基于OA系統(tǒng)的管理體系文件電子化受控及運行實踐

張紅英 宋紅梅 黨靜 張玉蘭

（石家莊市疾病預(yù)防控制中心 河北省石家莊市 050000）

疾控中心均要編寫和使用內(nèi)容龐大的質(zhì)量管理體系文件，如使用紙質(zhì)裝訂的體系文件，需要投入大量的人力財力進行文件的編制、裝訂和管理，耗費大量紙張、耗材，占用文件柜等空間，特別是在體系文件改版和運行中作出部分修訂時，紙質(zhì)版的作廢文件要收回銷毀，新版本要同步發(fā)放，工作耗時耗力且容易出錯和造成浪費[1]；同時在體系運行過程中會形成很多記錄，多數(shù)記錄涉及多人簽字，需工作人員多處找人審核簽字，造成時間、精力上的浪費，更影響了工作時效性。因此，要解放思想不斷探索創(chuàng)新發(fā)展[2]，我單位自2010年開始探索在OA系統(tǒng)上（可同步手機）對體系文件進行電子化受控管理，并逐步探索在OA系統(tǒng)上建立基于體系文件中受控記錄表格的工作流程，實現(xiàn)審批電子化，極大減少了工作量、縮減了辦事時間，經(jīng)多年運行，日臻成熟完善。

1 OA系統(tǒng)的實現(xiàn)路徑

1.1 支撐環(huán)境

系統(tǒng)軟硬件支撐環(huán)境采用虛擬服務(wù)器架構(gòu)，利用三臺物理服務(wù)器、一臺存儲服務(wù)器和Oracle VM 組成。虛擬平臺運行狀態(tài)、功能信息等隨時掌握，虛擬化管理工具實現(xiàn)自動化以及簡化資源調(diào)配，對所有物理服務(wù)器及其上的虛擬服務(wù)器進行統(tǒng)一管理。虛擬化集群之內(nèi)的配置參數(shù)、運行狀態(tài)、邏輯關(guān)系等信息一目了然。同時還可針對集群定義所需的高級功能，如高可用、負載均衡等，如果集群之中出現(xiàn)硬件故障，可以通過虛擬化快速恢復(fù)，保證較高級別的業(yè)務(wù)連續(xù)性水平。

虛擬化集中的管控中心可以完成絕大部分的IT管理職能，大大減少了瑣碎的管理事務(wù)，提高管理人員的生產(chǎn)效率。經(jīng)過一段時間的運行，還可以進行“節(jié)能減排”帶來的效益分析，從綠色環(huán)保角度體會虛擬化帶來的益處。經(jīng)過不斷的利舊擴容，或采購高配置服務(wù)器，逐漸擴大虛擬化的范圍和規(guī)模，最后形成“云計算”架構(gòu)的IT基礎(chǔ)框架，達到提升IT管理水平的目的。

1.2 軟件架構(gòu)

系統(tǒng)采用了分層式結(jié)構(gòu)，在邏輯和物理上進行多層部署。從下至上分別為數(shù)據(jù)訪問層、業(yè)務(wù)邏輯層、表示層，使系統(tǒng)具有可維護性強，擴展性好，部署實施靈活方便等特點?；谖④浧脚_DotNet架構(gòu)，采用B/S結(jié)構(gòu)，結(jié)合單位管理的手段與方法，集成工作流、文檔管理、日程安排、任務(wù)系統(tǒng)、公共事務(wù)、即時通訊工具、人力資源等模塊，實現(xiàn)人員組織、工作協(xié)同、信息共享、工作流轉(zhuǎn)等管理功能，從而提高單位內(nèi)部人員之間的溝通、協(xié)作和控制水平。達到提高工作效率、提升執(zhí)行能力的管理目標(biāo)，有效提保證了管理體系的運行效果。

1.3 系統(tǒng)技術(shù)特點

1.3.1 應(yīng)用方便

基于B/S架構(gòu)研發(fā)、客戶機無需安裝客戶端或任何專用軟件、支持完全的移動性；支持各種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境應(yīng)用，使用瀏覽器即可實現(xiàn)跨地區(qū)協(xié)同辦公，真正實現(xiàn)Office Anywhere先進辦公理念。使用普通PC服務(wù)器即可支持超大量用戶同時在并發(fā)用戶應(yīng)用，系統(tǒng)響應(yīng)速度高。

