ERP系統(tǒng)物資需求計(jì)劃管理應(yīng)用研究

劉中華 劉豆豆

摘要：采購(gòu)工作是支撐企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行的重要一環(huán)，但在實(shí)際工作中由于需求計(jì)劃提報(bào)主要依靠人工經(jīng)驗(yàn)，數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，缺少科學(xué)合理的安排，常發(fā)生緊急采購(gòu)等計(jì)劃外事件或預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確，不僅打亂了采購(gòu)的計(jì)劃性，尤其是針對(duì)集團(tuán)級(jí)公司，下屬分子公司每年的采購(gòu)需求規(guī)模較大，為提高集團(tuán)公司采購(gòu)工作統(tǒng)籌規(guī)劃與管控能力，促進(jìn)物資采購(gòu)管理工作降本增效，對(duì)于需求計(jì)劃管理工作從業(yè)務(wù)需求及信息系統(tǒng)兩方面進(jìn)行建設(shè)，借助信息技術(shù)提升需求計(jì)劃管理的科學(xué)合理、精準(zhǔn)預(yù)測(cè)的能力。

關(guān)鍵詞：物資需求計(jì)劃;ERP系統(tǒng)

一、業(yè)務(wù)概述

物資需求計(jì)劃管理是由基層單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提交需要的計(jì)劃，它的管理對(duì)控制供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)有著極其重要的作用。它主要解決需要什么、需要多少、什么時(shí)間需要等問題。物資需求計(jì)劃管理對(duì)降低物資供應(yīng)成本起著關(guān)鍵的作用。準(zhǔn)確、及時(shí)的物資計(jì)劃可以使物資供應(yīng)有充足的時(shí)間尋找資源、以合理的價(jià)格買到合適的物資;提高計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)化程度，可以進(jìn)一步集合需求，充分發(fā)揮規(guī)?；少?gòu)優(yōu)勢(shì)，降低儲(chǔ)備規(guī)模，增強(qiáng)物資供應(yīng)降本增效，有效防止庫(kù)存物資的積壓。同時(shí)使企業(yè)正常的生產(chǎn)活動(dòng)之間有效銜接，提高了生產(chǎn)效率，并且規(guī)避了由于預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確發(fā)生的臨時(shí)緊急采購(gòu)對(duì)企業(yè)的資金管理造成的壓力與風(fēng)險(xiǎn)。

集團(tuán)公司的物資需求計(jì)劃是結(jié)合公司采購(gòu)模式從年度、月度、緊急三個(gè)時(shí)間維度來(lái)制定和實(shí)施的，物資服務(wù)采購(gòu)的模式主要包括總部集中采購(gòu)、總部組織各單位實(shí)施、授權(quán)實(shí)施?？偛考胁少?gòu)是總部物資部依據(jù)公司綜合計(jì)劃和預(yù)算，以提高采購(gòu)效率效益、便于組織實(shí)施、保障有序供應(yīng)為原則，考慮物資屬性、專業(yè)特點(diǎn)、資源配置等因素由各單位上報(bào)需求計(jì)劃，總部統(tǒng)籌采購(gòu)。針對(duì)需求零星、專業(yè)特殊或地域限制等原因，不具備集中實(shí)施條件，或集中實(shí)施不符合效率效益原則的采購(gòu)需求，可授權(quán)下級(jí)單位實(shí)施。

?需求預(yù)測(cè)階段（每年年底開展）流程說明：

1、總部物資部根據(jù)年度工作安排，下發(fā)開展年度需求預(yù)測(cè)計(jì)劃編制工作的通知，明確工作任務(wù)，啟動(dòng)編制工作;

2、各單位物資部根據(jù)總部物資部工作要求，部署本單位年度需求預(yù)測(cè)計(jì)劃編制工作;

3、所屬各單位、各部門依據(jù)年度綜合計(jì)劃、預(yù)算和項(xiàng)目進(jìn)度，組織發(fā)展部門、財(cái)務(wù)部門以及相關(guān)項(xiàng)目管理部門對(duì)年度需求預(yù)測(cè)計(jì)劃數(shù)據(jù)的合理性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性進(jìn)行審查，完成年度需求預(yù)測(cè)計(jì)劃編制工作，并向集團(tuán)物資部報(bào)送;

4、集團(tuán)物資部組織開展統(tǒng)計(jì)分析工作，并根據(jù)公司歷史需求數(shù)據(jù)和投資安排進(jìn)行預(yù)測(cè)調(diào)整，形成公司年度需求預(yù)測(cè)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為年度工作安排提供決策參考依據(jù)。

?實(shí)際需求提報(bào)階段（次年三月份左右）流程說明：

1、項(xiàng)目取得可研批復(fù)或取得初步設(shè)計(jì)評(píng)審意見后，下屬單位可申報(bào)實(shí)際需求計(jì)劃?？偛肯掳l(fā)計(jì)劃編制工作要求。

2、下屬公司按要求編制實(shí)際需求計(jì)劃，屬于協(xié)議庫(kù)存、框架協(xié)議的，納入相應(yīng)協(xié)議、電商交易專區(qū)供應(yīng)履約，其余不能納入?yún)f(xié)議庫(kù)存、框架協(xié)議的納入批次形成采購(gòu)計(jì)劃。并提報(bào)總部物資部。

3、總部物資部匯總實(shí)際需求計(jì)劃并平衡利庫(kù)，組織開展采購(gòu)計(jì)劃集中審查工作，國(guó)網(wǎng)物資公司根據(jù)審查情況處理新增、修改、退回的計(jì)劃，審定后的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)入采購(gòu)環(huán)節(jié)。

