淺議數(shù)字化形勢(shì)下的檔案保護(hù)工作

王萍

摘要：信息化形勢(shì)下檔案數(shù)字化進(jìn)度不斷加快，在促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升的同時(shí)，也為檔案的保護(hù)工作帶來了壓力與挑戰(zhàn)。如何做好數(shù)字化形式的檔案保護(hù)工作，并以此促進(jìn)檔案數(shù)字化工作的健康安全管理，成為檔案工作必須予以面對(duì)并解決的問題。文章系統(tǒng)分析二者之間的關(guān)系，深刻指出存在的突出問題，并提出相關(guān)建議予以參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;保護(hù);探討

檔案數(shù)字化管理是新形勢(shì)下的一種現(xiàn)代化管理方式，可以有效提升檔案信息的開發(fā)利用效率，切實(shí)保護(hù)檔案實(shí)體安全。在開展傳統(tǒng)實(shí)體檔案數(shù)字化加工工作中，因人為因素和數(shù)字化加工拆裝卷都會(huì)不可避免的對(duì)實(shí)體檔案造成一定損壞，同時(shí)數(shù)字形式的檔案信息安全也有一定的風(fēng)險(xiǎn)。在積極開展檔案數(shù)字化加工的同時(shí)，做好檔案的管理保護(hù)，需要引起高度重視，并采取切實(shí)有效的措施手段。

一、正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化與檔案保護(hù)工作

（一）檔案數(shù)字化對(duì)檔案保護(hù)帶來一定影響。傳統(tǒng)實(shí)體檔案在數(shù)字化加工過程中，需要逐份逐件對(duì)檔案原件進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換，這就需要對(duì)檔案實(shí)體原件進(jìn)行拆裝分解，以及重新裝訂，修整等手工程序，對(duì)于存放年代久遠(yuǎn)，紙張老化的檔案難免造成一定的破壞，增加保護(hù)的難度。所以，在數(shù)字化工作過程中要樹立安全保護(hù)意識(shí)，避免單一追求工作速度，造成檔案破損和殘缺不全的損失，通過數(shù)字化加工進(jìn)一步起到保護(hù)檔案的目的。

（二）檔案數(shù)字化同時(shí)有利于檔案的保護(hù)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來看，檔案經(jīng)過數(shù)字化加工之后，將相關(guān)檔案原文原版存放于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，在以后的檔案利用工作中就可以提供原文就行使用，避免調(diào)閱檔案原始件，這就增強(qiáng)了檔案原件的管理安全性，避免了原件的翻閱磨損和紫外線照射的退變老化風(fēng)險(xiǎn)。

二、檔案數(shù)字化及保護(hù)工作存在的問題

（一）缺少檔案安全保護(hù)意識(shí)。缺乏檔案保護(hù)知識(shí)，對(duì)檔案保護(hù)重視度不夠，只知道利用檔案，不考慮檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)存放和有效使用年限。存在注重檔案數(shù)字化的加工和管理利用，輕視檔案原件的防護(hù)，檔案庫(kù)房存放環(huán)境和保管要求達(dá)不到九防標(biāo)準(zhǔn)。存在庫(kù)房溫度過高或過低，濕度過濕或過干的情況，甚至庫(kù)房存放雜物，帶來火災(zāi)隱患，沒有配備滅火設(shè)備和監(jiān)控報(bào)警設(shè)備，檔案處于不安全的保存環(huán)境之中。

（二）保護(hù)制度不科學(xué)。滿足于建立日常的檔案管理制度，并且停留在書面形式之上，缺少可執(zhí)行性和約束性。對(duì)于數(shù)字化加工管理方面的制度建立不科學(xué)，只是泛泛而談，不具可操作性，對(duì)數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境、技術(shù)和設(shè)備要求不明確;有的沒有專門的數(shù)字化加工管理制度，僅僅在其他綜合性管理制度中對(duì)數(shù)字化管理工作做簡(jiǎn)單規(guī)定，檔案數(shù)字化及保護(hù)工作缺少可依據(jù)的制度規(guī)定。

