從泉州（華光）國(guó)際影像雙年展談大型活動(dòng)接待細(xì)節(jié)

文/泉州華光職業(yè)學(xué)院 謝志賢

于2019年11月21～25日舉辦的泉州（華光）國(guó)際影像雙年展，活動(dòng)作為第四屆海上絲綢之路國(guó)際藝術(shù)節(jié)全域性活動(dòng)項(xiàng)目之一，引人矚目。本次活動(dòng)的舉辦開(kāi)創(chuàng)了福建民辦高校舉辦國(guó)際攝影展的先河，有諸多成功的經(jīng)驗(yàn)。

一、泉州（華光）國(guó)際影像雙年展活動(dòng)成功之處

雙年展活動(dòng)內(nèi)容豐富多姿：一是舉辦了熱烈隆重的開(kāi)幕式，近20個(gè)國(guó)家的200多名攝影家齊聚洛陽(yáng)橋畔，共同“追尋歷史、助力當(dāng)代、傳承未來(lái)”。二是千余幅影像作品展出，展覽內(nèi)容突出“一帶一路”沿線國(guó)家及地區(qū)的歷史文化遺跡、自然風(fēng)貌、人文景觀、民風(fēng)民俗民生，展示“和平、發(fā)展、共存”的文化生態(tài)理念，以精彩的視覺(jué)語(yǔ)言呈現(xiàn)一場(chǎng)攝影文化的盛宴。三是舉辦攝影論壇及中外名家攝影講座，開(kāi)展世界攝影家看泉州采風(fēng)活動(dòng)。中外攝影界8名杰出代表跟大家分享攝影專題講座，100多名攝影家參訪了泉州名勝古跡。四是發(fā)布了一批華光產(chǎn)學(xué)研成果，展出了全球首款千途智能一鍵修圖系統(tǒng)和YESPRO智攝寶，校企合作項(xiàng)目“華光特想影像產(chǎn)業(yè)學(xué)院”也同時(shí)在發(fā)布會(huì)上簽約成立。

雙年展活動(dòng)意義非同凡響：一是為新中國(guó)70華誕獻(xiàn)禮，致敬攝影術(shù)發(fā)明180周年。二是服務(wù)“一帶一路”，傳承海絲文化，增進(jìn)民心相通。三是帶動(dòng)攝影人士，推動(dòng)攝影事業(yè)發(fā)展。四是發(fā)揮攝影優(yōu)勢(shì)，推進(jìn)產(chǎn)教融合。本次活動(dòng)可謂圓滿成功，既為攝影事業(yè)的發(fā)展和當(dāng)?shù)貙?duì)外文化交流服務(wù)，又為學(xué)校的發(fā)展注入動(dòng)力，推進(jìn)了國(guó)際化交流步伐。

二、高校接待工作的重要性

一場(chǎng)如此大型的活動(dòng)，離不開(kāi)良好的接待，接待工作是一場(chǎng)活動(dòng)成功的基礎(chǔ)，在新時(shí)代，接待工作對(duì)高校具有十分重要的意義，“政務(wù)和事務(wù)是機(jī)關(guān)工作的兩個(gè)輪子，兩者缺一不可”，周恩來(lái)總理這句話充分體現(xiàn)了接待工作的意義所在：

（一）接待工作是展示學(xué)校特色發(fā)展的窗口，是學(xué)校的一張名片。接待工作需要聯(lián)系上下左右、溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系，是高校必不可少的一件重要事項(xiàng)。在接待工作中，面對(duì)不同的對(duì)象，可從方方面面展示學(xué)校的文明風(fēng)采。校景校貌、一草一木，無(wú)不展示著學(xué)校的特色文化。會(huì)議室、教工食堂等接待場(chǎng)所，是來(lái)賓們參觀交流時(shí)主要停留之處，自然就成了學(xué)校的一個(gè)縮影，來(lái)賓也正是通過(guò)接待過(guò)程中的點(diǎn)滴來(lái)認(rèn)識(shí)學(xué)校、評(píng)價(jià)學(xué)校。學(xué)校也可利用接待工作這一平臺(tái)，對(duì)外宣傳，傳遞校園文化，展示管理水平，為樹(shù)立學(xué)校良好的形象發(fā)揮積極的作用。同時(shí)，在接待工作中，學(xué)校工作人員的形象、氣質(zhì)、能力、知識(shí)面展露無(wú)遺，其言行舉止、工作作風(fēng)、處事效率、素質(zhì)修養(yǎng)直接反映了學(xué)校的形象。

