特殊時(shí)期線上學(xué)術(shù)會(huì)議模式探索與實(shí)踐

文/上海交通大學(xué)自然科學(xué)研究院 于依瓊

2020年初，新冠肺炎疫情的到來(lái)，打破了以往的辦會(huì)傳統(tǒng)。很多線下會(huì)議取消或者延期舉行?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+會(huì)議”的新模式為學(xué)術(shù)交流提供了新途徑，自此，線上學(xué)術(shù)會(huì)議成為特殊時(shí)期學(xué)術(shù)交流的主要形式。小到三人成組討論，大到千人聽(tīng)會(huì)。專家、學(xué)者以及科技人員并未停下研究、交流、創(chuàng)新的腳步，借助線上會(huì)議的溝通方式，聚焦重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，竭力突破研究瓶頸，為探討科學(xué)問(wèn)題、培養(yǎng)學(xué)科人才、推進(jìn)成果轉(zhuǎn)化、解決社會(huì)問(wèn)題貢獻(xiàn)自己的力量。

以上海交通大學(xué)自然科學(xué)研究院為例，受疫情影響，去年春季學(xué)期伊始至3月中旬，研究院取消或推遲3場(chǎng)線下國(guó)際會(huì)議及所有線下學(xué)術(shù)報(bào)告。之后，研究院迅速調(diào)整方案，借助“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)議”新模式，從3月中旬至春季學(xué)期結(jié)束，共舉辦了52場(chǎng)線上學(xué)術(shù)會(huì)議，參會(huì)人數(shù)達(dá)8373人。相對(duì)于2019年秋季學(xué)期，本學(xué)期雖然減少了國(guó)際會(huì)議的場(chǎng)數(shù)，僅舉辦了1場(chǎng)，但18場(chǎng)自然科學(xué)研究院學(xué)術(shù)研討會(huì)和12場(chǎng)數(shù)據(jù)科學(xué)講座召開(kāi)的數(shù)量與2019年秋季學(xué)期保持一致。同時(shí)，還新增了11場(chǎng)自然科學(xué)杰出講座，新開(kāi)設(shè)了青年學(xué)者系列論壇并連續(xù)舉辦了8場(chǎng)，其他學(xué)術(shù)講座也正常進(jìn)行。從分享科研成果，發(fā)展學(xué)術(shù)合作，培養(yǎng)優(yōu)秀人才，促進(jìn)學(xué)術(shù)交流等方面，向海內(nèi)外師生呈現(xiàn)了一場(chǎng)持續(xù)4個(gè)月的線上科學(xué)饕餮盛宴。

在保證特殊時(shí)期學(xué)術(shù)會(huì)議順利召開(kāi)的同時(shí)，會(huì)議組織方和管理者體驗(yàn)到線上會(huì)議帶來(lái)的更多意想不到的效果，同時(shí)也發(fā)現(xiàn)了美中不足之處。

一、線上會(huì)議的優(yōu)勢(shì)

（一）會(huì)議室預(yù)定更加靈活，減少?zèng)_突。以往會(huì)議組織方需要根據(jù)報(bào)名參會(huì)人數(shù)預(yù)定合適的會(huì)議室。遇到會(huì)議召開(kāi)高峰期，例如6月～7月，12月～次年1月，學(xué)校各機(jī)關(guān)部門、各院系需要組織各類會(huì)議、暑期班、冬季班等活動(dòng)，會(huì)議室、教室、禮堂的預(yù)定尤為緊張，經(jīng)常需要各部門、各學(xué)院之間溝通協(xié)調(diào)使用時(shí)間。線上會(huì)議的舉辦，在很大程度上解決了會(huì)議室容量和數(shù)量受限的影響。以ZOOM線上會(huì)議為例，有100人、300人、500人、1000人的會(huì)議室可供選擇，數(shù)量也充足。組織者可以根據(jù)需要，3分鐘內(nèi)即可選擇合適的會(huì)議室并完成預(yù)定，且不會(huì)出現(xiàn)與其他會(huì)議沖突的情況。如臨時(shí)遇到參會(huì)人數(shù)超過(guò)會(huì)議室容量上限，也可及時(shí)預(yù)定更大的會(huì)議室，在原會(huì)議室的界面中分享新會(huì)議室ID，會(huì)前5分鐘即可將所有參會(huì)人員引導(dǎo)至新會(huì)議室。此種新型方式不僅減少了溝通協(xié)調(diào)的時(shí)間，更能有效解決臨時(shí)突發(fā)狀況，讓會(huì)議組織方將更多時(shí)間和精力分配到會(huì)議籌備的其他環(huán)節(jié)。

