醫(yī)院招標(biāo)檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

文/惠州市第一人民醫(yī)院 蔣葉秋

現(xiàn)階段，隨著我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，在醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目中，招投標(biāo)已經(jīng)逐漸成為關(guān)鍵點(diǎn)。在招投標(biāo)活動(dòng)當(dāng)中的竣工結(jié)算、監(jiān)察審計(jì)、投訴處理等，均發(fā)揮出了非常重要的作用，而招投標(biāo)檔案管理，則是為了防范招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)，并明確法律責(zé)任的重要保障。所以，科學(xué)、規(guī)范地管理醫(yī)院的招投標(biāo)工作，以及保證招投標(biāo)工作的質(zhì)量，提高工作效率，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、特點(diǎn)分析

（一）檔案內(nèi)容具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性。一般情況下，在招投標(biāo)活動(dòng)中參與的主體內(nèi)容較多，其中包含招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理公司、各服務(wù)部門等。此外，完成一套完整的招投標(biāo)檔案還需要多種文件，例如：招投標(biāo)申請、領(lǐng)導(dǎo)小組辦公會(huì)議文件、招投標(biāo)工作方案、招標(biāo)公告、技術(shù)參照、圖紙、采購合同、發(fā)票復(fù)印機(jī)、驗(yàn)收報(bào)告等。所以，檔案的內(nèi)容具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性，需要妥當(dāng)保管每一個(gè)文件。

（二）檔案的來源比較多。醫(yī)院的招投標(biāo)種類繁多，項(xiàng)目較為復(fù)雜，且在管理物資方面時(shí)，其中的每項(xiàng)內(nèi)容都是檔案內(nèi)容中的一部分，例如：辦公和衛(wèi)生耗材、車輛維修、衛(wèi)生保潔、改造裝修、設(shè)備采購等，醫(yī)院的基本建設(shè)、物資采購等內(nèi)容均涵蓋在內(nèi)，內(nèi)容來源較為廣泛。

（三）檔案非常分散。目前，大部分醫(yī)院設(shè)立了公開招標(biāo)采購委員會(huì)，也制定了相關(guān)采購機(jī)制，但從整體的角度去分析，大部醫(yī)院除了處理重大建設(shè)項(xiàng)目外，對于相關(guān)物資采購招標(biāo)工作仍然按照各部門的意愿進(jìn)行管理，長此以往，形成了各自為政的情況，導(dǎo)致招標(biāo)材料過于分散且不完整，檔案中紙質(zhì)材料規(guī)格的一致性無法保證，嚴(yán)重影響檔案管理工作。

二、存在的問題

（一）檔案管理人員意識(shí)淡薄。大部分醫(yī)院的招投標(biāo)管理人員對檔案管理意識(shí)比較淡薄，對檔案管理的作用和應(yīng)用價(jià)值認(rèn)知不足。再加上醫(yī)院對招投標(biāo)檔案管理存在疏漏，導(dǎo)致檔案管理人員積極性不高。

（二）檔案管理人員專業(yè)性不足。根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料顯示，大部分醫(yī)院在發(fā)展的實(shí)際過程中，并沒有規(guī)范構(gòu)建招投標(biāo)檔案管理制度，所以沒有專人管理招投標(biāo)檔案，導(dǎo)致在整理、歸納、節(jié)約、復(fù)印檔案的過程中，較為隨意。此外，部分招投標(biāo)檔案管理人員自身缺乏專業(yè)性，招投標(biāo)方面的法律法規(guī)不夠熟悉，日常工作中只是整理招投標(biāo)檔案資料，未有統(tǒng)一的操作、管理模式。

