關(guān)于Excel中vlookup函數(shù)在學(xué)生信息管理中的應(yīng)用

王建君

（呂梁學(xué)院汾陽(yáng)師范分校 山西省汾陽(yáng)市 032200）

Excel 是一種常用的數(shù)據(jù)處理工具，在篩選、排序、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等方面表現(xiàn)十分出色。而其中的vlookup 函數(shù)，能夠解決數(shù)據(jù)庫(kù)間的接口問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)對(duì)接與信息共享，對(duì)提高信息管理的準(zhǔn)確性具有重大意義。在學(xué)生信息管理中，充分利用vlookup 函數(shù)的功能，對(duì)日常學(xué)生信息管理中大量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理，有助于節(jié)約勞動(dòng)成本，減少人為失誤，從而進(jìn)一步提高工作效率。

1 Excel及vlookup函數(shù)介紹

1.1 Excel工具基本概況

Excel 是Office 辦公軟件體系的重要組成部分，作為功能齊全、使用便捷的電子表格軟件，通過(guò)該軟件可以制作電子表格、繪制圖表、處理數(shù)據(jù)庫(kù)。由于數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息是具行列結(jié)構(gòu)的相關(guān)信息的集合，用戶可能對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行查詢、排序、篩選、建立數(shù)據(jù)透視表等處理和分析。如數(shù)據(jù)的匹配、比較、統(tǒng)計(jì)、檢索等，與數(shù)據(jù)庫(kù)的命令語(yǔ)言不相上下[1][2]。除了辦公室領(lǐng)域外，Excel 廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)、預(yù)算、報(bào)表、銷售等領(lǐng)域，為人們更加明智的決策與分析提供了有力支持。目前，由于Excel 軟件在學(xué)校日常的教學(xué)和管理中被廣泛的應(yīng)用，從而對(duì)提高課堂教學(xué)工作效率與管理決策水平起到了積極影響作用。

1.2 vlookup函數(shù)語(yǔ)法規(guī)則

Excel 中的vlookup 函數(shù)包含了“vertical”與“l(fā)ookup”，屬于查找函數(shù)的范疇，可從指定區(qū)域查找給定的目標(biāo)所對(duì)應(yīng)的值是的一個(gè)縱向查找函數(shù)，即vlookup 的意思是從垂直方向上進(jìn)行查詢，按列查找，最終返回相同行中指定列處的值，從而完成數(shù)據(jù)信息的檢索。Vlookup 函數(shù)這種查詢方式（或被稱之為關(guān)聯(lián)查詢）。

vlookup 函數(shù)與4 個(gè)語(yǔ)法參數(shù)緊密相關(guān)。函數(shù)語(yǔ)法表達(dá)式為vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)。其中，不同的語(yǔ)法參數(shù)所代表的含義有所差異。參數(shù)lookup_value 是需要查找的值，在數(shù)據(jù)表第一列中要查找的數(shù)值，可以是數(shù)值，也可以是引用和文本字符串。如果第一參數(shù)省略查找值，一般用數(shù)字0 表示。參數(shù)table_array 是需要查找的區(qū)域，一般是兩列或多列數(shù)據(jù)，以文本、數(shù)字、邏輯值等形式來(lái)表現(xiàn)。一般情況下，該參數(shù)第一列中的值，通常是上一參數(shù)搜索的值。參數(shù)col_index_num 表示區(qū)域中包含要返回值的列號(hào)，是查詢對(duì)象所在列橫跨到檢索信息所在列的列數(shù)，可以對(duì)檢索信息進(jìn)行橫向定位。按照語(yǔ)法規(guī)則，當(dāng)該參數(shù)為1 或2 或3 時(shí)，則分別表示為返回上一參數(shù)第一、第二、第三列的數(shù)值，以此類推。參數(shù)range_lookup 用來(lái)指明函數(shù)查找是精確還是近似匹配，精確匹配方式的查詢用0 或FALSE 來(lái)表示，而近似匹配方式的查詢一般用1 或TRUE 或省略的形式來(lái)表示[3]。

2 vlookup函數(shù)的應(yīng)用方法

Excel 中vlookup 函數(shù)屬于實(shí)用性較強(qiáng)的查詢函數(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)信息的查詢與檢索起到至關(guān)重要的作用。在學(xué)生信息管理中，如對(duì)該函數(shù)的充分利用，有利于提高相關(guān)數(shù)據(jù)的決策與分析效率。下面從以下幾個(gè)方面來(lái)介紹該函數(shù)的具體應(yīng)用：

