鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理工作需切實(shí)加強(qiáng)

周美春

計(jì)劃生育是我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，與國(guó)家和社會(huì)發(fā)展息息相關(guān)。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為最基層的一級(jí)政府部門，直接負(fù)責(zé)國(guó)家計(jì)生政策的貫徹執(zhí)行，對(duì)于工作過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，其管理程度及質(zhì)量直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策以及計(jì)生服務(wù)保障等，其重要性不言而喻。隨著國(guó)家“三孩”政策的出臺(tái)，很多人認(rèn)為計(jì)生部門職能被削弱，實(shí)質(zhì)性的工作少了，相關(guān)檔案管理工作更是不值一提。對(duì)此，我們要及時(shí)予以糾正，并采取行之有效的措施，切實(shí)加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理目前現(xiàn)狀及存在的問題

1.資料收集不全面。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生工作歷年形成的資料數(shù)量多、種類多。就資料種類而言不僅包括規(guī)劃統(tǒng)計(jì)與信息管理、政策宣傳教育與落實(shí)，還包括技術(shù)服務(wù)及藥具管理、協(xié)會(huì)工作、流動(dòng)人口管理、信訪問題處理等;就資料表現(xiàn)形式而言，包含報(bào)告單、統(tǒng)計(jì)表、協(xié)議書、申報(bào)表、工作總結(jié)、匯報(bào)材料等。實(shí)際工作中，各類工作均分屬不同的人員負(fù)責(zé)，要實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案資料收集齊全，勢(shì)必依賴于具體負(fù)責(zé)的人員平時(shí)妥善保管。但事實(shí)上，鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生辦工作人員并不穩(wěn)定，不僅鄉(xiāng)鎮(zhèn)每年年初人員分工到辦時(shí)都會(huì)有所調(diào)整，而且縣局也會(huì)在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)之間進(jìn)行調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致計(jì)生工作人員流動(dòng)性大，加上對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，相關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，資料形成的時(shí)間跨度大，從而導(dǎo)致資料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

2.資料不完全真實(shí)。計(jì)劃生育作為一項(xiàng)“一票否決”的考核項(xiàng)目，受到鄉(xiāng)鎮(zhèn)的高度重視，尤其是國(guó)家“三孩”政策出臺(tái)之前，為了考核排名靠前，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各顯神通，有的甚至 在計(jì)生政策問題上出現(xiàn)了認(rèn)識(shí)偏差，假文件和假信息頻繁出現(xiàn)，許多資料的真假值得懷疑和考究，對(duì)檔案自身的真實(shí)性造成了很大程度的影響。

3.檔案整理不規(guī)范。計(jì)生檔案作為業(yè)務(wù)工作留存的資料，其整理方法必然區(qū)別于文書檔案。而國(guó)家各級(jí)檔案部門并未象脫貧攻堅(jiān)、新冠肺炎疫情防控一樣，就計(jì)生檔案的整理出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范或者指導(dǎo)性整理方法，上級(jí)計(jì)生部門也多是出于創(chuàng)建活動(dòng)、考核評(píng)估的需要，僅對(duì)計(jì)生檔案整理提出了要求，制定了相應(yīng)的指導(dǎo)性文件，明確了需整理的相關(guān)內(nèi)容，但并未站在檔案的角度，對(duì)編頁編目、全宗號(hào)和目錄號(hào)設(shè)置等方面作出明確要求。因此，目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案的整理充其量只是簡(jiǎn)單的資料歸類，仍然未完全達(dá)到檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)。

4.信息化程度不高。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息化建設(shè)步伐也不斷加快，相應(yīng)地對(duì)計(jì)生檔案管理工作也提出了更高的要求。但目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的計(jì)生檔案管理工作，忽視了對(duì)計(jì)劃生育檔案資料的掃描和數(shù)字化，相關(guān)的數(shù)據(jù)庫建設(shè)不足，難以提高檔案信息資源管理和利用效率，對(duì)提升檔案信息化水平產(chǎn)生了不利影響。

