信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理的措施研究

王華

摘要： 伴隨社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案的信息化已是必然趨勢(shì)，其管理工作的改革升級(jí)有助于快速解決文書檔案的相關(guān)問(wèn)題，提升我國(guó)事業(yè)單位內(nèi)部文書檔案管理成效與管理水平。事業(yè)單位文書檔案是承載其信息的核心載體，其記載事業(yè)單位決策信息、發(fā)展歷史、考核評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵內(nèi)容，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。為促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，事業(yè)單位文書檔案管理工作人員應(yīng)強(qiáng)化自身職業(yè)素養(yǎng)，以認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作態(tài)度發(fā)揮檔案工作的作用及價(jià)值?；诖?，本文分析了信息化時(shí)代事業(yè)單位文書檔案管理的重要性及現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;文書檔案;管理

文書檔案即保存各類事業(yè)單位在職能活動(dòng)中的各類行為活動(dòng)的文件材料，保障文書檔案管理工作質(zhì)量能夠提高單位活動(dòng)發(fā)展過(guò)程收錄的真實(shí)性，進(jìn)而提高事業(yè)單位檔案利用效率，隨著事業(yè)單位在整體構(gòu)建上的重視程度不斷加強(qiáng)，檔案管理工作也逐漸的得到了事業(yè)單位的認(rèn)可和重視，而文書檔案管理又是事業(yè)單位檔案管理工作中不可分割和忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的整體發(fā)展具有重要的作用和價(jià)值，所以為了有效的加強(qiáng)事業(yè)單位的文書檔案管理工作就必須要優(yōu)化其在管理流程上的設(shè)計(jì)，通過(guò)信息化應(yīng)用可以有效的加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理流程的進(jìn)步和創(chuàng)新，只有這樣事業(yè)單位的文書檔案管理工作才能夠更加準(zhǔn)確和高效的開(kāi)展起來(lái)。

一、文書檔案管理在信息化背景下的事業(yè)單位機(jī)構(gòu)中的重要性

優(yōu)化文書檔案管理工作利于加快小康社會(huì)的全面建成，當(dāng)前我國(guó)信息化進(jìn)程逐漸加快，我國(guó)已逐步進(jìn)入經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展階段，推動(dòng)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生重大變化。當(dāng)前，新時(shí)代文書檔檔管理中以信息存儲(chǔ)問(wèn)題為首的諸多弊端逐步顯現(xiàn)，檔案管理從業(yè)人員如何在政治，經(jīng)濟(jì)和文化信息集成環(huán)境中提高檔案管理工作的成效及質(zhì)量已成為其新的挑戰(zhàn)，也是其必由之路。同時(shí)，事業(yè)單位作為通過(guò)國(guó)家財(cái)政撥款的機(jī)構(gòu)，其有效融合、創(chuàng)新信息化時(shí)代理念與文書檔案工作的管理，并充分利用社會(huì)資源，對(duì)于降低成本以及促進(jìn)小康社會(huì)的全面建成具有無(wú)可或缺的作用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位為國(guó)家、為人民服務(wù)的公共職能。

其次，文書檔案管理工作人員通過(guò)科學(xué)化、信息化、系統(tǒng)化的手段，將具有保存價(jià)值的文書材料進(jìn)行統(tǒng)一收錄保管，能夠有效提升資料的完整性與可靠性，便于事業(yè)單位內(nèi)部人員查閱相關(guān)文獻(xiàn)資料，在極大程度上提高了文書檔案收錄后的整理、分類工作效率，在事業(yè)單位檔案管理中具有重要地位，其保障了檔案資料的完整及真實(shí)性，也保證了檔案資料的重要參考價(jià)值。

二、目前文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）管理方法單一，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

目前，事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)大多情況下還是通過(guò)紙質(zhì)的這種工作方式來(lái)進(jìn)行文書檔案管理的整理和搜集工作的，由于紙質(zhì)的文書檔案不但工作起來(lái)效率不高反而在整理和搜集的過(guò)程中還很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這就會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作的效率進(jìn)一步的降低。其次，部分事業(yè)單位文書檔案管理部門條件較差，其存放文書檔案環(huán)境惡劣，缺乏完備的硬、軟件設(shè)施，導(dǎo)致其設(shè)施老舊落后，缺乏新興技術(shù)的引入。同時(shí)，由于基礎(chǔ)設(shè)施時(shí)代性不足，導(dǎo)致其電子、光盤檔案無(wú)法得到及時(shí)處理，進(jìn)而影響從業(yè)人員對(duì)文書檔案的整理及應(yīng)用。