（三）檔案數(shù)據(jù)存在安全隱患。數(shù)字化后的是以數(shù)據(jù)形式存放于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)或?qū)ｉT的硬盤、光盤之中，因存放載體的耐久性和可靠性不夠，載體出現(xiàn)問題以后，所存放的檔案信息自然因不可讀取而消失;檔案數(shù)據(jù)的利用和管理離不開網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)設(shè)備設(shè)施，因網(wǎng)絡(luò)受到攻擊破壞或技術(shù)原因會(huì)造成信息傳輸?shù)牟豢煽?，出現(xiàn)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn);數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)和圖像資料，可以通過專業(yè)技術(shù)進(jìn)行修改，造成檔案數(shù)據(jù)的失真，這對(duì)于保證檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性帶來一定挑戰(zhàn)。

三、檔案數(shù)字化及保護(hù)措施

（一）增強(qiáng)安全保護(hù)意識(shí)。一是開展專題檔案數(shù)字化管理與保護(hù)教育，通過鮮活的示例，進(jìn)一步進(jìn)行警示教育，做到安全保護(hù)思想認(rèn)識(shí)再提高，管理防護(hù)措施再到位，以安全警示教育的結(jié)果，作用于檔案安全保護(hù)理念貫穿于數(shù)字化加工管理的全過程。二是樹立科學(xué)的管理理念，要以檔案安全優(yōu)先，數(shù)字化加工為輔的工作理念為指導(dǎo)，自覺擺正檔案數(shù)字化管理與保護(hù)的位置，防止數(shù)字化加工造成的檔案損壞情況出現(xiàn)。三是要經(jīng)常性的開展數(shù)字化加工安全檢查工作，對(duì)所有工作流程環(huán)節(jié)監(jiān)督做到全覆蓋，確保安全防護(hù)措施執(zhí)行落實(shí)到位。

（二）完善檔案保護(hù)制度。檔案的保護(hù)事關(guān)檔案的安全和長(zhǎng)久利用，制定專門的檔案數(shù)字化保護(hù)制度事關(guān)檔案數(shù)字化長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展大局。一是明確注意事項(xiàng)。圍繞檔案數(shù)字化工作的內(nèi)容和環(huán)節(jié)，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)，在工作中可以有效避免問題的發(fā)生，防止影響檔案保護(hù)工作的效果。二是完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。鑒于檔案數(shù)字化工作的專業(yè)性和特殊性，要從技術(shù)層面完善數(shù)字化工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，并且數(shù)字加工工作過程中做到高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。三是及時(shí)修改完善保護(hù)和制度。注意在檔案數(shù)字化過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合時(shí)宜的管理缺陷，采用建立制度的方式進(jìn)行規(guī)范改進(jìn)，促進(jìn)檔案數(shù)字化保護(hù)的質(zhì)量和水平提升。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)。檔案數(shù)字化依托現(xiàn)代化的管理技術(shù)來開展，檔案人員只有掌握專業(yè)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，才能保證檔案數(shù)字化加工及保護(hù)工作的正常開展。一是加強(qiáng)理論與實(shí)踐相結(jié)合，強(qiáng)化理論知識(shí)的學(xué)用結(jié)合，讓自身技能在實(shí)踐中成長(zhǎng)進(jìn)步，通過實(shí)踐增強(qiáng)學(xué)習(xí)效果的實(shí)用性;二是學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，敢于走出去到同行業(yè)或有關(guān)部門學(xué)習(xí)數(shù)字化和先進(jìn)保護(hù)做法，為我所用，可以短時(shí)間內(nèi)快速達(dá)到提升專業(yè)技能的實(shí)效。同時(shí)，自身內(nèi)部還要注意業(yè)務(wù)的互幫互助，深入探討交流，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，促進(jìn)檔案人員專業(yè)技能水平的整體提升。

四、結(jié)論

檔案數(shù)字化是新時(shí)代檔案工作發(fā)展的新形態(tài)，是打造數(shù)字社會(huì)的有機(jī)組成部分，做好檔案管理保護(hù)工作是檔案數(shù)字化開展的基礎(chǔ)，同時(shí)二者又相互促進(jìn)，共同發(fā)展。通過以上分析，希望在引導(dǎo)檔案數(shù)字化和檔案保護(hù)工作方面能提供一定的參考推動(dòng)作用，共同推進(jìn)檔案各項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

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