基層機關干部人事檔案信息化建設問題研究

李紅儀

摘要：大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案信息化建設是必然趨勢，也是當前基層機關干部人事檔案管理工作的重點之一。本文分析了干部人事檔案信息化建設重要性、基層機關干部人事檔案信息化建設普遍存在的問題，如檔案基礎管理水平參差不齊、管檔人員專業(yè)和技術水平不高、軟硬件配備不到位、信息備份與安全問題存在隱患等，并試圖提出可行性應對策略。

關鍵詞：基層機關;干部人事檔案;信息化建設

干部人事檔案是機關單位干部選拔任用、教育培養(yǎng)、監(jiān)督管理工作的重要基礎，是干部成長的歷史記錄材料。大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案信息化建設是必然趨勢，也是當前基層機關干部人事檔案管理工作的重點之一。作為新生事物，干部人事檔案信息化建設普遍存在一定問題：信息化進展緩慢、管檔人員業(yè)務水平不高、軟硬件配備不到位、信息備份與安全問題存在隱患等。

一、干部人事檔案信息化概述

干部人事檔案信息化，是指在國家檔案活動中全面應用現(xiàn)代信息技術對人事檔案資源進行處理、管理和提供利用服務。[1] 具體到實踐層面，體現(xiàn)為通過計算機、高清掃描儀、設備存儲器與互聯(lián)網(wǎng)等設備和技術，為各類檔案數(shù)據(jù)收集、審核、存儲、轉(zhuǎn)遞及日常查借閱利用等環(huán)節(jié)提供便利的管理過程[2]，是適應新時代發(fā)展的必然趨勢。

二、干部人事檔案信息化建設重要性

有利于干部人事檔案保管和存儲。數(shù)字化掃描后的干部人事檔案可以實現(xiàn)線上查閱，大大減少了對紙質(zhì)卷宗的頻繁拆解、翻閱，便于紙質(zhì)卷宗的保管存儲。同時避免紙質(zhì)卷宗隨著時間久遠而泛黃、破損給檔案查借閱帶來不便。

有利于提高組織人事工作效率和便利度。一是線上查借閱檔案減少檔案工作人員勞動量，無需頻繁出入庫房查找翻閱;二是實現(xiàn)上下級單位資源共享，通過權限設置、系統(tǒng)線上申請審批，部分業(yè)務可以無需到現(xiàn)場辦理。

有利于為干部人事檔案審核提供輔助分析。依托大數(shù)據(jù)比對，可以更準確地識別檔案造假、邏輯矛盾等現(xiàn)象，通過運算、交互，甚至可以智能化改錯，避免檔案管理中一些低級問題的出現(xiàn)，[3]幫為日常檔案審核、嚴把人選關口提供有用參考和借鑒。

三、基層機關推進干部人事檔案信息化建設面臨的問題

一是檔案基礎管理水平參差不齊，信息化進展效率低。自2015年要求對干部人事檔案進行數(shù)字化建設以來，基層檔案管理部門中僅有縣級組織部門管理干部人事檔案事項了部分數(shù)字化。[4]近年來，近年來，信息化工作廣泛鋪開，部分單位存在紙質(zhì)檔案管理尚不夠規(guī)范情況下，急于開展信息化工作，反而導致重復勞動、效率不高。干部人事檔案信息化工作程序復雜繁瑣，需要逐卷逐頁掃描并作技術處理，基礎工作龐大。在掃描過程中發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)檔案整理存在問題，需要停下來調(diào)整處理，導致數(shù)字化進程更加緩慢。比如，目錄標注頁數(shù)與實際掃描頁數(shù)不一致，需要逐一比對核實;數(shù)字化后再補充早期缺失材料，或重新調(diào)整目錄分類，需要按形成時間對其后材料重新編號并重新掃描。

二是管檔人員專業(yè)和技術水平不高，信息化操作和管理存在難度。干部人事檔案工作實操性、政策性強，需要穩(wěn)定且專業(yè)的檔案管理工作人員。不同與縣市區(qū)等組織部設置專門管檔部門，可以按照每千卷檔案配備一名專職管檔人員，基層機關檔案管理工作一般歸口組織人事部門，年輕檔案工作人員往往身兼數(shù)職，其業(yè)務成長多是依靠邊學邊干和日?！皞鲙蛶А?，缺乏系統(tǒng)性。年輕管檔人員雖具備數(shù)字化操作技術水平，但日常檔案管理基礎經(jīng)驗不足、精力有限，信息化后的數(shù)據(jù)維護、材料審核補充等很難做到及時到位，且年輕管檔人員崗位流動性高，信息化工作連續(xù)性難以保障，水平難以持續(xù)提升。老同志雖然在檔案管理方面實操經(jīng)驗豐富、時間充沛、崗位相對固定，但信息化操作技術水平不足，數(shù)據(jù)維護管理也存在難度。加之基層單位組織人事部門工作內(nèi)容繁雜，往往人手短缺，這些都給信息化推進帶來挑戰(zhàn)。