?月度采購(gòu)計(jì)劃提報(bào)流程說明：

各單位物資部門提報(bào)招標(biāo)采購(gòu)文件，并組織招標(biāo)代理公司集中審核，審核通過后上傳至總部ERP，針對(duì)一級(jí)采購(gòu)目錄的物資服務(wù)由總部統(tǒng)一招標(biāo)，針對(duì)二級(jí)采購(gòu)目錄的由總部授權(quán)，各單位實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)。

二、存在的問題

1）需求計(jì)劃提報(bào)水平低下。每年各單位在編制需求計(jì)劃時(shí)，采用的是模板導(dǎo)入的功能，由需求單位線下按模板格式編制，然后導(dǎo)入到系統(tǒng)中，這樣就會(huì)導(dǎo)致錄入物料不規(guī)范，需求計(jì)劃較粗放，無(wú)法實(shí)現(xiàn)精細(xì)提報(bào)。

2）需求預(yù)測(cè)能力低。年度需求計(jì)劃提報(bào)未與實(shí)際采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，無(wú)法定位到每個(gè)具體項(xiàng)目的需求量，無(wú)法精確分析計(jì)劃與實(shí)際發(fā)生的差異，并且需求是一年一報(bào)，在項(xiàng)目正式立項(xiàng)后總部無(wú)法掌握最新的需求，也就無(wú)法根據(jù)最新需求制定更加貼合實(shí)際的合理的需求計(jì)劃開展后續(xù)的采購(gòu)工作。

三、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方案

集團(tuán)下屬各業(yè)務(wù)單位或業(yè)務(wù)部門在每年年底編制下一年度需求計(jì)劃時(shí)，以物料編碼為最細(xì)顆粒度，引入項(xiàng)目規(guī)劃儲(chǔ)備信息，設(shè)備材料清冊(cè)、里程碑計(jì)劃等信息，實(shí)現(xiàn)規(guī)劃設(shè)計(jì)、項(xiàng)目管理、物資預(yù)測(cè)三方業(yè)務(wù)在線銜接，打造“發(fā)展、項(xiàng)目、物資業(yè)務(wù)一條線”的年度需求計(jì)劃編制及提報(bào)管理模塊。主要包括儲(chǔ)備庫(kù)項(xiàng)目管理、年度需求計(jì)劃編制及提報(bào)，年度需求計(jì)劃滾動(dòng)更新、年度需求計(jì)劃轉(zhuǎn)采購(gòu)計(jì)劃以及采購(gòu)目錄管理。

1、年度需求計(jì)劃編制及提報(bào)

在項(xiàng)目?jī)?chǔ)備，可行性研究報(bào)告編制階段，總部發(fā)布下達(dá)下一年度綜合計(jì)劃至下屬公司，下屬公司分解下達(dá)至各專業(yè)部門后，各公司各專業(yè)部門根據(jù)總部下達(dá)的綜合計(jì)劃在ERP系統(tǒng)根據(jù)公司自身物料需求計(jì)劃，創(chuàng)建虛擬項(xiàng)目及wbs結(jié)構(gòu)，并在虛擬項(xiàng)目上掛接物料，生成年度需求計(jì)劃預(yù)測(cè)版并進(jìn)行提報(bào)，本單位逐級(jí)審批完成后上傳至總部ERP系統(tǒng)。

2、年度需求計(jì)劃滾動(dòng)更新

在實(shí)際需求計(jì)劃提報(bào)階段，各專業(yè)部門依據(jù)項(xiàng)目批復(fù)情況，更新項(xiàng)目狀態(tài)，并在虛擬項(xiàng)目預(yù)測(cè)版基礎(chǔ)上根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，在物料維度修訂采購(gòu)數(shù)量、金額、首批交貨日期、供貨周期等信息，并生成年度需求計(jì)劃信息需求版，形成需求計(jì)劃儲(chǔ)備庫(kù)。提交至總部ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃的實(shí)時(shí)滾動(dòng)更新。

3、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

儲(chǔ)備庫(kù)項(xiàng)目管理：為需求計(jì)劃提報(bào)提供載體，支持虛擬項(xiàng)目的新建維護(hù)查詢以及上傳總部。項(xiàng)目信息主要包括項(xiàng)目單位、計(jì)劃年度、項(xiàng)目定義、項(xiàng)目類別、項(xiàng)目開始時(shí)間、項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間、項(xiàng)目性質(zhì)、可研批復(fù)日期、本年投資計(jì)劃等。

采購(gòu)目錄管理：以物料主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、按物料大、中、小類進(jìn)行編制，明確采購(gòu)范圍、采購(gòu)方式、采購(gòu)組織形式等，由總部編制并發(fā)布，為下級(jí)單位編制物料需求計(jì)劃提供物料參考。

設(shè)備材料清冊(cè)及采購(gòu)價(jià)格維護(hù)：為年度需求計(jì)劃編制提供數(shù)據(jù)支撐，可通過EXCEL表導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)需求計(jì)劃創(chuàng)建及更新。

四、結(jié)束語(yǔ)

ERP物資需求計(jì)劃提報(bào)流程基于集團(tuán)公司兩級(jí)組織架構(gòu)，由下屬分子公司提報(bào)需求計(jì)劃，總部統(tǒng)一審核，統(tǒng)籌安排，以項(xiàng)目全生命周期為主線，分階段提報(bào)，滾動(dòng)更新，強(qiáng)化了集團(tuán)采購(gòu)計(jì)劃管理的統(tǒng)籌規(guī)劃與管控力度，實(shí)現(xiàn)需求預(yù)測(cè)與實(shí)際發(fā)生強(qiáng)關(guān)聯(lián)，有效提升了采購(gòu)計(jì)劃編制的準(zhǔn)確度。