2.1 快速查詢

查詢學(xué)生基本相關(guān)信息是學(xué)生處管理學(xué)生信息的一個(gè)最基本工作。學(xué)生人數(shù)多信息量大內(nèi)容較多且復(fù)雜，但在總的名單中查詢學(xué)生信息又比較普遍，如一一查找則可能會(huì)浪費(fèi)多余的時(shí)間，特別是在查詢數(shù)量較多的情況下。vlookup 函數(shù)具備快速查詢功能，可以在若干個(gè)表格間導(dǎo)入數(shù)據(jù)，使信息查詢更加快捷、高效，便于有效解決學(xué)生信息查詢低效的問(wèn)題。

例如，在名為學(xué)生信息的Excel 工作簿中有兩個(gè)表分別是學(xué)生信息總表和b 表。打開(kāi)b 表，b 表是列舉了n 個(gè)學(xué)生身份證號(hào)的表格，學(xué)生信息總表是包含學(xué)號(hào)、姓名、專業(yè)等學(xué)生信息的總名單列表，嘗試在學(xué)生信息總表中找出這n 個(gè)學(xué)生，同時(shí)做出標(biāo)記及排序，并以復(fù)制粘貼的形式提取學(xué)生信息，以供教務(wù)人員直觀明了地查看。已知vlookup 函數(shù)語(yǔ)法表達(dá)式，以及與其相關(guān)的4 個(gè)語(yǔ)法參數(shù)，列出中文表述：vlookup（查詢的對(duì)象，對(duì)象所在的數(shù)據(jù)表，檢索信息在表中的列序號(hào)，查詢方式）。按照函數(shù)語(yǔ)法表達(dá)要求，快速查詢步驟如下：在總名單列表中插入“標(biāo)記”單元格，確定單元格內(nèi)容，用拖放的方式填充到表的最后一行，精確查詢后返回學(xué)生對(duì)應(yīng)的身份證號(hào)信息欄，若查找失誤則自動(dòng)返回錯(cuò)誤值“#N/A”；在“標(biāo)記”單元格內(nèi)列入關(guān)鍵字，依次進(jìn)行升序排序，排序后復(fù)制粘貼已有的身份證號(hào)信息，使其轉(zhuǎn)入新表中，即可完成數(shù)據(jù)的快速查詢?nèi)蝿?wù)。

2.2 信息合并

vlookup 函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)信息合并。在學(xué)生信息管理工作中，vlookup 函數(shù)可以解決多個(gè)數(shù)據(jù)表的關(guān)聯(lián)問(wèn)題。在限定的查找范圍內(nèi)，使用該函數(shù)可以對(duì)查找的數(shù)值、字符串等信息，在多個(gè)不同的數(shù)據(jù)表之間進(jìn)行信息匹配，從而更加快捷、方便的處理信息，大大提升了學(xué)生信息的管理效率。

比如在處理學(xué)生的成績(jī)信息時(shí)，可以批量引用到學(xué)生信息匯總表中，借助vlookup 函數(shù)的信息合并功能，即可達(dá)到較好的效果。首先，啟動(dòng)Excel 工具，依次打開(kāi)“學(xué)生某一科成績(jī)表”與“學(xué)生信息匯總表”；其次，在“學(xué)生信息匯總表”中H1 單元格中輸入“學(xué)生某一科成績(jī)”，以此列為導(dǎo)向，匹配學(xué)生成績(jī)信息；然后，另取H2 單元格，輸入函數(shù)表達(dá)公式，按回車鍵轉(zhuǎn)變H2 單元格的內(nèi)容；最后，以拖放的方式填充到表的最后一行，實(shí)現(xiàn)“學(xué)生某一科成績(jī)表”與“學(xué)生信息匯總表”的信息匹配[4]。

2.3 信息提取

借助vlookup 函數(shù)的信息提取功能，整合一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)表的信息。參照函數(shù)語(yǔ)法表達(dá)式，對(duì)不同工作簿或工作表中的信息進(jìn)行整合，明晰表中的數(shù)據(jù)信息，便于有效提高信息管理與決策分析效率。