（二）接待工作是學(xué)校對(duì)外交流信息的重要途徑。接待工作看上去只是負(fù)責(zé)會(huì)議、住宿、餐飲、交通等瑣碎雜事，但它直接服務(wù)于學(xué)院的行政、教學(xué)、科研工作，乃至于學(xué)校的綜合發(fā)展。也正是這些細(xì)枝末節(jié)的小事，讓賓主雙方得以溝通、交流、學(xué)習(xí)，這是一個(gè)交互平臺(tái)：一方面，來(lái)賓通過(guò)來(lái)訪可以了解學(xué)校的各方面情況，取得我方的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)；另一方面，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)交流，借鑒對(duì)方好的做法，取長(zhǎng)補(bǔ)短。最重要的是通過(guò)接待交流，能搜集到大至政治、經(jīng)濟(jì)、文化，小至教育教學(xué)、科研服務(wù)、校企合作等諸多領(lǐng)域的信息資源，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

（三）接待工作是促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的平臺(tái)。接待工作也是一種生產(chǎn)力，通過(guò)互動(dòng)交流，信息碰撞，各取所需，共享資源，合作共贏，可以為高校直接帶來(lái)發(fā)展效益。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校接待工作的硬件條件和軟件條件都逐步提高，領(lǐng)導(dǎo)的要求也越來(lái)越高。想讓來(lái)賓在接待過(guò)程中提高滿意度、留下深刻的印象，就必須要有獨(dú)到之處，不攀比，突出校園文化特色，會(huì)議室、賓館、食堂等接待場(chǎng)所以大方、簡(jiǎn)樸為主，充分利用學(xué)院資源，給接待工作注入文化元素，通過(guò)平淡見(jiàn)真誠(chéng)，彌補(bǔ)硬件條件的不足，以得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)單位對(duì)學(xué)校發(fā)展的關(guān)心和支持。

三、接待工作的細(xì)節(jié)把握

接待工作的成功離不開(kāi)活動(dòng)的細(xì)節(jié)把握，接待工作中有六大要素：時(shí)間、地點(diǎn)、來(lái)賓、事前、事中、事后，只有牢牢抓住這六要素的細(xì)節(jié)，才能做好接待工作。

（一）時(shí)間細(xì)節(jié)。本次雙年展活動(dòng)，接待組在活動(dòng)開(kāi)幕前一個(gè)月即開(kāi)始運(yùn)作，對(duì)來(lái)賓的機(jī)票和動(dòng)車票購(gòu)買、來(lái)賓出發(fā)、到達(dá)、接站、入住、用餐、會(huì)議、參觀、講座和外出采風(fēng)等事項(xiàng)都做了詳細(xì)的時(shí)間安排計(jì)劃，而且制定的計(jì)劃都留有充足的緩沖時(shí)間和回旋余地。因部分嘉賓來(lái)自國(guó)外，國(guó)際航班存在不穩(wěn)定性；還有部分來(lái)賓事務(wù)較為繁忙，來(lái)的時(shí)間無(wú)法確定；另有部分來(lái)賓是飛機(jī)與動(dòng)車結(jié)合，以上諸因素都造成時(shí)間的不確定性，對(duì)此，接待組根據(jù)來(lái)賓行程的變動(dòng)和己方實(shí)際的接待條件，隨時(shí)靈活調(diào)整不同活動(dòng)的時(shí)間順序，從而避免了一成不變而造成接待工作的被動(dòng)。

