試論管理會(huì)計(jì)提升物資采購(gòu)管理的舉措

開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資分公司財(cái)務(wù)部

引言

物資采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的重要內(nèi)容，加強(qiáng)物資采購(gòu)管理可有效控制企業(yè)成本，保障生產(chǎn)質(zhì)量與效率。立足管理會(huì)計(jì)視角加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，可將價(jià)值增值的管理目標(biāo)和物資采購(gòu)管理思想相結(jié)合，更有效地改善與優(yōu)化物資采購(gòu)管理，全面提升企業(yè)物資采購(gòu)管理水平，促進(jìn)企業(yè)價(jià)值增值。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要企業(yè)充分了解目前物資采購(gòu)管理中存在的一系列不足，并對(duì)管理會(huì)計(jì)具有更深刻的認(rèn)識(shí)，結(jié)合管理會(huì)計(jì)相關(guān)理念與工作路徑，全方位加強(qiáng)物資采購(gòu)管理。

一、管理會(huì)計(jì)概述

管理會(huì)計(jì)是從傳統(tǒng)會(huì)計(jì)中分離出來(lái)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)并列的、著重為改善企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、提升經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)的一個(gè)會(huì)計(jì)分支。主要是通過(guò)提供各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息以及非財(cái)務(wù)信息促進(jìn)組織內(nèi)部的信息溝通，加強(qiáng)組織控制，使組織不斷增強(qiáng)自我調(diào)整能力與內(nèi)部控制能力，并為組織決策制定得更加正確奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值增值目標(biāo)[1]。管理會(huì)計(jì)要基于企業(yè)管理部門對(duì)于計(jì)劃編制、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)控制以及決策制定等需求，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)全面記錄與專業(yè)分析，對(duì)有價(jià)值的管理信息實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確捕捉與及時(shí)呈報(bào)，同步直接參與到整個(gè)決策控制過(guò)程。管理會(huì)計(jì)包含一個(gè)目標(biāo)，兩個(gè)系統(tǒng)。其中一個(gè)目標(biāo)為價(jià)值增值，而兩個(gè)系統(tǒng)為會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)與信息支持系統(tǒng)。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)期間，物資采購(gòu)屬于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，而通過(guò)管理會(huì)計(jì)蘊(yùn)含的兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行全面分析并提供重要支持，有助于實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)管理水平的全面提升。在企業(yè)運(yùn)營(yíng)期間，管理會(huì)計(jì)發(fā)揮著重要作用：首先，體現(xiàn)在決策分析方面。因?yàn)楣芾頃?huì)計(jì)其關(guān)鍵性職能是為經(jīng)營(yíng)管理者提供決策、運(yùn)營(yíng)以及財(cái)務(wù)分析服務(wù)，基于外部環(huán)境改變針對(duì)性的預(yù)測(cè)未來(lái)一定時(shí)間內(nèi)企業(yè)的收入、利潤(rùn)、成本、庫(kù)存以及專項(xiàng)資金等變化情況，促使經(jīng)營(yíng)管理者可以更科學(xué)、準(zhǔn)確地進(jìn)行經(jīng)營(yíng)估計(jì)；其次，管理會(huì)計(jì)能夠在決策制定以及實(shí)施期間發(fā)揮重要作用。因?yàn)楣芾頃?huì)計(jì)通常會(huì)比較全面與深刻的了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，及時(shí)掌握企業(yè)面臨的各項(xiàng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，同步科學(xué)估計(jì)未來(lái)發(fā)展情況。管理會(huì)計(jì)相關(guān)工作開展中，會(huì)參與到企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略以及相關(guān)戰(zhàn)術(shù)的制定環(huán)節(jié)，并融入戰(zhàn)略規(guī)劃具體實(shí)施過(guò)程；最后，管理會(huì)計(jì)會(huì)發(fā)揮一些企業(yè)職能。因?yàn)橐恍┢髽I(yè)當(dāng)中，直接向管理會(huì)計(jì)崗位賦予一定專項(xiàng)職責(zé)，如編寫財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)算管理、采購(gòu)管理和資金管理等。

二、物資采購(gòu)管理的現(xiàn)狀與不足

（一）物資采購(gòu)整體規(guī)劃性不強(qiáng)

一些企業(yè)對(duì)于物資采購(gòu)未建立一套系統(tǒng)化、規(guī)范化的采購(gòu)制度，單位各部門會(huì)基于生產(chǎn)情況或日常工作開展需求各自上報(bào)物資采購(gòu)計(jì)劃，而這些采購(gòu)計(jì)劃具有一定個(gè)性需求，牽頭部門在采購(gòu)計(jì)劃實(shí)現(xiàn)匯總期間，不同采購(gòu)計(jì)劃并沒(méi)有體現(xiàn)較高合并度[2]。