（二）會(huì)議規(guī)模擴(kuò)大，參會(huì)人數(shù)增多。因?yàn)榫€上會(huì)議舉辦形式的介入，加上網(wǎng)絡(luò)信息傳播的快速有效性，參會(huì)人數(shù)明顯增加，無(wú)形中擴(kuò)大了會(huì)議規(guī)模。以自然科學(xué)研究院學(xué)術(shù)研討會(huì)（INS Colloquia）為例，此系列學(xué)術(shù)研討會(huì)旨在搭建學(xué)術(shù)交叉交流平臺(tái)，瞄準(zhǔn)國(guó)際主流和學(xué)科發(fā)展前沿的重要科學(xué)問(wèn)題深入探討，鼓勵(lì)、促進(jìn)校內(nèi)外專家學(xué)者與研究院教師緊密合作。自2017年9月至今，各學(xué)期每周二定期舉辦為時(shí)1小時(shí)的研討會(huì)。參會(huì)人員主要包括全體研究院老師及邀請(qǐng)人課題組全體師生（以研究生為主），若在該時(shí)間段沒(méi)有課程安排的院內(nèi)外師生也歡迎參加，人數(shù)基本在30～50人。故往年在每學(xué)期伊始，行政秘書(shū)會(huì)將該學(xué)期每周二固定時(shí)間段的研究院大會(huì)議室（可容納70人）全部預(yù)定好。研究院師生也會(huì)盡量將每周二該時(shí)間段的事務(wù)排開(kāi)。其他會(huì)議也會(huì)盡量避免在該時(shí)間段舉行。自本學(xué)期線上會(huì)議舉辦以來(lái)，該系研討會(huì)參會(huì)人數(shù)最多的一場(chǎng)達(dá)340人，最少的一場(chǎng)也有74人。借助于網(wǎng)絡(luò)宣傳，如學(xué)院官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、電子海報(bào)、郵件等方式，與會(huì)聽(tīng)眾由原來(lái)以上海交通大學(xué)師生實(shí)地到場(chǎng)參加為主，發(fā)展到全國(guó)各高校，甚至海外院校相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的師生都加入線上研討會(huì)。且相對(duì)于線下，線上研討會(huì)通常會(huì)延遲半小時(shí)結(jié)束，大家在網(wǎng)絡(luò)上就報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行提問(wèn)和探討，反響熱烈。

（三）優(yōu)化參會(huì)人員時(shí)間、資源配置。無(wú)論對(duì)于專家學(xué)者做報(bào)告，還是對(duì)于教師學(xué)生聽(tīng)報(bào)告，線上會(huì)議大幅減少了因路程導(dǎo)致的時(shí)間耗費(fèi)、旅途勞累等不利因素。使參會(huì)人員有更多的學(xué)術(shù)研究時(shí)間，日常工作、學(xué)習(xí)安排更有效率；同時(shí)對(duì)于校外參會(huì)人員，還能節(jié)約差旅資金，將經(jīng)費(fèi)使用到更有需要、更能體現(xiàn)科學(xué)價(jià)值的地方。

（四）更多機(jī)會(huì)邀請(qǐng)到全球知名專家學(xué)者做演講。由于減少了旅途導(dǎo)致的時(shí)間耗費(fèi)，通過(guò)線上會(huì)議，自然科學(xué)研究院邀請(qǐng)到很多以往因行程時(shí)間問(wèn)題難以前來(lái)做報(bào)告的全球知名專家學(xué)者，其中不僅包括中國(guó)科學(xué)院院士、歐洲科學(xué)院院士等，更有幸邀請(qǐng)到菲爾茲獎(jiǎng)得主（相當(dāng)于數(shù)學(xué)界的諾貝爾獎(jiǎng)）教授做演講。借此機(jī)會(huì)，國(guó)內(nèi)外相關(guān)研究領(lǐng)域的師生即能一睹大師風(fēng)采，還能參與討論，受到大師指點(diǎn)。

（五）鞏固學(xué)術(shù)平臺(tái)的搭建，擴(kuò)大學(xué)術(shù)影響力。借助“互聯(lián)網(wǎng)+會(huì)議”新模式，自然科學(xué)研究院精準(zhǔn)研判學(xué)科交叉新領(lǐng)域，充分挖掘?qū)W科應(yīng)用新機(jī)遇。謀劃舉辦促進(jìn)學(xué)術(shù)交流，深入科研探索，加深理論理解的學(xué)術(shù)活動(dòng)，吸引更多專家學(xué)者的目光。不僅增加了學(xué)術(shù)交流的機(jī)會(huì)，促進(jìn)交叉研究融合，同時(shí)也引起校內(nèi)外優(yōu)秀人才的目光，紛紛向研究院投遞簡(jiǎn)歷或者尋求導(dǎo)師，這增加了上海交通大學(xué)自然科學(xué)研究院的國(guó)際學(xué)術(shù)影響力。