（二）地點(diǎn)細(xì)節(jié)。本次雙年展活動(dòng)議程較多，牽涉的地點(diǎn)更是繁雜：接站地點(diǎn)有泉州晉江機(jī)場(chǎng)、泉州動(dòng)車站、廈門高崎機(jī)場(chǎng)、福州長(zhǎng)樂(lè)機(jī)場(chǎng)等，住宿地點(diǎn)有泉州市區(qū)、洛陽(yáng)鎮(zhèn)區(qū)、華光校園內(nèi)等，用餐則有校外酒店、學(xué)校食堂，活動(dòng)過(guò)程更是涉及華光學(xué)院校內(nèi)十幾處場(chǎng)所和華光文博園景區(qū)。另外，還在泉州大劇院參加第四屆海上絲綢之路國(guó)際藝術(shù)節(jié)開(kāi)幕式，外出采風(fēng)參觀泉州市區(qū)、臺(tái)商投資區(qū)、惠安縣的諸多景點(diǎn)。面對(duì)如此復(fù)雜的情況，接待組在清楚接待任務(wù)中的相關(guān)時(shí)間和地點(diǎn)信息后，即將來(lái)賓沿途經(jīng)過(guò)的地點(diǎn)、迎接的地點(diǎn)以及座談、參觀、宴請(qǐng)、住宿、會(huì)議、采風(fēng)等有關(guān)地點(diǎn)的情況了然于胸。將各時(shí)間點(diǎn)與不同地點(diǎn)一一對(duì)應(yīng)，通過(guò)合理的路線設(shè)計(jì)，將這些地點(diǎn)連接起來(lái)，形成一幅條理清晰、脈絡(luò)分明的接待路線圖。接待組充分考慮各個(gè)地點(diǎn)的周邊環(huán)境以及地點(diǎn)變換中可能出現(xiàn)的情況，保證了接待與服務(wù)順暢有序。

（三）來(lái)賓細(xì)節(jié)。本次雙年展，來(lái)賓有200多人，既有來(lái)自大江南北的嘉賓朋友，也有來(lái)自美國(guó)、英國(guó)、意大利、日本、泰國(guó)、馬來(lái)西亞、新加坡等國(guó)的攝影家，他們有的已是耄耋之齡，有的需要翻譯陪同，接待工作難度之大可想而知。根據(jù)上述情況，接待工作不能簡(jiǎn)單地停留在了解來(lái)賓的人數(shù)、姓名、年齡、性別、民族和職務(wù)等客觀信息，停留在關(guān)注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊(yùn)含的內(nèi)在特性，根據(jù)不同的環(huán)境背景，隨時(shí)把握來(lái)賓的心理需求和情緒動(dòng)態(tài)，再結(jié)合各種禮儀規(guī)范，以熱心、耐心和細(xì)心服務(wù)來(lái)賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業(yè)流程。為此，接待組培訓(xùn)了100多名師生聯(lián)絡(luò)員，對(duì)重要來(lái)賓采取一對(duì)一接待方式，提前熟知來(lái)賓的各項(xiàng)信息，及時(shí)聯(lián)絡(luò)，熱情服務(wù)，使得來(lái)賓體會(huì)到一種自然溫馨、如家般的美好感受，給他們留下難以忘懷的印象。

（四）接待前擬定計(jì)劃細(xì)節(jié)。本次雙年展活動(dòng)，由學(xué)校黨委書記領(lǐng)導(dǎo)接待工作，通過(guò)前期預(yù)備會(huì)，設(shè)立五個(gè)工作小組，對(duì)各項(xiàng)事務(wù)考慮周全，盡力將可能出現(xiàn)的情況和應(yīng)對(duì)方式準(zhǔn)備充分。在此基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)周密的接待方案，按照本次活動(dòng)的目的，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個(gè)方面。接待方案特別考慮了應(yīng)急預(yù)案，通過(guò)提前計(jì)劃，一是盡量避免了接待中出現(xiàn)的未知事項(xiàng)，使整個(gè)接待流程處在可控的范圍內(nèi)。二是即使接待中出現(xiàn)事先未預(yù)料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時(shí)間緊迫、頭緒繁多而出現(xiàn)手足無(wú)措或遺漏事項(xiàng)的情況。