（三）管理制度未完善。目前，大部分醫(yī)院并沒有按照實(shí)際的發(fā)展情況，制定并完善招投標(biāo)管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，甚至個(gè)別招投標(biāo)工作人員，存在著“招投標(biāo)檔案資料只是收集資料，整理資料與自己關(guān)系不大”的觀念。所以，在招投標(biāo)工作中，未能及時(shí)對各類資料進(jìn)行收集，導(dǎo)致在移交、歸檔的時(shí)候，檔案資料不完整，從而對招投標(biāo)管理造成較為嚴(yán)重的影響以及制約。

（四）檔案利用率低下。醫(yī)院管理工作中存在著意識(shí)薄弱的現(xiàn)象。個(gè)別醫(yī)院上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工，未將檔案管理看成日常工作中的一部分，忽視了其重要性。將檔案管理劃歸“他類”，未能充分利用、開放檔案資源，甚至將其忽視，當(dāng)成“擺設(shè)”。此外，醫(yī)院對檔案管理人員的管理力度不夠，長期形成的傳統(tǒng)思想，使檔案的利用率越來越低。

（五）注重管而忽視用。醫(yī)院只注重對檔案的管理，甚至將檔案管理工作作為應(yīng)付上級檢查的“政治性”任務(wù)，只是常規(guī)收集、整理、歸檔醫(yī)院日常工作中的資料，但是，卻未能有效利用檔案信息資源。此外，在檔案開放、利用等方面的形式比較單一，檔案室的基本硬件配置短缺。

（六）資金投入嚴(yán)重不足。管理資金不足也是導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平不高的主要原因之一。目前，醫(yī)院的醫(yī)療費(fèi)用隨著患者的不斷增多，變得極為緊張，有的醫(yī)院為了追求更高的經(jīng)濟(jì)利益，可能會(huì)將檔案室“借用”為其他醫(yī)療用房，導(dǎo)致檔案管理用房的面積越來越小。同時(shí)，因長時(shí)間的管理不到位，檔案管理基礎(chǔ)設(shè)置基本處于老化、陳舊狀態(tài)，再加上缺乏資金購置新的管理設(shè)備，導(dǎo)致管理設(shè)備已逐漸不能適應(yīng)發(fā)展需要。此外，近幾年來，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，但大部分醫(yī)院由于缺乏管理人員或是管理人員自身技能欠缺等諸多因素的影響，仍以手工收集、檢索的方式管理檔案，從而使檔案的利用率、開發(fā)率下降。

三、科學(xué)化管理招投標(biāo)檔案的方法

（一）構(gòu)建專業(yè)檔案工作人員隊(duì)伍。不論是建立醫(yī)院的招投標(biāo)檔案體系，還是完善其制度，都需要人來完成。從某種角度來看，醫(yī)院若想科學(xué)管理招投標(biāo)檔案，須做到如下幾點(diǎn)：首先，要堅(jiān)持“以人為本”的理念，構(gòu)建專業(yè)的檔案工作人員隊(duì)伍，以此來推動(dòng)工作持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。另外，醫(yī)院還需要積極實(shí)現(xiàn)并結(jié)合以下幾方面：1.引進(jìn)人才；2.培養(yǎng)人才；3.培訓(xùn)人才的發(fā)展模式。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展情況，開展招投標(biāo)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織法律知識(shí)講座，才能有效提高檔案管理工作人員的管理意識(shí)以及業(yè)務(wù)能力。其次，醫(yī)院還應(yīng)實(shí)施與檔案責(zé)任人利益掛鉤的考核制度，這樣才能夠進(jìn)一步提高相關(guān)管理責(zé)任人的管理意識(shí)與責(zé)任心，才可在醫(yī)院相關(guān)政策的指導(dǎo)下，調(diào)動(dòng)全體工作人員的參與積極性。

