大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作開展分析

吳建剛

摘 要：大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為檔案信息服務的主要數(shù)據(jù)來源，對相關檔案工作產(chǎn)生巨大影響。從大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的注意事項水平，簡要分析信息化管理工作現(xiàn)狀和信息化檔案管理的優(yōu)勢。在此基礎上，重點闡述檔案信息化管理工作的開展途徑，包括轉變傳統(tǒng)觀念、加強平臺建設、完善隊伍建設、提升工作效率、整合檔案資源以及實現(xiàn)安全管理。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案信息化;管理工作;開展途徑

中圖分類號：G270.7? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2021）28-0148-03

檔案作為關鍵的信息資源涵蓋各個領域的重要信息，隨著時代的不斷發(fā)展，其載體和形式發(fā)生了顯著變化。大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化及信息化已經(jīng)成為必然發(fā)展趨勢，當代檔案信息化發(fā)展的核心內容就是大數(shù)據(jù)，其有效利用現(xiàn)代化科學技術為檔案信息化建設提供重要的技術支持，也為提升檔案管理工作水平奠定了堅實基礎。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的注意事項

大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作中安全問題尤為突出，應重點控制檔案的訪問權限、移動式存儲器的連接方式、殺毒軟件的定期優(yōu)化以及內部網(wǎng)絡與互聯(lián)網(wǎng)的連接，建立全面的物理隔離管理模式。

檔案信息化管理工作期間需注重檔案信息管理系統(tǒng)的實時維護和定期更新。實際工作中，需保證檔案資源完整且準確地錄入到系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)的準確性為后續(xù)相關工作的進展夯實基礎。緊跟時代發(fā)展腳步，堅持數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化更新并派遣專業(yè)工作人員負責系統(tǒng)優(yōu)化及信息完善等工作，確保系統(tǒng)的時效性和可靠性。使用大數(shù)據(jù)技術對新老數(shù)據(jù)進行比較和分析，進一步保證系統(tǒng)信息的穩(wěn)定性和準確性。

提升檔案的利用率將資源的作用充分發(fā)揮出來，對相關管理工作達成全面的認知后，應結合實際，提升信息化檔案系統(tǒng)的應用頻率。結合統(tǒng)計學等數(shù)據(jù)管理理念，按照檔案信息完成數(shù)據(jù)的收集和統(tǒng)計，為后期對比做好鋪墊，并為單位中各項重大事項的決策提供檔案方面的依據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀

檔案資料數(shù)量的不斷增加，對儲存系統(tǒng)的能力提出了更高的需求，應科學合理的對集中存儲方案進行應用，最大限度地完善相關檔案信息存儲效率、解決存儲方面存在的問題。近些年數(shù)字化檔案建設工作雖得到一定發(fā)展，但依舊存在能力不足的問題。大量檔案得不到有效利用，致使其價值無法有效發(fā)揮，信息多元化的獲取方式不斷發(fā)展，也間接造成傳統(tǒng)檔案作用被弱化的問題。檔案信息服務的內容和方式就是為客戶提供個性化及精準化服務，強化客戶的體驗感和知識獲取感。網(wǎng)絡環(huán)境為檔案數(shù)據(jù)保護提出全新要求，對此需處理好內部數(shù)據(jù)和開放信息之間存在的矛盾，完善檔案開發(fā)利用工作，保障隱私資源的安全[1]。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作的優(yōu)勢

信息化管理能夠更加便捷地將種類繁多的資料檔案的應用價值發(fā)揮出來，其優(yōu)勢體現(xiàn)在日常管理的各個方面。檔案信息化管理具體是指通過大數(shù)據(jù)背景下的信息化技術對原有的檔案管理措施進行提升，在此方式下檔案管理信息化的傳輸速度能夠得到一定量的提升。

