談文書檔案管理存在的問題及對(duì)策

文/西安市福利彩票發(fā)行中心 吳倩

文書檔案在現(xiàn)代社會(huì)中越來越重要，尤其是最近幾年，事業(yè)單位內(nèi)部管理問題得到社會(huì)廣泛關(guān)注，文書檔案占據(jù)了更高的地位。以前的文書檔案是紙質(zhì)版手工管理，隨著信息化的發(fā)展，文書檔案也變成了電子版本，從而促進(jìn)了單位的信息流動(dòng)和管理。下面討論的是文書檔案的重要性、存在問題和應(yīng)對(duì)策略，希望能幫助大家做好文書檔案管理，以便更好地為社會(huì)服務(wù)。

一、文書檔案管理工作的重要性

文書檔案管理保存完整對(duì)資源的開發(fā)和利用至關(guān)重要。文書檔案中包含了許多信息，這些信息是資源開發(fā)和利用的重要信息來源。此外，文書檔案是記錄歷史事實(shí)的檔案，因此具有法律效力，這是文書檔案和其他資料之間最大的區(qū)別。文書檔案包含了當(dāng)事人手寫的材料，還包括當(dāng)事人的音視頻等信息，因此具有真實(shí)性，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要影響。

二、文書檔案管理存在的問題

（一）忽視檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。有些事業(yè)單位檔案管理人員直接上手開始工作，在處理檔案的過程中，因沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，對(duì)檔案的分類、立卷等專業(yè)管理工作沒有充分了解，這就導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ鲿r(shí)不能很好地進(jìn)入狀態(tài)，需要一段時(shí)間去慢慢適應(yīng)，并且他們的專業(yè)水平還達(dá)不到現(xiàn)代檔案管理的要求。同時(shí)在一些事業(yè)單位里，盡管文書檔案管理人員都學(xué)過相關(guān)知識(shí)，但他們整天都忙于工作，沒有時(shí)間去提升自己，去繼續(xù)學(xué)習(xí)新知識(shí)，這就造成了這些文書檔案管理人員思想比較落后，不能緊跟形勢(shì)，反映在他們的實(shí)際工作中，就是對(duì)最基礎(chǔ)的檔案管理知識(shí)缺乏了解，導(dǎo)致在工作過程中遇到?jīng)]有見過的問題就無法解決，嚴(yán)重影響了工作，延誤整個(gè)工作部門的工作，耽擱工作進(jìn)度。工作人員開展工作時(shí)對(duì)專業(yè)知識(shí)掌握不扎實(shí)，不了解內(nèi)容，可能會(huì)延誤工作。最近幾年來，隨著檔案數(shù)字化技術(shù)的逐漸普及，很多事業(yè)單位開始用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，在文書檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為未來檔案管理的趨勢(shì)，但很多事業(yè)單位文書檔案管理工作中有很多問題不明確，這就需要事業(yè)單位加大培訓(xùn)力度，請(qǐng)專業(yè)人才來授課，員工努力學(xué)習(xí)，盡快掌握相關(guān)專業(yè)技術(shù)，減輕工作負(fù)擔(dān)。

（二）文書檔案銜接方面存在問題。文書工作和檔案工作之間是不可分割的，它們之間有一些相同點(diǎn)，也有很大的差異性。我們?cè)谖臅鴻n案管理中，要把這兩項(xiàng)工作緊密聯(lián)系起來，只有這樣，才能科學(xué)有效地完成檔案管理工作。然而在實(shí)踐操作中，文書和檔案工作者在工作中常常把精力放在自己的本職工作上，而忽視了相互工作的催化作用，直接導(dǎo)致文書工作和檔案工作之間銜接不緊密，以至于文書和檔案的基本文件格式和方法加工有很大不同，兩者無法統(tǒng)一進(jìn)行，存在不規(guī)范和不科學(xué)的現(xiàn)象。

（三）工作人員空缺大。大部分事業(yè)單位并沒有設(shè)置專門的文書檔案管理部門，這就縮小了文書檔案的范圍，導(dǎo)致許多工作被忽視，這就是文書檔案管理工作不能及時(shí)完成的原因。此外，由于沒有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，文書檔案的真假無法得到適當(dāng)?shù)膶彶?，有時(shí)一些信息記錄也不完整，這嚴(yán)重影響了之后工作的完成。這些問題的出現(xiàn)，一方面是由于工作人員的技能低下，另一方面是由于工作人員的管理不足造成的。

（四）檔案管理工作的現(xiàn)代化水平有待提升。在文書檔案管理的過程中，有效使用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)有助于引進(jìn)新技術(shù)和提高工作效率。通常紙質(zhì)檔案文件存放時(shí)間長，但很容易發(fā)黃，紙質(zhì)材料在保存時(shí)受到很多因素的影響。例如外部環(huán)境，所以往往筆跡模糊不清，紙張損傷等情況時(shí)有出現(xiàn)。文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，主要是使用數(shù)字文件管理系統(tǒng)，數(shù)字文件管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序改進(jìn)了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案，可以提高電子文書檔案管理水平，最大限度地滿足科技時(shí)代的發(fā)展需要，并確保工作效率不斷提高。當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案處理方法已經(jīng)不符合新時(shí)期存檔的要求，而且傳統(tǒng)的檔案處理方法在檔案管理方面效率低下，進(jìn)而和信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求之間存在巨大差距。