三是軟硬件配備不到位，存在“化而不用”現(xiàn)象。干部人事檔案信息化的前提是研發(fā)配備專門的信息化系統(tǒng)，配備符合要求的計算機、掃描儀、存儲設備及保密網(wǎng)絡等。一方面，部分基層機關由于經(jīng)費、辦公場地、硬件環(huán)境限制，有的未研發(fā)專門的檔案信息化系統(tǒng)，有的借助第三方統(tǒng)一完成數(shù)字化掃描，但自己單位網(wǎng)絡配置等受限，導致無法運行信息系統(tǒng)，更別提日常使用維護。長此以往，造成后續(xù)散材料繼續(xù)積壓，化而不用，流于形式。另一方面，同一地區(qū)內(nèi)，不同區(qū)市、不同單位信息化系統(tǒng)存在壁壘。大家所使用的信息系統(tǒng)可能相對獨立，各自封閉運行，無法互相兼容。干部跨地區(qū)調(diào)動時，干部檔案信息系統(tǒng)也無法實現(xiàn)線上同步調(diào)轉(zhuǎn)，導致資源分散、重復勞動等現(xiàn)象。

四是信息備份與安全問題存在隱患等。人事檔案信息化一定要確保案信息絕對安全。其一，信息化過程中的信息安全。數(shù)字化過程需要將整本檔案拆解、逐頁掃描，過程中要保證采集數(shù)據(jù)完整準確，保證紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)安全，尤其是經(jīng)手人員較多情況下，更是不容忽視的關鍵問題。其二，信息化后的信息安全。數(shù)字化掃描后，要使用專門電腦、接入保密網(wǎng)絡、使用專用系統(tǒng)、做好專門備份，數(shù)字化信息存儲和利用都需要有專門制度規(guī)范、流程設計保證各個環(huán)節(jié)的信息安全，確保不發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、丟失等問題。目前基層機關都有確保檔案安全的意識，但由于軟硬件配備、技術操作等多重原因，專業(yè)化的安全管理還需要強化。

四、基層機關干部人事檔案信息化建設策略探討

一是加強信息化建設整體規(guī)劃。根據(jù)工作需要和信息技術發(fā)展狀況，在頂層層面加強人事檔案信息化建設規(guī)劃：統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標準;研發(fā)完善信息化系統(tǒng)，打破信息跨地區(qū)、跨部門資源共享壁壘，實現(xiàn)與干部任免、工資、調(diào)配等操作系統(tǒng)銜接，減少重復勞動;加強檔案室建設和軟硬件投入，著力改善基層干部檔案保管和使用環(huán)境，推進干部檔案管理規(guī)范化建設。

二是夯實檔案日常管理基礎。規(guī)范日常審核和散材料收集管理，避免出現(xiàn)材料積壓、滯留和缺少后補情況;在日常工作中，規(guī)范入檔材料填寫，加強檔案整理、準確進行目錄分類，避免出現(xiàn)后期類別調(diào)整、掃描工作重復勞動等，提高檔案信息化推進效率和水平。

三是加強管檔人員隊伍建設。一方面，建立多元化干部人事檔案教育培養(yǎng)體系，強化管檔人員專業(yè)能力建設，培養(yǎng)既懂得信息技術、又精通檔案管理的復合型管檔人員。另一方面，保障管檔人員配備數(shù)量，健全激勵機制，實現(xiàn)作風過硬、業(yè)務精湛。

四是保障人事檔案信息絕對安全。在信息化推進過程中，始終把檔案信息安全放在首要地位，強化管檔人員責任意識和保密意識，加強保密技術保障。健全數(shù)字化管理規(guī)章制度，嚴格落實保密規(guī)定，把好各個環(huán)節(jié)和關口，降低信息化管理風險。

總之，干部人事檔案信息化建設是項宏觀系統(tǒng)工程，雖是大勢所趨，卻不是一蹴而就的。基層機關在推進干部人事檔案信息化建設過程中，會面臨多種問題和挑戰(zhàn)，需要不斷完善頂層規(guī)劃及橫向合作，切實推進信息化實踐，使得干部人事檔案作用能夠充分發(fā)揮，促進基層組織人事工作優(yōu)化，提高政府效能。

參考文獻：

[1]張莉莉.淺析農(nóng)林科研單位干部人事檔案管理信息化建設[J].遼寧農(nóng)業(yè)科學.2020（4）：72-73.

[2] 顏雅雯.淺談干部人事檔案信息化工作[J].檔案天地.2021（5）：54-55.

[3] 楊瑞萍. 信息化時代干部人事檔案管理工作策略探討[J].人事管理.2020（9）：160-161.

[4]牟維敏.基層干部人事檔案管理中存在的問題及發(fā)展建議[J].蘭臺內(nèi)外.2021（19）：28-30.