傳統(tǒng)檔案管理工作需將大量紙質文件運輸?shù)奖４娴刂?，運輸過程中需盡量保證文件不受到損害。但運輸過程中不可抗因素比較多，因此因保存不當而造成檔案受損的情況時有發(fā)生。大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案管理工作不再需要擔心運輸環(huán)節(jié)對文件造成損害，只需相關工作人員將需要保存的檔案進行文件錄入并通過電子軟件進行傳輸即可。此方式一定程度上節(jié)省了運輸時間和人力資源，并且為檔案提供相應的安全保障。除此之外，檔案管理信息化還能將檔案資料的使用價值最大限度地發(fā)揮出來。減輕檔案管理工作人員傳統(tǒng)方式下收集和整理工作負擔，并對相關檔案資料進行更加精確的管理，管理的同時還能夠完成內容相似資料的整合。信息化檔案管理失誤率也比較低，工作人員將資料錄入到電腦中就可以在網(wǎng)絡云端完成資料的整理和歸檔。

信息化檔案管理的優(yōu)勢體現(xiàn)在網(wǎng)絡背景下的傳輸和下載方面，降低相關工作人員需要資料時查找和傳輸?shù)臅r間損耗將其價值直接明了地體現(xiàn)出來。檔案信息需要與自動化辦公軟件有效結合起來，降低檔案管理管理失誤率的同時提升管理效率。當前雖然電子文檔的應用十分廣泛，但傳統(tǒng)紙質文檔還并未完全被替代，因此檔案管理過程中應實施雙線制管理方式。相關人員的調查結果顯示，未來一段時間內還需要繼續(xù)實施雙線并行的文件資料管理體系。

四、大數(shù)據(jù)背景下檔案信息化管理工作開展的途徑

（一）轉變傳統(tǒng)觀念

大數(shù)據(jù)背景下檔案信息呈開放和共享的模式，該模式也成為未來一段時間內檔案信息化發(fā)展的主要方向。結合實際情況檔案信息服務工作應轉換傳統(tǒng)的服務理念，拓展信息化服務范圍，進一步拓展各單位的檔案信息服務內容和發(fā)展方向。通過開放式的工作理念結合用戶的實際需求，對當前有待完善的信息化管理服務模式進行合理的調整。有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術和移動網(wǎng)絡技術最大限度地拓展信息化服務領域，同時相關檔案管理工作人員應提升自身能力、完善信息處理工作，充分利用數(shù)據(jù)發(fā)掘技術對檔案數(shù)據(jù)徑向全面的發(fā)展分析，以大數(shù)據(jù)理念為依據(jù)全面提升檔案信息化管理水準。

（二）強化平臺建設

完善服務平臺建設為用戶提供相應檔案資源上傳渠道，全面豐富現(xiàn)存的檔案資源體系，同時借助大數(shù)據(jù)檔案信息化服務平臺完成用戶之間的資源共享。建立檔案信息資源整合體系使用戶能夠快速獲取需要的檔案信息，有效提高檔案信息化服務質量?，F(xiàn)階段，大部分檔案管理工作部門都在使用雙線制檔案管理方式，將日常管理工作的重點逐漸轉移到電子檔案上。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理信息化需求，因此升級管理方式也十分重要。管理部門應引導工作人員轉變工作方式，學習全新的檔案管理模式以便于更好地應對日常工作。同時，應加強對檔案管理部門的資金投入，保留原有工作檔案的核心部分并對大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理需求進行優(yōu)化和改革，在日常工作中完成兩種工作方式的過渡，避免因升級管理模式而造成工作失誤。檔案管理工作方式升級不是一朝一夕就可以完成的，應做好長期的工作準備。

例如，某地實施檔案管理手段升級期間對原來的原理模式進行分析，將與未來發(fā)展不匹配的檔案管理條例去除，之后在實踐中逐步制定全新的檔案管理模式，此種管理手段可以更好地避免因升級檔案管理方式而產(chǎn)生的工作失誤，盡量保證單位的發(fā)展不受到檔案管理工作模式升級的影響。