二、線上會(huì)議存在的問(wèn)題

（一）某些國(guó)家和地區(qū)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，網(wǎng)速不穩(wěn)定。這會(huì)導(dǎo)致部分報(bào)告人或參會(huì)人聲音延遲，圖像卡頓，影響會(huì)議的質(zhì)量。

（二）線上會(huì)議軟件的選擇、安裝及使用便捷程度，影響報(bào)告人及參會(huì)人的使用感和參與感。例如騰訊會(huì)議，其優(yōu)點(diǎn)表現(xiàn)為即時(shí)通信效果好，特別在對(duì)語(yǔ)音互動(dòng)要求較高的學(xué)術(shù)會(huì)議上，優(yōu)勢(shì)明顯。但也存在一些問(wèn)題，比如無(wú)法觀看課程回放；安裝包及使用的語(yǔ)言都是中文，外籍專家使用不便等。而ZOOM在全球擁有很多企業(yè)用戶，且可以錄屏，能夠?qū)?bào)告人共享的屏幕、聲音完整錄制。不足之處是目前ZOOM需要通過(guò)第三方合作伙伴才能向中國(guó)大陸地區(qū)客戶提供會(huì)議服務(wù)，不能直接銷售服務(wù)。

（三）減少了面對(duì)面交流溝通的機(jī)會(huì)。雖然線上會(huì)議可以通過(guò)語(yǔ)音聽(tīng)到對(duì)方的聲音，通過(guò)視頻看到對(duì)方的樣貌，但這都不是真實(shí)的，不能替代面對(duì)面溝通時(shí)人與人之間人文情懷的交流與互動(dòng)。長(zhǎng)此以往，容易導(dǎo)致技術(shù)異化，引起師生、專家之間信任感的喪失、主體性的失落和誤解的產(chǎn)生。參會(huì)者與報(bào)告人之間的眼神、言語(yǔ)、心靈的交流，可以促進(jìn)學(xué)術(shù)信息傳遞，深入分享研究成果，尋求與他者思想的碰撞與學(xué)術(shù)合作的可能，這也是學(xué)術(shù)會(huì)議成功舉辦的重要影響因素之一。這是線上會(huì)議那短短1～2小時(shí)無(wú)法滿足的。

（四）在家辦公、學(xué)習(xí)干擾因素比較多，工作環(huán)境不理想。特殊時(shí)期，參加線上會(huì)議的大部分在家上線。在參與者打開(kāi)語(yǔ)音進(jìn)行提問(wèn)時(shí)，經(jīng)?？梢月?tīng)到嘈雜的背景音，這不利于參與者集中注意力聽(tīng)講及討論。

在特殊時(shí)期，線下會(huì)議受到很大的限制，線上會(huì)議自然得到了更高的重視，成為繼續(xù)學(xué)術(shù)交流的必然選擇。這樣，人們既能積極參與、主動(dòng)配合疫情防控，又能保證理論教學(xué)、學(xué)術(shù)交流、科研工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，一舉兩得。當(dāng)前國(guó)內(nèi)大部分地區(qū)已進(jìn)入常態(tài)化疫情防控，各地正在加快恢復(fù)生產(chǎn)生活秩序，但形勢(shì)仍然復(fù)雜嚴(yán)峻，不穩(wěn)定性、不確定性較大。我們遇到的很多問(wèn)題是中長(zhǎng)期的，必須從持久戰(zhàn)的角度加以認(rèn)識(shí)，加快形成以線下學(xué)術(shù)會(huì)議為主體、線下線上學(xué)術(shù)會(huì)議相互融合的新發(fā)展格局，建立疫情防控和科學(xué)研究發(fā)展工作中長(zhǎng)期協(xié)調(diào)機(jī)制，堅(jiān)持結(jié)構(gòu)調(diào)整的戰(zhàn)略方向。合理利用互聯(lián)網(wǎng)，大力提質(zhì)增效，注重方式調(diào)整，壓縮一般性支出，支持學(xué)術(shù)會(huì)議保交流、保運(yùn)轉(zhuǎn)、保成效，以鞏固學(xué)科體系建設(shè)，完善學(xué)術(shù)交流平臺(tái)搭建，解決當(dāng)下問(wèn)題和深入探討交流長(zhǎng)期均衡發(fā)展。