信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索

王秀娟

摘要：信息技術(shù)的有效應(yīng)用可以使檔案管理工作獲得高水平支持。本文首先對當(dāng)前檔案管理工作存在的主要問題進(jìn)行了總結(jié)，并結(jié)合信息技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展的背景條件，從技術(shù)性工作的角度出發(fā)，制定了檔案管理工作的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用策略

1檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的意義

1.1能進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率

雖然在檔案管理信息化發(fā)展的今天，原有檔案管理工作的效率已經(jīng)在信息化技術(shù)的加持下得到很大程度的優(yōu)化，但如果檔案管理信息化發(fā)展止步于此，那么這一工作終將無法契合未來社會發(fā)展的要求?；诖?，科學(xué)發(fā)展檔案管理信息化的意義也就彰顯出來，各類型科學(xué)發(fā)展舉措的應(yīng)用不僅能將更多新穎的信息技術(shù)、智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來，也能在一定程度上轉(zhuǎn)化為檔案管理工作人員的思維，從而實(shí)現(xiàn)在根源上優(yōu)化檔案管理工作效率的目的，為后續(xù)檔案資源的使用、共享奠定基礎(chǔ)。

1.2能為社會資源共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)

檔案作為助推社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的強(qiáng)有力資源，檔案數(shù)據(jù)共享也是未來檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢?；谶@一趨勢，如果現(xiàn)階段檔案管理者能夠推動這一工作信息化的科學(xué)發(fā)展，那么企事業(yè)單位的檔案管理工作也勢必能更好地滿足未來社會對檔案管理工作的要求，從而為社會資源共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2檔案信息化建設(shè)主要問題

2.1缺少有效檔案管理工作機(jī)制

檔案管理需要部門的配合，形成完善的檔案管理工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的廣泛共享。但是，紙質(zhì)檔案管理工作機(jī)制影響力較大，檔案管理方式轉(zhuǎn)型速度慢，檔案信息化建設(shè)中還存在各部門配合不足的問題。例如，一些重要的工作信息往往仍以紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行傳遞，數(shù)字檔案運(yùn)用不充分;基層部門檔案人員的信息化工作能力弱，不能運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)收集檔案信息，檔案傳遞的速度慢，檔案制約、管理與數(shù)據(jù)提取能力有限，制約了檔案信息化的實(shí)用價(jià)值。目前，地方檔案館、各級單位，黨政機(jī)關(guān)參與檔案信息化服務(wù)工作的主動性低，檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制還不健全，數(shù)據(jù)信息共享的渠道方式單一，基層單位信息傳遞滯后，這在很大程度上影響了檔案管理的深度實(shí)施。檔案管理信息化還缺乏明確的責(zé)任分工，各部門的職責(zé)權(quán)限界定不清晰，檔案流轉(zhuǎn)的程序較為復(fù)雜，這在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的效率。

2.2現(xiàn)有軟硬件條件還有待提高

檔案管理需要強(qiáng)有力的軟硬件條件支持，強(qiáng)調(diào)在充分的信息設(shè)備支持下提高檔案管理工作的效率。首先，現(xiàn)有用于檔案管理的硬件條件不足，一些基層部門的信息技術(shù)設(shè)備有限，不僅缺少必要的掃描設(shè)備，還缺乏用于檔案管理系統(tǒng)操作的專門計(jì)算機(jī)，使年代久遠(yuǎn)、文字模糊、易于破損的紙質(zhì)檔案一時(shí)無法實(shí)現(xiàn)電子化，更沒能達(dá)到紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息化的程度。其次，基層部門使用的檔案管理軟件與上級部門檔案管理系統(tǒng)的兼容性低，基層檔案管理的隨意性相對較大，由于缺少統(tǒng)一的檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)與精細(xì)化的操作方法，嚴(yán)重制約了檔案精細(xì)化建設(shè)的效率。當(dāng)前還要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)設(shè)備的支持，著力解決軟硬件方面的限制，依托先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備滿足紙質(zhì)檔案信息化需要，這樣才能提高信息化檔案建設(shè)質(zhì)量。

3信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用方法

3.1創(chuàng)建專門管理檔案的信息系統(tǒng)

在企業(yè)單位中，檔案的管理與一般定義的信息管理是有很大不同的，傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)一般都應(yīng)用于儲存一些基礎(chǔ)的工作信息，是不足以滿足儲存一些重要的、專業(yè)的檔案信息，因?yàn)檫@些檔案信息都需要整理、分類、開發(fā)或者長期使用的，那么就需要一個(gè)強(qiáng)大的、細(xì)致的信息管理系統(tǒng)來進(jìn)行支撐。如果想要在檔案信息管理上充分地體現(xiàn)信息技術(shù)的價(jià)值，使信息化管理方法可以實(shí)際應(yīng)用于各企業(yè)單位上，就要從實(shí)際上確保檔案整理的效率以及質(zhì)量，需建立一個(gè)檔案信息管理系統(tǒng)。要想建立好信息管理系統(tǒng)，就要做到以下三點(diǎn)：一是要注重于在硬件方面的建設(shè)，專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)等設(shè)備都有很高的要求，所以，單位要把所用的網(wǎng)絡(luò)，電腦等計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行更新升級，儲存檔案信息的房間要裝有監(jiān)控設(shè)備，打好專業(yè)化系統(tǒng)創(chuàng)建的基礎(chǔ)。二是要注重在軟件方面的建設(shè)，購買穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)的軟件，還要做好軟件調(diào)試、系統(tǒng)維護(hù)等多方面工作，設(shè)立專業(yè)人員專門管理軟件的運(yùn)行與操作。三是在建立專業(yè)性的管理系統(tǒng)的同時(shí)，要注重安全方面的考慮，特別是在系統(tǒng)建立完成后，一定要制定一個(gè)安全保障措施，建立網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，保證檔案信息不被病毒感染，確保檔案信息的完整性，與此同時(shí)要提前做好系統(tǒng)發(fā)生故障后的處理方案，以免檔案信息因系統(tǒng)故障造成損失。

