中，大都建立了信息化管理平臺，以期提升自身的檔案管理工作質量與效率，然而，對當前事業(yè)單位建立的檔案信息管理平臺進行分析后可以發(fā)現(xiàn)，當前大多數(shù)事業(yè)單位在使用檔案信息化管理平臺的過程中，很少意識到及時對平臺進行優(yōu)化升級的重要性。之所以使檔案管理信息化，通常是因為事業(yè)單位內部其他部門都信息化了，因此檔案管理部門也“順便”信息化。這種情況直接導致了檔案管理部門在進行檔案管理的過程中，很長一段時間內使用的檔案管理軟件都是同一個版本，進而導致我國事業(yè)單位檔案管理信息化平臺的模塊設置體系更新速度落后于自身工作需要的情況出現(xiàn)。比方說，當前部分事業(yè)單位在進行信息錄入的過程中，經常會出現(xiàn)新員工入職，但是員工的檔案無法及時完成錄入的問題，這樣的情況不僅拉低了檔案管理部門的工作效率，還會對事業(yè)單位內部的單位職工優(yōu)化管理造成一定的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的措施

（一）培養(yǎng)符合檔案管理信息化建設的人才。人才是維持一個事業(yè)單位運轉活力的關鍵，在信息化時代推進的過程中，為保證事業(yè)單位檔案管理信息化建設進程的有效落實，提升檔案管理人員的專業(yè)素質成了一項極為重要的工作。事業(yè)單位若要實現(xiàn)檔案管理信息化建設，在提升檔案管理人員綜合素質的過程中，就必須使工作人員具有一定的信息處理技術。但我國事業(yè)單位中部分檔案管理部門工作人員信息處理技術水平偏低，對檔案管理信息化建設進程的推進造成了阻礙。為切實解決這一問題，事業(yè)單位可以通過對檔案管理人員進行專業(yè)信息技術培訓以及面向社會招聘大量具備檔案信息管理專業(yè)技能人才的方式，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的質量。

（二）提升信息化檔案管理的安全技術。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在構建信息化檔案管理體系的過程中，不僅需要依據(jù)自身的實際情況，為檔案管理部門添置部分軟硬件設施，還需要通過制定檔案信息安全管理制度、設置信息化管理平臺防火墻等方式，提升檔案管理工作的安全性。首先，在構建檔案管理信息化平臺的過程中，事業(yè)單位可以在考慮到自身工作內容、社會信息化發(fā)展水平等信息的基礎上，搭建管理軟件安全防火墻，通過這樣的方式進一步提升事業(yè)單位檔案信息管理的安全性。其次，事業(yè)單位可以由專門的工作人員定期對檔案管理部門計算機進行檢查，保證計算機能夠正常運行，如果在進行檢查的過程中發(fā)現(xiàn)計算機內出現(xiàn)了木馬或者病毒，必須及時進行清除。最后，由于事業(yè)單位的檔案管理工作存在著一定的特殊性，因此，為進一步提升檔案管理工作的安全性，檔案管理部門需要依據(jù)自身的工作情況，建立科學有效的計算機使用制度，舉例來說，事業(yè)單位方面可以通過要求檔案管理部門的工作人員在電腦操作的過程中，嚴禁使用電腦連接外網(wǎng)、禁止外界U盤與存放檔案信息的電腦相連接等方式，保證檔案管理工作的安全性。

（三）提升檔案管理投資的力度。對事業(yè)單位檔案管理信息化平臺應用情況進行分析可以發(fā)現(xiàn)，受計算機設備、管理軟件過于陳舊的影響，當前事業(yè)單位的檔案信息管理工作在開展的過程中，常常會出現(xiàn)種種阻礙。針對這種情況，事業(yè)單位可以通過提升檔案管理投資力度的方式來提升檔案管理工作的有效性。

事業(yè)單位在劃撥經費的過程中，可以通過定期為檔案管理部門提供設備、軟件升級經費的方式，提升檔案管理平臺的信息化水平，并且在檔案管理平臺需要更新、升級時，能夠立即動用資金完成升級。另外，由于目前信息技術日新月異，因此，我國事業(yè)單位檔案管理部門應當定期針對電腦的軟硬件設施進行更換，通過這樣的方式，保證檔案管理部門的電腦能夠始終處于一個較為流暢的運行狀態(tài)。

（四）建設檔案信息管理網(wǎng)站。在進行信息化檔案管理工作時，事業(yè)單位可以通過建設檔案信息管理網(wǎng)站的方式，使工作人員利用網(wǎng)頁為單位的正常運轉提供必需的服務。通過建設信息管理網(wǎng)站的方式可以有效提升檔案管理工作人員檔案資料查閱、下載、歸檔等工作的效率。

事業(yè)單位可以在檔案管理的過程中，根據(jù)具體的工作需要，進行檔案信息網(wǎng)站的建設。首先，需要針對合適的信息技術操作系統(tǒng)進行選擇，使這一系統(tǒng)能夠滿足檔案管理系統(tǒng)升級、開發(fā)等方面的需求。其次，在選擇基礎設施時，應當盡量選擇其技術已經趨于成熟的、受眾范圍較廣的產品。最后，在進行產品應用的過程中，需要與相關部門進行聯(lián)合，從技術層面提升管理產品的質量，滿足事業(yè)單位檔案管理工作開展的各類需求。

四、結語

總之，在事業(yè)單位工作過程中構建信息化的檔案管理體系，不僅能夠提高檔案管理的效率，還能使事業(yè)單位的整體運轉質量得到有效提升。