辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作方法探析

文/西藏職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張舒

在職業(yè)院校中，公文屬于一種十分常用的文體。立足于廣義的角度進(jìn)行分析，公文指的是全部公務(wù)文書(shū)，只要是對(duì)公務(wù)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行反映的，可以在公務(wù)活動(dòng)之中展現(xiàn)出一定作用的書(shū)面材料，均能夠融入公文概念中。而就狹義方面而言，公文是指《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中提到的十五種公文。此類公文就內(nèi)容而言，屬于專門(mén)為處理公務(wù)活動(dòng)而寫(xiě)作的，存在著較為固定的體式，屬于程式化較高的一種文體。同時(shí)，公文屬于傳達(dá)與貫徹黨和國(guó)家方針政策，聯(lián)系與處理公務(wù)的工具。所以，擁有良好的公文寫(xiě)作能力，是職業(yè)院校辦公室秘書(shū)需要具備的基本素質(zhì)之一。要想促進(jìn)公文寫(xiě)作能力的提升，需要將思維能力、經(jīng)驗(yàn)水平以及綜合素質(zhì)作為立足點(diǎn)，經(jīng)常性進(jìn)行練習(xí)，掌握好公文寫(xiě)作規(guī)律，如此能達(dá)到熟能生巧、妙筆生花的境界。

一、公文寫(xiě)作的類型以及要求

公文存在著法律效應(yīng)，通常代表書(shū)面命令，和組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部、行政命令等相關(guān)，并包含管理工作，需要管理人員采取公文方式，下達(dá)管理命令。就廣義角度進(jìn)行分析，主要涉及不同層級(jí)黨政機(jī)構(gòu)、公司階層、事業(yè)單位運(yùn)用的書(shū)面通知。結(jié)合當(dāng)前管理狀況而言，管理相關(guān)組織時(shí)，經(jīng)常需要撰寫(xiě)公文。對(duì)公文進(jìn)行創(chuàng)作時(shí)，需要結(jié)合寫(xiě)作類型，區(qū)別對(duì)待，表達(dá)支持、反對(duì)等觀點(diǎn)。

另外，職業(yè)院校辦公室秘書(shū)具體寫(xiě)作公文的過(guò)程中，需要嚴(yán)格遵循國(guó)家政策方針以及學(xué)校相關(guān)規(guī)定。同時(shí)在寫(xiě)作前，需要對(duì)國(guó)家有關(guān)政策進(jìn)行深入的理解，堅(jiān)定政治立場(chǎng)。對(duì)于公文寫(xiě)作內(nèi)容，需確保真實(shí)、可靠，確保寫(xiě)作內(nèi)容給人一目了然的感受，并條理清晰地對(duì)內(nèi)容進(jìn)行表述。并且，需要明確標(biāo)記人物、地點(diǎn)和引序等。在文末，需要將寫(xiě)作時(shí)間精確到年月日。

二、職業(yè)院校辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作能力現(xiàn)狀

結(jié)合現(xiàn)階段職業(yè)院校辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，在公文寫(xiě)作能力方面主要表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：

（一）過(guò)于重視格式。部分秘書(shū)人員在寫(xiě)作公文的過(guò)程中過(guò)于重視格式，甚至將其作為寫(xiě)作根本，立足于表面進(jìn)行分析，正確掌握公文格式固然重要，但滿足格式要求屬于較為淺層的寫(xiě)作能力，更需要關(guān)注的是公文內(nèi)容的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練。

（二）寄望于培訓(xùn)。部分秘書(shū)人員將增強(qiáng)公文寫(xiě)作能力寄托于培訓(xùn)活動(dòng)，但公文寫(xiě)作最重要的是實(shí)踐，想要在短暫的培訓(xùn)中大幅度提高寫(xiě)作能力是不現(xiàn)實(shí)的，因?yàn)閷?xiě)作能力無(wú)法進(jìn)行直接培訓(xùn)，需要自身反復(fù)進(jìn)行實(shí)踐，才可以逐漸形成與鞏固。

（三）依賴模仿。根據(jù)學(xué)校以前發(fā)文的慣例，進(jìn)行仿造加工，能夠在一定程度上熟悉公文規(guī)范。若單純依賴慣例開(kāi)展寫(xiě)作，不對(duì)公文有關(guān)的規(guī)范性進(jìn)行了解，極易出現(xiàn)不規(guī)范的情況。

