淺談職業(yè)院校教學(xué)檔案管理有效創(chuàng)新舉措

吳昱佳

(四川文化產(chǎn)業(yè)職業(yè)學(xué)院 四川 成都 610000)

作為職業(yè)院校較為基礎(chǔ)的管理工作，檔案管理在院校工作進(jìn)程和科研發(fā)展中起到重中之重的關(guān)鍵作用，能夠?yàn)閷W(xué)校師生提供更加便捷、高效的教學(xué)服務(wù)，同時(shí)能夠?yàn)榻虒W(xué)工作的開(kāi)展夯實(shí)基礎(chǔ)。而當(dāng)職業(yè)院校的教學(xué)規(guī)模和師生結(jié)構(gòu)逐漸擴(kuò)大與復(fù)雜，學(xué)校的學(xué)科建設(shè)和教學(xué)活動(dòng)也不斷發(fā)展和增加，使得原始的檔案管理工作已經(jīng)不堪重負(fù)，管理效率大幅度降低。因而，以加強(qiáng)職業(yè)院校教學(xué)檔案管理效率提升為首要目的，融合信息化創(chuàng)新舉措是檔案管理工作的有效措施，讓檔案管理向容量擴(kuò)增、種類(lèi)豐富、功能拓展、服務(wù)延伸、存儲(chǔ)高效等方向發(fā)展改革。

1.分析職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀與不足

1.1 檔案意識(shí)的缺失。職業(yè)院校的檔案管理工作其功能和作用是一種長(zhǎng)期收益，需要得到時(shí)間的檢驗(yàn)才可以顯露，而正是由于其本身收益的階段性較為漫長(zhǎng)使得檔案管理工作并未獲得部分院校師生的重視，從而導(dǎo)致檔案管理工作的重要性逐漸淡化，并且使“檔案意識(shí)”也逐步缺失。與此同時(shí)，許多高職院校在檔案管理機(jī)制的構(gòu)建過(guò)程中往往浮于表面，甚至因?yàn)檫^(guò)度壓縮人員編制和弱化基礎(chǔ)設(shè)施投入，從而造成管理人員匱乏和管理系統(tǒng)落后，導(dǎo)致職業(yè)院校的檔案管理工作始終處于極其低效的狀態(tài)中，影響檔案管理工作的有效開(kāi)展。

1.2 管理體系的落后。職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作因時(shí)常得不到應(yīng)有的重視程度，從而使得部分從事教學(xué)檔案管理工作的人員始終無(wú)法培育重視理念，甚至出現(xiàn)人員匱乏、工作狀態(tài)低下等負(fù)面情況。與此同時(shí)，學(xué)校對(duì)檔案管理的重視不夠充分，加以工作人員待遇薪資低于教師平均水平，讓更多高素質(zhì)人才望而卻步。職業(yè)的吸引力不足，進(jìn)而導(dǎo)致當(dāng)前從事檔案管理工作的人員其本身專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和能力略顯不足，不足支撐現(xiàn)代職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作的高效構(gòu)建和開(kāi)展。另一方面，隨著信息化檔案管理的普遍落實(shí)，對(duì)工作人員的結(jié)構(gòu)層次和技術(shù)水平都提出更加全新的要求，若依舊采用傳統(tǒng)的人員結(jié)構(gòu)方式進(jìn)行管理必然會(huì)對(duì)檔案工作造成負(fù)面影響。

1.3 工作環(huán)節(jié)的冗雜。當(dāng)前職業(yè)院校教學(xué)檔案管理在信息上報(bào)和收集的過(guò)程中存在繁雜的上報(bào)環(huán)節(jié)，并且相關(guān)的流程也相對(duì)較為繁瑣復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一化的機(jī)制，進(jìn)而使得在層層上報(bào)過(guò)程中的信息丟失和信息失真，最終導(dǎo)致檔案的真實(shí)度和可信度大幅度降低。與此同時(shí)，學(xué)校檔案管理工作人員沒(méi)有定期針對(duì)所上報(bào)的資料檔案進(jìn)行整理和清理，造成信息的冗雜和堆疊，對(duì)往后檔案篩選和搜索造成一定的困難和阻礙。以人工化為主的檔案管理方式還可能存在“包庇、作假”等弊端，使得學(xué)生檔案的真實(shí)性無(wú)法得到確切的保障，造成職業(yè)院校教育有失公允。

2.把握職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的基本特點(diǎn)