（五）接待中靈活性細(xì)節(jié)。本次活動(dòng)中，因來(lái)賓眾多，接站地點(diǎn)、時(shí)間分散，航班晚點(diǎn)等，造成了許多困難。如一位來(lái)賓因個(gè)人原因，改動(dòng)航班三次；在采風(fēng)行程中，前方遇到車禍，導(dǎo)致交通擁堵而無(wú)法準(zhǔn)時(shí)達(dá)到預(yù)定景點(diǎn)；還有一位來(lái)賓返程原定泉州機(jī)場(chǎng)，突然改成廈門機(jī)場(chǎng)等，這些問(wèn)題在接待組人員靈活處理下均順利得到解決?？梢哉f(shuō)，接待工作最棘手問(wèn)題的妥善解決，是因?yàn)榻哟M根據(jù)來(lái)賓的需求變化及時(shí)調(diào)整自己的接待行為，從而使自己的服務(wù)緊跟來(lái)賓的步伐。同時(shí)，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)和超前服務(wù)意識(shí)，讓來(lái)賓能不時(shí)體驗(yàn)到一種驚喜和滿足，從而很好地提升了接待工作的滿意度。此外，在接待過(guò)程中，還要特別注意汽車安全駕駛的細(xì)節(jié)問(wèn)題。駕駛員對(duì)于整個(gè)接待工作的開(kāi)展，占據(jù)著基礎(chǔ)性的重要作用。確保駕駛員的安全駕駛，是推進(jìn)接待工作有效開(kāi)展、提升整體接待工作水平的關(guān)鍵。本次活動(dòng)中，因牽涉接、送站和采風(fēng)，需要?jiǎng)佑眯∞I車、商務(wù)車、中巴車、大巴車等諸多車輛，因此，接待組對(duì)駕駛員安全問(wèn)題作了特別重點(diǎn)培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)了以下幾個(gè)方面：一是精神狀態(tài)方面，接待工作進(jìn)行中，駕駛員需要保持著長(zhǎng)期的注意力，高度集中，對(duì)于身體、心理和精神都會(huì)產(chǎn)生較大的負(fù)擔(dān)，從而產(chǎn)生精神疲勞和心理疲勞的情況，容易導(dǎo)致交通事故。針對(duì)此種問(wèn)題，接待組對(duì)駕駛員進(jìn)行了心理疏導(dǎo)，同時(shí)嚴(yán)禁疲勞駕駛，一旦出現(xiàn)疲勞狀況立即匯報(bào)及時(shí)調(diào)整。二是要求駕駛員提前熟悉行駛路線?；顒?dòng)中多數(shù)行駛路線都是在交通較繁忙的地段進(jìn)行的，需要駕駛員將接待環(huán)節(jié)行進(jìn)的路線進(jìn)行全面了解和掌握，并判斷出不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)的車流量，盡可能選擇不堵車或者堵車程度較低的路線，節(jié)約行車時(shí)間，便于接待工作的順利開(kāi)展。三是要求駕駛員針對(duì)以往的各項(xiàng)安全駕駛接待活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)加以總結(jié)，確保駕駛過(guò)程中保持準(zhǔn)確判斷狀態(tài)，合理控制車距和行車速度，有效規(guī)避危險(xiǎn)車輛，強(qiáng)化安全駕駛能力。

（六）接待后收尾總結(jié)細(xì)節(jié)。來(lái)賓返程后的重點(diǎn)是做好收尾工作和接待經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉。在來(lái)賓離去之后，仍會(huì)有一些后續(xù)工作，這些工作一般較為瑣細(xì)且處理周期長(zhǎng)，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因?yàn)榉潘珊托傅《霈F(xiàn)拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續(xù)工作的回頭看，防止“行百里者半九十”的情況發(fā)生。另外，做好接待經(jīng)驗(yàn)的總練提煉工作是接待工作不可或缺的環(huán)節(jié)，不能因?yàn)橐淮谓哟蝿?wù)的完成而心滿意足。本次雙年展活動(dòng)，來(lái)賓返程后，接待組立即布置聯(lián)絡(luò)員發(fā)慰問(wèn)信息，給部分來(lái)賓寄發(fā)相關(guān)材料和照片、紀(jì)念品、獎(jiǎng)杯等。同時(shí)對(duì)本次活動(dòng)接待工作進(jìn)行了總結(jié)，一方面對(duì)聯(lián)絡(luò)員予以肯定和表彰，另一方面總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，但凡經(jīng)驗(yàn)都具有連續(xù)性和繼承性，從本次接待中找出具有普遍性、規(guī)律性的經(jīng)驗(yàn)，將之上升為理論方法固化下來(lái)，并在今后的接待中不斷檢驗(yàn)補(bǔ)充完善，以備日后借鑒使用，使接待工作既符合一般程序，又具有本校獨(dú)特的風(fēng)格。

泉州（華光）國(guó)際影像雙年展活動(dòng)既是華光學(xué)院綜合實(shí)力的一次展示，也是對(duì)學(xué)校接待能力的一次考驗(yàn)，通過(guò)活動(dòng)，鍛煉了接待隊(duì)伍，形成了接待理念和方法，對(duì)今后學(xué)校接待工作有重大意義，也為其他高校舉辦類似大型活動(dòng)提供了參考和借鑒。