（三）加強隊伍建設

大數(shù)據(jù)時代背景下檔案資源數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增長狀態(tài)，對相關檔案資源進行分析的需求得到大幅提升。傳統(tǒng)技術已經(jīng)逐漸滿足不了大量數(shù)據(jù)需要被處理的基本需要，為更好地完成檔案信息化管理工作，應組建一支具有數(shù)據(jù)處理和分析技術的管理隊伍。使用當前各類先進技術結合統(tǒng)計管理學、數(shù)據(jù)分析、數(shù)學、IT等學科智慧，實現(xiàn)高價值和高效率的檔案資料分析。同時應組織多種形式的員工培訓，逐步提升在職人員專業(yè)技術水平。檔案管理人員應明確自身定位，不斷提升專業(yè)能力，迅速落實檔案管理工作信息化。相關部門應為檔案管理工作者創(chuàng)造一定的學習機會定期培訓信息化技術，促使工作人員自身的業(yè)務能力得到大幅度提升。人才建設是檔案信息化管理工作順利開展的基礎，檔案信息化要求工作人員具備相應的能力，因此需積極幫助工作人員提升自身能力。比如，某部門每個月都組織工作人員學習最新的管理知識和相關政策，時常要求檔案信息化管理專家對職員工作進行一對一的指導，具有針對性的學習和引導有效提升該部門工作人員的自身綜合素質。樹立工作人員的大數(shù)據(jù)技術處理思維和意識，強化相關人員的數(shù)據(jù)分析、檔案處理能力的學習及培訓。應當廣泛吸納人才，爭取引入高素質、多專業(yè)的技術性人員，有效開展檔案管理工作，最大限度地提升信息服務效率和質量，正確優(yōu)化檔案管理的社會服務能力[2]。

（四）提升工作效率

大數(shù)據(jù)時代檔案應將資源的價值發(fā)揮到最大程度，在保證檔案資源安全的基礎上進一步推進檔案信息共享。檔案作為能夠轉變?yōu)閷嵺`價值的資源，相關工作人員應積極探索檔案信息服務的多元化方式，使其價值得到更好的發(fā)揮。深化檔案信息資源多元發(fā)展模式，結合客戶群體特征使相關服務趨近于多元化、個性化以及業(yè)務化。為更好地提升檔案管理的效率和資源使用率，各單位應重點對當前檔案管理模式和服務模式進行思想上的轉變，使檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。首先，在傳統(tǒng)紙質資料的基礎上應結合大數(shù)據(jù)時代的技術優(yōu)勢，對紙質資料完成整理、編制以及儲存。加大檔案資料數(shù)字化處理力度，建立相應的信息化數(shù)據(jù)庫，才能不斷強化檔案查詢和利用工作。數(shù)字化、網(wǎng)絡化的不斷引入可節(jié)省檔案管理工作人員的大量時間，避免傳統(tǒng)工作中存在的不足、完成煩瑣步驟的簡化進而提升工作效率、強化資料利用效率。大數(shù)據(jù)背景下，相關檔案管理工作還應不斷完善，首先，應做好辦公系統(tǒng)的融合工作。完善電子公文流轉系統(tǒng)的控制，按照具體的章程完成電子文檔的儲存，最大程度地保障電子檔案系統(tǒng)的完整。其次，按照國家標準有效管理電子文檔分類，詳細制定電子文檔數(shù)字管理技術。結合實際管理規(guī)范，不斷統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理標準。最后，結合大數(shù)據(jù)時代對電子文檔的實際要求，不斷開展數(shù)據(jù)研究，持續(xù)更新數(shù)據(jù)信息的采集、分析、管理、利用以及發(fā)布的方式，最大限度地滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案資料、文件文書歸檔和管理的實際需求及應用[3]。