例如，在Excel 中列出有學(xué)生學(xué)號(hào)、姓名、身份證號(hào)字段的空白表格（簡(jiǎn)稱“基礎(chǔ)表”），利用vlookup 函數(shù)，從“學(xué)生基本信息匯總表”中提取對(duì)應(yīng)信息填入“基礎(chǔ)表”中，直觀呈現(xiàn)詳實(shí)的學(xué)生信息。按照函數(shù)語(yǔ)法表達(dá)要求，信息提取步驟如下：在“基礎(chǔ)表”的B2 單元格中，對(duì)照相關(guān)要求與規(guī)定，插入函數(shù)“=vlookup(A2，學(xué)生基本信息匯總表！A:B,2,0)”，使得B2 單元格的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)應(yīng)的學(xué)生姓名信息；運(yùn)用自動(dòng)填充柄工具，下拉填充到表的最后一行；以此類推，完成從“學(xué)生基本信息匯總表”中提取學(xué)生信息的任務(wù)。

又如，在打印學(xué)生成績(jī)單時(shí)，明確學(xué)生的基本信息與成績(jī)情況尤為關(guān)鍵。在Excel 中列出“學(xué)生基本信息匯總表”與“學(xué)生成績(jī)匯總表”，通過(guò)vlookup 函數(shù)進(jìn)行多表整合，從而提取成績(jī)單中所需的各項(xiàng)信息。設(shè)計(jì)帶有學(xué)號(hào)字段的成績(jī)單空白表格，從“學(xué)生基本信息匯總表”與“學(xué)生成績(jī)匯總表”中分別提取學(xué)生信息，如姓名、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)時(shí)間、課程成績(jī)等。提取基本信息：在空白表格確定B2 單元格，輸入學(xué)號(hào)信息，插入函數(shù)“=vlookup(B2，學(xué)生基本信息匯總表！A:M,2,0)”，即可得到有關(guān)信息；以此類推，在各個(gè)單元格內(nèi)插入對(duì)應(yīng)的vlookup 函數(shù)，便可逐一得出其他信息。提取課程成績(jī)：在空白表格中確定C5 單元格，從中輸入學(xué)生成績(jī)信息，在單元格中插入函數(shù)“=vlookup(B2，學(xué)生基本信息匯總表！A:Q,3,0)”，按鍵確定即可得到學(xué)生該項(xiàng)課程的成績(jī)；以此類推，可以逐一得到學(xué)生各項(xiàng)課程的成績(jī)信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生成績(jī)單的快速整理和打印[5]。

3 vlookup函數(shù)的應(yīng)用實(shí)例

已知“學(xué)生信息庫(kù)”共計(jì)4713 人，利用vlookup 函數(shù)，從中提取參加數(shù)學(xué)競(jìng)賽的300 名學(xué)生的身份證號(hào)碼。在“學(xué)生信息庫(kù)”的選定區(qū)域中，精確查找指定學(xué)生的姓名，從而返回該區(qū)域中對(duì)應(yīng)的身份證號(hào)碼一列，獲取相應(yīng)的號(hào)碼信息。

具體步驟如下：

（1）打開(kāi)文件“學(xué)生信息庫(kù)”。

（2）找出參與競(jìng)賽的300 名學(xué)生信息統(tǒng)計(jì)表，確定對(duì)應(yīng)身份證信息的F 列位置，在F2 切換光標(biāo)。

（3）點(diǎn)擊“函數(shù)分類”，選擇vlookup 函數(shù)，打開(kāi)折疊面板。

（4）如實(shí)填寫(xiě)折疊面板的內(nèi)容。在lookup_value 編輯框中，選擇列有學(xué)生姓名的單元格信息；在table_array 編輯框中，用鼠標(biāo)選擇“學(xué)生信息庫(kù)”工作表中的“$H$1:$K$****”（*對(duì)應(yīng)表中相關(guān)欄目）區(qū)域；在col_index_num 編輯框中，輸入身份證信息序列號(hào)；在range_lookup 編輯框中，輸入邏輯值Flase。

（5）移動(dòng)鼠標(biāo)，當(dāng)鼠標(biāo)指針顯示為細(xì)十字形時(shí)，雙擊獲取所有參賽學(xué)生的身份證號(hào)碼信息。

4 vlookup函數(shù)應(yīng)用于學(xué)生信息管理的注意事項(xiàng)

