高校檔案管理質(zhì)量保障體系創(chuàng)建探析

■張 燕

/四川省南充市川北醫(yī)學(xué)院

一、前言

檔案管理是高校管理工作中的基礎(chǔ)性內(nèi)容，在高校人員管理、教育教學(xué)工作管理中，有效利用檔案管理中的信息資源，幫助高校準確評估學(xué)校管理情況。相關(guān)人員需要及時完善檔案 管理質(zhì)量保障體系，以此提高檔案管理工作效率，強化高校檔案管理功能。因此，本文對高校檔案管理質(zhì)量保障體系創(chuàng)建策略進行簡單闡述，推動高校檔案管理服務(wù)的優(yōu)化建設(shè)。

二、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

檔案管理是高校教育教學(xué)信息、辦學(xué)信息、校內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)信息等數(shù)據(jù)資源管理的重要手段，其有效管理對高校內(nèi)部建設(shè)意義重大。但是在開展檔案管理工作時，仍存在較多問題，使得高校檔案管理實效性難以保障。

其一，檔案管理意識問題?，F(xiàn)階段，高校檔案管理中，管理者不重視檔案管理、未能領(lǐng)會其管理價值等問題尤為突出，最終導(dǎo)致檔案管理中的人員、資金投入少，整體管理效率低。在高校疏于檔案管理后，檔案信息資源利用率明顯下降，使得高校內(nèi)部檔案失真、存儲混亂，嚴重影響高校管理工作的落實。

其二，檔案管理方法問題?；ヂ?lián)網(wǎng)與各領(lǐng)域的融合，為高校管理帶來更多可能性，信息技術(shù)成為創(chuàng)新管理模式的核心要素。但高校的檔案管理工作，依然采用傳統(tǒng)人工管理方法，未能緊跟社會發(fā)展，引用各類先進管理技術(shù)，使得檔案管理中數(shù)據(jù)核對失誤率較高。研究顯示，多數(shù)高校檔案管理工作中，通常為人工管理，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機平臺的聯(lián)系較少，并且在人工存儲、處理檔案數(shù)據(jù)時耗費大量時間。除此之外，數(shù)字化檔案資源的產(chǎn)生，對高校檔案管理提出更多要求，需要相關(guān)人員持續(xù)推進檔案管理的信息化建設(shè)。但是高校所沿用的傳統(tǒng)檔案管理方法，將無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的有效管理，使得高校發(fā)展中各類數(shù)字檔案的利用優(yōu)勢難以發(fā)揮。

三、建立高校檔案管理質(zhì)量保障體系的必要性

為提高檔案信息利用率，確保檔案管理工作質(zhì)量，高校應(yīng)建立檔案管理質(zhì)量保障體系，以此為高?？沙掷m(xù)發(fā)展提供助力。具體來說，建立高校檔案管理質(zhì)量保障體系的必要性，主要體現(xiàn)在以下內(nèi)容中：一方面，檔案管理屬于高校管理機制中的基礎(chǔ)性內(nèi)容，其工作效率與高校未來建設(shè)、長遠規(guī)劃息息相關(guān)，若檔案管理中產(chǎn)生信息管理問題，高校將無法有序開展教育教學(xué)管理工作，甚至?xí)绊憥熒９ぷ髋c學(xué)習(xí)。但在完善、規(guī)范化質(zhì)量保障體系的運行中，高校檔案管理流程會進一步的優(yōu)化，其管理質(zhì)量明顯提升，為高校管理體系的健全奠定基礎(chǔ)。

另一方面，高校檔案管理中的質(zhì)量保障體系，不僅是對檔案管理工作的約束與管控，更是對高校、師生檔案信息的安全保護。高校檔案管理的實質(zhì)在于整合高校教育規(guī)劃、師生個人信息數(shù)據(jù)，其在利用高校內(nèi)部檔案信息資源，制定高校管理決策的前提下，還需用確保高校師生信息的安全性。因此，高校只有積極建立檔案管理質(zhì)量保障體系，消除不利于檔案管理工作的相關(guān)因素，才能維護檔案管理中的信息安全，體現(xiàn)檔案管理的價值。