1.3.2 穩(wěn)定健壯

采用基于WEB的企業(yè)計算，主HTTP服務(wù)器采用了微軟的IIS服務(wù)，維護方便快捷，性能穩(wěn)定可靠；無ActiveX控件，所有程序網(wǎng)頁實現(xiàn)，數(shù)據(jù)存儲集中控制，有效避免了客戶端因硬盤被操控而引起數(shù)據(jù)泄漏的可能，有效防止網(wǎng)絡(luò)黑客的惡意攻擊和病毒侵害引起的系統(tǒng)崩盤；多級的權(quán)限控制，完善的密碼驗證與登錄驗證機制為系統(tǒng)安全性提供保護措施。

1.3.3 交互性友好

系統(tǒng)程序設(shè)計全部采用Web2.0形式，使用Ajax技術(shù)，用戶可以創(chuàng)建接近本地桌面應(yīng)用的更直接、更可用、更豐富、更動態(tài)的Web用戶界面，極大極高了客戶和系統(tǒng)的交互性，使系統(tǒng)具備更強的適用性。即使電腦操作不熟練的用戶都很容易掌握，使本系統(tǒng)成為單位內(nèi)人人可用、人人會用、人人愛用的辦公系統(tǒng)，更快實現(xiàn)協(xié)同辦公的理念。

1.3.4 成熟度高

在系統(tǒng)開發(fā)和測試期間，不定期請單位各科室人員進行現(xiàn)場測試，聽取測試反饋意見，進行不斷的系統(tǒng)調(diào)整和功能迭代，歷經(jīng)多個版本升級和用戶使用的實際反饋，證明了本套軟件高度的穩(wěn)定性、可靠性、安全性、成熟性和可操作性。

1.3.5 靈活配置

固有模塊和定制開發(fā)模塊的任意組合和搭配。在關(guān)注OA核心應(yīng)用，做好基礎(chǔ)模塊的同時，功能不斷拓展升級，充分保護用戶軟件投資，任何用戶可以根據(jù)自身的規(guī)模和特點，選用本產(chǎn)品中的不同模塊或進行特定的流程定制。

2 管理體系文件在OA的電子化受控管理做法

2.1 明確受控文件范圍

單位的管理體系文件由質(zhì)量管理體系文件、管理制度組成，均作為受控文件管理，以確保全員使用現(xiàn)行有效的管理體系文件。

2.2 授權(quán)專人上傳管理

經(jīng)質(zhì)量負責(zé)人批準，授權(quán)辦公室2名人員進行受控文件的上傳管理，人員調(diào)整時及時收回權(quán)限再行分配。

2.3 在OA中設(shè)立專屬界面

在OA中設(shè)立“文檔”模塊界面，專用于上掛管理體系文件。

2.4 分類分層上傳受控文件

首先將管理體系文件分為兩大類上傳，即：質(zhì)量管理體系文件和管理制度；再將質(zhì)量管理體系細分為四個層次上傳，即：管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格；再將管理制度細分為黨建類、行管類、后勤類等十幾個層次上傳。這樣更便于職工查找。

2.5 記錄表格類隨用隨下載，其它文件只能閱讀不能下載

一方面為了有效受控防止使用作廢文件，在OA上設(shè)定管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書以及管理制度為只讀、不能下載；另一方面為了便于工作中隨時使用受控記錄表格，在OA上設(shè)定記錄表格類受控文件可以下載，但要求隨用隨下載、不得使用轉(zhuǎn)存版本。

2.6 對修訂的受控文件及時上傳，同時通過OA系統(tǒng)通告科室學(xué)習(xí)

要求上傳人員在受控文件變更后1日內(nèi)進行網(wǎng)上更換，并通知相關(guān)人員收閱，打印收閱情況與《受控文件更改審批表》一并存檔。

3 工作流程在OA上審批運轉(zhuǎn)的設(shè)計及運用實例

3.1 工作流程的設(shè)計依據(jù)

