醫(yī)院公文標(biāo)題不規(guī)范原因及措施
——以某三級(jí)甲等綜合醫(yī)院為例

文/常州市第一人民醫(yī)院 彭美玲 石旦 朱江（通訊作者） 吳逸 嚴(yán)書歡

醫(yī)院公文是在醫(yī)院管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，依法施行醫(yī)院管理行政措施和進(jìn)行醫(yī)院管理活動(dòng)的重要工具。作為醫(yī)院各項(xiàng)工作的準(zhǔn)繩，醫(yī)院公文對(duì)推動(dòng)醫(yī)院管理、學(xué)習(xí)借鑒現(xiàn)代醫(yī)院管理理念、促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提高具有基礎(chǔ)性作用。科學(xué)高效的公文管理可以有力提高醫(yī)院管理效率，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)，醫(yī)院公文管理作為醫(yī)院管理的一部分，對(duì)建立健全現(xiàn)代醫(yī)院管理制度具有較好的促進(jìn)作用。公文的管理水平是醫(yī)院工作效率和醫(yī)院管理水平的直接體現(xiàn)。

然而，研究發(fā)現(xiàn)，公文不規(guī)范現(xiàn)象經(jīng)常存在。為提高公文質(zhì)量，我院對(duì)2019年度已經(jīng)印發(fā)的公文開展檢查，查找不規(guī)范公文。發(fā)現(xiàn)不規(guī)范公文中標(biāo)題不規(guī)范所占比例最高，被列為今年需要重點(diǎn)改進(jìn)的方面。本文通過分析標(biāo)題不規(guī)范的現(xiàn)象，查找原因，提出針對(duì)性改進(jìn)措施，以提高醫(yī)院公文規(guī)范率，更好地輔助醫(yī)院管理工作。

一、公文標(biāo)題不規(guī)范現(xiàn)象

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）規(guī)定標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成，一般情況下公文標(biāo)題的三要素必須完整，不應(yīng)該隨意增減。這樣正式發(fā)布的公文既具有莊重性和嚴(yán)肅性，又便于被引用時(shí)保持信息的完整性與準(zhǔn)確性，然而，檢查發(fā)現(xiàn)公文標(biāo)題常常出現(xiàn)不規(guī)范的問題。結(jié)合工作實(shí)際以及文書檔案，我院公文標(biāo)題存在以下不規(guī)范現(xiàn)象。

（一）結(jié)構(gòu)不規(guī)范。公文標(biāo)題的一般結(jié)構(gòu)是：發(fā)文機(jī)關(guān)+關(guān)于+事由+的+文種。常見問題：一是缺少“關(guān)于”或“的”。比如，《XX醫(yī)院XXXX實(shí)施方案》，“關(guān)于”在公文標(biāo)題中的地位至關(guān)重要，它起到引出公文“事由”的作用，而“的”則是連接“事由”和“文種”的標(biāo)志，是構(gòu)成公文標(biāo)題這一偏正結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵助詞。應(yīng)該是《XX醫(yī)院關(guān)于印發(fā)XXXX實(shí)施方案的通知》。二是順序顛倒。構(gòu)成公文標(biāo)題的各個(gè)部分撰寫順序不能隨意調(diào)整。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)不規(guī)范。一是缺少發(fā)文機(jī)關(guān)。發(fā)文機(jī)關(guān)一般情況下不應(yīng)省略，省略發(fā)文機(jī)關(guān)影響公文的莊重性、嚴(yán)肅性，給工作帶來不便。尤其是請(qǐng)示類的公文，如果省略發(fā)文機(jī)關(guān)，當(dāng)上級(jí)部門批復(fù)時(shí)就不便于查找是哪個(gè)單位報(bào)送的請(qǐng)示。二是發(fā)文機(jī)關(guān)放在“關(guān)于”后面，位置不對(duì)。比如，《關(guān)于XX醫(yī)院XXXX的請(qǐng)示》，XX醫(yī)院應(yīng)該放在“關(guān)于”前面，在批復(fù)和轉(zhuǎn)發(fā)類的公文中才可能出現(xiàn)《XXXX關(guān)于XX醫(yī)院XXXX的批復(fù)》《XXXX關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)XX醫(yī)院XXXX的通知》將XX醫(yī)院放在“關(guān)于”前面的情況。