四、高校檔案管理質(zhì)量保障體系創(chuàng)建策略

(一)健全檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)

在建立高校檔案管理質(zhì)量保障體系時，需根據(jù)高校檔案管理要求、基本工作流程，確立檔案管理組織，形成健全的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)、管理組織。為此，高校應(yīng)專門設(shè)立檔案管理部門，建立以校領(lǐng)導(dǎo)、副校長、校園管理部門、檔案管理部門為主的檔案管理工作小組。同時在該管理組織中，明確檔案管理、檔案管理工作質(zhì)量評估中的個體責(zé)任，明確各方在檔案管理中需要履行的義務(wù)。之后可根據(jù)自身分管的檔案工作內(nèi)容，將學(xué)校內(nèi)的檔案管理工作有序的落實，形成結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、高素質(zhì)、自上而下的高校檔案管理組織，以此為檔案管理工作質(zhì)量提供保障。在此基礎(chǔ)上，高校應(yīng)結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理方法》中的相關(guān)規(guī)定，并根據(jù)高校檔案工作具體情況，擬定可行性較高的檔案管理制度，梳理檔案信息采集、存儲、利用、整理中的基本工作流程，約束各方在檔案工作中的行為，提升高校檔案管理的整體質(zhì)量，為檔案管理質(zhì)量保障體系的良好運行奠定基礎(chǔ)。

(二)建立完善的檔案管理機制

高校檔案管理質(zhì)量保障體系，需要建立在完善的檔案管理機制上。高校只有從制度、人員管理、檔案工作核查等方面，規(guī)范檔案管理工作，才能在檔案管理機制作用下，保障檔案管理質(zhì)量。具體來說，在創(chuàng)建有效的檔案管理質(zhì)量保障體系，高校應(yīng)基于檔案管理機制，規(guī)范檔案管理工作流程，管理借閱、檔案信息處理中的主體人物，制定檔案管理制度，發(fā)揮高校檔案管理中規(guī)章制度的基本作用，強化人員責(zé)任意識，提升高校檔案管理實際效率。除此之外去，檔案管理機制應(yīng)與高校辦學(xué)理念、高校教育教學(xué)水平相匹配，相關(guān)人員可以在準確評估學(xué)校整體情況的前提下，形成特色化的檔案管理機制，使其與內(nèi)部檔案工作相互成就、相互促進。在此期間，高校還應(yīng)加強檔案的安全管理，建立人員預(yù)防、設(shè)備預(yù)防、技術(shù)預(yù)防的檔案安全管理機制，加密存儲師生檔案信息、高校財務(wù)信息等檔案信息資源，確保檔案管理服務(wù)中信息利用的安全性。

(三)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)

為創(chuàng)建高校檔案管理質(zhì)量保障體系，高校還應(yīng)將信息化技術(shù)滲透在高校檔案管理中，進而完善檔案管理方法。具體來說，首先，積極構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，利用該系統(tǒng)保證檔案工作效率，高效率存儲檔案資料。以高校人事檔案為例，在高校檔案管理中，人事檔案屬于機密資料，其數(shù)據(jù)泄露會給高校產(chǎn)生難以挽回的人員、經(jīng)濟損失。為此，高?？梢眯畔⒒夹g(shù)，推進人事檔案的安全建設(shè)，在信息加密的基礎(chǔ)上，建立認識檔案數(shù)據(jù)庫。同時利用數(shù)據(jù)庫本身的防護作用，維護高校人事檔案信息的安全性。