（五）整合檔案資源

整合數(shù)據(jù)就是將不同來源、不同格式、不同特征的數(shù)據(jù)在邏輯上或者物理層面進行有效的集中，并使用統(tǒng)一管理標準對其進行完善，進而面對數(shù)量眾多、種類復雜、來源廣泛的管理工作挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，檔案管理工作中的重要問題就是資源內容的不統(tǒng)一和碎片化。大數(shù)據(jù)背景下，各個檔案部門之間存在的數(shù)據(jù)都需要進行集成化管理，將檔案資源加入社會信息服務體系中能最大限度地提升檔案資源的使用價值。為降低管理人員的工作難度，加快檔案管理信息化建設的快速發(fā)展，應完善檔案管理的工作機制。將其中檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計規(guī)范放在首要位置，不斷完善內部檔案管理制度為該工作提供可靠的保障和依據(jù)。電子信息技術雖然在大數(shù)據(jù)背景下的檔案信息化管理中占據(jù)主要地位，保障檔案信息管理工作能夠滿足企業(yè)查閱、監(jiān)督以及分析等需求。同時相關檔案管理工作人員也應將紙質資料按照統(tǒng)一的文件格式導入計算機，為之后的文件歸檔管理工作提供便利。開展新型檔案資料收集期間應要求資料上傳者和收集者按照統(tǒng)一的格式填寫資料，避免因儲存格式不同而出現(xiàn)返工的情況。使用此檔案管理工作體系，不僅可以減少工作人員的勞動量，還可以使各部門之間增進了解，相處更加和諧[4]。

例如，某單位在進行檔案資料錄入時要求員工全部使用統(tǒng)一的辦公軟件，輸入數(shù)據(jù)是使用規(guī)定好的字體和格式，此行為有效避免因資料錄入不規(guī)范而產(chǎn)生的工作量提升的問題。

（六）實現(xiàn)安全管理

目前的檔案服務管理平臺設計過程，應對線上檔案平臺進行安全性的系統(tǒng)評價。建設具有綜合性的評價管理標準、檔案的漏洞管理機制以及檔案測試管理方案等，保證大數(shù)據(jù)時代下檔案項目管理和設計的安全性和穩(wěn)定性。檔案服務管理體系中資料隱私問題的設計能夠一定程度地克服檔案資源整合期間的數(shù)據(jù)保留、數(shù)據(jù)公開、隱私保護中存在的矛盾。在優(yōu)化檔案信息化服務系統(tǒng)的過程中，構建系統(tǒng)性因素保護機制，促進檔案資源的優(yōu)化，推進檔案資源管理技術的創(chuàng)新發(fā)展。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的深度發(fā)掘，全面推進檔案信息化管理工作的高效應用。

為保護檔案資料不受到侵害，檔案管理工作人員應對資料進行加密處理，同時使用相應的防火墻系統(tǒng)防范軟件和系統(tǒng)受到病毒攻擊。與此同時，檔案管理相關部門應將軟件安全系數(shù)列為重點審核內容，從根本上建立防護機制有效保護檔案信息的安全。引入安全技術提升檔案資料安全系數(shù)，先進的管理技術能夠為檔案資料安全系數(shù)提升奠定堅實基礎，并且此項技術為檔案管理工作帶來的便利大于其投入資金。比如，某地檔案管理部門制定相對較嚴格的檔案資料使用機制。普通員工僅擁有資料的查閱權，堅決不允許私自下載及更改而且擁有領導干部給予下載和查看的權力，若想對資料進行更改應在得到檔案管理領導人員的審批后，輸入驗證碼進入資料庫對要更改的數(shù)據(jù)進行修改，經(jīng)過工作人員的層層審批后才可以上傳到資料庫，為文件的安全系數(shù)提供堅實的保障[5]。

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下的信息得到迅速發(fā)展對傳統(tǒng)意義上的檔案管理和技術造成較大影響。本文根據(jù)實際情況對各個單位的檔案管理工作提出全新要求，明確大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的發(fā)展路徑?，F(xiàn)實工作中，應盡快轉變傳統(tǒng)觀念，進一步強化管理工作體系，全面提升檔案管理信息化的建設水準。

參考文獻：

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[4]? 汪分曾.大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].河北企業(yè)，2020，（9）：37-38.

[5]? 陳妤.大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2020，（2）：85-86.

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