（二）采購(gòu)物資的質(zhì)量性能有偏差

企業(yè)在開展物資采購(gòu)工作期間，涉及的物資種類多種多樣，而部分物資在質(zhì)量方面缺乏穩(wěn)定性，或缺乏穩(wěn)定的采購(gòu)渠道，使采購(gòu)的物資與計(jì)劃需求的在質(zhì)量性能上有一定差距，采購(gòu)的準(zhǔn)確率不高直接對(duì)生產(chǎn)有一定影響。

（三）對(duì)于緊急采購(gòu)需求難以快速響應(yīng)

企業(yè)在采購(gòu)資金十分緊張的情況下，由買方市場(chǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)橘u方市場(chǎng)，出現(xiàn)供應(yīng)商不報(bào)價(jià)、不投標(biāo)，或報(bào)價(jià)投標(biāo)達(dá)不到評(píng)審條件時(shí)，可能會(huì)使采購(gòu)單位不能達(dá)到及時(shí)、快速地響應(yīng)。

（四）資金支持力度偏低

很多單位對(duì)物資實(shí)施集中采購(gòu)，這需要對(duì)資金實(shí)現(xiàn)集中支付。一些沒(méi)有實(shí)施資金池或統(tǒng)一資金管理的單位，會(huì)因沒(méi)有統(tǒng)籌安排回籠資金而使企業(yè)的資金利用效率降低，從而在一定程度上影響物資采購(gòu)的資金支持力度[3]。

（五）電子商務(wù)采購(gòu)管理相對(duì)混亂

一些企業(yè)在財(cái)務(wù)管理制度當(dāng)中規(guī)定對(duì)于金額較小且低于招標(biāo)采購(gòu)限額的一些商品，可授權(quán)各部門或其下屬單位實(shí)現(xiàn)自主采購(gòu)，之后憑票報(bào)銷。很多企業(yè)會(huì)經(jīng)蘇寧易購(gòu)、京東商城等平臺(tái)實(shí)施采購(gòu)，但電子商務(wù)采購(gòu)也有一定弊端。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，采購(gòu)期間報(bào)價(jià)的供應(yīng)商至少有三家，需要獲得三家供應(yīng)商價(jià)格，若在采購(gòu)中以網(wǎng)上截圖留存作為價(jià)格依據(jù)，很難具有說(shuō)服力。對(duì)于多個(gè)采購(gòu)渠道要挑選出性價(jià)比最高的商品，需要購(gòu)買者具有較高專業(yè)能力，同時(shí)網(wǎng)站產(chǎn)品有可能存在假貨，特別是涉及金額相對(duì)較大的一些商品，在無(wú)法進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試情況下難以確保質(zhì)量。再者，通過(guò)電子購(gòu)物平臺(tái)采購(gòu)很難實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)集中管理，特別對(duì)于金額相對(duì)較小的一些商品進(jìn)行采購(gòu)，更難控制采購(gòu)實(shí)質(zhì)性。

三、管理會(huì)計(jì)提升物資采購(gòu)管理的舉措

（一）建立集采平臺(tái)，完善管理制度，有效解決了規(guī)劃性不強(qiáng)與電子商務(wù)采購(gòu)管理混亂的問(wèn)題

在采購(gòu)信息流傳遞過(guò)程中，物資采購(gòu)計(jì)劃屬于起點(diǎn)，而通過(guò)統(tǒng)一、規(guī)范的建立集采平臺(tái)，使采購(gòu)計(jì)劃提交更加規(guī)范，將更有序地實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃匯總。在物資采購(gòu)計(jì)劃編制期間具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，那么在信息傳遞期間更便于理解與信息交換。通過(guò)信息化系統(tǒng)下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃后，可使物資采購(gòu)單位加快響應(yīng)速度。另外，還可在采購(gòu)數(shù)量集中基礎(chǔ)上建立買方競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，有助于在采購(gòu)談判期間爭(zhēng)取價(jià)格優(yōu)惠，進(jìn)而幫助企業(yè)降低采購(gòu)成本。與此同時(shí)，企業(yè)要針對(duì)物資采購(gòu)健全的構(gòu)建管理制度，優(yōu)化物資采購(gòu)流程，使靈活性的采購(gòu)渠道和統(tǒng)一的采購(gòu)資金支付有機(jī)結(jié)合。在對(duì)限額以內(nèi)且具有較強(qiáng)專業(yè)性的商品進(jìn)行采購(gòu)期間，可直接由采購(gòu)需求部門或相關(guān)專業(yè)人員選定采購(gòu)渠道，并按照規(guī)定實(shí)現(xiàn)三家對(duì)比后，由管理會(huì)計(jì)進(jìn)行資金支付，同步管理票據(jù)。比如開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司物資供應(yīng)單位制定了《采供業(yè)務(wù)部門職責(zé)及流程》，《電商采購(gòu)實(shí)施細(xì)則》，通過(guò)堅(jiān)持比質(zhì)、比價(jià)、貨比三家；批量采購(gòu)；貨采源頭，先廠家后商家；“先內(nèi)部、后外部”；在同質(zhì)、同價(jià)前提下，優(yōu)先選擇備案的內(nèi)部廠家等原則，捋順了采購(gòu)工作流程，明顯提高了物資采供質(zhì)量和效率，保證了物資供應(yīng)工作的順利開展。多數(shù)財(cái)務(wù)出身的管理會(huì)計(jì)人員通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)物資采購(gòu)流程，關(guān)注以電子商務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)期間加強(qiáng)防范與控制質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)以及退換貨風(fēng)險(xiǎn)等，充分了解不同網(wǎng)站的優(yōu)缺點(diǎn)，電子商務(wù)平臺(tái)相關(guān)競(jìng)價(jià)規(guī)則、報(bào)價(jià)方式等，從而提升了物資采購(gòu)效率。