三、職業(yè)院校辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作方法和技巧

（一）明確各類公文的特征和寫(xiě)作要點(diǎn)。職業(yè)院校辦公室秘書(shū)需要負(fù)責(zé)的公文類型較多，并且不同部門(mén)、業(yè)務(wù)等在公文特點(diǎn)與寫(xiě)作要求方面會(huì)存在差異，格式不同的公文在運(yùn)用范圍上也有差別。所以，創(chuàng)作公文前，需要熟練掌握不同類型公文的特點(diǎn)以及運(yùn)用范圍，結(jié)合具體狀況選擇適宜的格式進(jìn)行撰寫(xiě)。就公文種類而言，主要涉及決議、決定、命定（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要等，它們性質(zhì)均不相同，且存在特定適用范圍，秘書(shū)需要結(jié)合自己以及受文者來(lái)選擇相應(yīng)的公文類型。具體寫(xiě)作時(shí)，需要將國(guó)家相關(guān)政策作為基礎(chǔ)，確保整體寫(xiě)作擁有鮮明、堅(jiān)定、正確的政治立場(chǎng)，并保證內(nèi)容的真實(shí)性、可靠性，對(duì)工作狀況進(jìn)行準(zhǔn)確反映。公文中涉及的人物、位置以及數(shù)據(jù)等，均需要真實(shí)，并在公文末尾寫(xiě)明寫(xiě)作時(shí)間，精確到年月日。另外，結(jié)合相關(guān)規(guī)格對(duì)公文進(jìn)行寫(xiě)作，并且過(guò)于重視公文的格式，這樣會(huì)使得公文寫(xiě)作出現(xiàn)僵化的情況，導(dǎo)致文章內(nèi)容拘泥于形式之中，不具備實(shí)用價(jià)值。

（二）積極搜集資料，善于參考借用。公文在寫(xiě)作的過(guò)程中，在時(shí)限性方面的要求極高，因此為了能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)創(chuàng)作出良好的公文內(nèi)容，職業(yè)院校辦公室秘書(shū)需要在日常工作中不斷積累各類資料，進(jìn)而夯實(shí)公文寫(xiě)作的基礎(chǔ)。在公文應(yīng)急寫(xiě)作的過(guò)程中，若平時(shí)未積累寫(xiě)作資料，那么就會(huì)出現(xiàn)無(wú)從下筆的情況。作為公文的主要撰寫(xiě)人，辦公室秘書(shū)需要形成收集各類資料的習(xí)慣，以備不時(shí)之需，例如遇到和公文寫(xiě)作相關(guān)的事情與問(wèn)題時(shí)，要留心觀察并記錄，保存好已經(jīng)收集到的資料，做好分類整理，進(jìn)而建立起一個(gè)小型資料庫(kù)，久而久之，能夠?qū)膶?xiě)作提供極大的幫助。做好平時(shí)積累只是為公文寫(xiě)作打好基礎(chǔ)，使其有所保障，而在公文寫(xiě)作時(shí)，還需要進(jìn)行即時(shí)搜集，從而促使公文快速完成。

（三）明確行文目的，確立公文主旨。公文寫(xiě)作屬于應(yīng)工作需要，并解決實(shí)際問(wèn)題而制發(fā)的，因此寫(xiě)作擁有明確的目的性，這也是公文寫(xiě)作的主要?jiǎng)恿λ?。因?yàn)槟康男缘拇嬖?，讓其能夠自然形成公文主旨，并制約寫(xiě)作的各個(gè)方面。對(duì)此，明確公文寫(xiě)作的目標(biāo)以及主旨，再去下筆行文，就會(huì)容易許多，若倉(cāng)促成文就會(huì)在目的與主旨不明確的前提下，出現(xiàn)無(wú)從下筆的情況。對(duì)公文寫(xiě)作主旨進(jìn)行明確的過(guò)程中，和領(lǐng)導(dǎo)意圖之間存在著緊密的聯(lián)系。一般情況下，公文屬于在領(lǐng)導(dǎo)授意的情況下進(jìn)行寫(xiě)作的，職業(yè)院校辦公室秘書(shū)需要將領(lǐng)導(dǎo)意圖作為寫(xiě)作的基礎(chǔ)，所以領(lǐng)導(dǎo)在講話的過(guò)程中，要認(rèn)真進(jìn)行傾聽(tīng)，做好記錄，并理解和分析領(lǐng)導(dǎo)講話的重點(diǎn)，根據(jù)具體狀況和需求，圍繞這項(xiàng)工作及中心工作、全局工作的相互聯(lián)系，做到心中有數(shù)，將領(lǐng)導(dǎo)意圖與實(shí)際工作相結(jié)合，從而確定行文的主旨。有效保證主旨的針對(duì)性和實(shí)用性。