其次，高?？筛鶕?jù)檔案工作實際內(nèi)容，對檔案管理信息系統(tǒng)功能展開設(shè)計，使其按照檔案管理基本要求，輔助檔案管理工作，保障檔案管理質(zhì)量。在此期間，高?？衫么髷?shù)據(jù)、云計算技術(shù)，處理檔案管理中的信息數(shù)據(jù)，準確提取有價值的檔案信息，為高校管理決策制定提供數(shù)據(jù)參考。最后，高校在建立檔案管理信息系統(tǒng)時，還應(yīng)根據(jù)該系統(tǒng)自動化管理檔案工作的原理，設(shè)置安全防護、緊急服務(wù)功能，使系統(tǒng)可自動識別檔案工作中的潛在風(fēng)險，提前做好數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)處理。比如高校可建立異地容災(zāi)數(shù)據(jù)庫，在檔案管理中系統(tǒng)故障后，可快速將檔案信息備份存儲在備用數(shù)據(jù)庫內(nèi)。

(四)推進檔案人才隊伍建設(shè)

在高校檔案管理質(zhì)量保障體系的創(chuàng)建中，檔案工作人員是檔案管理、檔案信息利用的主體人物。檔案工作人員的崗位責(zé)任感、工作積極性同樣關(guān)系著高校檔案管理質(zhì)量。為此，為形成有效的檔案管理質(zhì)量保障體系，高校還需積極推進檔案人才建設(shè)，重視檔案管理中的人員考核。

首先，高校應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理意識，梳理其在學(xué)校管理中的基本價值，隨后在引進專業(yè)檔案人才的前提下，重視現(xiàn)有檔案人員的技能、素質(zhì)培養(yǎng)，使其為學(xué)校提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。比如，高校應(yīng)為檔案工作人員提供學(xué)習(xí)、工作交流的機會，使其在培訓(xùn)中積累檔案管理經(jīng)驗，掌握檔案管理技能。在通過檔案管理人才培養(yǎng)，提升其綜合素養(yǎng)后，高校還應(yīng)結(jié)合當(dāng)前時期檔案管理發(fā)展趨勢，將計算機技術(shù)、自動化、信息管理系統(tǒng)的相關(guān)知識融入檔案人員的技能培訓(xùn)中，

其次，高校應(yīng)重視檔案人員的考核、檔案工作評價，具體核查內(nèi)容包括檔案工作效果、檔案信息處理效率、檔案人員行為及工作態(tài)度等。在此期間，高?？刹捎媒y(tǒng)一考核、內(nèi)部互評等方式，多角度評估高校檔案管理工作質(zhì)量，督促相關(guān)人員重視檔案工作。最后，高?？衫锚剟钚灾贫龋o予優(yōu)秀檔案人員物質(zhì)、精神獎勵，使其作為高校檔案管理工作中的榜樣，引導(dǎo)其他檔案人員加強學(xué)校、提升自我，積極參與檔案技能培訓(xùn)，為高校檔案管理質(zhì)量的提升提供助力。比如在檔案人員培訓(xùn)中，高?？瑟剟钆嘤?xùn)中表現(xiàn)優(yōu)異、考核成績優(yōu)秀的人，肯定其努力與付出，增強其在后期工作中的積極性，并發(fā)揮其模仿帶頭作用，給予檔案工作者針對性的引導(dǎo)。

五、結(jié)語

綜上所述，高校管理工作的落實中，檔案管理有著不可替代的作用，高校在教育教學(xué)、管理決策制定中，需要利用檔案管理中的信息數(shù)據(jù)，及時完成高校發(fā)展規(guī)劃。因此，為提升高校檔案管理質(zhì)量，相關(guān)人員需要從制度、管理機制、管理人才、技術(shù)創(chuàng)新等方面，全面優(yōu)化檔案管理方案，構(gòu)建完整、可靠的檔案管理保障機制。從而在高校檔案管理質(zhì)量保障機制的運行中，強化檔案管理效果，發(fā)揮檔案管理對高校管理決策制定的價值，為我國高等教育的健康發(fā)展貢獻力量。