信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

賀曉歐

山東省體育訓(xùn)練中心

檔案具有保密性，故而一直以來(lái)其收集、篩選、歸檔、利用都是具有封閉性的。但是隨著信息社會(huì)來(lái)臨，檔案的利用頻率在不斷增加，故而國(guó)家對(duì)檔案的利用越來(lái)越重視，檔案管理工作也開(kāi)始向開(kāi)放式轉(zhuǎn)變。這其中的信息技術(shù)具體應(yīng)用也越來(lái)越受檔案管理部門以及管理者的關(guān)注。

一、檔案管理工作中融入信息技術(shù)的必要性

1.降低檔案管理費(fèi)用。最直接的體現(xiàn)就是通過(guò)云技術(shù)融入可以提高檔案的存儲(chǔ)量，無(wú)需擔(dān)心大量的電子文件、電子文檔、檔案等擠占有限的硬件空間，不用為紙質(zhì)檔案的管理而投入過(guò)多的檔案柜、檔案夾、檔案袋等，可以明顯節(jié)約費(fèi)用。

2.提高檔案利用效率。利用信息技術(shù)來(lái)對(duì)文件進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為圖片上傳到管理空間，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理。檔案利用者不必從海量的檔案文件中去篩選自己所學(xué)的檔案，只需輸入檔案編號(hào)，便可以獲得檔案。檔案管理者也會(huì)通過(guò)信息技術(shù)將檔案準(zhǔn)確地提供給檔案需要者。這些讓檔案的利用效率明顯提升。

3.實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公。檔案管理信息化之后，大部分檔案都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式，在傳輸、使用過(guò)程里無(wú)需打印，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，具有明顯的環(huán)保特性。

二、檔案管理當(dāng)中信息技術(shù)的具體應(yīng)用

電子檔案的產(chǎn)生都是對(duì)電子文件的廣泛搜集、篩選，最后將完整有利用價(jià)值的文件歸檔形成了電子檔案。而信息技術(shù)在這個(gè)過(guò)程里始終發(fā)揮著巨大作用，甚至于在后續(xù)的檔案工作宣傳、檔案的利用都具有不可代替的作用。信息技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的具體應(yīng)用如下：

1.收集。在體育訓(xùn)練中心這樣的部門里，需要面對(duì)社會(huì)采集與體育有關(guān)的包括政府和體育事業(yè)有關(guān)的政策、民間體育活動(dòng)、各單位體育訓(xùn)練情況在內(nèi)的所有信息。這些都要全面的搜集，以確保山東省體育訓(xùn)練情況得到全面的反映。這個(gè)過(guò)程里需要針對(duì)當(dāng)?shù)馗黝惷襟w、自媒體、新媒體進(jìn)行關(guān)注，并將有關(guān)信息抄錄、轉(zhuǎn)載、儲(chǔ)存起來(lái)，需要用到自媒體技術(shù)以及一些終端數(shù)據(jù)采集器。后者本身就屬于信息技術(shù)的硬件產(chǎn)品。另外，對(duì)于體育訓(xùn)練中心而言，其本身內(nèi)部各部門也存在諸多電子文件需要并入檔案，這一環(huán)工作同樣需要信息技術(shù)的參與，甚至于需要中心建立電子文件與檔案一體化管理平臺(tái)，能夠做到動(dòng)態(tài)搜集。

2.篩選。面對(duì)搜集而來(lái)的大量文件、數(shù)據(jù)，檔案管理者需要進(jìn)行深入的篩選，這一環(huán)工作在之前是非?？菰锏?，工作壓力較大。而運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)搜集的信息進(jìn)行篩選，能夠輕松將符合指標(biāo)的信息選取出來(lái)，并將其放在對(duì)應(yīng)的統(tǒng)計(jì)科目之下形成對(duì)應(yīng)的報(bào)告文件?；蛘邔⒉煌惖奈募沓鰜?lái)分別存放。

3.歸檔。檔案編目分組，將對(duì)應(yīng)的文件按照對(duì)應(yīng)的要求一一存放完成歸檔。在傳統(tǒng)工作中檔案編目分組工作比較繁瑣，歸檔工作壓力較大。但是融入信息技術(shù)之后，這種情況得到了很好的改善。例如二維碼技術(shù)融入，可以提高檔案信息整理效率，并且能夠利用其來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行識(shí)別。同時(shí)也能通過(guò)掃描二維碼夠識(shí)別使用者身份，保證了檔案歸檔管理的快捷性。

4.利用。檔案利用環(huán)節(jié)的信息技術(shù)包括二維碼、條碼、面部掃描、指紋錄取等等，這些都可以對(duì)使用者進(jìn)行身份印證，保證了檔案的安全性。換言之，當(dāng)使用者身份不能通過(guò)便不能獲得檔案。另外在電子檔案利用當(dāng)中，需要對(duì)其提供嚴(yán)密的保護(hù)謹(jǐn)防黑客篡改，通過(guò)對(duì)路由器等設(shè)置防火墻，可以有效防止黑客侵入，避免了信息被篡改。

5.宣傳。檔案管理工作當(dāng)中為了擴(kuò)大檔案利用效率，需要讓更多人知道檔案管理的重要性，這其中涉及到了宣傳工作。傳統(tǒng)工作當(dāng)中這一環(huán)比較薄弱，只是在內(nèi)部存在通知等文件以及一些技術(shù)培訓(xùn)，缺乏和外界的互動(dòng)、交流。信息技術(shù)融入之后，可以讓宣傳工作變得簡(jiǎn)單起來(lái)，例如微信公眾號(hào)、微博、博客等，這些都可以成為宣傳平臺(tái)，讓大眾進(jìn)一步了解檔案管理，對(duì)檔案具體作用能夠有清晰認(rèn)識(shí)，知道在什么情況下需要什么檔案，并知道檔案獲取途徑。

三、檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的注意事項(xiàng)

1.安全性。指的是管理者必須要有安全意識(shí)，因?yàn)闄n案涉及到了企業(yè)和個(gè)人信息。一般可以采用計(jì)算機(jī)防火墻、網(wǎng)絡(luò)防火墻以及平臺(tái)殺毒等方式來(lái)提升安全指數(shù)。再者還需要有內(nèi)部安全制度，防止內(nèi)部體系的檔案信息泄露。

2.精細(xì)性。檔案信息多而且很多檔案類似，若是缺乏精細(xì)化管理很容易導(dǎo)致檔案歸檔錯(cuò)誤。對(duì)于這一點(diǎn)需要構(gòu)建嚴(yán)格的管理制度，對(duì)歸檔的準(zhǔn)確率、檔案完整性、檔案的系統(tǒng)性進(jìn)行評(píng)價(jià)。

四、總結(jié)

在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)是大勢(shì)所趨，故此我們不能故步自封，必須要跟上形勢(shì)創(chuàng)新方法，盡可能地融入信息技術(shù)，利用其來(lái)提升檔案信息采集速度、分類歸檔以及利用效率，確保檔案的價(jià)值得到全面發(fā)揮。誠(chéng)然，過(guò)程里也要注重檔案的保護(hù)，而該種保護(hù)也是信息技術(shù)的一種。由此可見(jiàn)，信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理不可或缺的一環(huán)。