3.2提高檔案數(shù)據(jù)檢索工作質(zhì)量

檔案數(shù)據(jù)檢索工作在開展的過程中，必須加強(qiáng)對信息技術(shù)普及規(guī)律的重視，并將各類主題詞及相應(yīng)的檢索內(nèi)容加以總結(jié)，使檔案信息利用需求可以得到優(yōu)化，有效提升檔案檢索工作效率。要加強(qiáng)對可視化分析技術(shù)的重視和應(yīng)用，尤其要對圖表形式的信息進(jìn)行重點(diǎn)研究，使數(shù)據(jù)檢索精準(zhǔn)度得到提高。檔案數(shù)據(jù)檢索工作還需要對特殊信息進(jìn)行集中處置，尤其要對數(shù)據(jù)分析模型進(jìn)行靈活使用，為檔案信息利用效率的優(yōu)化提供精準(zhǔn)支持。

3.3提高信息化檔案服務(wù)水平

檔案管理人員在探索檔案服務(wù)新方式的過程中，要加強(qiáng)對檔案信息服務(wù)條件的重視和考察，并對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行合理使用，保證符合檔案信息全文檢索需求的舉措得到相應(yīng)優(yōu)化，為信息集成技術(shù)充分發(fā)揮應(yīng)用價(jià)值提供幫助。要加強(qiáng)對檔案信息檢索能力構(gòu)成情況的關(guān)注，并對信息檢索速度的影響因素進(jìn)行深入研究，使檔案服務(wù)功能的建設(shè)可以在提升信息查閱精準(zhǔn)性方面取得進(jìn)展。檔案管理人員需要根據(jù)信息系統(tǒng)當(dāng)前的運(yùn)行規(guī)律，對檔案進(jìn)行的收集整編方法做出調(diào)整，合理設(shè)置檔案調(diào)取權(quán)限，并對檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表等基礎(chǔ)性功能加以完善，確保數(shù)據(jù)的維護(hù)及備份功能得到強(qiáng)化。要根據(jù)檔案管理信息系統(tǒng)開發(fā)的基本規(guī)律，對檔案管理信息化需求進(jìn)行全方位考察研究，尤其要對網(wǎng)上檔案信息瀏覽平臺進(jìn)行高水平構(gòu)建，并保證相應(yīng)的網(wǎng)頁檢索功能得到強(qiáng)化，為信息化檔案服務(wù)體系的完善提供幫助。

3.4建立專業(yè)檔案信息管理團(tuán)隊(duì)

檔案管理是一項(xiàng)長期工作，而且有著極強(qiáng)的專業(yè)性，管好檔案必須在信息化檔案技術(shù)的背景下建立一支專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍。第一，檔案科學(xué)化管理不僅需要設(shè)備支持，更需要專業(yè)技術(shù)人員，以及保持技術(shù)人員踏實(shí)肯干的工作態(tài)度和精熟的業(yè)務(wù)能力。加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員了解檔案信息化的重要價(jià)值，鼓勵(lì)檔案管理人員學(xué)習(xí)開展信息化檔案管理的有效方法，要求檔案管理人員熟悉紙質(zhì)檔案，掌握紙質(zhì)檔案向信息化檔案管理的方法，了解紙質(zhì)檔案歸檔、信息提取、檔案校對的新方式。第二，大力引進(jìn)一批專業(yè)的檔案信息技術(shù)人才，圍繞著檔案管理事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展需要，配置檔案收集、整理和編研技術(shù)人員，注重上級檔案管理機(jī)構(gòu)專業(yè)技術(shù)人員深入基層開展指導(dǎo)工作，普及檔案信息技術(shù)，解決檔案管理的具體問題。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的考評工作，出臺檔案管理人員的考評辦法，在加強(qiáng)績效考評的基礎(chǔ)上進(jìn)行激勵(lì)，出臺促進(jìn)檔案管理人員發(fā)展的強(qiáng)有力措施。

結(jié)論

綜上所述，在時(shí)代發(fā)展的今天，推動現(xiàn)代企事業(yè)單位革新原有的檔案管理工作已經(jīng)成為提高企事業(yè)單位競爭力的關(guān)鍵。信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展可以使檔案管理工作得到全面優(yōu)化，對提升檔案管理工作綜合質(zhì)量，具有十分重要的意義。

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