二、原因分析

1.認(rèn)識(shí)不到位。上級(jí)部門對(duì)計(jì)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，未站在關(guān)乎國(guó)計(jì)民生的高度看問題，未充分認(rèn)識(shí)計(jì)生檔案對(duì)于探索全新的管理思路、方法和途徑，對(duì)于有效改善生育問題、控制人口數(shù)量、提高人口質(zhì)量，對(duì)于更好地服務(wù)流動(dòng)人口和育齡婦女等的重要意義。

2.制度不健全。忽視了制定完善的計(jì)劃生育檔案管理制度和相關(guān)措施，從而導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)難以及時(shí)規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作，影響檔案管理的制度化和規(guī)范化進(jìn)程。崗位責(zé)任制未嚴(yán)格落實(shí)，獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制、管理培訓(xùn)機(jī)制不健全，不能有效激發(fā)檔案管理工作人員的積極性和主動(dòng)性，對(duì)計(jì)劃生育檔案管理水平提升產(chǎn)生了不利影響。

3.人員不專業(yè)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生檔案管理工作人員隊(duì)伍老化，年齡較大，基本上未接受過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，專業(yè)技能缺乏，對(duì)先進(jìn)管理模式和管理技術(shù)的應(yīng)用不足，通常依靠經(jīng)驗(yàn)開展管理工作。再加上鄉(xiāng)鎮(zhèn)計(jì)生工作人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，真正沉下心專注計(jì)生檔案管理工作的很少，長(zhǎng)此以往，也嚴(yán)重制約了計(jì)生檔案管理工作水平的提高。

三、對(duì)策及建議

1.提高思想認(rèn)識(shí)。有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)研究制定切實(shí)可行的計(jì)生檔案管理細(xì)則，形成該行業(yè)統(tǒng)一的操作規(guī)程，真正實(shí)行規(guī)范化管理。對(duì)工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)普及和相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，使工作人員對(duì)檔案管理，尤其是計(jì)生檔案管理有著更加全面的理解和認(rèn)識(shí)。對(duì)計(jì)生檔案工作予以財(cái)力保障，配備電腦、打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，購(gòu)買專門的檔案管理軟件，添置檔案密集架或檔案柜等，為計(jì)生檔案信息化和規(guī)范化管理提供必要的條件。

2.完善管理制度。要結(jié)合工作實(shí)際，建立諸如資料收集歸檔制度、計(jì)生檔案鑒定制度、計(jì)生檔案利用制度、計(jì)生檔案銷毀制度等完善的管理機(jī)制，不斷促進(jìn)計(jì)生檔案管理更具權(quán)威性。嚴(yán)格落實(shí)干職工崗位責(zé)任制，兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，計(jì)生檔案管理人員日常工作的好壞直接與年終績(jī)效考核、評(píng)先評(píng)優(yōu)、提拔晉升等掛鉤，讓計(jì)生檔案管理人員感覺有奔頭、有甜頭，從而真正激發(fā)工作潛能，增強(qiáng)工作的主觀能動(dòng)性。

3. 加強(qiáng)人才培養(yǎng)。注重人才專業(yè)素養(yǎng)和技能的掌握，不斷加強(qiáng)檔案管理人才的教育培養(yǎng)，采取請(qǐng)檔案業(yè)務(wù)專家授課，開辦專題講座，選送參加省、市、縣相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等措施，提高計(jì)生檔案管理人員素質(zhì)，使其能夠更好地適應(yīng)檔案管理工作需要。切實(shí)加大對(duì)于基礎(chǔ)知識(shí)扎實(shí)、管理技能高、計(jì)算機(jī)利用水平強(qiáng)的人才的引進(jìn)力度，充實(shí)到計(jì)生檔案管理隊(duì)伍，通過提高計(jì)生檔案管理人員的素質(zhì)和技能，來提高檔案管理水平。