（五）得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。我們都知道，文書檔案管理在我國起步比較晚，所以很少能夠引起大眾的關(guān)注。在個(gè)別事業(yè)單位中，存在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書工作不清楚的現(xiàn)象，這樣使文書工作更加難以得到重視，開展起來更加困難。根據(jù)相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案工作是一項(xiàng)可有可無的工作。他們認(rèn)為，在文書檔案管理工作上投入大量的人力和物力，相當(dāng)于浪費(fèi)資源，對(duì)單位起到的作用微乎其微，更難為單位創(chuàng)造利潤。因此在單位的發(fā)展過程中，更不會(huì)將其規(guī)劃在內(nèi)，難以得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，這是一個(gè)惡性循環(huán)，文書檔案管理工作很難被納入正規(guī)的工作環(huán)節(jié)中，這會(huì)打擊工作人員的積極性。

三、針對(duì)文書檔案管理現(xiàn)有問題的解決對(duì)策

（一）增強(qiáng)文書檔案管理人員的專業(yè)水平。為了促進(jìn)文書檔案管理人員更好地工作，我們需要提高文書檔案管理人員的專業(yè)水平?？梢宰寵n案管理工作者總結(jié)自己工作中遇到的問題，并提出解決方案，對(duì)一些較好的方案要給予獎(jiǎng)勵(lì)，讓大家在工作中發(fā)現(xiàn)自己的問題，單位可以了解員工尚未滿足的需求，有針對(duì)性地進(jìn)行激勵(lì)。讓員工參加技能培訓(xùn)，彌補(bǔ)自己的不足。讓每一位文書檔案管理人員都能接受日益更新的檔案管理技術(shù)要求，提高工作人員的綜合素質(zhì)。

（二）文書和檔案工作的銜接。文書的完整度直接影響了檔案管理的好壞，因此，檔案質(zhì)量是由文書完整度決定的。文書工作人員在工作中要增強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并改進(jìn)文書的整理和存檔過程。在處理文件時(shí)，秘書處工作人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，為存檔奠定良好的基礎(chǔ)。想要做到這一點(diǎn)，需要文書工作者平時(shí)留心觀察文件的完整度，對(duì)文件的保存格式等都要有所規(guī)定。其中電子材料的格式以及處理存檔所需的格式需要特別注意，一定要按規(guī)定來完成。對(duì)于紙質(zhì)資料，要按照要求使用恰當(dāng)?shù)募埞P，避免出現(xiàn)不必要的麻煩。此外，在處理過程中，當(dāng)我們拿到文書時(shí)要盡快處理，收到文件時(shí)要盡快確認(rèn)、登記和查看。如果在登記時(shí)發(fā)現(xiàn)有文件丟失，應(yīng)及時(shí)通知提交材料的部門，發(fā)送備份文件。為了確保文件的完整性，必須及時(shí)整理和存檔領(lǐng)導(dǎo)人的重要發(fā)言文件和大型會(huì)議材料。

（三）加強(qiáng)部門合作，做好檔案收集工作。文書檔案管理人要積極主動(dòng)了解每個(gè)部門開展的主要業(yè)務(wù)工作，經(jīng)常到部門考察，觀察部門人員的工作狀況，了解工作現(xiàn)狀，在工作中發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)尋找解決方案。檔案管理部門要與其他各部門處理好關(guān)系，方便檔案管理部門的工作順利進(jìn)行。在收集材料時(shí)，要收集那些能夠充分反映歷史變革和社會(huì)變革的檔案材料，這樣能夠保證檔案管理工作有序發(fā)展，為實(shí)際的研究和服務(wù)提供必要的信息材料。

（四）建立有效的管理機(jī)制，嚴(yán)格管理程序。我們?cè)诠ぷ髦校瑧?yīng)盡可能仔細(xì)地分析系統(tǒng)和程序的所有細(xì)節(jié)和過程，盡可能細(xì)化每一環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)明扼要，并確保建立的標(biāo)準(zhǔn)可以實(shí)施。文書檔案管理人員在完成任務(wù)時(shí)，要按照單位的要求來進(jìn)行，不允許以任意方式發(fā)布無效文件。在文件正式印刷之前，必須對(duì)內(nèi)容進(jìn)行徹底審查，以確保其完整、精確、流暢和嚴(yán)謹(jǐn)。文件中出現(xiàn)失誤的地方，要依據(jù)單位要求進(jìn)行修改，并在修改后仔細(xì)檢查。此外，在印刷過程中，對(duì)用哪種紙，多大的紙，都要按要求來。與此同時(shí)，要注明文件的名稱和用途，明確它們是用來干什么，并把握好文件的數(shù)量，不要出現(xiàn)任意抄送現(xiàn)象。

（五）完善文書檔案管理工作信息化建設(shè)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)被文書檔案管理工作大力運(yùn)用，工作難度和工作量大大降低。使用辦公自動(dòng)化管理文書檔案，將提高文書檔案管理水平，并確保管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。信息化是一把雙刃劍，給大家?guī)肀憷耐瑫r(shí)，也威脅相關(guān)的信息安全。在當(dāng)今這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)，如果不能很好地保護(hù)自己的信息，就會(huì)像“透明人”。因此，為了保護(hù)文書檔案不被泄露，很有必要完善文書檔案的管理以及信息化建設(shè)。辦公自動(dòng)化可以有效避免這種情況發(fā)生，可以確保文書檔案管理安全，防止信息泄露。

四、結(jié)語

當(dāng)今社會(huì)，在相關(guān)部門的大力推動(dòng)下，文書檔案管理越來越受重視。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案在很大程度上作為衡量事業(yè)單位工作的重要標(biāo)準(zhǔn)，甚至已經(jīng)成為能否受到其他單位信任的決定性因素。簡(jiǎn)而言之，我們需要更多地關(guān)注文書檔案建設(shè)與管理。