（二）管理會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，有利于解決采購(gòu)物資的質(zhì)量偏差

企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)，需要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)兩者的有機(jī)融合，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行管理會(huì)計(jì)模式的合理創(chuàng)新與優(yōu)化。如開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司采購(gòu)單位制定了《物資采購(gòu)管理辦法》，經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研、貨比三家、專家會(huì)審等多程序確定采購(gòu)渠道、供貨廠商、采購(gòu)批量和采購(gòu)價(jià)格等決策過(guò)程，使物資采購(gòu)環(huán)節(jié)更科學(xué)合理。同時(shí)，管理會(huì)計(jì)在工作中學(xué)習(xí)了解采購(gòu)相關(guān)流程并參與其過(guò)程，使得物資采購(gòu)準(zhǔn)確率達(dá)95%以上，解決了采購(gòu)物資的質(zhì)量偏差的問(wèn)題。

（三）管理會(huì)計(jì)應(yīng)立足單位經(jīng)營(yíng)管理角度統(tǒng)籌安排資金使用，充分保證應(yīng)急物資的資金

為確保各生產(chǎn)單位所需物資供應(yīng)，妥善安排資金使用，有必要建立健全采購(gòu)資金管理辦法，保證采購(gòu)資金支持。如開灤（集團(tuán)）有限責(zé)任公司采購(gòu)供應(yīng)單位根據(jù)企業(yè)內(nèi)控制度及物資管理制度制定了《物資采購(gòu)資金管理辦法》《特殊情況下應(yīng)急物資采購(gòu)的暫行規(guī)定》，采購(gòu)資金從預(yù)算編制、申請(qǐng)和付款審核、提交及付款順序都做出了詳細(xì)規(guī)定，如：井下生產(chǎn)應(yīng)急或緊俏物資采購(gòu)付款、涉訴欠款、勞服及內(nèi)部改制單位欠款、半年以上陳欠款和其他一般性欠款。生產(chǎn)中所需應(yīng)急物資需預(yù)付款或帶款提貨的，由管理會(huì)計(jì)按應(yīng)急采購(gòu)方案要求首先保證安排資金。通過(guò)實(shí)施管理辦法，規(guī)范和加強(qiáng)了采購(gòu)資金管理，保證了資金的安全和合理使用，解決了非常時(shí)期及特殊市場(chǎng)環(huán)境下物資采購(gòu)面臨的各種實(shí)際困難和問(wèn)題，避免了生產(chǎn)物資斷供現(xiàn)象發(fā)生，保證了各單位的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有序進(jìn)行。

（四）按照規(guī)定加強(qiáng)檔案管理，并對(duì)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)加大防范力度

物資采購(gòu)必須合規(guī)，因此管理會(huì)計(jì)要注重對(duì)采購(gòu)有關(guān)檔案實(shí)現(xiàn)及時(shí)、全面的整理，尤其要關(guān)注整理網(wǎng)站報(bào)價(jià)以及采購(gòu)合同等，以充分應(yīng)對(duì)企業(yè)審計(jì)部門等的檢查工作。另外，管理會(huì)計(jì)還要關(guān)注對(duì)各項(xiàng)物資采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)加大防范力度，比如物資采購(gòu)數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量、時(shí)間和物資使用部門需求發(fā)生偏差引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)以及采購(gòu)預(yù)算編制風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等[5]。

結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，能獲得顯著的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，而目前很多企業(yè)在物資采購(gòu)管理中存在諸多不足，直接影響著整體管理效果。通過(guò)管理會(huì)計(jì)提升物資采購(gòu)管理，可將管理會(huì)計(jì)相關(guān)思想滲透到物資采購(gòu)管理實(shí)踐中，同時(shí)管理會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)以及信息支持系統(tǒng)可為采購(gòu)管理各項(xiàng)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題提供解決辦法，并立足管理會(huì)計(jì)視角全方位提升企業(yè)的物資采購(gòu)管理水平，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。