（三）文種不規(guī)范。一是任意省略文種?！稐l例》規(guī)定的公文種類即法定文種共有15種，公文標(biāo)題中表示公文文種的名詞，無論在什么情況下都不能省略。二是文種錯(cuò)用。文種錯(cuò)用是由于擬稿者對(duì)文種的概念、使用原則把握不準(zhǔn)，出現(xiàn)了錯(cuò)用現(xiàn)象。最常見的是決定和通報(bào)。三是生造文種。比如，《XX醫(yī)院關(guān)于XXXX的價(jià)格備案》《XX醫(yī)院關(guān)于XXXX的實(shí)施方案》，價(jià)格備案和實(shí)施方案都不是法定文種，需要采用復(fù)體行文的方式，使用法定文種作為載體發(fā)布。

（四）事由概括不準(zhǔn)。一是事由部分的結(jié)構(gòu)不是動(dòng)賓式短語或主謂式短語。因?yàn)橛脛?dòng)賓或主謂結(jié)構(gòu)來概括“事由”，能更加準(zhǔn)確地表達(dá)公文的主旨或行文意圖。二是對(duì)事由概括不簡(jiǎn)練。主要表現(xiàn)為錯(cuò)用詞語、語義重復(fù)導(dǎo)致內(nèi)容冗長(zhǎng)累贅，在報(bào)告中夾帶請(qǐng)示，在請(qǐng)示中夾帶申請(qǐng)。

（五）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用不當(dāng)?！稐l例》對(duì)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用要求是按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，在《〈黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例〉國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》中，對(duì)標(biāo)題中的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)作了規(guī)定。對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，主要存在兩個(gè)問題：一是書名號(hào)使用不規(guī)范。在標(biāo)題中全文引用法律、法規(guī)、規(guī)章名稱時(shí)才能使用書名號(hào)。在印發(fā)類的通知如工作方案、規(guī)定、辦法等都加書名號(hào)，比如《XX醫(yī)院關(guān)于印發(fā)〈XXX工作方案〉的通知》，這類工作部署類的方案不必加書名號(hào)。二是頓號(hào)和引號(hào)使用不規(guī)范。特殊情況下標(biāo)題中可以使用頓號(hào)、引號(hào)，但不能亂用。標(biāo)有引號(hào)、書名號(hào)的并列成分之間不用頓號(hào)，表示特殊含義的詞語才用引號(hào)。

（六）排版存在的錯(cuò)誤。《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）對(duì)標(biāo)題排版有明確要求。常見問題：一是多行排列有拆開詞或詞組的現(xiàn)象?！陡袷健芬?guī)定標(biāo)題回行時(shí)詞意完整，故不能將人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開排列，也不能將詞組拆開排在不同行的首尾。二是排列不夠美觀和莊重。標(biāo)題要排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，一般占行不超過三行，呈梯形或菱形排布。

二、公文標(biāo)題不規(guī)范原因分析

公文是醫(yī)院形象有效的言說方式，其內(nèi)容、格式、表達(dá)方式和文種的選用等，都會(huì)對(duì)醫(yī)院形象產(chǎn)生直接的影響。規(guī)范的公文才能保證其權(quán)威性和法定效力，有力提高醫(yī)院管理效率，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。針對(duì)公文標(biāo)題存在的問題，召集相關(guān)工作人員，通過頭腦風(fēng)暴法分析不規(guī)范現(xiàn)象的原因，歸納為以下幾個(gè)方面。

（一）不夠重視公文工作。醫(yī)院工作以醫(yī)療為中心，長(zhǎng)期以來，醫(yī)院在文件管理方面偏重于病案的管理，對(duì)其他行政公文未予以應(yīng)有的重視。常常錯(cuò)誤地認(rèn)為文件只要是套個(gè)紅頭就可以了，并不知道公文的文種、格式、行文規(guī)范和要求，未深刻領(lǐng)悟公文的嚴(yán)肅性、法定性和權(quán)威性。

（二）不了解《條例》和《格式》。醫(yī)院管理者大多來自臨床一線的醫(yī)生護(hù)士，個(gè)別的不熟悉公文知識(shí)，寫作表達(dá)能力欠缺，未進(jìn)行醫(yī)院常用公文的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，不會(huì)準(zhǔn)確運(yùn)用公文規(guī)范。擬文人員和辦文人員不是文秘專業(yè)也未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)《條例》和《格式》的內(nèi)容掌握不準(zhǔn)確。

（三）依賴經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于擬稿部門，參照以前的發(fā)文習(xí)慣，文稿修改的積極性和主動(dòng)性不高，公文知識(shí)學(xué)習(xí)的主動(dòng)性也不高。對(duì)于辦文人員，參照以前的標(biāo)題排列格式、公文文面格式和審核習(xí)慣，難以發(fā)現(xiàn)實(shí)際存在的不規(guī)范現(xiàn)象。