（二）對(duì)歸檔材料價(jià)值評(píng)估不合理

在文書檔案歸檔實(shí)際工作過(guò)程中，對(duì)文書檔案資料整體價(jià)值評(píng)估不合理的現(xiàn)象也極為普遍。文書檔案管理工作人員在開(kāi)展相應(yīng)工作時(shí)，除制度所規(guī)定的文書檔案外，其余檔案僅憑工作人員主觀判斷進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，部分工作人員缺乏對(duì)檔案利用需求、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值、收錄意義等方面整體考慮，致使部分無(wú)考查價(jià)值的文件收錄于檔案中，在此過(guò)程中占用了大量工作人員檢索時(shí)間，造成無(wú)效資源浪費(fèi)。由此可得，文書檔案管理工作人員對(duì)資料價(jià)值評(píng)估的不合理以及自 身專業(yè)理論知識(shí)的缺失的情況十分普遍。

三、信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)文書檔案管理數(shù)據(jù)上的信息化處理

現(xiàn)在在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)的處理量是非常龐大的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)對(duì)龐大信息數(shù)據(jù)的處理要求了，因此文書檔案管理工作必須要通過(guò)信息化的文書檔案管理才能夠更好的對(duì)龐大的信息數(shù)據(jù)做好優(yōu)化和處理，信息化的文書檔案管理可以通過(guò)電子檔案的形式來(lái)完成檔案的整理工作，無(wú)論數(shù)據(jù)多么龐大也不需要擔(dān)心，可以通過(guò)信息化的文書檔案管理方法構(gòu)建文書檔案的電子存檔歸檔等工作，從而大大的提升文書檔案管理的工作效率。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化改革

隨信息技術(shù)時(shí)代發(fā)展進(jìn)程逐步加快，事業(yè)單位檔案管理工作人員應(yīng)切實(shí)順應(yīng)時(shí)代潮流，以現(xiàn)代化信息技術(shù)手段為支撐，提高檔案管理工作的管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息化管理模式的應(yīng)用，可有效提高檔案管理工作的成效及質(zhì)量，避免了人力資源的消耗。事業(yè)單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，加大財(cái)力投入采購(gòu)數(shù)字化設(shè)備軟件，予以檔案管理工作支持。其次，在事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)用方面，應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)展檔案管理，以合理科學(xué)的方式提高檔案信息傳播的精準(zhǔn)度與時(shí)效性;同時(shí)，利用掃描儀等設(shè)備完善文字、圖片等文檔的保存工作，使得檔案信息能夠完整保存，便于后期的精準(zhǔn)查找與利用。

（三）強(qiáng)化文書檔案管理人員綜合素養(yǎng)

在信息化發(fā)展時(shí)代下，唯有具備較強(qiáng)綜合素養(yǎng)和專業(yè)能力復(fù)合型優(yōu)質(zhì)專業(yè)人才，才能夠更好從事文書檔案各項(xiàng)管理工作。而且，針對(duì)優(yōu)質(zhì)人才的引入與培育主要分為兩種路徑，首先，從我國(guó)各個(gè)高等院校青年畢業(yè)生群體中挑選優(yōu)質(zhì)人才，選取適合事業(yè)單位文書檔案管理工作的復(fù)合型優(yōu)質(zhì)人才。其次，根據(jù)對(duì)單位中原有文書檔案管理工作人員展開(kāi)專業(yè)技能培訓(xùn)以及引導(dǎo)，側(cè)重于培育信息化發(fā)展視域下的現(xiàn)代文書檔案管理工作人員，從而有效提升文書檔案管理工作綜合業(yè)務(wù)能力及水平。除此之外，不僅應(yīng)當(dāng)提升管理工作人員的專業(yè)能力，而且還應(yīng)當(dāng)重視培育管理工作者的各種法律法規(guī)知識(shí)以及職業(yè)道德素養(yǎng)。所以，在信息化時(shí)代下，事業(yè)單位文書檔案管理工作任職人員既要擁有極強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要具有很強(qiáng)的職業(yè)責(zé)任心以及責(zé)任意識(shí)，且可以在實(shí)際文書檔案管理工作進(jìn)程中嚴(yán)格遵循中國(guó)有關(guān)法律規(guī)定，盡最大能力防止違法事件與不良狀況的產(chǎn)生。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)基層事業(yè)單位文件材料基數(shù)較大，基層事業(yè)單位文書檔案工作者應(yīng)以信息化技術(shù)的發(fā)展為依托，不斷提高自身信息化管理水平，以全面、科學(xué)、系統(tǒng)的態(tài)度評(píng)估、分析文書檔案價(jià)值、優(yōu)化文書檔案管理工作，保障文書檔案的完整、真實(shí)性，進(jìn)而提高文件資料的利用率與檔案查詢效率，發(fā)揮檔案管理工作優(yōu)勢(shì)。

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