（二）設(shè)立招投標(biāo)檔案專用庫房。招投標(biāo)檔案不僅具有保密性質(zhì)，且數(shù)量會(huì)逐漸上升，所以需要單獨(dú)設(shè)立招投標(biāo)檔案相關(guān)的專用庫房進(jìn)行保管，還能起到防潮與防蟲的作用。另外，因招投標(biāo)檔案屬于招投標(biāo)活動(dòng)原始記錄，能夠監(jiān)督各個(gè)部門，并提高各部門市場活動(dòng)的規(guī)范性?？茖W(xué)管理招標(biāo)檔案，可以促進(jìn)招投標(biāo)檔案發(fā)揮憑證的作用，從而為招投標(biāo)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）制定并完善招標(biāo)檔案管理制度。嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)，制定并完善招投標(biāo)檔案管理制度，可參考《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》中的相關(guān)要求以及原則，按照檔案的范圍，對檔案進(jìn)行歸檔；按照程序查閱檔案；按照規(guī)定借閱檔案，同時(shí)還要嚴(yán)格按照相關(guān)的檔案管理制度辦事，盡量避免或減少檔案管理的隨意性。如上文所述，由于醫(yī)院涉及的招投標(biāo)項(xiàng)目范圍非常廣泛，所以對不同類型的招投標(biāo)檔案，分類的時(shí)候需要根據(jù)其特點(diǎn)，對招投標(biāo)過程中的原始資料進(jìn)行收集，才能保證記錄的原始性，保障檔案的內(nèi)容具有完整性、清晰性。

（四）規(guī)范招投標(biāo)檔案的歸檔內(nèi)容。招投標(biāo)檔案存在的載體形式比較多，例如：紙質(zhì)文件和光盤等，所以在對其進(jìn)行科學(xué)管理的時(shí)候，首先要保證招投標(biāo)檔案管理的齊全性，例如：招標(biāo)文件、評委抽取登記表和簽到表、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同等，并對其進(jìn)行合理的分類以及編制，這樣才能更加規(guī)范招投標(biāo)工作，也方便查閱招投標(biāo)文件，上級部門進(jìn)行抽查時(shí)更加便捷。

（五）多方面開發(fā)檔案資源。對醫(yī)院的檔案加強(qiáng)管理，主要是為了對檔案加強(qiáng)利用，將檔案應(yīng)有的作用與價(jià)值發(fā)揮出來，從而為發(fā)展科研與醫(yī)療事業(yè)提供原始材料。作為檔案管理工作人員，在整理、歸納檔案的同時(shí)，還要對檔案中存在的多方面信息價(jià)值進(jìn)行發(fā)掘，為醫(yī)療科研提供有價(jià)值的信息支持，對服務(wù)教育工作也具有非常積極的作用。首先，檔案管理工作人員要科學(xué)地對檔案進(jìn)行分類歸檔，并且還要設(shè)置快速檢索系統(tǒng)。其次，要為醫(yī)療科研工作提供有效的服務(wù)信息，挖掘資料中的有效信息。最后，要加強(qiáng)反饋利用檔案的情況，掌握有效的檔案信息，提高檔案的利用率，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

（六）正確認(rèn)識(shí)檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的作用。檔案是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的有機(jī)組成部分，不僅記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，還是建設(shè)醫(yī)院精神文明的重要內(nèi)容；能夠?yàn)獒t(yī)院現(xiàn)代化管理提供可靠、有效的依據(jù)，使醫(yī)院管理從粗放型向集約型方向轉(zhuǎn)變；集中了前人的研究成果，具有推動(dòng)醫(yī)院科研工作開展的作用；是維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益的有效法律依據(jù)，更是醫(yī)院發(fā)展的助推器。

四、結(jié)論

醫(yī)院對招投標(biāo)檔案管理采取科學(xué)化、規(guī)范化的管理模式，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，不斷學(xué)習(xí)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化，提升檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)，不僅能夠有效減少招投標(biāo)工作的活動(dòng)成本費(fèi)用，在一定程度上還能有效提高檔案管理人員的工作效率以及工作質(zhì)量，從而有效提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量以及服務(wù)水平，具有非常積極的推動(dòng)作用。