職業(yè)院校教學(xué)檔案管理必須遵循相應(yīng)的基本準(zhǔn)則，把握其中的管理特點(diǎn)，才能夠真正將教學(xué)檔案有效管理落實(shí)到實(shí)處。首先，校方因注重教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)化特征，在收集和整理檔案的過(guò)程中，因根據(jù)檔案的性質(zhì)、時(shí)間、對(duì)象等幾個(gè)主要標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，并且給予檔案有序化的歸類(lèi)，從而確保檔案管理能夠具備相應(yīng)的體系化特點(diǎn)，形成較為全面且合理化的檔案管理機(jī)制，為往后對(duì)于檔案的檢索和調(diào)取提供較為便捷的條件；其次，校方需要注重信息技術(shù)在檔案管理中的充分應(yīng)用，賦予現(xiàn)代職業(yè)院校教學(xué)檔案管理以信息化的突出特點(diǎn)，通過(guò)信息接口收集相關(guān)的信息資料，同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中“大數(shù)據(jù)”、“云儲(chǔ)存”等方式對(duì)數(shù)量繁多且結(jié)構(gòu)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行科學(xué)的整理分類(lèi)，并得以完善的保存，最大限度應(yīng)用信息化的突出優(yōu)勢(shì)提高教學(xué)檔案管理的效率和水平，且保證信息存儲(chǔ)的安全性和高效性；最后，是以制度化作為職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作的重要保障，校方應(yīng)針對(duì)教學(xué)檔案管理制詳細(xì)的管理制度和規(guī)則，并且制度規(guī)定應(yīng)涉及檔案管理的多方面工作，確保制度的全面性和合理性，同時(shí)在日常管理工作當(dāng)中需要配合相關(guān)的工作督察和舉報(bào)系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而保證檔案管理過(guò)程的廉潔性，有效規(guī)避徇私舞弊的違規(guī)行為。

3.淺談職業(yè)院校教學(xué)檔案管理的有效路徑

3.1 構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理教師隊(duì)伍。管理人員是職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作實(shí)施進(jìn)程中的主導(dǎo)者，因而提升相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，是決定職業(yè)院校檔案管理高水平的重要因素。相關(guān)學(xué)校應(yīng)解決檔案管理人員年齡偏高、知識(shí)落后、技術(shù)短缺等突出問(wèn)題，構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。

比如，在本校的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，采用多元化途徑有效提升管理人員的綜合素質(zhì)和管理能力。在檔案管理人員的招納中以?xún)蓚€(gè)中心為出發(fā)，一是具備成熟豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)且技術(shù)過(guò)硬的人員，二是吸引高素質(zhì)的年輕人才為管理工作注入鮮活動(dòng)力。同時(shí)，學(xué)校會(huì)定期組織人員培訓(xùn)工作，安排相關(guān)管理人員到其他先進(jìn)學(xué)校進(jìn)行觀摩和學(xué)習(xí)，并邀請(qǐng)著名的專(zhuān)家學(xué)者到本校為管理人員傳授先進(jìn)的管理工作經(jīng)驗(yàn)和理念，確保管理信息和方法能夠與時(shí)俱進(jìn)，從而建設(shè)具備創(chuàng)新型和時(shí)代性的教師隊(duì)伍。

因此，校方應(yīng)確保在檔案管理工作中引進(jìn)高素質(zhì)的現(xiàn)代化人才，及時(shí)給予管理人員相關(guān)的工作培訓(xùn)，開(kāi)展全方位的專(zhuān)業(yè)能力提升實(shí)踐活動(dòng)，通過(guò)多種渠道增強(qiáng)職業(yè)院校的檔案管理教師隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技術(shù)，從而滿(mǎn)足現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理的高要求和高標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建具備敬業(yè)精神和創(chuàng)新品質(zhì)的現(xiàn)代化職業(yè)院校管理隊(duì)伍。

3.2 建立制度化檔案管理監(jiān)督機(jī)制。職業(yè)院校應(yīng)開(kāi)展相關(guān)管理制度建設(shè)實(shí)踐，依照國(guó)家法律的相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合本校教學(xué)檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展情況和切身需要，從而全方位構(gòu)建以“誠(chéng)信”為首的檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，確保工作的透明化和公平化原則。

比如，在檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度的制定中，我校采用以“誠(chéng)信”為首要原則的制度體系，并以民主化方式征求多方意見(jiàn)，設(shè)立相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于利用教案檔案管理實(shí)行違法牟利的行為嚴(yán)懲不貸。同時(shí)，構(gòu)建線上線下監(jiān)督平臺(tái)，師生可以通過(guò)相關(guān)平臺(tái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督和獻(xiàn)策建議。

因此，相關(guān)院校必須將教學(xué)檔案管理工作制度和規(guī)則落實(shí)到位，從而確保工作能夠有法可依、有則可循，有效避免在實(shí)際管理工作所出現(xiàn)的不良行為，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生、和對(duì)社會(huì)的負(fù)責(zé)態(tài)度。

4.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，開(kāi)展高效化的教學(xué)檔案管理工作是現(xiàn)階段職業(yè)院校教學(xué)的必然要求，同時(shí)信息化檔案管理系統(tǒng)也是當(dāng)前信息科技發(fā)展背景下的發(fā)展趨勢(shì)。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，摒棄低效的管理方法，采用信息技術(shù)作為教學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)性工程，并對(duì)相應(yīng)的管理途徑進(jìn)行改革創(chuàng)新，能夠有效化解檔案管理中所存在的數(shù)量龐大、種類(lèi)繁多、存儲(chǔ)復(fù)雜等難題，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息“儲(chǔ)存、管理、共享”三位一體化發(fā)展，為職業(yè)院校的教學(xué)活動(dòng)和管理工作提供更加便捷、高效的條件與基礎(chǔ)。