工作流程的設(shè)計依據(jù)為現(xiàn)行的管理體系文件，有的為直接拿來用之的受控記錄表格，有的是對某個體系文件經(jīng)過綜合分析后制定的。

如：外來人員進入實驗室均需填寫受控記錄表格《來人來訪通知單》，其中涉及3個管理層級的人員簽字，該受控表格本身設(shè)計層次清晰、內(nèi)容全面，便可直接嵌入到OA中使用。

3.2 能運用盡運用的原則

凡是能夠使用OA的流程能多盡多，除了在現(xiàn)行政策下不允許使用的，比如管理制度中規(guī)定的財務(wù)報賬手續(xù)，在財務(wù)規(guī)定方面必須手寫簽字，則不能將報賬流程嵌入到OA中。

3.3 均可提出OA流程設(shè)計申請，設(shè)計原則為誰管理誰設(shè)計

全員都可以提出OA流程使用意愿，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)批準后，交由對應(yīng)的管理科室進行設(shè)計。

比如：加班、事假、換崗等人事考勤類工作，經(jīng)手簽批的人員多，很多職工要求使用電子化流程審批，故由人事部門主導(dǎo)設(shè)計了《請銷假流程》《新進、轉(zhuǎn)崗、調(diào)離、退休人員服務(wù)管理流程》，有效提升人力資源管理的同時，方便考勤記錄，提升了勞動紀律管理水平[3]。

3.4 質(zhì)量負責(zé)人組織論證審批

為了確保每一個流程設(shè)計準確（與現(xiàn)行體系文件一致）、便捷，質(zhì)量負責(zé)人均要組織信息化設(shè)計人員進行論證和試用后才能上線運行。

3.5 工作流程要隨著體系文件要求的變更而變更

為了防止出現(xiàn)工作流程與現(xiàn)行體系文件不一致的現(xiàn)象，責(zé)成辦公室在體系文件改版、修訂時對相應(yīng)的工作流程做出調(diào)整。

4 效果

4.1 極大節(jié)約了資源

（1）節(jié)約了人力資源，如體系文件修訂改版替換由原來的3人5天以上變?yōu)?人不足1天之內(nèi)，降低了管理人員的工作強度；

（2）推動了無紙化辦公的進程[4]，節(jié)約了物力。

4.2 極大提高了工作效率

電子技術(shù)的應(yīng)用大大縮減了時間成本[4]，特別是將實驗室作業(yè)指導(dǎo)書上傳OA，方便工作隨時瀏覽電子版文件，無需翻閱紙質(zhì)文件，檢索方便快捷，提高了工作效率[5-6]；網(wǎng)上審批事項，隨時隨地都能辦理，減少了跑腿找人甚至多次找人不遇的問題，使事項辦理更加高效；在工作過程中，各個部門可以相互共享數(shù)據(jù)信息，彼此間建立相互協(xié)作的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，這樣就可以使工作變得更加快捷、高效[7]。

4.3 極大提高了工作質(zhì)量

運用科學(xué)的管理手段，配合信息技術(shù)，使得管理更為現(xiàn)代化和科學(xué)化[7]，所有經(jīng)過OA流程辦理的事項置于全員的監(jiān)督之下，辦理時間、辦理結(jié)果、涉及人員清晰無誤被實時記錄，預(yù)防了成本過高的人工干預(yù)[8]，滿足了管理體系對記錄在及時、實時、不得謄寫方面的要求，在工作時效提高的同時，工作流程的規(guī)范性和數(shù)據(jù)管理的準確性得以體現(xiàn)[9]，工作質(zhì)量同時也得到極大提高。

5 結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下，“互聯(lián)網(wǎng)+”思維逐步在社會各個領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，管理工作也應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展需要不斷創(chuàng)新[10]，信息化手段可以通過整合資源、優(yōu)化管理流程，實現(xiàn)有效貫通、有效監(jiān)督、有效管理，真正提升效益和管理水平。同時必須注意到，要想做好信息化建設(shè)，除了有先進、科學(xué)、可行、適用的理念設(shè)計外，還要加大資金投入，為工作人員配足電腦等終端設(shè)備，更要強化機房的安全防護等級建設(shè)，軟、硬件建設(shè)齊頭并進，共同發(fā)力推進。