（四）缺乏運(yùn)用。醫(yī)院公文有其特殊性，表現(xiàn)為專業(yè)性更強(qiáng)、時(shí)效性更強(qiáng)和綜合多樣性。醫(yī)院使用的公文包括大多數(shù)公文文種，常見的有請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、通報(bào)、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。標(biāo)題中一個(gè)重要的部分就是文種，不同公文文種的特點(diǎn)、適用條件、行文方式都有區(qū)別，不同文種有不同的處理方式，文種是否使用錯(cuò)誤關(guān)系到行文的目的能否得以順利實(shí)現(xiàn)。然而，無論擬稿人員還是辦文人員，對(duì)于如何準(zhǔn)確選擇并科學(xué)規(guī)范地應(yīng)用不同文種并沒有完全掌握。

（五）未明確發(fā)文辦理流程。發(fā)文辦理流程未形成制度，常常出現(xiàn)擬稿部門擬稿后將稿件直接報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后再交辦公室繕印。清樣稿件出來交辦公室審核，發(fā)現(xiàn)問題后，需要再次修改報(bào)領(lǐng)導(dǎo)重新簽發(fā)，增加審核次數(shù)，延長(zhǎng)發(fā)文辦理時(shí)間，降低工作滿意度。

三、不規(guī)范公文標(biāo)題的改進(jìn)措施

準(zhǔn)確使用規(guī)范的公文開展醫(yī)院工作，對(duì)每一名醫(yī)院管理者傳達(dá)工作要求、提升管理實(shí)效意義重大。能正確運(yùn)用醫(yī)院常用公文是醫(yī)院管理人員的基本素質(zhì)和必備能力。針對(duì)公文標(biāo)題不規(guī)范的原因，召集相關(guān)工作人員，使用頭腦風(fēng)暴法，提出改進(jìn)對(duì)策，根據(jù)對(duì)策的輕重緩急和可行性，最終確定改進(jìn)措施。

（一）加強(qiáng)公文業(yè)務(wù)培訓(xùn)。制定培訓(xùn)計(jì)劃，我院辦文專職人員參加江蘇省寫作學(xué)會(huì)公文寫作專業(yè)委員會(huì)舉辦的公文寫作與處理培訓(xùn)，學(xué)習(xí)規(guī)范化的發(fā)文要求，平時(shí)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，科內(nèi)定期開展公文規(guī)范化學(xué)習(xí)，增加公文業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)覆蓋面。對(duì)擬文人員現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，根據(jù)發(fā)文的實(shí)際情況進(jìn)行指導(dǎo)。

（二）更新公文處理辦法。2012年，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳更新了《條例》，《格式》也隨之更新，然而，我院的公文處理辦法還是原來的方式，結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，及時(shí)更新公文處理辦法，內(nèi)容由之前的6章24條修改為9章65條，內(nèi)容更加詳細(xì)、具體，容易理解；對(duì)常用公文文種進(jìn)行詳細(xì)分類，對(duì)文種的適用條件作了詳細(xì)介紹。

（三）制定發(fā)文辦理工作流程。制定醫(yī)院公文發(fā)文流程，明確審核要點(diǎn)。根據(jù)《條例》要求，將公文稿件先找領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，修改為擬文部門經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后將稿件送辦公室審核，辦公室通過后再送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，從而減少修改次數(shù)、節(jié)約發(fā)文時(shí)間、提高發(fā)文質(zhì)量。繪制發(fā)文辦理流程圖，并將流程圖制作成KT板張貼上墻進(jìn)行宣傳，提高發(fā)文辦理人員對(duì)公文辦理流程的知曉率。

（四）制作常用公文標(biāo)題的擬制模版。整理歸納出日常工作中常用公文類型，制作公文寫作模版，包括公文標(biāo)題模版。比如印發(fā)類的通知、事務(wù)性的通知、表彰類的通報(bào)或決定、綜合性的報(bào)告、問題整改類的報(bào)告、工程項(xiàng)目類的請(qǐng)示等常用公文標(biāo)題，按照三要素的組成方式制作成模版供擬文部門參考。

通過以上措施的實(shí)施，對(duì)照《條例》和《格式》要求，檢查我院已發(fā)公文，公文標(biāo)題規(guī)范率得到提升，說明措施有效可以持續(xù)推進(jìn)。標(biāo)題是公文的重要部分，被比喻為公文的“眼睛”和“窗戶”，直接影響公文的質(zhì)量，所以在做好醫(yī)療相關(guān)工作的同時(shí)，要重視公文標(biāo)題擬制工作，多學(xué)多練，最大程度發(fā)揮公文在醫(yī)院管理中的作用。