結(jié)合vlookup 函數(shù)的實(shí)際功能，在學(xué)生信息管理的實(shí)際運(yùn)用中需要注意以下幾點(diǎn)事項(xiàng)，充分發(fā)揮提高信息管理效率的作用。具體的注意事項(xiàng)如下：

4.1 明確函數(shù)運(yùn)用要點(diǎn)

（1）要求查詢對(duì)象是在制定查詢區(qū)域的首列位置。依據(jù)vlookup 函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則及參數(shù)說(shuō)明，注意按照規(guī)定要求明確查詢的對(duì)象。例如，在學(xué)生成績(jī)表中查詢總分，需要比對(duì)查詢對(duì)象的姓名，位于B 列當(dāng)中，以便精確查找總分信息。此外，判斷函數(shù)是否處于無(wú)法正確運(yùn)行狀態(tài)時(shí)，一般依據(jù)參數(shù)是否是“A:J”、“C:J”，據(jù)此提高信息查詢的準(zhǔn)確度。

（2）要求引用查找的單元格格式與查找原表格的數(shù)據(jù)格式保持一致，避免無(wú)法準(zhǔn)確查找相關(guān)信息。如果在查詢過(guò)程中并不清楚引用方式，可以使用絕對(duì)引用的方式引用，避免引用查找的單元格格式與數(shù)據(jù)格式不一致，確保引用數(shù)據(jù)區(qū)域精準(zhǔn)性。

（3）要求明確vlookup 函數(shù)的局限性。例如，在找到查詢對(duì)象進(jìn)行定位檢索時(shí)，理性處理無(wú)法檢索出位于查詢對(duì)象左側(cè)數(shù)據(jù)信息的情況，同時(shí)有效運(yùn)用查詢對(duì)象右側(cè)的相關(guān)信息，為提高信息管理效率奠定良好基礎(chǔ)。

4.2 解決查找區(qū)域的固定問(wèn)題

在學(xué)生信息管理工作中，使用vlookup 函數(shù)時(shí)通常會(huì)固定table_array（對(duì)象所在的數(shù)據(jù)表），意味著不同的lookup_value（查詢的對(duì)象）要使用相同的查找區(qū)域，然而當(dāng)其他單元格復(fù)制查詢公式時(shí)，由于相應(yīng)的查找區(qū)域會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，可能導(dǎo)致查找的信息準(zhǔn)確度有所降低。在學(xué)生信息管理中應(yīng)用vlookup 函數(shù)，解決查找區(qū)域的固定問(wèn)題顯得至關(guān)重要。我們可以在引用的查找區(qū)域前，使用符號(hào)$來(lái)固定該查找區(qū)域，避免查找區(qū)域隨查找位置的變化而不斷改變，降低相對(duì)引用的影響程度。

4.3 使用函數(shù)處理重名問(wèn)題

當(dāng)處理大量學(xué)生信息時(shí)，或有可能發(fā)生學(xué)生重名問(wèn)題，一定程度上影響著學(xué)生信息管理工作的順利展開(kāi)。借助vlookup 函數(shù)的各項(xiàng)強(qiáng)大功能，通過(guò)使用類似“學(xué)號(hào)”的唯一性數(shù)值作為查找值，便于有效解決這一問(wèn)題[6]。

此外，在實(shí)際工作中我們可能碰到無(wú)法確定唯一性查找值的問(wèn)題，這種情況下建議手工查詢，通過(guò)逐一排查重名學(xué)生可以避免出現(xiàn)差錯(cuò)。具體步驟如下：先利用合并計(jì)算功能建立“重名學(xué)生信息庫(kù)”，再使用vlookup 函數(shù)查詢對(duì)應(yīng)姓名的對(duì)應(yīng)重復(fù)信息。借助vlookup 函數(shù)的反向查找、模糊查找、多項(xiàng)查找等功能，確定待查找的姓名中哪些是重名學(xué)生，逐一排除并做好標(biāo)記，節(jié)約時(shí)間的同時(shí)能夠有效提高查找效率。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，Excel 中的vlookup 函數(shù)具有強(qiáng)大的查找功能，豐富了Excel 辦公軟件的實(shí)用功能。在學(xué)生信息管理工作中，vlookup函數(shù)的表現(xiàn)十分優(yōu)秀，可以實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的信息共享，大大提升了學(xué)生信息管理的效率，降低了差錯(cuò)的可能性和工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了學(xué)生信息管理工作的精準(zhǔn)度。