（四）提前構(gòu)建寫(xiě)作框架，理清文章脈絡(luò)。要想流暢自然地對(duì)公文進(jìn)行撰寫(xiě)，職業(yè)院校辦公室秘書(shū)需要在腦海中對(duì)基本寫(xiě)作框架進(jìn)行提前構(gòu)建，以便于在明確公文類型、主旨之后，理清公文的寫(xiě)作脈絡(luò)。每種類型的公文均屬于結(jié)合相似、固定的思路進(jìn)行寫(xiě)作的，所以結(jié)合這些規(guī)定的寫(xiě)作思路，建立與之相應(yīng)的寫(xiě)作框架，方可便捷、高效地開(kāi)展公文寫(xiě)作活動(dòng)。以告知類公文為例，其寫(xiě)作思路通常為“是什么—為什么—怎么做”，即在具體寫(xiě)作的過(guò)程中，需要先對(duì)寫(xiě)作對(duì)象進(jìn)行明確，然后闡述其存在的相關(guān)問(wèn)題，再分析引起問(wèn)題的原因，最后提出針對(duì)性的解決方式?？偨Y(jié)報(bào)告類公文思路為“工作成效—存在的具體問(wèn)題—解決的具體措施”，即先對(duì)本階段工作績(jī)效進(jìn)行總結(jié)，并匯報(bào)業(yè)績(jī)，然后對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，結(jié)合問(wèn)題制定相應(yīng)的解決方式，最后再進(jìn)行工作部署。由此可見(jiàn)，不同公文的寫(xiě)作在思路方面均不相同，職業(yè)院校辦公室秘書(shū)需要結(jié)合公文寫(xiě)作類型，在寫(xiě)作前將思路理清，確保文章能夠按時(shí)高效地完成。

（五）靈活運(yùn)用公文慣用語(yǔ)。要想完成一篇質(zhì)量高的公文，需要在寫(xiě)作中對(duì)公文慣用語(yǔ)進(jìn)行靈活運(yùn)用，進(jìn)而需要辦公室秘書(shū)擁有良好的語(yǔ)言表達(dá)能力，但公文寫(xiě)作與創(chuàng)作文章在本質(zhì)上存在著差別，公文寫(xiě)作時(shí)間較短，需要準(zhǔn)確進(jìn)行表述。并且，秘書(shū)在具體寫(xiě)作時(shí)，無(wú)法對(duì)某些語(yǔ)句進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的斟酌，應(yīng)做到下筆成章，因此對(duì)秘書(shū)公文寫(xiě)作能力有著較高的要求，日常寫(xiě)作積累屬于必不可少的，這樣才可以確保秘書(shū)在寫(xiě)作時(shí)可以正確使用公文慣用語(yǔ)。就公文慣用語(yǔ)而言，其屬于具有模式化特點(diǎn)的語(yǔ)言表達(dá)方式，出現(xiàn)在其他問(wèn)題中，會(huì)顯得十分突兀，而在公文寫(xiě)作中，其屬于不可替代的內(nèi)容之一。就公文的主旨、寫(xiě)作目的、思路和結(jié)構(gòu)模式等相關(guān)因素而言，公文寫(xiě)作中的慣用語(yǔ)，除了能夠簡(jiǎn)單明了地對(duì)公文意思進(jìn)行表達(dá)之外，還能夠降低秘書(shū)寫(xiě)作公文的難度，增添公文的簡(jiǎn)潔性和莊重性。比如，在寫(xiě)作公文的過(guò)程中，運(yùn)用“敬請(qǐng)批復(fù)”“來(lái)函收悉”等相關(guān)慣用語(yǔ)，盡管其屬于文言詞句，但在我國(guó)公文中十分常見(jiàn)，除了讓公文寫(xiě)作與我國(guó)語(yǔ)言進(jìn)行深度融合之外，還對(duì)公文寫(xiě)作的語(yǔ)言表達(dá)進(jìn)行了簡(jiǎn)化，如對(duì)其予以變動(dòng)，就會(huì)出現(xiàn)詞不達(dá)意的情況。以“特此函復(fù)”公文慣用語(yǔ)為例，若通過(guò)其他語(yǔ)言進(jìn)行代替，就難以通過(guò)簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言將其含義表述出來(lái)，以上多種情況充分顯示了公文慣用語(yǔ)的特色和優(yōu)勢(shì)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在社會(huì)迅速發(fā)展的背景下，公文寫(xiě)作在實(shí)踐工作中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，公文寫(xiě)作過(guò)程需要實(shí)現(xiàn)主題的職能性、表達(dá)的簡(jiǎn)潔性、材料的真實(shí)性、結(jié)構(gòu)的邏輯性、格式的規(guī)范性等，因此研究其寫(xiě)作技巧與方法，意義重大。就公文寫(xiě)作技巧與方法而言，是在長(zhǎng)期實(shí)踐中不斷總結(jié)與歸納出來(lái)的，并非憑空想象，其除了存在規(guī)律性之外，還擁有規(guī)則性。對(duì)職業(yè)院校辦公室秘書(shū)進(jìn)行適度的指導(dǎo)，使其寫(xiě)作能力得以提高，有利于更好地完成公文的寫(xiě)作要求。